Реферат - Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
Подождите немного. Документ загружается.
Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение
можно подразделить на два подвида:
- хранение документов в процессе их исполнения;
- хранение исполненных документов.
Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в
специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На
папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.
Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии
с номенклатурой дел. По ГОСТу Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся
к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а
номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел,
заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.
Требования, предъявляемые к номенклатуре дел, изложены в части 3.4 Основных
правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6
февраля 2002 г.
Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой
дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.
Дела формируются в организациях при централизованном ведении
делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ), при
децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за
ДОУ), так и службой ДОУ.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в
отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года (исключение
составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в
течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных
заведений, которые формируются за учебный год и др.);
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Более подробно порядок формирования дел описан в части 3.5 Основных правил
работы архивов организаций.
21
Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который
должен осуществляться по правилами, изложенным в части 3.6 Основных правил работы
архивов организаций.
Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая
документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации
не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом
передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с
руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и
утвержденному руководителем организации. Подробнее порядок комплектования архива
организации и передачи в него дел описаны в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил
работы архивов организаций.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в
архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков
хранения подлежат уничтожению.
В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в
дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных
хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как
работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к
документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами
сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ
документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных
обязанностей.
Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех
организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного
обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы,
автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его
образом в специальном хранилище.
22
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Об обязательности документирования говорится во многих законодательных актах.
Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только
деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185
определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора,
заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия,
выдаваемого одним лицом другому.
В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию)
документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию
устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица;
ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878
определен формуляр чека и т.д.
Эта норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской
Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили,
что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее
территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они
образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по
истечении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные
архивы в порядке, определенном нормативными документами.
23
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИИ СПИСОК
КНИГИ
1) М.И. Басаков «Современное делопроизводство» 2-е издание.-Ростов н/Д.: Феникс,2008.
2)М.В Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов «Делопроизводство в органах власти и
местного самоуправления».- М.: Омега-Л,2007.
ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЙ МАТЕРИАЛ
1) Закон РФ «О Государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-I
2) Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального
характера» от 6 марта 1997 года №188
3) Указ Президента РФ «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне» от 24
января 1998 г. №61
4) Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20
февраля 1995 г. № 24 – ФЗ
5) Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.
6) Постановление правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования,
хранения и уничтожения печатей и бланков воспроизведения Государственного герба
Российской Федерации» от 27 декабря 1995г. № 1268.
7) Федеральный конституционный закон « О Государственном гербе Российской
Федерации» от 25 декабря 2000г. № 2-ФКЗ.
8) Федеральный закон «Об информации. Информационных технологиях и о защите
информации» От 27.07.2006 года №149 – ФЗ
9) Постановление Правительства РФ «Об обеспечении доступа к информации о
деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов
исполнительной власти» от 12 февраля 2003 г. №98.
10) Конституция Российской Федерации
24
СТАНДАРТЫ
1) СТО 0493582-003-2006- «Оформление текста рукописи»
2) ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицированные системы документации. Запись информации
унифицированных документов в коммуникативном формате»
3) ГОСТ Р 511.49-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.»
4) ГОСТ 6.10.5-87«Унифицированная система документации. Требования к построению
формуляра – образца
5) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документа».
6) ГОСТ 51.511—2001 «Об изготовление печатей с воспроизведением герба Российской
Федерации»
7) ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированная система документации. Предание юридической
силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемой средствами
вычислительной техники. Основные положения.»
8) ГОСТ 7.9-95 «Реферат и аннотация. Общие требования»
25