Реферат - Нормативно-методическое регулирование делопроизводства
Подождите немного. Документ загружается.
Типизация документов заключается в разработке для определенной сферы
использования универсальных документных решений, которые при последующей
доработки под конкретные условия применения становятся действующими нормативными
актами или руководящими материалами конкретной организации. Например, типовой
договор поставки товаров.
Трафаретизация документов сводится к подготовке бланка документа заранее
напечатанной части текста и специально оставленными пробелами, заполняемые
составителем документа при его окончательном оформлении. Трафаретные документы
находят широкое применение в документации по личному составу т.е. анкеты или
приказы о приеме на работу и др.
Анкетная форма – это способ пространственной организации словесного
материала, при котором постоянная информация, как правило, приводится в виде перечня
вопросов, расположенных в левой части листа, строками одна под другой. Переменная
информация в виде ответа на вопросы наносится на свободном месте листа с его правой
стороны.
Широкое применение анкеты находит в технике социологических исследований,
при оформлении заказов.
Составление документов по образцам заключается в подготовке большого числа
документов в различных деловых ситуациях по аналогии с предложенными примерами.
Унификация в документировании может быть как самостоятельной, так и этапом в
работе по стандартизации.
Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в разработке оптимальных
правил и требований по составлению, оформлению, документооборота и архивному
хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и
многократного их применения на добровольных началах. Принятые в установленном
порядке правила и требования могут быть оформлены в виде национального стандарта
России (ГОСТ Р ) или стандарты организации (СТП – стандарт предприятия).
Результатом работы по унификации стандартизации могут быть как стандарты на
отдельные виды документов или на их элементы, так и унифицированные системы
документации.
Национальные стандарты действуют на территории Российской Федерации
действуют без каких либо ограничений. Стандарты организаций (СТП) в России могут
разрабатываться и применяться организациями в следующих случаях:
- для обеспечения использования на предприятиях технических регламентов РФ,
ГОСТ Р, ГОСТ, международных стандартов, национальных стандартов зарубежных стран,
11
стандартов научно-технических, инженерных обществ и различных общественных
объединений, СТП других организаций.
- на создаваемые на данном предприятии продукцию, услуги и производственный
процесс (работы).
Национальные стандарты и Общероссийские классификаторы технико-
экономической и социальной информации, в том числе правила их разработки и
применения, представляют собой национальную систему стандартизации. Вопросы
Государственного управления стандартизацией в РФ, включая координацию органов
управления, взаимодействия с органами власти субъектов РФ, осуществляет Федеральное
агентство по техническому регулированию и метрологии, образованная на базе
Госстандарта России.
3 ДЕЙСТВУЮЩИЕ ОБЩЕГОСУДАРСТВЕННЫЕ НОРМАТИВНО-
МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В
ОРГАНИЗАЦИИ
Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы
по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:
1) Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного
обеспечения.
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой
разрабатывается новая редакция ГСДОУ -- системы положений, определяющих основные
правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на
коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и
методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе,
определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы
документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок
подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение,
обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа,
оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита
информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения
экспертизы ценности документов; организация хранения документов.
Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять
собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных
12
текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную
почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том
числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).
2) Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах
Российской Федерации.
Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как
общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки
отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны
процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной
работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с
номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов,
оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на
архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о
выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления
содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации
делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств,
ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства
организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при
разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.
3) ГОСТ Р 6.30--97 УСД Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов (с изменениями
от 21.01.2000 г.).
Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы,
относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной
документации (УСОРД), -- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы,
акты, письма и др…., используемые в деятельности:
федеральных органов государственной власти, органов государственной власти
субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие
наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов
местного самоуправления;
предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-
правовой формы».
4) Основные правила работы ведомственных архивов:
Правила условно можно разделить на две части. В первой (разд. 2--4) детально
освещены делопроизводственные вопросы:
13
- требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения,
ведения;
- порядок формирования дел в делопроизводстве;
- организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в
делопроизводстве;
- порядок выделения документов к уничтожению;
- подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, до
оформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.
В другой части правил (разд. 5--14) подробно раскрывается работа с документами в
архиве.
Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное
хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в
организации их архива.
5) Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или
ведомственный).
6) Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям
и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и
организациях.
В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой
категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной
картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по
обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для
организации работы с любыми документами частных лиц.
Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов
регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с
бухгалтерскими документами отражает не только Федеральный закон о бухгалтерском
учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в
Российской Федерации от 28.07.1998 № 34н.
При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения
трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утверждена
постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в редакции от 2 августа
1985 г., с изменениями и дополнениями от 19 октября 1990 г.).
Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-
методических актов новыми.
14
4 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ
Успешная управленческая деятельность в любой организации немыслима без
организационного оформления документационного обеспечения этой деятельности. В
связи с этим в рамках структуры управления организации предусматривается
делопроизводственная служба. Основой построения службы документационного
обеспечения управления является принятая в организации форма работы с документами -
централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме всей операции по обработке документов
сосредоточиваются в едином центре – канцелярии или у секретаря –
референта .Децентрализованная форма при наличии секретаря руководителя предполагает
рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями
организаций. При смешанной форме часть операций выполняют централизованно. А часть
децентрализовано
Централизованную форму организации. Как правило используют на малых и
средних предприятиях. Децентрализованную – в территориально – разобщенных
организациях, а также тогда , когда документирование осуществляется непосредственно в
подразделениях. В большинстве организаций используют смешанную форму
Наиболее известные службы ДОУ является канцелярия, которая функционирует на
основе Положения о канцелярии.
Структуры, цели и задачи функции службы ДОУ оговариваются нормативно-
правовыми актами Федеральных органов власти и управления и ряда внутренних
документов. К числу важнейших внутренних организационных документов относится
Положение о службе, Инструкция по документированию по документированию
управленческой деятельности организации, должностные инструкции работников службы
и табель форм документов, применяемых в организации .
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем
законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической
базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами,
характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что
инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все
особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые
акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них
15
полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в
конкретной организации. Создавая такую инструкцию, можно воспользоваться Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
(утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005г. № 536) и взять из нее
структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Затрагивая
структуру инструкции по делопроизводству можно сказать, что она как минимум должна
состоять из трех частей: общие положения, документирование управленческой
деятельности, организация работы с документами, – а также содержать приложения.
Инструкция является обязательным для применения в повседневной жизни
руководящим документом для всех сотрудников организации.
Структура инструкции включает в себя, как правило. Следующие разделы:
1. Общее положение.
2.Прием, регистрация и рассмотрение поступающий в организацию (входящей)
документации.
3. Контроль за исполнением документов.
4. Порядок подготовки и оформления служебных документов.
5. Порядок работы с исходящими документами.
6. Оформление документов, передаваемых по каналам электронной связи.
7. Оформление писем, передаваемых электронной почтой.
8. Порядок работы со служебными документами, содержащими коммерческую
тайну
9. Порядок работы с корреспонденцией во внешнеэкономической деятельности.
10. Регистрация исходящих документов.
11. Составление номенклатуры дел.
12. Обеспечение сохранности документов.
13.Экспертиза практической ценности документов.
14. Подготовка дел к передаче на хранение.
В отдельных случаях в Инструкцию включают раздел «учет, хранение. Обращение
с печатями, штампами и гербовыми бланками строгой отчетности»
Инструкция – большой по объему документ и в пособии не приводится.
Табель форм документов – это перечень документов, необходимый для
управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику
каждого документа и его юридического статуса и этапов документирования. Табель
16
включаются только документы, создания которых необходимо, правомерным и
периодически повторяется.
В текущей деятельности организации табель формы документов выполняет
функции справочника позволяющие осуществлять оперативный поиск необходимых форм
документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документов.
Применение табеля позволяет: исключить возможность неоправданного создания
новых форм; установить единую классификацию документов организации в соответствие
с управленческими функциями и задачами; учесть количество видов и форм документов.
Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным
подразделениям организации или по функциям и задачам управления.
Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел, которая
используется при формировании дел, проведении экспертизы их ценности, передачи на
архивное хранение, и является обязательным документом для любой организации. Общие
требования, предъявляемые к номенклатуре дел, закреплены в части 3.4 "Основных
правил работы архивов организаций" (одобрены решением Коллегии Росархива от 6
февраля 2002 г.).
Наличие номенклатуры дел каждой организации обязательно. Она используется
как схема распределения и группировки использованных документов в дела, в качестве
указателя индексации документов и дел, а также как схему построения справочной
картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел является учетным документом
в делопроизводстве и архиве организации для дел временного хранения (до 10 лет)
Ведение дел вне номенклатуру не допускается. В номенклатуру не включается
всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основной
деятельности организаций.
Различают свободную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел
структурных подразделений. Структурные номенклатуры дел состоит из номенклатуры
дел структурных подразделений.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления , составляется одна
номенклатура. Ее подготавливает секретарь – референт. Свободную номенклатуру в
большой организации составляет работник службы ДОУ под непосредственным
руководителем службы ДОУ. Работа по подготовке номенклатур дел структурных
подразделений координируется службой ДОУ. Номенклатура дел структурного
подразделения составляется секретарем или лицом, ответственным за документацию,
согласовывается с ведущим специалистом подразделения и службой ДОУ организации,
подписывается руководителем подразделения,
17
Также в организации могут применяться и другие документы, регламентирующие
работу в сфере документационного обеспечения управления. Как правило, отдельной
инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа.
Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут
устанавливаться отдельными документом – правилами составления и оформления
документов.
Каждое дело, включенное в номенклатуру должно иметь индекс. Индекс дела
состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах
подразделения.
Номенклатура дел пересматривается не реже чем один раз в пять лет. В конце
каждого года она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в
действие с первого января нового календарного года.
4.1Документооборот организации
Под документооборотом понимается движение документов в организации с
момента их получения или создания до завершения исполнения ил отправки (ГОСТ Р
51141-89). Документы при это не просто передаются из одного структурного
подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ним
совершаются определенные делопроизводственные операции. Правильная организация
документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате
управления, равномерной загрузки подразделения и должностных ли, оказывает большое
положительное влияние на управленческий процесс в целом.
Основными принципами организации документооборота является следующее:
- прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их
пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке
документов выполнять правильно.
- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо
исключить или ограничить возвратные перемещения документов. Пребывание
документов в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью
его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических
требований.
- порядок прохождения процесса обработки основных видов документов .
18
Таким образом основная задача организации документооборота – прямоточность
выдвижений документов и однократность их обработки. По отношению к аппарату
управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов.
Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации
документооборота, является;
- объем потока, который определяет количество документов, проходящих через
канцелярию за год, полугодие или квартал.
- структура потока, определяемая разновидность документов, авторством или
другими классификационными признаками.
- режим потока, который определяет периодичность движения документов через
канцелярию.
- учет объема оборота осуществляется с целью получения данных для расчета
штатной численности персонала службы ДОУ.
Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в организации
разрабатывается рациональные маршрутно-технические схемы движения и обработки
основных видов документов. Схема позволяет установить рациональные маршруты и
этапы обработки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки
документов, различных их категорий и установить на этой основе оптимальный режим
работы в организации.
Маршрутные схемы разрабатываются для различных категорий и видов
документов: входящие, исходящие, внутренние, приказов по основной деятельности и
личному составу, письма и обращения граждан, заявки и т.д.
Схемы документа оборота включается в Инструкция по документационному
обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.
4.1.1Автоматизация службы ДОУ
Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей
страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с
научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации
происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и
производительности труда. Это первая закономерность документообразования.
Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов
информации. В то же время производительность труда в производственной сфере растет
гораздо быстрее производительности труда в управлении. Этот разрыв -- одна из
19
основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.В связи с
этим процессы документирования и документооборота приобрели самодавлеющий
характер и требуют собственных автоматизированных систем управления. Если раньше из
системы автоматизации делопроизводства рассматривалась как система автоматизации
деятельности преимущественно технического персонала канцелярии связанной с
подготовкой, регистрацией, перемещением , контролем исполнения и поиском
документов, то теперь составлением и пересылкой документов с помощью ПЭВМ,
объединенных в сети, занимаются сами авторы и исполнители документов.
Система автоматизации документирования и документооборота стала решающим
инструментом повышения эффективности труда сотрудников, участвующих в принятии
решений, и, соответственно, деятельности организации в целом.
Традиционно Российская технология работа с документами предполагает три
уровня иерархии: руководителя организации – служба делопроизводства – исполнитель.
Российская традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с
момента его появления в организации, а также детально регламентированный и
централизованно-контролируемый «доархивный» документооборот. Технология ДОУ во
многом закреплена в Государственных стандартах, инструкциях и наставлениях,
Производится отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных
журналах или машинописных картотеках.
Программные системы, реализующие, российскую технологию, ориентированы на
использование в Государственных учреждениях и организациях, сохраняют все традиции
и нормы делопроизводства, принятые в конкретной структуре управления. Задача таких
систем сводится к обеспечению сопровождения бумажного документооборота, снижение
трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако данные системы
способны существенно расширить рамки традиционных процессов документирования и
документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Система
этого направления является своеобразным и мостиками для постепенного перехода от
бумажных к безбумажным документам.
4.2Организация хранения документов
В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и
организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей
деятельности предприятия.
20