1. Организационная документация определяет порядок какой-либо деятельности, структуру, компетенцию,
задачи, формы и методы исполнения и пр. Это – положения, уставы, правила, статуты, обязательства, договоры,
контракты, трудовые соглашения.
2. Распорядительная документация служит для реализации управленческой деятельности. Это продолжение
документации организационной. Сюда можно отнести решения, резолюции, приказы, инструкции, циркуляры,
распоряжения, поручения, предписания, наказы и пр.
3. Особый вид организационно-распорядительной документации составляют протоколы и стенограммы
заседаний коллегий, собраний, съездов, конференций и пр.
4. Текущая переписка предприятий и учреждений (письма, телеграммы, радиограммы, телефонограммы и
пр.). Сюда же можно отнести и письма трудящихся в государственные и общественные органы.
5. Плановая документация.
6. Учетная документация.
7. Контрольная документация.
8. Отчеты, в том числе статистическая документация.
Из руководителей высшего уровня нового государства, включая народных комиссаров, мало кто имел
квалифицированную профессию и тем более практику. Отсутствие кадров специалистов явилось одной из причин
рано возникшей традиции выдвиженчества некомпетентного руководства и интенсивной бюрократизации
советского аппарата. Тяжелым было положение на местах - малограмотность и низкая квалификация работников,
особенно на волостном и уездном уровнях, их неспособность самостоятельно решать те или иные вопросы, в
результате чего и губернские учреждения, и центральные были забиты бумагами, причем часто не
подготовленными для рассмотрения.
Наибольшей эффективности изучение делопроизводственных документов достигается при знакомстве со
всем комплексом материалов по тому или иному вопросу. А такая возможность предоставляется лишь
исключительно при исследовании архивных фондов, отложившихся в результате деятельности какого-либо
учреждения. Такая методика, безусловно, трудоемка, но зато она исключает или сводит практически на нет
случайность либо упущения. При работе с делопроизводственными документами необходимым условием
успешного их анализа является знание структуры того или иного учреждения, а также постановки в нем
делопроизводства.
Информация делопроизводственных документов какого-либо учреждения может дополняться и даже
корректироваться материалами другого ведомства в случае проработки какого-нибудь важного вопроса. Например
к документы из фонда Наркомзема о разработок годовых отчетов колхозов. Если мы обратимся к материалам
Народного комиссариата финансов, то убедимся, что они не только дополняют документы Наркомзема по годовым
отчетам колхозов, но и существенно корректируют их (например, финорганы фиксируют недосдачу колхозных
налогов).
Документы наркоматов, а затем и министерств в принципе носят в большинстве случаев однотипный
характер. В какой-то мере это, видимо, типично вообще для всех государственных учреждений. Но это не
исключает специфики для отдельных органов власти и управления. Возьмем, например, Госплан СССР. Специфика
формы и содержания документов Госплана заключалась в том, что он объединял в себе прежде всего функции
научно-координационного центра и высшего экспертного органа в экономике. Это придает документам Госплана,
во-первых, универсальность, во-вторых, научно-аналитический характер. Именно поэтому самое большое
распространение в фонде Госплана имеют следующие разновидности документов: доклад, заключение, протокол,
план, проект постанов- ления. Такая особенность делопроизводственной документации Госплана сложилась в 20-е
годы. В последующие годы централизация государственного управления создала такую ситуацию, когда число
документов всех наркоматов (а затем министерств), ведомств и даже отдельных предприятий в составе материалов
Госплана стало значительно возрастать. Сюда направляли все отчеты. В итоге складывалась парадоксальная
ситуация: в фондах соответствующих ведомств и предприятий вы не найдете сводных годовых отчетов – все они в
Госплане. В свою очередь, фонд Госплана долгие годы находился на ограниченном доступе. И только лишь в 1989
г. сняты ограничения для материалов с 1921 (момента образования) по 1956 г.
Особый интерес среди делороизводственных документов представляют стенограммы заседаний
представительных собраний, таких, как съезды Советов, сессии ЦИК СССР и Верховного Совета СССР, а также
иных организаций. Практически стенограммы есть в архивах большинства учреждений и организаций.
Стенограммы интересны и с точки зрения отработки навыков и техники источниковедческого анализа.
Стенографические отчеты представляют собой наиболее полную запись всего, что происходило на заседаниях.
Однако в них бывают и искажения. Поэтому, как правило, каждый оратор обязан просмотреть записи своего
выступления, устранить неточности и подписать.Нередко происходит конъюнктурная, по тем или иным
соображениям, правка текста стенограммы самим оратором. На него может оказывать давление недовольное
выступлением начальство, или сам оратор осознает, что по горячности наговорил лишнего или посчитал, что своим
выступлением обидел кого-либо. Вообще, желание представить себя в гораздо лучшем свете – весьма
распространенная человеческая слабость. Таким образом, при наличии в архиве правленой и неправленой
стенограммы возникает возможность сравнить оба текста, чтобы выяснить характер внесенной правки. Некоторые
стенограммы публикуются. В таком случае перед нами появляется фактически третий вариант, ибо публикуемая
редакция не всегда адекватна выправленному и подписанному оратором тексту. Со стенограммой,
33