ся из санатория жену и т.д.? Имея в виду главную зада-
чу секретаря, каждый найдет ответ для себя сам.
Список неотъемлемых обязанностей секретаря пред-
принимателя сводится к следующему.
Работа со средствами связи:
— Телефонные переговоры должны вестись грамот
но (в соответствии с правилами переговоров), компетен
тно, кратко и вежливо.
— Телефонограммы записываются подробно с ука
занием даты и времени приема, фамилии и должности
передавшего, кому и когда направлена телефонограмма
для исполнения, когда исполнена, кому передано сооб
щение об исполнении просьбы.
— Составляется список тех лиц, кому предпринима
тель должен обязательно перезвонить с указанием воп
роса для обсуждения, времени и способа связи.
— Составляется и согласовывается с предпринима
телем список лиц, которые будут звонить, по какому воп
росу, когда.
— Готовятся для разговора необходимые предпри
нимателю документы и справочные материалы.
Работа с посетителями:
— Следит за исполнением плана собраний, сове
щаний, бесед: напоминает о них (или о переносе, отме
не) заинтересованным лицам, проверяет техническую
готовность к проведению мероприятия (готовность зала,
аудио-, видеотехники, гардероба, питания, автостоянки
и др.)- Напоминает о плановом мероприятии пред
принимателю и готовит по его просьбе необходимые
материалы.
— Устанавливает время встреч посетителей с пред
принимателем, выяснив цели встречи, невозможность пе
реадресовки ее к соответствующему должностному лицу,
сообщает предпринимателю мнение по вопросу компе-
тентного специалиста, подбирает необходимые к беседе
материалы.
— Приглашает посетителей на встречу, принимает
их, обеспечивает им удобство, если приходится ждать;
следит за продолжительностью беседы, фиксирует резуль
тат беседы и организует исполнение решения по резуль
татам беседы совместно с соответствующими службами.
— Работает в согласии, как с сотрудниками фирмы,
так и с внешними посетителями, проявляя разумную ини
циативу в поддержании высокого имиджа своей компа
нии, своего руководителя.
Работа с корреспонденцией:
— Сортирует входящую корреспонденцию по испол
нителям, регистрирует ее, контролирует исполнение.
— Сортирует корреспонденцию на имя предприни
мателя по важности и срочности, самостоятельно отвеча
ет на простые стандартные вопросы, готовит совместно со
специалистами ответ на письма предпринимателю.
— Организует и следит за исполнением принятых
по переписке решений (обещаний, просьб).
— Отсортировывает и рассматривает анонимные
письма и значимые с точки зрения секретаря доклады
вает только личному своему руководителю.
— При отсутствии особых инструкций вскрывают
ся и прочитываются письма конфиденциального харак
тера (за исключением писем, адресованных предприни
мателю) и значимые с точки зрения секретаря доклады
ваются непосредственному руководителю.
За разглашение тайны переписки секретарь несет и
моральную, и административную ответственность (в со-
ответствии с контрактом).
Текущие дела:
— Обеспечивает наличие и работоспособность тех
нических средств обработки информации как у пред-