Набатников В.М. Организация предпринимательской деятельности. учебное пособие

Подождите немного. Документ загружается.

Приложени

237

Как бороться с опозданиями

Способ

устранения причины опоздания

1. Отказаться от практики: «не сделал на

работе — сделаю дома».

2. Нужное на завтра делается сегодня

1. Правильная организация рабочего места

(все должно быть там, где должно быть).

2. Процедуры повторяющихся дел должны

быть отработаны _______________________

1. Прежде чем начать дело в условиях «жест

кого времени», нужно определить его про

должительность.

2. Поручить завершение деда специалисту

1. Проработать разные маршруты передви

жения к обычному месту работы (заседания,

встречи).

2. Выезд к требуемому месту с запасом вре

мени,

3. Назначая встречу (заседание, конферен

цию), учитывать плотность транспортных

потоков во времени.

4. Предусмотреть возможность смены вида

транспорта

1. На время сборов телефоны должны быть

отключены (переключены), встречи отмене

ны, прием посетителей прекращен.

2. Помощники об отъезде должны быть опо

вещены, необходимые работы (срочные)

переадресованы.

3. Никогда не решать никаких вопросов вне

кабинета (это должно быть общим правилом,

не связанным только с опозданиями)

1. Стремиться избегать попутчиков.

2. Договариваться о времени «с запасом».

3. Поддерживать постоянный контакт по

телефону.

•^Иметь вариант срочной подмены

1. Использовать «метод посвящения», т.е.

просить заместителей, секретарей, домашних напоминать о Деле,

2. Использовать «метод аршина» — на вид

ном месте крупными буквами писать: что,

•де, когда состоится

Причина опоздания

Неправильное планирование

работы (дела откладываются

наутро

________________

Отсутствие процедуры под-

готовки к работе (заседа-

нию, встрече, беседе...)

Стремление закончить ранее

начатую работу

Транспортные проблемы

Неожиданною посетители,

срочные телефонные пере-

говоры

Задержка попутчика (содок-

ладчика, компаньона, со-

трудника)

-Неорганизованность,

плохая память

быть простые, короткие и легкие.

Правило будет обеспечено в том случае,

если придерживаться следующих

рекомендаций.

1. Все предметы, которыми пользуется

в процессе ра

боты предприниматель-менеджер,

должны распола

гаться:

—в нормальной и не далее чем в

максимальной

рабочей зоне, т.е. в пространстве,

ограниченном

горизонтальной плоскостью

движения рук;

—по обе стороны от

предпринимателя;

—на постоянных для каждого

предмета местах;

—чем чаще предмет используется,

тем ближе он

расположен.

2. На рабочем месте не должно быть

предметов, не уча

ствующих в повседневной

деятельности предприни

мателя-менеджера.

3. Конструкция мебели (стола, кресла,

шкафов, подста

вок и т.п.) должна учитывать не

только особенности

труда предпринимателя, а и его

антропометрические

особенности.

4. Оснастка рабочего места должна быть

не столько «пре

стижна», сколько функциональна.

5. Соблюдение правил техники

безопасности способствует

снижению утомляемости и росту

работоспособности.

6. Правильное эстетическое оформление рабочей среды

предпринимателя способствует снижению утомляе

мости и росту работоспособности.

7. Неуклонное соблюдение режима труда и отдыха. Ре

жим индивидуален, как и неодинаково наполнение

времени отдыха предпринимателя. Эта рекомендация

срабатывает особенно эффективно, если помнить, что

подавляющее большинство новых-богатых — трудо

голики, работающие по 13 часов в сутки без выход

ных и практически без отпусков.

238

Организация предпринимательской леятельности

Приложени

Один из постулатов научной организации управ-

ленческого труда гласит: если работник задерживается

на рабочем месте, берет работу на дом, не успевает что-

то сделать, то можно утверждать, что либо методы

работы несовершенны, либо объем работ определен не-

верно.

Правила работы с трудовым коллективом. Глав-

ная обязанность предпринимателя — работа с людьми, и

в первую очередь, с работниками своего предприятия.

Практика позволила выработать ряд правил и сове-

тов, которые могут помочь предпринимателю не допус-

тить здесь ошибок.

Правило 1. Плановая встреча с сотрудниками все-

гда лучше стихийной.

В этом случае сотрудник готовится к беседе, стара-

ется завершить начатые ранее работы, проверяет испол-

нение поручений и заданий, готовит справочный и рас-

четно-графический материал и т.п. Неожиданный вы-

зов сотрудника порождает нервозность, неопределенность

беседы, сотрудник импровизирует или что-то вспомина-

ет, а иногда и просто фантазирует. Срочный вызов допу-

стим для консультации по специфическому узкопро-

фессиональному вопросу, да и в этом случае следует уз-

нать, нужно ли время для подготовки ответа.

Правило 2. Принимать решения без согласования

со специалистом можно только по тем вопросам, в ко-

торых предприниматель чувствует себя профессионалом:

во всех остальных случаях нужен совет опытного и гра-

мотного специалиста.

Нередки случаи, когда «вопрос» кажется мелочным,

незначительным, но неверное решение его влечет подчас

серьезные последствия. Начавшему предпринимательс-

кую деятельность следует забыть тривиальные «...Трус

не играет в карты*, «Кто не рискует, тот не пьет шам-

панского», «Риск — благородное дело* и т.д. В совре-

менном бизнесе наивность недопустима!

Правило 3. Делегирование своих полномочий ква-

лифицированным специалистам экономит время пред-

принимателя и при надлежащем контроле гарантирует

правильность решения вопросов.

Придерживаться этого правила рекомендуют очень

многие специалисты-теоретики, забывая, подчас, слож-

ность реализации этой рекомендации.

Как только меняются «функции», следует незамед-

лительно уточнить наличие и состав «средств», с помо-

щью которых новые (дополнительные) функции будут

исполняться. С изменением функций меняются соот-

ветственно и «обязанности», которые могут выполнять-

ся только при наличии достаточных «прав». Неиспол-

нение обязанностей должно повлечь за собой какую-то

«ответственность», но отвечать за что-то можно лишь

тогда, когда есть достаточная для влияния на процесс

власть. Без власти (наказать, поощрить, запретить, оста-

новить, разрешить и т.д.) любые права будут бессодер-

жательны, мнимы.

И второе: делегировать права свои и власть для вы-

полнения некоторых функций другим человеком мож-

но, видимо, не каждому, а лишь тому, кто компетентен и

выполнит их не хуже самого предпринимателя.

Правило 4. На совещание нужно выносить только

те вопросы, которые не могут быть решены в узком кругу

специалистов.

В литературе много свидетельств о злоупотреблени-

ях совещаниями у предпринимателей-менеджеров, на ко-

торые затрачивается по разным оценкам до четверти

рабочего времени. Эффект от совместного обсуждения

проблем будет больше, если выполнять следующие ре-

комендации.

240

Организация предпринимательской деятельности

1. Участники совещания должны быть заранее ознаком

лены с повесткой дня и всеми необходимыми матери

алами.

2. Количество приглашенных должно быть минималь

ным, но совершенно необходимым для решения во

проса.

3. Регламент совещания должен быть продуман: дли

тельность совещания не должна быть больше 1,5-

2,0 часа; сообщение не более 30 минут; выступать раз

решено только один раз; перерыв один, продолжи

тельностью 15 минут; продолжительность выступле

ния 5-7 минут («...при Ленине В.И. на заседаниях

Совнаркома докладчику давалось 5-10 минут, жела

ющим высказаться — всего 3 минуты, и несмотря на

большое число вопросов в повестке дня, заседания

Совнаркома проходили оперативно»).

4. Атмосфера совещания должна быть дружелюбной, уча-

стники должны чувствовать себя раскованно, непри-

нужденно; нонконформизм, т.е. несогласие или про-

тиворечие авторитетам, защита своего мнения, — дол-

жны приветствоваться.

5. Взаимные претензии, нападки, развитие дискуссии по

схеме спора, выпады в отношении личностей на сове

щаниях совершенно недопустимы.

6. «Совещания и заседания — это форма коллективного

разума. Не загружайте этот разум пустяками, мел

кими вопросами. Не играйте в коллегиальность*.

7. Председательствовать на совещании самому предпри

нимателю совсем не обязательно: председатель мо

жет быть выбранный собранием или назначенный

предпринимателем, и от этого активность и эффект

от совещания может быть большим.

Многое зависит от подготовки совещания — опре-

деление задач, состава участников, даты и времени про-

ведения совещания, места его проведения, подготовка

проекта решения и т.д.

В повседневной работе и особенно при проведении

каких-либо компаний, заседаний, совещаний чуть ли не

решаюшее значение в экономии времени предпринима-

теля принадлежит его секретарю.

Каким должен быть секретарь и что он обязан де-

лать. Р.А. Макнензи довольно подробно дает ответы на

эти вопросы. Впрочем, его «ответы* облечены в ориги-

нальные «вопросы*, которые с небольшой корректиров-

кой и добавлениями приводим ниже.

1. Знает ли ваш секретарь весь объем вашей деятельно

сти? Сознает ли она ваши личные цели и стремления,

и как они соотносятся с целями корпорации?

2. Можете ли вы оставить свой офис на три-четыре не

дели, будучи уверенным в том, что во время вашего

отсутствия она будет ответственно и быстро вести

ваши рабочие и личные дела?

3. Помогает ли она организовать ваше время, координи

ровать встречи и составлять расписание, выполнять в

срок работу, и все это без ворчания и не докучая вам?

Хорошо ли организованный человек она сама?

4. Проявляет ли она инициативу, работая над задания

ми и заканчивая их без дополнительных напомина

ний с вашей стороны?

5. Умеет ли она вежливо обращаться с вашими коллега

ми, клиентами и покупателями? Отзываются ли они о

ней одобрительно?

6. Обладает ли она воображением? Творческий ли она

человек? Дает ли она на ваше рассмотрение ориги

нальные идеи? Подсказывает ли, как улучшить вашу

и свою работу? Предлагает ли новые подходы к рабо

те или действия?

242

Организация прелпринимзтельскои деятельности

Приложени

7. Находчива ли она? Проявляет ли инициативу при

решении того или иного вопроса, не перекладывая

на вас свои проблемы?

8.Умеет ли она эффективно заниматься бумагами? Мо

жет ли она тактично вынуть документы и проекты,

слишком долго лежащие без дела на вашем столе,

которые ждут другие администраторы? Может ли она

вытрясти из других данные, которые вам нужны?

9. Безупречны ли ее чисто секретарские умения (такие,

как регистрация документов, знание стенографии, ма

нера разговора по телефону)?

10. Сохраняет ли она спокойствие в условиях кризиса?

Остается ли любезной при нарастающем напряже

нии? Когда вы попадаете в трудные обстоятельства,

выходите из себя и теряете самообладание, может ли

она не обратить на это внимания и продолжать рабо

тать так же хорошо, как и прежде?

11. Абсолютно ли она преданна и доверяет ли она вам?

Можете ли вы поделиться с ней личной и деловой

информацией?

12. Много ли и со знанием ли дела она читает для того,

чтобы обратить ваше внимание на публикации, необ

ходимые для ваших рабочих и личных дел?

13. Может ли она получить информацию, которую вам

самому неловко или невозможно достать?

14. Есть ли у нее программа собственного самоусовер

шенствования? Посещает ли она занятия, лекции, уча

ствует ли в разработке программ, посвященных уп

равлению? Пытается ли она больше узнать о вашей

компании, работе, ваших покупателях или производ

стве?

15. Хорошо ли она формулирует мысли? Может ли кратко

изложить собранную для вас информацию как устно,

так и письменно? Знает ли она, что вы думаете по

определенным вопросам, и может ли она изложить

это другим так же хорошо, как и вы сами?

16. Работает ли она до тех пор, пока не закончит все дела,

"вне зависимости от времени окончания работы? Охот

но ли она задерживается по вечерам и приходит в

офис по выходным дням, когда это необходимо?

17. Является ли она руководителем в том смысле, что

может поручить кому-нибудь свою работу, когда это

необходимо? То есть, может ли она передать дела дру

гим, контролировать и отвечать за то, что не доделала

сама? Может ли она обучать или помочь в обучении

других сотрудников?

18. Может ли она справляться с ежедневными текущи

ми делами, не вмешивая в это вас?

19. Следит ли она за знаменательными датами, которые

отмечаете вы, ваш начальник, семья и клиенты, ведет

ли записи юбилеев, дней рождения, религиозных праз

дников, отпусков и так далее?

20. Может ли она подготовить основу для вашего иссле

дования — собрать информацию для доклада или

даже написать первый необработанный вариант?

(Маккензи РА. Ловушка времени, как сделать боль

ше за меньшее время. — М.: Молодая гвардия, 1991)

Круг обязанностей секретаря достаточно широк, и

он всегда может быть дополнен с учетом специфики

работы менеджера-предпринимателя, его наклонностей,

личных особенностей, профессионально-личностных ка-

честв секретаря. Уточняя перечень секретарских работ,

следует помнить главное: наипервейшая обязанность

секретаря — экономить рабочее время, которое ненор-

мированно и весьма неопределенно. Отсюда — важный

и неоднозначный с точки зрения ответа вопрос: обязан

ли секретарь готовить «боссу» кофе? Совершать по его

просьбе покупки? Встретить на вокзале возвращающую-

244

Организация предпринимательской деятельности

Приложени

245