Методические материалы - Теоретические основы управления проектами

Подождите немного. Документ загружается.

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ СОДЕРЖАНИЕМ

ПРОЕКТА

 Планирование содержания – создание плана

управления содержанием проекта, в котором

документируется процесс формулирования,

верификации и контроля содержания проекта, а

также процесс создания и формулирования

иерархической структуры работ (ИСР).

 Определение содержания – разработка

подробного описания содержания проекта в качестве

основы для принятия будущих решений по проекту.

 Создание ИСР – разбиение крупных результато

поставки проекта и проектных работ на более мелкие,

более управляемые элементы.

 Подтверждение содержания – формализация

принятия завершенных результатов поставки проекта.

 Управление содержанием – управление

изменениями содержания проекта.

СОДЕРЖАНИЕ ПРОЕКТА И СОДЕРЖАНИЕ

ПРОДУКТА

В контексте управления проектами термин

"содержание" может относиться к следующим

понятиям:

 Содержание продукта. Свойства и функции,

которые характеризуют продукт, услугу или

результат.

 Содержание проекта. Работы, которые

необходимо выполнить, чтобы получить продукт,

услугу или результат с указанными

характеристиками и функциями.

ПЛАНИРОВАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ

 Для каждого проекта требуется тщательно

сбалансированная совокупность инструмен-

тов, источников данных, методологий,

процессов и процедур и других факторов,

обеспечивающая соразмерность трудозатрат

на

операции по управлению содержанием проекта

размеру, сложности и важности проекта.

СОЗДАНИЕ ИЕРАРХИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ РАБОТ

(ИСР)

 ИСР – это согласованная с результатами

поставки иерархическая декомпозиция

работ, которые команда проекта должно

выполнить для достижения целей проекта и

создания оговоренных результатов поставки.

 С ее помощью структурируется и определяется

все содержание проекта.

 ИСР подразделяет работы проекта на более

мелкие и более управляемые

части, где на

каждом более низком уровне ИСР дается более

детальное определение проектных работ.

Пример элемента ИСР

№ (отражает

уровень

мероприятия)

Мероприятие

(краткое

описание)

Цель /

Планируемый

результат

Ответственный

и исполнители

Сроки

выполнения

Планирование проекта

1.08.08.-

15.08.08

1.1. Прием заказа Заявка по форме Секретарь 1.08.08.

1.2. Назначение

руководителя

проекта и команды

проекта

Приказ Директор 2.08.08

1.3. Анализ заявки и

предварительная

проработка

проекта

Отчёт по

результатам

анализа

руководитель

проекта и

команда проекта

2.08.08 –

5.08.08

1.4. Разработка плана

проекта

План проекта Руководитель

проекта

5.08.08 –

15.08.08

1.4.1. Проведение

маркетингового

исследования

Отчёт по

исследованию

Маркетолог,

руководитель

проекта и

команда проекта

5.08.08 –

10.08.08

1.4.2 Разработка плана

проекта

План проекта Руководитель

проекта

10.08.08 –

14.08.08

1.4.3 Утверждение

плана проекта у

заказчика

Утверждённый

план проекта

Директор 15.08.08

УПРАВЛЕНИЕ СРОКАМИ ПРОЕКТА

1. Определение состава операций - определение

конкретных операций, которые необходимо выполнить

для получения различных результатов проекта.

2. Определение взаимосвязей операций

3. Оценка длительности операций

4. Составление расписания исполнения проекта с

учетом взаимосвязей операций, их длительностей и

потребности в ресурсах.

5. Управление расписанием - управление

изменениями расписания проекта

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СОСТАВА ОПЕРАЦИЙ

предполагает идентификацию и окументирование

конкретных операций, которые должны быть

выполнены для получения окончательных и

промежуточных результатов проекта.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВЗАИМОСВЯЗЕЙ ОПЕРАЦИЙ

Определение взаимосвязей операций - это процесс

идентификации и документирования логических

взаимосвязей между операциями.

ПРИМЕР СЕТЕВОЙ ДИАГРАММЫ

Примечание: цифры на схеме показывают

длительность выполнения каждой задачи.

Задача 1

Задача 2 Задача 4

Задача 5

Задача 3

ОЦЕНКА ДЛИТЕЛЬНОСТИ ОПЕРАЦИЙ

это процесс использования информации о содержании

и ресурсах проекта для определения длительностей

операций и последующего составлении расписания

проекта.

СОСТАВЛЕНИЕ РАСПИСАНИЯ

Составление расписания состоит в определении дат

начала и завершения операций проекта.

УПРАВЛЕНИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ

ПРОЕКТА

 Управление человеческими ресурсами

проекта включает в себя процессы по

организации команды проекта и управления

ей.

 Команда проекта состоит из людей, каждому из

которых назначена определенная роль и

ответственность за выполнение проекта.

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ

РЕСУРСАМИ

 Планирование человеческих ресурсов –

определение и документальное оформление ролей,

ответственности и подотчетности, а также создание

плана управления обеспечением проекта

персоналом.

 Набор команды проекта – привлечение

человеческих ресурсов, необходимых для

выполнения проекта.

 Развитие команды проекта – повышение

квалификации членов команды проекта и

укрепление взаимодействия между ними с целью

повышения эффективности исполнения проекта.

 Управление командой проекта – контроль за

эффективностью членов команды проекта,

обеспечение обратной связи, решение проблем и

координация изменений, направленных на

повышение эффективности исполнения проекта.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ

включает в себя:

1. определение сроков и способов набора членов

команды проекта,

2. критерии их освобождения от участия в проекте,

3. рекомендации по проведению обучения,

4. схему поощрения и награждения,

5. соответствие установленным нормам,

6. проблемы безопасности, а также определение

влияния управления обеспечением проекта

персоналом на деятельность организации.

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ И ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Роль. Обозначение части проекта, за выполнение

которой несет ответственность определенное лицо.

Для успешного выполнения проекта крайне важно,

чтобы для каждой роли были ясно определены

полномочия, ответственность и границы.

Полномочия. Право задействовать ресурсы проекта,

принимать решения и утверждать одобрение действий

или результатов. Члены команды работают наиболее

эффективно, когда уровень полномочий каждого

из них соответствует их ответственности.

Ответственность. Работа, которую чле

н команды

проекта должен выполнить для завершения операций

проекта.

Квалификация. Навыки и способности, необходимые

для выполнения операций проекта.

НАБОР КОМАНДЫ ПРОЕКТА

 Набор команды проекта – это процесс привлечения

человеческих ресурсов, необходимых для

выполнения проекта.

 Команда управления проектом может осуществлять

контроль над членами команды, выбранными для

участия в проекте, но это не обязательно.

РАЗВИТИЕ КОМАНДЫ ПРОЕКТА

Развитие команды проекта предусматривает

повышение квалификации членов команды проекта

и укрепление взаимодействия между ними для

повышения эффективности исполнения проекта.

Целями развития команды проекты являются:

 Повы

шение навыков членов команды для

повышения их способности выполнять операции

проекта

 Укрепление чувства доверия и сплоченности среди

членов команды для повышения продуктивности

работы команды.

УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДОЙ ПРОЕКТА

 Управление командой проекта включает в себя

контроль за деятельностью членов команды

проекта, обеспечение обратной связи, решение

проблем и координацию изменений,

направленных на повышение эффективности

исполнения проекта.

 Открытые и честные взаимоотношения являются

важной частью процесса формирования

эффективной проектной команды. Подбор

психологически совместимых исполнителей - другая

ключевая составляющая. Крайне важно, чтобы

менеджер проекта имел сво

боду действий при

выборе участников команды.

УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА

включает в себя следующие элементы:

Планирование коммуникаций – определяет

информационные и коммуникационные нужды

участников проекта: кто нуждается в какой

информации, когда она им нужна и как она будет

передана.

Распространение информации - дает возможность

нужной информации своевременно доходить до

участников проекта.

Отчетность о ходе выполнения проекта – сбор и

распространение информации о ходе выполнения

проекта. Она включает в себя отчеты о текущем

состоя

нии, измерение прогресса и прогнозы.

Административное закрытие - генерация, сбор и

распространение информации для официального

завершения фазы или проекта.

КОММУНИКАЦИИ В ПРОЕКТЕ

включают в себя:

 Модель отправитель-получатель - цепи обратной

связи, препятствия для взаимодействия, и т.д.

 Выбор средства взаимодействия - связываться ли

письменно или устно, готовить ли неформальную

записку или формальный отчет, и т.д.

 Стиль письма - активный или пассивный залог,

структура предложений, подбор слов, и т.д.

 Методы презентации - язык жестов, разработка

наглядных материалов, и т.д.

 Методы управления совещаниями - подготовка

повестки дня, управление конфликтами и пр.

ПЛАНИРОВАНИЕ КОММУНИКАЦИЙ

 В процессе планирования коммуникаций

определяются информация и взаимодействия,

необходимые участникам проекта; например: каким

лицам какая информация нужна, когда она им

понадобится, кто и каким образом должен им эту

информацию предоставить.

 Потребность в передаче информации проекта

существует во всех проектах, информационные

потребности и методы ее распространения могут

сильно отличаться.

 Важным фактором достижения успеха проекта

является выявление информационных потребностей

участников проекта и определение подходящих

средств

ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ВЫБОР СРЕДСТВ

КОММУНИКАЦИИ, ВКЛЮЧАЮТ В СЕБЯ:

 Срочность получения информации.

 Доступность технологии.

 Персонал, задействованный в проекте.

 Продолжительность проекта.

 Окружение проекта.

План управления коммуникациями содержит:

 Требования к коммуникациям со стороны участников

проекта

 Сведения о передаваемой информации, включая

формат, содержание и уровень детализации

 Имя сотрудника, ответственного за передачу

информации

 Имя сотрудника или группы – получателей данной

информации

 Методы или технологии, используемые для передачи

информации (например, служебная записка,

электронная почта и/или пресс-релизы)

 Частота коммуникации (например, еженедельно)

 Схема передачи по инстанциям, определяющая

сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни

 Метод обновления и уточнения плана управления

коммуникациями по мере продвижения и развития

проекта

 Глоссарий общепринятой терминологии.

ФОРМЫ КОММУНИКАЦИИ

 Письменное и устное, слушать и говорить

 Внутреннее (в пределах проекта) и внешнее (с

заказчиком, СМИ, общественностью)

 Официальное (отчет

ы, брифинги) и неофициальное

(записки, спонтанные беседы)

 Вертикальное (вниз и вверх по иерархии

организационной структуры) и горизонтальное (на

одном уровне).

УПРАВЛЕНИЕ СТОИМОСТЬЮ ПРОЕКТА

объединяет процессы, выполняемые в ходе

планирования, разработки бюджета и

контролирования затрат, и обеспечивающие

завершение проекта в рамках утвержденного бюджета

и включает:

Стоимостную оценку – определение примерной

стоимости ресурсов, необходимых для выполнения

операций проекта.

Разработку бюджета расходов – суммирование

оценок стоимости отдельных операций или пакетов

работ и формирование базового плана по стоимости.

Управление стоимостью – воздействие на факторы,

вызывающие отклонения по сто

имости, и управление

изменениями бюджета проекта.

• Управление стоимостью проекта касается,

прежде всего, стоимости ресурсов,

необходимых для выполнения плановых

операций.

• В некоторых проектах, особенно малых,

стоимостная оценка и разработка бюджета

расходов настолько тесно взаимосвязаны, что

рассматриваются как единый процесс, который

может выполняться одним человеком за

относительно короткий период времени.

УПРАВЛЕНИЕ СТОИМОСТЬЮ проекта включает в

себя:

• Воздействие на факторы, вызывающие изменения

базового плана по стоимости

• Проверка того, что запрошенные изменения

получили одобрение

• Управление фактическими изменениями по мере их

возникновения

• Обеспечение того, что потенциальное превышение

стоимо

сти не приведет к увеличению расходов сверх

авторизованных пределов финансирования, как

периодических, так и проекта в целом

• Осуществление мониторинга выполнения стоимости с

целью обнаружения и анализа отклонений от базового

плана по стоимости

• Точное фиксирование и ведение записей всех

соответствующих изменений в затратах, имеющих

отличия от ба

зового плана по стоимости

• Защита правил использования утвержденных

ресурсов или денежных средств от того, чтобы в них

не были внесены неверные, несоответствующие или

неутвержденные изменения

• Информирование соответствующих участников

проекта об утвержденных изменениях

• Выполнение действий, необходимых для того, чтобы

превышения стоимости затрат оставались допустимых

пределах.