Методические материалы - Теоретические основы управления проектами

Подождите немного. Документ загружается.

ПРОЕКТ КАК ПРОЦЕСС: ОРИЕНТАЦИЯ НА

ПРОДУКТ ИЛИ РЕЗУЛЬТАТ

СРЕДА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Управление проектами осуществляется в более

широкой среде, которая включает в себя управление

программой, управление портфелем и офис

управления проектом.

Часто существует иерархия:

При этом программа, состоящая из нескольких

связанных проектов, способствует достижению

стратегического плана.

Деятельность

по проекту

Требования

к проекту:

• к цели

• к срокам

• к ресурсам

• к цене

• к качеству и т.д.

Удовлетворенные

требования

к проекту:

к цели

к срокам

к ресурсам

к цене

к качеству и т.д.

Нормативно-правовая

база проекта

Ресурсы и

механизмы

проекта

Стратегический

план

Портфель

Программа

Проект

Подпроект

ПОРТФЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ– это набор

проектов или программ и других работ, объединенных

вместе с целью эффективного управления данными

работами для достижения стратегических целей.

ПОДПРОЕКТЫ

Проекты часто разделяются на более управляемые

элементы или подпроекты, хотя отдельные

подпроекты могут называться проектами и

управляться как таковые.

В очень больших проектах подпроекты могут состоять

из ряда еще меньших подпроектов.

ОФИС УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

Офис управления проектом (Project management office,

PMO) – это подразделение, осуществляющее

централизацию и координацию управления

приписанных к нему проектов.

PMO сосредоточивается на координированном

планировании, установке приоритетов и выполнении

проектов и подпроектов.

ВЛИЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРОЕКТ

 Проекты обычно являются частью организации,

которая сама по себе больше, чем проект.

 Проект испытывает влияние со стороны организации

или организаций, которые его инициировало.

 Организационная зрелость - зрелость системы

управления проектами организации, культуры,

стиля, организационной структуры, нормативной

документации по управлению проектами и

офиса управления проектами - также мо

жет

влиять на проект.

ВЛИЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ КУЛЬТУРЫ НА

ПРОЕКТ

На проект влияют:

 общие ценности, нормы, верования и ожидания;

 принципы и процедуры (стандарты организации);

 представления об отношениях между

начальниками и подчиненными;

 рабочая этика и рабочие часы.

 Корпоративная культура, которая часто способна

оказывать прямое влияние на проект.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

Проектные организации - это те организации, чья

деятельность состоит главным образом из проектов.

Эти организации могут быть отнесены к одной из двух

категорий:

 Организации с проектной организационной

структурой: организации, получающие прибыль за

счет выполнения проектов для других по контракту:

архитектурные фирмы, инженерно-конструкторские

фирмы, консалтинговые фирмы, строительные

подрядчики и правительственные подрядчики.

 Организации, в которых вне

дрено управление

через проекты.

ПРЕИМУЩЕСТВА УПРАВЛЕНИЯ ЧЕРЕЗ ПРОЕКТЫ

1) интеграция различных видов деятельности

компании в рамках реализуемых проектов, программ;

2)получение высококачественных результатов

по большому количеству проектов, программ,

продуктов;

3) значительная активизация деятельности

руководителей и работников управленческого

аппарата в результате формирования проектных

команд, активно взаимодействующих с

функциональными подразделениями, усиление

взаимосвязи между ними;

4) вовлечение руководителей всех уровней и

специалистов в сферу активной творческой

деятельности по реализации организационных

проектов и, прежде всего, по ускоренному

техническому совершенствованию производства;

5) сокращение нагрузки на руководителей

высшего уровня управления путем передачи

полномочий принятия решений на средний уровень

при сохранении единства координации и контроля за

ключевыми решениями на высшем уровне;

6) усиление личной ответственности

конкретного руководителя как за проект (программу)

в целом, так и за его элементы;

7) достижение большей гибкости и

скоординированности работ, чем в линейн

о-

функциональных и дивизиональных

организационных структурах управления, т. е.,

лучшее и более быстрое реагирование матричной

структуры на изменение внешней среды;

8) преодоление внутриорганизационных

барьеров, не мешая при этом развитию

функциональ

ной специализации.

ВЛИЯНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ НА

ПРОЕКТ

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Система управления проектами представляет собой

набор инструментов, методов, методологий,

ресурсов и процедур для управления проектом. Она

может быть как формальной, так и неформальной и

помогает менеджеру проекта эффективно завершить

проект.

УЧАСТНИКИ ПРОЕКТА

Участники проекта - это лица или организации, либо

активно участвующие в проекте, либо на чьи интересы

могут повлиять результаты исполнения или

завершения проекта

 Участники проекта имеют различные уровни

ответственности и полномочий при участии в

проекте, причем ответственность и полномочия

могут меняться на разных этапах жизненного

цикла проекта.

 Участники могут оказывать положительное или

отрицательное влияние на проект.

КЛЮЧЕВЫЕ УЧАСТНИКИ ПРОЕКТА

 Менеджер проекта. Лицо, ответственное за

управление проектом.

 Заказчик/пользователь. Лицо или организация,

которые будут использова

ть продукт проекта. Может

существовать множество уровней заказчиков.

 Исполняющая организация. Предприятие, чьи

сотрудники непосредственно участвуют в

исполнении проекта.

 Члены команды проекта. Группа, которая

выполняет работы по проекту.

 Команда уп

равления проектом. Члены команды

проекта, непосредственно занятые в управлении его

операциями.

 Спонсор. Лицо или группа лиц, предоставляющая

финансовые ресурсы - деньгами или в натуральном

выражении - для проекта.

Источники влияния. Лица или группы, которые

напрямую не связаны с получением или

использованием продукта проекта, но которые, в

связи с их положением в организации-заказчике или

исполняющей организации, могут положительно

или отрицательно повлиять на ход выполнения

проекта.

 Офис управления проектом (РМО). Если в

исполняющей организации имеется этот офис, он

может быть участ

ником проекта, если он несет

прямую или непрямую ответственность за

результаты проекта.

ОБЛАСТИ ЗНАНИЙ УПРАВЛЕНИЯ

ПРОЕКТАМИ

1. Управление интеграцией проекта

2. Управление содержанием проекта

3. Управление сроками проекта

4. Управление стоимостью проекта

5. Управление качеством проекта

6. Управление человеческими ресурсами проекта

7. Управление коммуникациями проекта

8. Управление рисками проекта

9. Управление поставками проекта

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПРОЕКТА

• Устав проекта. Является официальной

авторизацией проекта.

• Описание содержания проекта. Содержит

описание работы, которую предстоит выполнить, и

результатов поставки, которые надлежит произвести.

• Пла

н управления проектом. Содержит описание

того, как работа будет выполняться.

УПРАВЛЕНИЕ ИНТЕГРАЦИЕЙ ПРОЕКТА

 Управление интеграцией проекта - часть

управления проектами, включающая в себя

процессы, необходимые для обеспечения

должной координации всех элементов

проекта.

 Цель интеграции - это прежде всего

эффективное интегрирование процессов (видов

деятельности), необходимых для достижения

целей проекта в рамках определенных

процедур (стандартов), принятых в

организации.

 В контексте управления проектом интеграция

это:

1. принятие решений о том, где концентрировать

ресурсы на каждую конкретную дату;

2. предугадывание потенциальных проблем, и их

решение до того, как эти проблемы станут

критическими

;

3. хорошая координация работы проекта в целом;

4. нахождение компромиссов между

пересекающимися целями и альтернативами.

ИНТЕГРАЦИЯ ВКЛЮЧАЕТ В СЕБЯ СЛЕДУЮЩИЕ

ЭЛЕМЕНТЫ:

 Разработка Устава проекта формально

авторизующего проект или фазу проекта.

 Разработка предварительного описания

содержания проекта.

 Разработка плана управления проектом -

документирование операций, необходимых для

определения, подготовки, интеграции всех

вспомогательных планов в план управления проектами

и их координации.

 Руководство и управление исполнением

проекта - выполнение работы, определенной в Плане

управления проектом для выполнения требований,

определенных в описании содержания проекта.

 Мониторинг и управление работами проекта -

мониторинг и управление процессами инициации,

планирования, выполнения и завершения проекта для

достижения целевых показателей эффективности,

намеченных в Плане управления проектом.

 Общее управление изменениями - обработка

всех запросов на изменения, утверждение эт

их

изменений и управление ими для оптимизации

результатов поставки и активов организационного

процесса.

 Закрытие проекта - завершение всех операций

во всех группах процессов управления проектами для

формального закрытия проекта или проектной фазы.

УСТАВ ПРОЕКТА

 В ходе процесса инициации уточняются

первоначальное описание содержания проекта и

ресурсы, которые организация планир

ует

вложить.

 На этом этапе также выбирается менеджер

проекта, если он еще не назначен, и

документируются исходные допущения и

ограничения. Эта информация заносится в Устав

проекта и, если он одобряется, проект

официально авторизуется.

Хотя команда управления проектом может

участвовать в написании Устава проекта,

одобрение и финансирование пр

оисходят вне

границ проекта.

ПЛАН ПРОЕКТА

1. План проекта - многостраничный документ,

созданный при участии команды и менеджера

проекта на основе исходной информации,

полученной от участников проекта и руководства.

2. План проекта выполняется один раз и

используется в качестве ежедневного средства для

управления проектом.

3. План может изменяться в ходе проекта, так как

планирование продолжается в течение всей жизни

проекта.

ПЛА

Н ПРОЕКТА ПОЗВОЛЯЕТ:

 Направлять исполнение проекта;

 Документировать предложения планирования

проекта;

 Документировать принятые решения планиро-

вания по выбору одной из возможных альтернатив;

 Обеспечивать коммуникации между участниками

проекта;

 Определять ключевые отчеты управления,

относящиеся к содержанию, продолжительности и

распределению во времени;

 Обеспечивать базовые оценки исполнения и

контроля проекта.

ПРИМ

ЕРНАЯ СТРУКТУРА ПЛАНА ПРОЕКТА:

1. Краткий обзор проекта;

2. Введение:

• Цели, ожидаемые результаты

• Стратегия

• Объем работ

• Организационные связи

• Ссылки на нормативные документы

3. Структура проекта:

• Роли и ответственности

• Процесс управления проектом

• Обзоры и назначения

4. Комплекс работ

• Работы проекта, оценка объема работ и квали-

фикации

• Внешние задачи

• Возможные изменения

5. График работ

• График работ по этапам

• Список вех

6. Ресурсное обеспечение

• Персонал

• Оборудование

• Средства

• Прочее

7. Финансирование

• История финансирования

• Бюджет

• План затрат

• Фонды

• Заявки

8. Ограничения, риски, неопределенности

УПРАВЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЕМ ПРОЕКТА

Управление содержанием проекта включает в себя

процессы, обеспечивающие включение в проект

всех тех и только тех работ,

которые необходимы

для успешного выполнения проекта.