Лекції - Архівознавство

виставках, у телепередачах, для кінозйомок. В архіві виконуються тематичні запити,

складаються історичні довідки, готуються збірники документів. Доволі поширеними є

замовлення генеалогічного характеру.

Розцінки і тарифи на основні види робіт і послуг затверджує Головархів України. Ціни

за виконані роботи залежать насамперед від категорії документів (унікальні, особливо цінні

та інші), і від амортизаційних витрат на мікроплівку, папір, електроенергію тощо. З окремими

користувачами документів можуть узгоджуватися договірні ціни. Кошти, отримані від

регламентується нормативними актами, відбивається у планах роботи та звітах.

1. Висвітліть суспільні функції архівів.

2. Які завдання і права архівів?

3. Назвіть структурні підрозділи архіву та основні вимоги до робочого місця архівіста.

– 108 –

Розділ 7 КЛАСИФІКАЦІЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ

Архівісти не одразу дійшли висновку про необхідність групування документів за

архівними фондами. Раніше класифікацію, що одержала назву формально-логічної,

тимчасовим термінами зберігання і він не має стабільного складу. Частина документів з

тимчасовими строками зберігання після експертизи цінності знищуються як такі, що не

мають наукового і практичного значення, а інші надходять до архівів на постійне зберігання.

Таким чином, архівний фонд формуються з документального фонду. Документи архівного

фонду мають спільне походження, однорідність змісту, історичні і логічні взаємозв'язки. Все

це зумовлює вимогу їхнього зберігання як єдиного комплексу, не розпорошуючи по різних

архівах. Комплекси архівних фондів можуть утворюватися з фондів установ і організацій

однієї сфери діяльності чи одного відомства, адміністративно-територіальної одиниці, часу

Класифікація документів за архівними фондами з дотриманням принципу

неподільності має важливе значення як для раціонального розміщення документів в архівах,

так і для розподілу документів у межах конкретного архіву.

Комплекс робіт по визначенню фондової належності документів, створенню на

наукових засадах архівних фондів та встановленню їх хронологічних меж називається

фондуванням. При фондуванні перед архівістами щоразу постає питання: яка установа чи

організація може бути фондоутворювачем, а яка ні? Щоб відповісти на нього, необхідно

вивчити історію установи, її функції та місце в системі державних чи громадських органів,

зміст документів, що відклалися в процесі її діяльності.

Формальними ознаками самостійності фондоутворювача є наявність нормативного акту

про створення установи, визначення її функцій та структури, самостійного бюджету і

розрахункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису тощо.

– 109 –

Обов'язковою ознакою фондоутворювача є наявність документів, що мають наукову,

культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації.

Водночас слід мати на увазі, що частина установ і організацій змінили свою назву, але

працюють без кардинальних змін. Так, Київський державний педагогічний інститут імені

М.Горького нині називається Українським державним педагогічним університетом імені

М.Драгоманова, але він залишається тим самим фондоутворювачем, а його документи – тим

самим архівним фондом. Проте організації, які зберегли назву, але змінили профіль або

напрямок своєї діяльності, стають новими фондоутворювачами.

До юридичних факторів, які впливають на хронологічні межі Діяльності

масштабів діяльності. Наприклад, коли замість однієї установи виникає декілька; колишня

Якщо установа тимчасово припинила свою діяльність, а потім знову відновила з тими ж

функціями, вона залишається єдиним фондоутворювачем, а її документи утворюють єдиний

архівний фонд. Так, у 1962 р. у зв'язку з укрупненням сільських районів у Київській області з

31 району залишилося 12. 19 районів і райрад було ліквідовано. Через три роки частину з них

знову було відновлено. Отже, документи кожної з цих рад за 1930-1962 і після 1965 рр.

утворюють єдині фонди.

До чинників адміністративного характеру, що впливають на хронологічні межі

архівних фондів, можна віднести реорганізацію установ-фондоутворювачів у зв'язку зі

змінами адміністративно-територіального поділу країни. Але слід мати на увазі, що на

хронологічні рамки діяльності фондоутворювачів та межі архівних фондів впливають лише ті

адміністративно-територіальні зміни, які супроводжувалися ліквідацією одних установ і

заміною їх іншими. Так, під час проведення адміністративно-територіальної реформи в УРСР

у 1925 р. було ліквідовано губернії і повіти, а разом з ними – губернські та повітові ради та їх

виконкоми. Ці установи як фондоутворювачі перестали існувати. Замість них було утворено

окружні та районні ради та виконкоми з ширшими правами та іншими масштабами

діяльності. Вони стали новими фондоутворювачами, а їхні документи – новими архівними

фондами.

Адміністративно-територіальні зміни, пов'язані з ліквідацією старих територіальних

одиниць і заміною їх новими, впливають і на межі архівних фондів територіальних об'єднань

громадських організацій – партійних, профспілкових, спортивних тощо. Так, у 1925 р.

губернські ради профспілок було ліквідовано, а новоутворені окружні ради стали новими

фондоутворювачами. У 1932 р. їх заступили обласні ради профспілок, документи яких стали

новими архівними фондами.

Але всі ці зміни не стосуються промислових підприємств, навчальних закладів, установ

На хронологічні межі діяльності фондоутворювачів і на межі архівних фондів, як

правило, не впливають: переведення установи з одного відомства в інше, зміна підлеглості

установи в межах одного відомства, зміна його місцезнаходження та структури, розширення

чи звуження функцій та обсягів діяльності установи, розширення чи звуження

територіальних меж діяльності установи, тимчасова евакуація установи. Сюди можна

віднести і перейменування установи.

1.1 Особливості визначення меж фондів особового походження

Фондом особового походження називають архівний фонд окремої особи, сім'ї, роду,

який утворився впродовж їх життя і діяльності. Фонди особового походження діляться на

особові, сімейні та родові.

Межі сімейних і родових фондів відрізняються кількістю поколінь, що залишили

В.Іконникова, Ю.Кулаковського, В.Довнар-Запольського та інші.

діячі літератури та мистецтва, а також інші особи, внаслідок життя і діяльності яких виникли

документи, що мають певну культурно-історичну цінність. Кожен фонд особового

походження – це єдиний комплекс документів, котрий не може розпорошуватися, навіть

якщо фондоутворювач жив і діяв у різні історичні епохи.

Визначення меж фондів особового походження передусім пов'язане з встановленням

фондоутворювача. Наприклад, відомий архівіст, директор Харківського історичного архіву Є.

Іванов жив з 1873 р. до 1929 р. Але в його особовому фонді зберігаються документи з 1723 р.

до 1929 р. Серед них – карти Слобідсько-Української та Катеринославської губерній, плани

різних міст, сімейні документи. До складу особового фонду, крім особистих документів

фондоутворювача, входять документи близьких родичів, якщо вони мають значення для

характеристики фондоутворювача або самі є історичною чи іншою цінністю. У випадку, коли

хтось з родичів фондоутворювача сам є видатним діячем, то сукупність їхніх документів

При встановленні меж фондів особового походження слід враховувати, що в них

можуть зберігатися узагальнюючі документи про діяльність банків, фабрик, заводів та ін., які

належали фондоутворювачам, але вся поточна документація про діяльність цих установ

повинна зберігатися у відповідних архівних фондах. Наприклад, у сімейному фонді

Терещенків відклалися звіти контор і цукрозаводів, статистичні дані про кількість земель і

капіталів, що належали Терещенкам, але поточна документація цукрових заводів зберігається

у державних архівах областей.

та діловодство фондоутворювача. Особливо це потрібно під час впорядкування розсипів, що

складаються з розрізнених справ і окремих документів різних фондоутворювачів. І якщо на

обкладинках справ у більшості випадків вказано назву фондоутворювача, то під час роботи з

документами цю назву можна визначити лише за змістом.

Ознаками визначення фондової належності документів вважають окремі елементи,

якщо в них міститься назва фондоутворювача. Наприклад, у справі є протоколи засідань

вченої ради Київського університету імені Тараса Шевченка. І хоча на обкладинці справи не

вказано назву фондоутворювача, можна впевнено вважати, що ним є названий університет.

Фондову належність вхідних документів встановлюють за назвою установи-

одержувача, реєстраційним штампом чи змістом документа. Фондову належність копій

вихідних документів можна визначити за назвою установи – автора документа, яку вказано

поряд з підписом посадової особи в кінці документа, або за змістом документа.

нижчим розпорядження, накази, роз'яснення, циркуляри, запити. У відповідь

чи незалежні один від одного, обмінювались відношеннями, повідомленнями, офіційними

листами. Залежно від субординації формулювалася і назва адресата. Під час звернення вищих

установ до нижчих вживали давальний відмінок (Київському губернському правлінню). Під

правління), а відсутність прямих ознак, фондову належність документа можна встановити за

визначення фондової належності документів виникають тоді, коли в одній справі

трапляються документи, утворені внаслідок діяльності різних установ. Наприклад, документи

жандармсько-поліцейських установ, які проводили дізнання й передали справу прокуророві, а

той – в судову палату чи окружний суд. Інколи справу починали в одній установі, але в

зв'язку з її реорганізацією чи ліквідацією, передавали в іншу. Фондову належність подібних

справ визначають за документами останньої установи, в якій справа закінчувалася.

1.3 Утворення об'єднаних архівних фондів