Лекции - Терия систем и системный анализ
Подождите немного. Документ загружается.
Кейс-технология Волгоградского института бизнеса
проектированию сложных систем был известен под названием
метода Цвикки.
Основная идея морфологического подхода – систематически
находить наибольшее число, а в пределе все возможные варианты
решения поставленной проблемы или реализации системы путем
комбинирования основных (выделенных исследователем) структурных
элементов системы или их признаков. При этом система или проблема
может разбиваться на части разными способами и рассматриваться в
различных аспектах.
Отправными точками системного исследования Ф. Цвикки
считает:
1) равный интерес ко всем объектам морфологического
моделирования;
2) ликвидацию всех оценок и ограничений до тех пор, пока
не будет получена полная структура исследуемой области;
3) максимально точную формулировку поставленной
проблемы.
Кроме этих общих положений, Цвикки предложил ряд
отдельных способов (методов) морфологического моделирования:
метод систематического покрытия поля (МСПП), метод отрицания и
конструирования (МОК), метод морфологического ящика (ММЯ),
метод экстремальных ситуаций (МЭС), метод сопоставления
совершенного с дефектным (МССД), метод обобщения (МО).
Наибольшую известность получили три первых метода.
Метод систематического покрытия поля предполагает, что
существует некоторое число “опорных пунктов” знания в любой
исследуемой области. Этими пунктами могут быть теоретические
положения, эмпирические факты, известные на данный момент
компоненты сложной системы, открытые законы, в соответствии с
которыми протекают различные процессы и т. п. Исходя из
ограниченного числа опорных пунктов знания и достаточного числа
принципов мышления (в том числе различных мер близости), с
помощью МСПП ищут возможные варианты решения поставленной
проблемы.
Метод отрицания и конструирования реализуется с помощью
трех этапов: 1) формирование ряда высказываний (положений,
утверждений, аксиом и т. п.), соответствующих современному уровню
63
Кейс-технология Волгоградского института бизнеса
развития исследуемой области знаний; 2) замена одного, нескольких или
всех сформулированных высказываний на противоположные; 3)
построение всевозможных следствий, вытекающих из такого
отрицаниями и проверка непротиворечивости вновь полученных и
оставшихся неизменными высказываний.
МОК может быть реализован в форме одного из методов
мозговой атаки – метода “судов”.
Метод морфологического ящика основан на формировании и
анализе морфологической таблицы – морфологического ящика (МЯ).
Построение и исследование морфологического ящика по Цвикки
проводится в пять этапов:
1) формулировка поставленной проблемы;
2) определение параметров (классификационных
признаков), от которых зависит решение проблемы;
3) составление морфологического ящика (многомерной
матрицы), содержащей все решения заданной проблемы;
4) анализ и оценка всех решений, содержащихся в МЯ с
точки зрения целей, которые должны быть достигнуты;
5) выбор и реализация наилучших решений.
Раздел 3. Цели и закономерности целеобразования
Лекция 7. Цели и закономерности целеобразования
Обобщение результатов исследований процессов
целеобразования, проводимых философами, психологами,
кибернетиками, и наблюдение процессов обоснования и
структуризации, целей в конкретных условиях позволили
сформулировать некоторые общие принципы и закономерности,
которые полезно использовать на практике.
Зависимость представления о цели и формулировки цели от
стадии познания объекта (процесса) и от времени. Анализ
определений понятия «цель» позволяет сделать вывод о том, что,
формулируя цель, нужно стремиться отразить в формулировке или в
способе представления цели основное противоречие: ее активную
64
Кейс-технология Волгоградского института бизнеса
роль в познании, в управлении, и в то же время необходимо сделать
ее реалистичной, направить с ее помощью деятельность на
получение определенного полезного результата. При этом
формулировка цели и представление о цели зависят от стадии
познания объекта, и по мере развития представления о нем цель
может переформулироваться, т.е. при формулировании и пересмотре
цели коллектив, выполняющий эту работу, должен определить, в
каком смысле на данном этапе рассмотрения объекта и развития
наших представлений о нем употребляется понятие «цель».
Зависимость цели от внешних и внутренних факторов. При
анализе причин возникновения и формулирования целей нужно
учитывать, что на цель влияют как внешние по отношению к
системе факторы (внешние требования, потребности, мотивы,
программы), так и внутренние (потребности, мотивы, программы
самой системы и ее элементов, исполнителей цели). При этом
последние являются такими же объективно влияющими на процесс
целеобразования факторами, как и внешние (особенно при
использовании в системах управления понятия цели как средства
побуждения к действию).
Цели могут возникать на основе взаимодействия
противоречий или коалиций как между внешними и внутренними
факторами, так и между внутренними факторами, существующими
ранее и вновь возникающими в находящейся в постоянном
самодвижении целостности. Эта закономерность характеризует
очень важное отличие «открытых», развивающихся систем с
активными элементами от закрытых технических систем. Теория
управления последними оперирует обычно понятием «цель» как
внешним по отношению к системе, а в «открытых», развивающихся
системах цели не задаются извне, а формируются внутри системы на
основе рассматриваемой закономерности.
Возможность (и необходимость) сведения задачи
формулирования обобщающей (общей, глобальной) цели к задаче ее
структуризации. Анализ процессов формулирования обобщенной
(глобальной) цели в сложных системах показывает, что эта цель
первоначально возникает в сознании руководителя или иного лица,
принимающего решение, не как единичное понятие, а как некоторая,
достаточно «размытая» область.
65
Кейс-технология Волгоградского института бизнеса
Исследования психологов показывают, что цель на любом
уровне управления вначале возникает в виде некоторого «образа»
или «области» цели. В наибольшей степени это проявляется на
уровне глобальной цели. При этом достичь одинакового понимания
этой области цели всеми ЛПР, по-видимому, принципиально
невозможно без ее детализации в виде неупорядоченного или
упорядоченного (в структуре) набора одновременно возникающих
взаимосвязанных подцелей, которые делают ее более конкретной и
понятной для всех участников процесса целеобразования.
Сказанное позволяет сделать вывод о том, что задача
формулирования обобщающей цели в сложных системах не только
может, но и должна сводиться к задаче структуризации или
декомпозиции цели. Структура цели, коллективно формируемая,
помогает достичь одинакового понимания общей цели всеми ЛПР и
исполнителями. Следующие три закономерности развивают
рассмотренные выше закономерности применительно к структурам
целей.
Зависимость способа представления целей от стадии
познания объекта.
На начальных этапах моделирования системы, как правило,
удобнее применять декомпозицию в пространстве, в этом случае
предпочтительнее древовидные иерархические структуры.
Возникновение «слабых» иерархий можно объяснить тем, что цели
вышестоящих уровней иерархии сформулированы слишком
«близко» к идеальным устремлениям в будущее, а представление
исполнителей о целях-задачах и подцелях-функциях не может
обеспечить эти устремления.
Представление развернутой последовательности подцелей
(функций) в виде сетевой модели требует хорошего знания объекта,
законов его функционирования, технологии производства и т.п.
Иногда сетевая структура может быть сформирована не сразу, а
последующие подцели могут выдвигаться по мере достижения
предыдущих, т.е. пространство между обобщающей целью и
исходным первоначальным пониманием первой подцели будет
заполняться как бы постепенно.
Такое представление может быть использовано и как средство
управления, когда руководитель хорошо представляет себе
66
Кейс-технология Волгоградского института бизнеса
конечную цель и ее декомпозицию во времени, но не уверен, что
конечную цель сразу поймут исполнители; тогда он может
выдвигать перед ними подцели постепенно по мере достижения
предыдущей, корректируя их с учетом мнений и возможностей
исполнителей.
По-видимому, перспективным представляется развертывание
во времени иерархических структур целей, т.е. сочетание
декомпозиции цели в пространстве и во времени.
Проявление в структуре целей закономерности целостности.
В иерархической структуре закономерность целостности
(эмерджентности) проявляется на любом уровне иерархии.
Применительно к структуре целей это означает, что, с одной
стороны, достижение цели вышестоящего уровня не может быть
полностью обеспечено достижением подчиненных ей подцелей,
хотя и зависит от них. С другой стороны, потребности, программы
(как внешние, так и внутренние) нужно исследовать на каждом
уровне структуризации, и получаемые разными ЛПР расчленения
подцелей в силу различного раскрытия неопределенности могут
оказаться разными, т. е. разные ЛПР могут предложить разные
иерархические структуры целей и функций, даже при использовании
одних и тех же принципов структуризации и методик. Иными
словами, эффект целеобразования проявляется на каждом уровне
иерархии, но при этом большая неопределенность как бы
расчленяется на более мелкие, соответственно и задача анализа
потребностей, мотивов, программ, влияющих на формирование
обобщенной цели, тоже расчленяется на подзадач и анализа более
частных потребностей, мотивов, программ на каждом уровне, что
становится более реальным, и в результате появляется возможность
согласования мнений ЛПР на каждом шаге структуризации.
Закономерности формирования иерархических структур
целей. Учитывая, что наиболее распространенным способом
представления целей в системах организационного управления
являются древовидные иерархические структуры («деревья целей»),
рассмотрим основные рекомендации по их формированию:
• приемы, применяющиеся при формировании древовидных
иерархий целей, можно свести к двум подходам: а) формирование
структур «сверху» – методы структуризации, декомпозиции,
67
Кейс-технология Волгоградского института бизнеса
целевой или целенаправленный подход; б) формирование структур
целей «снизу» – морфологический, лингвистический, тезаурусный,
терминальный подход; на практике обычно эти подходы
сочетаются;
• цели нижележащего уровня иерархии можно рассматривать
как средства для достижения целей вышестоящего уровня, при этом
они же являются целями для уровня нижележащего по отношению к
ним (свойство «двуликого Януса»); поэтому в реальных условиях
одновременно с использованием философских понятий «цель»,
«подцель», удобно разным уровням иерархической структуры
присваивать различные названия, типа «направления»,
«программы», «задания», «задачи» и т. п.);
• в иерархической структуре по мере перехода с верхнего
уровня на нижний происходит смещение цели-направления (цели-
идеала, цели-мечты) к конкретным целям и функциям, которые на
нижних уровнях структуры могут выражаться в виде ожидаемых
результатов конкретной работы с указанием критериев оценки ее
выполнения, в то время как на верхних уровнях иерархии указание
критериев может быть либо выражено в общих требованиях
(например, «повысить эффективность»), либо вообще не приводится
в формулировке цели;
• для того чтобы структура целей была удобной для анализа
и организации управления, к ней рекомендуется предъявлять
некоторые требования: расчленение на каждом уровне должно быть
соразмерным, а выделенные части логически независимыми;
признаки декомпозиции (структуризации) в пределах одного уровня
должны быть едиными; число уровней иерархии и число
компонентов в каждом узле должно быть (в силу гипотезы Миллера
или числа Колмогорова) К = 7 ± 2. Эти требования не всегда
совместимы, и на практике нужно искать компромиссы;
• процесс развертывания обобщенной цели в иерархической
структуре, в принципе, может быть бесконечным, однако на
практике ситуация иная: во-первых, в силу гипотезы Миллера число
уровней иерархии следует ограничить до 5-7, а во-вторых, на каком-
то уровне возникает потребность изменить «язык» описания
подцелей, и для того, чтобы не создавать сложностей при
восприятии структуры, целесообразно считать одним «деревом
68
Кейс-технология Волгоградского института бизнеса
цели» ту часть структуры, которая может быть сформирована в
терминах одного «языка» (политического, экономического,
инженерного, технологического т. п.); иными словами, возникает
потребность в стратифицированном представлении структуры
целей.
Рассмотренные закономерности необходимо учитывать при
разработке методик структуризации и структур целей, что
иллюстрируется в следующей лекции.
Лекция 8. Анализ целей управления в системах управления
временем
В настоящее время на западе широко применяется одна из
наиболее удачных модификаций древовидной иерархической
декомпозиции, известная под названием система Франклина или
классическая система управления временем.
Данная система проектируется в виде системы пирамиды, при
этом уровни классического «дерева целей» обозначаются как
«этажи».
1 этаж. На данном этапе укладывается основание пирамиды,
которое служит опорой для всех остальных этажей. Здесь субъект
планирования определяет свои жизненные ценности (например –
стабильность, слава, высокий социальный статус, служение
человечеству и т.д.). Указанные ценности должны быть тщательно
обдуманы и не противоречить друг другу.
2 этаж. Исходя из составленного списка ценностей, человек
должен решить, чего он хочет добиться. Например, если кто-то
считает, что для него наиболее важны «известность», «слава»,
«высокий социальный статус», то он может решить, что он хочет
стать президентом США. Важно убедиться, что выбранная цель
действительно отвечает всем выбранным ценностям 1 этажа.
3 этаж (генеральный план). Субъект планирования задается
вопросом, что необходимо сделать, что бы достичь цели,
определенной на 2 этаже. Например, для того, чтобы стать
президентом США, надо сначала стать губернатором штата, иметь
солидную партийную финансовою поддержку, незапятнанную
репутацию, быть известным публике, блестящим оратором,
69
Кейс-технология Волгоградского института бизнеса
получить высшее образование в престижном учебном заведении и
т.п.
4 этаж (долгосрочный план). Составляется на несколько лет
(4-5). На этом этапе в работу включается временной признак
декомпозиции целей, начинается хронологизация задач. Здесь
необходимо указывать конкретные сроки выполнения подцелей с
точностью до нескольких месяцев. В нашем примере стремление
получить престижное высшее образование может привести к
формированию следующей подцели: «До конца 2010 г. закончить с
отличием Гарвардский университет по специальности «Социология
и политология». Также весьма важно отметить, выполнению какого
пункта 3 этажа способствует достижение той или иной подцели 4
этажа. В нашем примере данный анализ выглядит следующим
образом: «Окончание Гарварда: а) дает мне престижное
образование; б) обеспечивает мне соответствующую репутацию; в)
помогает завести знакомство с нужными людьми из
соответствующих кругов (политика, бизнес и т.д.).
5 этаж (краткосрочный план). Составляется на срок от
одного до нескольких месяцев. Субъект планирования задается
вопросом: «Что я могу сделать в определенный срок, чтобы достичь
той или иной подцели 4 этажа?» Конкретные сроки указываются с
точностью до нескольких дней (неделя). Например, если в
долгосрочном плане стоит пункт «Окончить Гарвард до конца
2010г.», то в краткосрочный план входят такие пункты:
- подать документы в университет (20-е числа августа 2004г.)
- пройти курсы подготовки к экзаменам (окончание - 25-30
августа 2004 г.)
Так же, как и на предыдущем уровне, необходимо отметить,
выполнению какого пункта 4 этажа способствует достижение той
или иной подцели 5 этажа (и т.д. для всех нижележащих уровней).
6 этаж (план на день).
Составляется на основе краткосрочного плана. Здесь
указывается время выполнения каждой задачи с точностью до часов
и минут. Например, задача 5 этажа «Подать документы в
университет в конце августа» может быть разбита на следующие
подзадачи:
- выяснить, какие именно документы необходимо оформить
70
Кейс-технология Волгоградского института бизнеса
(20.08.04 с 9:00 до 12:00).
- оформить необходимые документы (20.08.04, с 13:00 до
16:00).
- отослать документы (21.08.04, 9:00)
- убедиться в получении документов (21.08.04, 15:00)
Если какая-либо задача не решается в течение дня, она
переносится в план следующего дня (либо удаляется из
рассмотрения).
Задачи всех 6 уровней должны регулярно пересматриваться:
План на день – автоматически меняется несколько раз в
течение дня.
Краткосрочный план – приблизительно два раза в месяц.
Долгосрочный план – не реже, чем раз в полгода.
3, 2 (а иногда и 1 этаж) – раз в год.
Важную роль в структурировании системы целей играет
установление приоритетов задач. Одним из наиболее широко
применяемых на практике способов ранжирования целей является
принцип Эйзенхауэра. Он предполагает деление задач на 4 группы:
- срочные/важные – ЛПР должен решить их сам и
незамедлительно
- срочные/неважные – несмотря на срочность, их лучше
делегировать подчиненным
- несрочные/важные – необходимо решать самому, не
допуская, чтобы они становились срочными
- несрочные/неважные – от таких задач следует отказаться
Для того, чтобы система Франклина работала эффективно,
необходимо следовать следующим основным правилам:
1. Планирование времени должно быть регулярным,
системным и последовательным.
2. Планировать целесообразно лишь тот объем задач, с
которыми можно реально справиться (практика
современного зарубежного менеджмента показывает, что
это приблизительно 60% рабочего времени).
3. Определение задач, установление временных рамок, а
также отчет о выполнении задач должны осуществляться
строго (!) в письменной форме.
71
Кейс-технология Волгоградского института бизнеса
72