Лекции - Информационные технологии в управлении

Подождите немного. Документ загружается.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет пересылать документы из одного

подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощается

хранение, контроль, поиск и архивирование документов.

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих

целей:

- интеграции процессов документарного обеспечения управления предприятием в рамках единой

информационной системы;

- повышения информированности аппарата управления (увеличение объемов информационного

хранения, централизованная обработка информации, уменьшение времени поиска документов и

подготовки отчетов и докладов, повышение полноты и достоверности отчетов);

- уменьшения стоимости документационного обеспечения управления за счет перехода от

бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных

документов;

- уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в

архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

- создания качественно новой информационной базы для последующего совершенствования

процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно-организационной структуре

предприятия и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД включает, как правило, три подсистемы: "Электронный архив", "Ввод стандартных форм

документов" и "Делопроизводство".

Программные пакеты, ориентированные на управление документами и документооборотом, должны

быть открытыми для интеграции с приложениями, реализующими специфические функции, характерные

при работе с документами на предприятии.

Важным понятием в системе документооборота является форма. Формами называют документы,

имеющие стандартное расположение постоянной части (линии, изображения, текст и другие элементы

документа, не зависящие от текста заполнения и присутствующие на исходном бланке или в исходном

компьютерном представлении).

Формы могут быть типографскими или компьютерными. Типографские формы представляют собой

стандартные бланки, напечатанные типографскими методами и заполняемые на пишущей машинке или на

принтере.

8.2. Подготовка принятия решений в управленческих

информационных технологиях

Современные предприятия нуждаются в фундаментальных информационных базах для принятия

стратегических решений и контроля за их выполнением.

Управленческие решения охватывают все стороны деятельности предприятия: подготовку

производства, собственно производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и др. Основная задача

управления - координация деятельности подразделений для наиболее эффективного их использования по

решению стратегических, тактических и текущих задач предприятия.

Особую роль в разработке и принятии управленческих решений играет контроллинг. Контроллинг -

это управление будущим для обеспечения длительного функционирования предприятия и его

структурных единиц. При этом текущий анализ и регулирование плановых и фактических показателей

подчинены указанной стратегической задаче. Сердцевиной контроллинга является сопоставление

плановых и фактических значений контролируемых показателей, основанное на бизнес-плане развития

предприятия и системе управленческого учета.

С информационной точки зрения стержнем контроллинга является система подготовки принятия

решений. Цель разработки и внедрения системы подготовки принятия решения - информационная

поддержка высшего руководства и ведущих специалистов для принятия обоснованных решений,

соответствующих стратегическим и тактическим целям предприятия.

Основой такой системы являются:

- доставка статистических данных и информации аналитического и сводного характера для

экономических и финансовых оценок, сопоставление планов, разработка моделей и составление

прогнозов в бизнесе;

- формирование и эксплуатация во взаимодействии с руководством соответствующей системы

информационных, финансовых, математических и эвристических моделей экономических и финансовых

процессов.

Решение поставленной проблемы должно базироваться на обеспечении доступа к данным и

информации и формировании адаптивной системы моделей бизнеса. При этом необходимо обеспечить:

- доступ к данным внутренних и внешних источников информации, использующих серийно

выпускаемые базы данных;

- управление данными и информацией в разнородных комплексах;

- хранение данных и информации в унифицированных форматах, пригодных для дальнейшего

анализа, синтеза и представления;

- анализ и синтез финансовой и экономической информации, моделирование состояний, процессов и

условий;

- представление информации в виде диаграмм и графиков в форме, понятной и удобной руководству

для выработки решений.

Таким образом, целью создания системы является обеспечение методической и информационной

поддержки подготовки принятия решений по ключевым финансово-экономическим вопросам высшим

руководством и менеджерами среднего звена предприятия на основе оперативного статистического

анализа и прогноза финансовых и экономических показателей.

Одним из основных особенностей системы принятия управленческих решений является

необходимость поддерживать обработку произвольных, заранее не регламентированных запросов из

различных источников информации, как внутренних так и внешних.

В качестве внутренних источников информации могут выступать:

- транзакционные системы, предназначенные для операционной работы;

- система внутрифирменного электронного документооборота;

- документы из электронных хранилищ;

- документы на бумажных носителях.

К внешним источникам информации относятся:

- информационные агентства (поставляющие данные как в электронном виде, так и на бумажных

носителях);

- законодательные и регулирующие органы;

- клиенты и партнеры предприятия.

Доставка информации из внешних и внутренних источников может осуществляться по выделенным

каналам, по глобальным электронным сетям коммерческого или общего назначения, по корпоративным и

локальным компьютерным сетям.

Исходные данные, поступающие в систему из различных источников, как правило, фильтруются. В

частности, могут осуществляться следующие этапы преобразования:

- проверка корректности (внутренняя непротиворечивость данных, безопасность внесения данной

записи для системы в целом);

- реформатирование;

- фильтрация и агрегирование данных;

- исключение дублирования данных;

- датирование данных.

Ценная информация подлежит хранению. При этом сохраняются как некоторые детальные, так и

агрегированные данные.

Как известно, собранную и хранящуюся информацию надо анализировать. Опыт показывает, что на

базе одной и той же информации могут делаться различные, часто противоположные, выводы.

Основными потенциальными пользователями информационных хранилищ являются среднее и

высшее звено управления, системные аналитики. Только небольшая часть их аналитических потребностей

может быть предварительно сформулирована, регламентирована и документирована. Поэтому особое

место в их работе отводится вопросам анализа и математической поддержке подготовки принятия

решений.

Современные информационные системы поддерживают интерпретацию информации как

совокупности бизнес-объектов. Это удобно для непрофессиональных пользователей ЭВМ, так как

подобные средства позволяют аналитику (менеджеру) воспринимать модель данных в виде списка

знакомых и естественных для него объектов, таких как "Клиенты", "Договоры", "Оплата труда" и др.

Более квалифицированный пользователь имеет возможность, описав с помощью встроенного

механизма формирования запросов новые функции и представления, сохранить их для использования

другими специалистами предприятия.

Наиболее интересным эффектом от аналитических инструментов является прогноз на будущее и

наличие механизмов моделирования по схеме "что будет, если".

Представление информации - один из наиболее существенных факторов всей концепции системы

подготовки принятия решений.

К пользовательскому интерфейсу системы подготовки принятия решения предъявляются

повышенные требования:

- организация пользовательского интерфейса по двухуровневой схеме; работа в автоматическом и

интерактивно-исследовательском режимах;

- дружественный пользовательский интерфейс;

- наличие легкодоступной многоуровневой системы помощи и обучения;

- широкое применение графической интерпретации исходных данных и результатов обработки;

- предоставление пользователю возможности настройки экранных форм и элементов графического

интерфейса;

- интегрированность с приложениями оперативных систем на уровне пользовательского интерфейса;

- применение в программах защитной системы от несанкционированных и неправильных действий

пользователя;

- повышенные меры безопасности.

Система подготовки принятия решений должна ориентироваться на различные группы конечных

пользователей. Так, для типовых задач должны использоваться исключительно эконометрические

термины, не требующие глубоких знаний в области статистики и математики. Для глубокого

аналитического исследования важна возможность применения исследовательского блока для

нетрадиционных и слабоформализуемых задач.

8.3. Информационная система управления персоналом

Рыночная экономика требует конкретизации взаимоотношений работодателя с каждым из членов

трудового коллектива независимо от формы собственности предприятия. Широкое распространение в

настоящее время приобрели корпоративные формы организаций (холдинги, объединения, ассоциации).

Переход на контрактную систему организации труда связан с юридическими и психологическими

проблемами и обладает организационно-техническими особенностями. Включению трудовых контрактов

в практику работы кадровых служб при вхождении в рыночную экономику может способствовать

автоматизация этой деятельности. При этом обеспечиваются:

- организация работы с различной архивной информацией (приказами, контрактами,

перемещениями по службе, отпусками и др.);

- гибкость документооборота в соответствии с требованиями законодательства;

- учет сложной структуры организации;

- взаимодействие с другими службами предприятия (бухгалтерией, материально-техническим

снабжением и сбытом, административным управлением и др.);

- оперативность, четкость и простота эксплуатации.

К системе автоматизации учета персонала предъявляются следующие требования:

- обеспечение удобных механизмов ввода и поддержания в актуальном состоянии необходимого

набора кадровой информации;

- сохранение привычной модели документооборота и получение требуемой отчетности;

- обеспечение инвариантности системы к изменениям внешних условий ее функционирования;

- обеспечение взаимодействия с остальными элементами программного комплекса фирмы и

архивирования накопленной информации;

- надежность системы и обеспечение защиты хранящейся в ней информации.

Поддержку кадровой информации в актуальном состоянии можно обеспечить в несколько этапов:

1) организация первичного накопления информации в начальной стадии работы с системой.

Особенности этапа связаны с необходимостью ввода большого объема информации за ограниченное

время;

2) организация хранения необходимой кадровой информации на основе общепринятой личной

карточки сотрудника.

При работе с трудовыми контрактами невозможно полностью унифицировать документы и

необходимо использовать дополнительный механизм для индивидуального формирования контракта

каждого из сотрудников. Следовательно, автоматизированная система кадровой службы должна хранить

тексты трудовых контрактов или их фрагменты. Вместе с тем возможность формирования типовых

контрактов ускоряет процесс оформления трудовых отношений и помогает корректно с юридической

точки зрения составить контракт;

3) поддержание принятого в организации цикла оформления сотрудника на работу и фиксации его

деловой карьеры вплоть до увольнения. Как правило, в организации к моменту внедрения системы

автоматизации кадровой деятельности уже существует определенный порядок ведения кадрового учета.

Поскольку целью автоматизации является, преимущественно, облегчение, а не изменение работы

кадровых служб, важно, чтобы система удачно вписалась в существующие или реструктурируемые

технологии учета кадров;

4) возможность удобного редактирования наиболее часто меняющейся информации и исключение ее

двойного ввода.

Учет кадрового состава организации, отработанного времени и произведенной продукции

предшествует расчету причитающегося каждому сотруднику вознаграждения и учету израсходованных на

это средств. Окончательным итогом является включение соответствующих сумм в баланс предприятия.

Важную роль в информационной системе управления персоналом играет информационный аспект

архивирования. В частности, актуально ведение архивов изданных документов (приказов, архивов

уволившихся сотрудников, а также архивов перемещений по службе, отпусков и т.д.). Для большинства

архивов возможно разбиение информации по годам

В настоящее время на рынке программного обеспечения существует ряд информационных систем

управления персоналом:

Кадры и трудовые контракты (ТОО "Паритет Софт"), Атлант-кадры (АО "Новый атлант"), системы

АО "Инфин", АО "Парус" и др.

Отметим также, что комплексные системы, разработанные для крупных предприятий включают

подсистему "Кадры" (например, "Галактика", R/3 фирмы SAP АG и др.). Особо следует отметить

современное решение фирмы SAPAG, построенное по технологии "клиент-сервер". Разработка фирмы

SAPAG обладает расширенной функциональностью и использует организационно-функциональные

модели предприятия.

Особенности информационной системы управления персоналом можно проиллюстрировать на

примере системы "Кадры и трудовые контракты". Данный программный комплекс полностью

соответствует нормативным документам, определяющим порядок ведения документации кадровой

службы на предприятиях различных форм собственности. С его помощью обеспечивается ведение базы

данных о сотрудниках, содержащей информацию из личной карточки и сведения об условиях трудового

договора (контракта) с сотрудниками.

8.4. Российский рынок корпоративных информационных систем

Формирование российского рынка ПО для управления предприятиями можно отнести к началу 90-х

годов, когда на рынке появились первые коммерческие разработки российских софтверных фирм и

решения зарубежных компаний, предназначенные для комплексного управления ресурсами предприятий.

Подобные системы получили название - корпоративные информационные системы (КИС) Развитие

бизнеса и связанное с ним повышение уровня информатизации российских предприятий ставят задачу

выбора оптимальной корпоративной системы, автоматизирующей необходимые функции и бизнес

процессы. Выбор и внедрение информационной системы часто требует реорганизации (реинжиниринга)

бизнес процессов и системы управления. В связи с этим особую значимость для заказчиков и

пользователей ИС приобретает информация о представленных на рынке корпоративных информационных

системах.

Практика внедрения корпоративных систем на российских предприятиях в течение последних

десяти лет выявила ряд факторов, которые необходимо учитывать при выборе поставщика. К ним

относятся:

- полнота функциональных возможностей;

- уровень реализации функциональных модулей;

- стоимость и продолжительность внедрения;

- влияние системы на бизнес процессы предприятия;

- эффективность использования системы на предприятии.

Изучение этих факторов затрудняется тем, что часто технические и технологические характеристики

систем не позволяют ответить на многие вопросы, интересующие людей, которые принимают решения. В

этой связи большое значение приобретают данные экспертного характера, такие как реальный опыт

внедрения той или иной системы, удовлетворенность пользователей ее функциональными блоками, их

мнения об удобстве работы с системой и т.п.

Компания Market-Visio/EDC (http:// www.edc.ru) в феврале - мае 2001 года провела маркетинговые

исследования с целью оценки текущей ситуации и перспектив развития российского рынка

корпоративных информационных систем, оценки емкости этого рынка и его структуры (продукты,

компании, услуги и т. п.), сравнительного анализа предлагаемых систем по оценкам пользователей,

оценка удовлетворенности пользователей.

В ходе исследования было опрошено 15 компаний-разработчиков и поставщиков корпоративных

систем, 60 крупных и средних компаний- пользователей корпоративных систем и четверо экспертов

российского рынка корпоративных систем.

Среди опрошенных компаний-пользователей корпоративных систем наиболее известны такие, как

«Акрихин», «Аэрофлот», «Довгань», «ЛУКойл-Пермь», Магнитогорский металлургический комбинат,

Микояновский мясокомбинат, «Моска-бельмет», Московский монетный двор, «Мосфильм», МПС,

«Нижфарм», Останкинский пивоваренный завод, «Фонд Сороса» и другие.

Из числа поставщиков корпоративных информационных систем в качестве респондентов выступили

представительства в СНГ компаний SAP, Oracle, Frontstep и компании «Альфа-Интегратор–Баан Евразия»,

ColumbusITPartners, «Нико-Софт», «Парус», «АйТи», «Галактика», «Цефей», Tops, IBS и другие.

В настоящее время на рынке корпоративных информационных систем России можно отметить

несколько основных тенденций:

- интеграция отечественных и зарубежных систем;

- растущая конкуренция между российскими разработчиками КИС;

- растущая конкуренция в сегменте средних предприятий;

- следование общемировым тенденциям развития рынка КИС;

- переход систем российской разработки на уровень стандарта MRP II.

В конце 90-х годов вопрос соответствия стандарту MRP II для российских КИС был достаточно

актуален, так как это позволяло им конкурировать с системами западных разработчиков на уровне

общепринятого стандарта. Ряд российских компаний («Парус», «Галактика», «АйТи», «Никос-Софт»)

заявляли, что в течение 2-3 лет они планируют доработать свои системы до уровня, соответствующего

MRP II. Однако в связи с тем, что концепция ERP сейчас утрачивает свою актуальность, соответствие

зарубежным стандартам перестает давать конкурентное преимущество российским поставщикам. В

конкурентной борьбе большую роль начинают играть другие характеристики, такие как возможность

интеграции с зарубежными системами; удовлетворение специфических потребностей заказчика; гибкость

и масштабируемость системы и т.п.

Несколько лет назад на российском рынке корпоративных ИС интеграция отечественных и

западных приложений была проблемой. Сегодня многие предприятия внедряют западные корпоративные

системы для решения определенных задач бизнеса, успешно интегрируя их с ранее установленными

отечественными системами. Так, весной 2000 года корпорация «Парус» заявила о планах интеграции

отдельных модулей системы «Парус-Корпорация» (http://www.parus.ru) с ПО OracleApplications.

Другой подход к интеграции систем можно видеть на примере компании «Никос-Софт» (http://www.

nsoft.ru), которая в ближайшее время собирается представить на рынок систему «Никос-Холдинг» -

продукт интеграции системы NS2000 и системы SolagemEnterprise финской компании Solagem

(http://www.solagem.com).

С ростом и развитием рынка российские разработчики будут острее конкурировать в борьбе за

потребителя как между собой, так и с внешними конкурентами. Если несколько лет назад в борьбе за

потребителя ведущую роль играл ценовой критерий, то сейчас большинство разработчиков

информационных систем делают основной упор на уровень качества системы, уровень ее поддержки,

квалификацию специалистов и долговременное сотрудничество с заказчиком.

В борьбе с внешними конкурентами будут использоваться такие преимущества, как более полная

функциональность финансовых и кадровых модулей; лучшее соотношение цена/качество; возможность

создания смешанных КИС, сочетающих преимущества отечественных и зарубежных систем.

Основные каналы продвижения как отечественных, так и зарубежных корпоративных

информационных систем на российском рынке - это специализированные семинары, конференции и

выставки. Поставщики также активно используют публикации в прессе и Интернете.

В целом российский рынок КИС сейчас разделен между западными и российскими КИС не по

отраслевому признаку, а по величине предприятий. Большинство пользователей крупных западных КИС -

это крупные отечественные предприятия нефтегазовой отрасли, тяжелой промышленности,

машиностроения и т. п. Из российских поставщиков лишь немногие имеют подобные контракты.

На основании этого можно предположить, что в ближайшие несколько лет основная борьба

развернется за предприятия среднего бизнеса. В последние годы на российский рынок вышло несколько

западных разработчиков ERP-систем, ориентированных на предприятия среднего бизнеса. Многие

российские разработчики значительно увеличили функциональный состав своих КИС, что также

позволило им выйти на рынок средних компаний.

В качестве серьезных конкурентов на рынке КИС для среднего бизнеса могут выступить крупные

западные разработчики (SAP, Oracle, Baan), уже сейчас имеющие «легкие», не дорогие версии своих ERP-

систем.

Результаты проведенного исследования позволяют утверждать, что основными причинами,

препятствующими внедрению корпоративных информационных систем на предприятиях являются (в

порядке убывания частоты упоминания их пользователями):

1) отсутствие реальной интеграции данных;

2) недостаточные функциональные возможности существующей информационной системы;

3) увеличение объема бизнес операций;

4) требования международной отчетности;

5) потребность в аналитической обработке данных;

6) несоответствие стандартам MRP/ERP;

7) трудоемкая индивидуальная технология сопровождения собственной информационной системы.

В числе основных причин неудач при внедрении КИС респонденты- поставщики решений отметили

следующие (в порядке убывания частоты упоминаний):

1) неготовность компании к изменениям;

2) недостаточный уровень управленческих знаний у руководящих специалистов заказчика;

3) отсутствие у заказчика реальной потребности в системе;

4) внедрением занимаются только собственный ИТ- отдел

5) отсутствие или слабая поддержка проекта руководством компании;

6) сокращение бюджета в ходе внедрения.

Из перечисленных причин неудачных внедрений большая часть относится к проблеме менеджмента

и готовности предприятия к принципиальным изменениям не только на уровне использования

информационной системы, но и на уровне организационной структуры и бизнес процессов.

Чтобы определить, какие факторы влияют на выбор систем на российском рынке, поставщикам и

пользователям зарубежных и российских КИС было предложено оценить восемь возможных факторов

выбора по пятибалльной шкале.

Как показывают результаты исследования по мнению поставщиков основные критерии выбора

зарубежных КИС - это известность и функциональные возможности систем. Поставщики не

рассматривают стоимость и требования к аппаратному обеспечению в качестве значимых факторов

выбора.

При выборе корпоративной системы управления такого масштаба заказчики (обычно это крупные

компании и холдинги) больше заинтересованы в эффективности оптимизации бизнес функций и, как

правило, готовы к большим затратам на лицензии внедрение. Кроме того сам факт внедрения

корпоративной системы управления от крупного разработчика может увеличить рыночную стоимость и

привлекательность предприятия для инвесторов.

Пользователи считают основными параметрами при выборе российской КИС функциональные

возможности, стоимость и гибкость системы. Наименее значимый фактор - требования к аппаратному

обеспечению и масштабируемость.

Тема 9. Информационные системы и технологии в торговле

9.1. Особенности торгового предприятия. Документооборот в

торговле

Торговля - один из наиболее интенсивно развивающихся секторов приложения информационных

технологий. Однако в силу различных причин автоматизация здесь происходит относительно медленно:

торговля более консервативна в восприятии информационных технологий, чем большинство других сфер

экономики; стартовые условия автоматизации в торговле были менее благоприятны; объективные

потребности в автоматизации формировались постепенно.

Особенности автоматизации в торговле обусловлены, структурными особенностями торговых

предприятий.

Организационно торговое предприятие состоит из следующих основных групп подразделений:

- административных подразделений (менеджеров, кадровой и юридической служб, маркетинга);

- торговых отделов;

- центрального склада (складов);

- бухгалтерии;

- технических служб.

Основные структурные подразделения торгового предприятия - отделы и склады - имеют

достаточно однородную структуру:

- отдел состоит из секций;

- отдел возглавляет заведующий, в функции которого входят вопросы расстановки кадров,

формирования рабочих графиков, текущей коммерческой политики, взаимосвязи с поставщиками и др.;

- основной задачей отдела является формирование ассортимента, обеспечивающего выполнение

товарного плана (плана прибыли);

- товаровед отдела непосредственно подготавливает и реализует контакты с поставщиками,

анализирует информационные и рекламные материалы на выпускаемую или готовящуюся к выпуску

продукцию по направлению отдела, ведет оформление договоров, анализирует предложения частных лиц

о продаже товаров по договорным ценам;

- секции отделов являются автономными в отношении материальной ответственности; они

обеспечивают прием, реализацию товаров, учет товаров и денежных средств от реализации, кассовых

операций, рекламу изделий в отделах; периодически подготавливают товарные отчеты для бухгалтерии;

- отделы могут реализовывать товар по системе мелкого опта;

- возможен отпуск товара непосредственно с центрального склада при отправке товара по бартеру

или в порядке передачи в другие магазины;

- реализация товаров по договорным ценам осуществляется практически всеми отделами по

закрепленной продукции.

В стране отмечается возрастающий интерес к распространению информации о товарах через

информационные каналы, в т.ч. через Интернет, использование интерактивных банковских услуг для

оплаты товаров.

Административные подразделения ориентированы на управление фирмой, реализацию кадровой

политики, выработку стратегии и корректировку задач тактического управления. Бухгалтерия выполняет

традиционные функции учета: по подразделениям, товарам, поставщикам, группам клиентов, а также по

регионам (если фирма работает на региональных рынках). Технические подразделения ориентированы на

поддержку бизнеса.

Основными внешними связями торгового предприятия являются связи с поставщиками,

покупателями и смежниками. Кроме того, в деятельности предприятия могут возникать и разовые связи.

Взаимосвязи с юридическими лицами регламентируются договорами и счетами на оплату товаров.

Оплата товаров частными лицами осуществляется через кассовые операции или оплату через почтовые

отправления.

Структура соответствующих информационных потоков и содержание информации в них

регламентированы типовыми и внутренними инструкциями. Финансовые документы проходят через

бухгалтерию. Оформление договоров осуществляется централизованно или в отделах по

унифицированным типовым договорам.

Типовые договоры оформляются централизованно товароведами коммерческой службы или склада

при автоматизации информационных потоков. Для учета поставщиков и покупателей целесообразно

ведение единой базы данных по ним с накоплением информации на складе (в отделе) и в бухгалтерии.

Общие информационные потоки не отличаются от других групп предприятий (входящие, и

внутренние документы).

Торговые отделы, как правило, являются относительно независимыми с точки зрения товарной

политики подразделениями предприятия. Основой управления торговой деятельностью отделов является

возможность и заинтересованность отделов в поиске поставщиков и улучшении качества и форм

обслуживания покупателей. Непосредственные предложения покупателей и поставщиков формируют

товарный ассортимент и обеспечивают рост товарооборота отдела.

Анализ функциональных особенностей деятельности отделов и документопотоков свидетельствует

об однородности основных функциональных компонентов. Основные особенности определяются не

предметом, а формой торговли. При этом можно выделить следующие основные типы торговой

деятельности:

- торговля товарами, поступившими на условиях обязательной оплаты;

- торговля комиссионной продукцией;

- торговля по договорным ценам;

- мелкооптовая торговля;

- торговля по схеме "Товары - почтой";

- бартерный обмен товарами для расширения ассортимента;

- организация торговли смежными товарами;

- торговля информацией и перераспределение товаров в пределах некоторого "пула" предприятий и

организаций торговли, включая обменные операции по бартеру;

- выездная торговля.

К основным видам документов торгового предприятия относятся:

- договоры на поставку продукции (типовая форма договора включает в себя юридические и

почтовые адреса сторон, реквизиты и форму отгрузки, перечень и телефоны ответственных лиц, формы

связи, а также перечень, объем поставок и отпускную цену);

- договоры комиссии (предусматривающие условия оплаты по мере реализации продукции,

корректировку цены, сроки реализации и условия отгрузки товара, оплаты за дополнительное хранение).

Принципиальным отличием комиссионной торговли является учет товара "за балансом" до момента

реализации;

- накладные, поступающие при перемещении товара со склада или другого подразделения;

накладные на отпуск товара содержат данные о наименовании, учетном номере товара или штрихкоде

(если таковой имеется), отпущенном в отдел количестве, стандарте упаковки, стоимости товара по

розничной цене с учетом установленной на него накидки;

- акт о переоценке (списании) товара;

- карточки наличия поступлений и реализации товаров в отделе;

- акт учета (периодически по сумме товаров);

- счет на поставку товара по мелкому опту;

- счет-фактура на поставку (получение) товара;

- товарный отчет (составляемый в регламентированные периоды каждым подразделением,

обладающим коллективной материальной ответственностью).

Автоматизированную информационную систему торгового предприятия можно рассматривать как

совокупность автоматизированных рабочих мест:

- формирования договоров на поставку продукции (АРМ "Договор");

- учета поступлений, хранения, распределения и реализации товарной продукции (АРМ

"Товарооборот");

- мелкооптовой (оптовой) торговли и бартерного обмена (АРМ "Опт");

- бухгалтерского учета (АРМ "Бухгалтерия");

- автоматизации розничной торговли и кассовых операций на основе штрихового кодирования (АРМ

"Секция");

- работы с персоналом (АРМ "Кадры");

- юридической службы (АРМ "Юрист");

- рекламы, маркетинговых и аналитических исследований. анализа коммерческой деятельности

(АРМ "Аналитик").

9.2. Автоматизация учета и обработки информации торгового

предприятия

Основой для торгового предприятия служит движение товаров и денег. Поэтому автоматизация

торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем,

гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет

денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

В основу большинства автоматизированных информационных систем для торгового предприятия

положены схемы документооборота и основные принципы, аналогичные описанным выше.

При разработке автоматизированных информационных систем и технологий для торговых

предприятий следует учитывать факторы, вытекающие из общей схемы документооборота для складской

деятельности:

- товар может иметь несколько независимых единиц измерения, например, количество товара,

количество упаковок, вес, стоимость;

- товар может оцениваться в различных валютах;

- товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков,

а также состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке;

- товар может иметь различный статус, например статус резервирования.

Особое значение имеет взаимосвязь с подсистемами торговых секций (напрямую или через

внутренний склад последних), бухгалтерией и представлением аналитической и управленческой

отчетности. В частности, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о

состоянии складов, магазинов и прочих подразделений предприятия, о закупках и продажах с

формированием любых отчетных документов в разрезах:

- поставок с анализом по подразделениям, поставщикам, товарам или группам товаров, проведением

взаимозачетов, получением общего свода по поставщикам;

- продаж по различным видам торговой деятельности с анализом по поставщикам, подразделениям,

покупателям и товарам:

- загрузок складов товаром на любой день в ценах остатков или продаж в различных единицах

измерения товара;

- переоценок, возвратов, перемещений по поставщику, покупателю, товару или подразделению;

- транспортных расходов.

Основой для автоматизации торгового зала может служить внедрение штрихкодов в качестве

стандарта деятельности предприятия.

Многие торговые предприятия оснащают торговые залы интеллектуальным оборудованием:

электронными кассовыми аппаратами и системами кассового обслуживания, что дает возможность: вести

внутрисекционный учет, осуществлять обмен данными со складом и бухгалтерией, а также осуществлять

оперативный внутрифирменный менеджмент. При этом автоматизируется: получение товарных отчетов,

создается возможность редактирования и ввода дополнительной информации, проведения групповой

обработки операций, а также представления справок в различных разрезах в пределах внутрисекционного

учета (складов, материально ответственных лиц и т.д.).

Особую роль при автоматизации торгового зала играют штриховые коды. В нашей стране широкое

их использование только начинается. На Западе это является стандартом. На упаковке всех товаров

западного производства присутствует блок штриховых линий (штрихкод), а также набор цифр, которые

идентифицируют и характеризуют страну-производителя, предприятие производителя (поставщика), тип

товара и его персональную маркировку. Соответствующие международные стандарты дают возможность

использовать штрихкоды по всему миру.

Для использования штрихкодов необходимо специальное оборудование: сканеры и принтеры

штрихкодов, устройства связи с электронными кассовыми аппаратами и сами аппараты. Основными

характеристиками автоматизированных систем обслуживания штрихкодов являются:

- обслуживание общим центральным компьютером нескольких электронных кассовых аппаратов;

- работа со сканерами и принтерами штрихкодов и электронными весами;

- специально оборудованные рабочие места для персонала магазина, занимающегося учетом;

- автоматический поиск названия и стоимости товара по его коду, введенному с использованием

сканера штрихкода или кассового аппарата;

- возможность просмотра и обновления ассортимента без остановки работы кассира;

- автоматический учет всех кассовых операций и возможность оперативного просмотра учетной

информации без остановки работы кассы;

- автоматическое формирование кассовых отчетов в финансовом, количественном разрезах и по

материально ответственным лицам;

- настройка и управление кассовым аппаратом с любого рабочего места (пробивка чека,

продажа/возврат товара, вывод кассовых отчетов и т.п.).

Интеллектуальные кассовые аппараты могут быть снабжены внешним устройством, подключаемым

к аппарату для обслуживания пластиковых карточек. Для массовых покупок широкое распространение

приобретают микропроцессорные карточки с применением технологии "электронный кошелек".

"Электронный кошелек" особенно популярен для реализации безналичных платежей за

повседневные мелкие покупки (продукты питания, автоматические киоски, книги и т.п.). Этот рынок,

мало охваченный платежными карточками, составляет большую часть всего товарооборота.

В настоящее время система "электронных кошельков" успешно используется в ряде стран для

оплаты в магазинах розничной торговли. В них предусмотрена возможность пополнения средств на

карточке через банкомат или через специальный интеллектуальный терминал. Снятие денег с карточки в

магазинах производится в терминалах размером с записную книжку, получивших название "электронный

бумажник". Затем эти "электронные деньги" с терминалов электронным путем пересылаются в банк.

Наиболее успешно системы "электронных кошельков" функционируют в Бельгии и Дании.

Бельгийская система отличается следующим:

- предназначена для осуществления мелких покупок с использованием специально разработанных

терминалов и торговых автоматов;

- использует микропроцессорные карточки с шифрованием;

- применяет банкоматы для пополнения "кошелька" и выдачи денег;

- обеспечивает анонимность средств на карточке;

- осуществляет шифрование транзакций при их передаче по линиям связи;

- системные ключи хранятся во встроенных в терминалы и автоматы модулях безопасности;

- обработка транзакций ежесуточная.

Использование перспективных систем безналичных платежей открывает новые возможности для

расширения услуг клиентам торговли, что влияет и на показатели эффективности предпринимательской

деятельности.