Лекции - Автоматизированные системы управления предприятием

Подождите немного. Документ загружается.

Факторы, способствующие успехам при реинжиниринге:

1. Мотивация

Сотрудники компании должны быть мотивированы на участие в процессе

реинжиниринга. В связи с этим предпочитаются проекты, которые

направлены на расширение, рост бизнеса, чем те, что ориентированы на

сокращение расходов.

2. Приверженность руководства идее реинжиниринга

«Принцип первого руководителя»: Первый руководитель должен участвовать

в должной мере.

3. Хорошо поставленное управление деятельностью компании

Должны быть четко прописаны все должности, отчетность и т.д. Если люди

привыкли к порядку, то они примут и реинжиниринг.

4. Наличие твердой методологической основы для проведения реинжиниринга.

Четкая последовательность этапов реинжиниринга и технологий, которые

используются.

Основные принципы реинжиниринга

Главную роль занимает процессная модель деятельности компании.

Основные принципы улучшения процессов:

1. Объединение нескольких последовательных или параллельных рабочих

процедур в одну с одним исполнителем

а. «горизонтальное сжатие процессов»

Условие: автоматизация процессов.

F1 F2 F3

И1 И2 И3

F1,F2,F3

И 1

б. «вертикальное сжатие процессов»

Исключение промежуточных руководителей.

- 41 -

Руководитель

1-го уровня

Рук-ль 2-го

ур-ня 1

Рук-ль 2-го

ур-ня 2

Рук-ль 2-го

ур-ня n

. . .

Работник

...

В результате растет уровень образования непосредственных исполнителей

процессов. Наличие ИС позволяет повысить уровень компетентности исполнителей.

Применяется для линейно-функциональной системы.

Путь согласования в линейно-функциональной системе более длинный, чем в

матричной.

В рамках реинжиниринга в результате сжатия по горизонтали и вертикали

осуществляется переход к матричной структуре. Реинжиниринг необязательно

предусматривает введение ИТ, он может быть просто организационным.

2. Изменение роли менеджеров предприятия

Часто предприятие в процессе реинжиниринга приходит к матричной

структуре. Чисто управленческая деятельность превращается в координирующую.

Сохраняется распределение средств между проектами. Проявляется функция

тренинга (тренирующая).

Известно, что оптимальным числом подчиненных считается число 7. В

матричной структуре количество подчиненных увеличивается в одном проекте

может достигать 30.

Задача руководителей предприятия – найти подходящих работников и обучить

их.

3. Эффективное сочетание централизованного и децентрализованного

подхода к управлению.

Кадровые вопросы реинжиниринга

1. Меняются требования к работникам: от контролируемого исполнения

предписанных действий к самостоятельному исполнению работы с

принятием самостоятельных решений.

2. Изменяется оценка эффективности работы сотрудников: от оценки

деятельности к оценке результатов.

3. Изменяется критерий продвижения по службе. Раньше было так: если

человек хорошо работает, то его делают начальником отдела. Это не

правильно, так как хороший работник вовсе необязательно является

хорошим руководителем и наоборот.

- 42 -

Сейчас переходят к другому критерию: на руководящие посты назначаются

лица, умеющие руководить. Причем, повышение в данном случае не обязательно

должно повлечь за собой увеличение оклада.

Этапы реинжиниринга

1. Создание модели существующего объекта автоматизации и ее

исследование, в частности исследование ее характеристик. Построение

модели существующего объекта включает в себя:

- Построение внешней модели

- Построение внутренней модели

Определяются требования к будущему объекту автоматизации. Таким

образом строится модель «как есть».

2. Разработка модели «как будет». Это построение нового бизнеса, если

объект автоматизации является компанией.

3. Разработка технического задания на новую информационную систему.

4. Создание новой информационной системы.

5. Реорганизация бизнес-процессов объекта автоматизации с одновременным

внедрением информационной системы.

Более подробно рассмотрим каждый из этапов.

1 этап: Автоматизация «как есть»

- построение внешней модели,

- построение внешних процессов,

- уточнение характеристик внешних процессов,

- определение требований к этим процессам.

При этом формируется образ будущей компании (ОА). Этот образ формируется

с точки зрения внешних по отношению к ОА субъектов. Этот образ определяет

требования к системе.

2 этап: Построение модели новой компании

1. Используются основные принципы реинжиниринга.

2. Определяется множество вариантов новой организации процессов. Они

могут касаться как внешних процессов, так и внутренних. Поиск

оптимального решения заключается в выборе лучшего решения или в

компоновке из предложенных вариантов одного решения.

Методы поиска вариантов:

1. Построение идеальной модели ОА. Переход к реальной модели с

учетом существующих ограничений финансовых средств и

существующих ИТ. Идеальная модель предусматривает создание

чисто автоматического ОА, где исключена деятельность людей и

постепенный уход от чисто автоматической модели происходит

включением пользователей в ИС в тех местах, где без них нельзя

- 43 -

обойтись.

2. Изучение уже имеющегося опыта специалистов в данной предметной

области (участие в семинарах, изучение литературы). В последнее

время большое внимание уделяется созданию типовых бизнес-

процессов в конкретной области.

3. Можно пригласить к себе специалистов, уже имеющих опыт в этой

сфере деятельности.

4. Приглашение консультантов из консалтинговых фирм, которые

помогут в создании вариантов.

3. Выбор эффективного процесса.

Оценка характеристик бизнес процессов (БП).

Показатели можно разделить на группы:

1. Показатели выполнения

- Время выполнения процесса

- Количество сотрудников, участвующих в процессе

- Количество автоматизируемых функций процесса

- Количество полностью или частично дублирующих друг друга

работ

- Количество функций, контролирующих состояние процесса

2. Показатели стоимости процесса

- Показатель стоимости, рассчитанный по методики АВС.

Стоимость процесса рассчитывается как суммарная стоимость

отдельных операций. При этом в стоимость может входить как

стоимость самого результата, так и стоимость самих механизмов

– это себестоимость получения результатов с использованием

механизма.

- 44 -

Настраиваемые

корпоративные

ИС

Параметрически

настраиваемые

КИС

Модельно

настраиваемые

КИС

Характерис-

тики

Типовые показатели

(подходят для всех БП)

Специальные (подходят

для конкретных БП)

- Стоимость поддержания процесса в работоспособном состоянии

- Заработная плата персонала в рамках данного процесса

3. Показатели эффективности (чаще относительные показатели)

- Отношение фактического времени к требуемому времени

выполнения процесса.

- Рентабельность процесса (отношение прибыли к затратам)

- Степень автоматизации функции (отношение количества

автоматизированных операций к неавтоматизированным)

- Отношение времени исполнения ко времени ожидания

4. Показатели качества. Под качеством в современной трактовке

понимают: качество продуктов и услуг и качество процессов, в рамках

которых изготавливают продукт. У каждого продукта и услуги свои

показатели качества. Стандарт ISO 9000.

- Надежность выпускаемого оборудования.

- Полезность продукта

5. Показатели наблюдаемости. Определяют возможность контроля за

ходом исполнения процесса и возможность корректировок в случае

отклонения от нормального хода процесса.

- Количество контрольных точек в процессе

- Места расположения точек в процессе играют существенную

роль: увеличение количества контрольных точек приводит к

увеличению объема обрабатываемой информации, а

следовательно, к увеличению количества работы для анализа всех

показателей. Т.о. существует эффективное количество точек

контроля в каждом процессе.

6. Показатели управляемости. Определяют возможность формирования

эффективных воздействий на процесс. Большую роль играют типы

управляемых воздействий, которые можно применить:

- Материальное поощрение

- Увеличение оклада и др.

Существуют рычаги для оперативного управления процессом и для

стратегического управления.

- 45 -

Схема целей (ARIS)

Анализ может осуществляться на основе:

- Статической схемы процессов (IDEF0, DFD)

- Динамической имитации процессов (GPSS, Arena, Aris)

- 46 -

Показатели

выполнения

Показатели

стоимости

Показатели

эффективности

Время

процесса

Количество

сотрудников

Стоимость

процесса

Степень

автоматизации

Отношение времени

выполнения к

времени ожидания

Эффективный

процесс

Не более

3-х

рабочих

дней

Не более

человек

Не более

12 тыс. $

70 % Не более

3-х

Показатели

качества

Показатели

наблюдения

Показатели

управления

Количество

…

Оперативное

получение

данных

Период

принятия

решений

Эффективный

процесс

Не более

Ежедневно Ежедневно

Пример реинжиниринга процессов

1. Экономический отдел

Участники процесса:

- Экономисты отдела

- Начальник отдела

- Начальник управления

Процесс «как есть»

- 47 -

Начало

процесса

Процедура 1





Процедура 2

Процедура 3



Процедура 4

Процедура 5

Процедура 6

Процедура 7

Нач. управ-я

Нач. отдела

Эк. отдел

Нач. управ-я

Нач. отдела

Эк.отдел



Экономист

Конец

Процесс «как будет» (за счет большего доверия экономисту)

- 48 -

Начало

процесса

Процедура 1





Процедура 2

Процедура 3



Процедура 4

Процедура 5

Эк. отдел

Нач. управ-я

Эк.отдел

Экономист

Конец

2. Взаимодействие 2 отделов: производственного и отдела снабжения

Процесс «как есть»

Связь между отделами – интерфейс 1, 2. Улучшение процесса может

заключаться в ликвидации отдела снабжения.

3 этап: Разработка ТЗ

Требования к новой системе:

I. Структура технического задания на информационную систему:

Существует российский ГОСТ 34.602. Его разделы:

1. Общие сведения;

2. Назначение и цели создания системы;

3. Характеристики объекта автоматизации;

4. Требования к системе;

5. Требования к процессам (функциям системы);

6. Требования к видам обеспечения;

7. Состав и содержание работ по созданию (развитию) системы;

8. Порядок контроля и приёмки систем;

9. Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта

автоматизации к вводу системы в действие;

10. Требования к организации сопровождения;

11. Требования к документированию;

12. Источники разработки;

13. Приложения.

- 49 -

Начало

процесса

Процедура 1

Процедура 2

Процедура 3

Процедура 4

Заявка на

материалы

Материалы

Процедура 5

Конец

Отдел 1

Отдел 2

Отдел 1

ИНТЕРФЕЙС 1

ИНТЕРФЕЙС 2

Общие сведения включают в себя:

- Название системы (полное и сокращённое);

- Наименование предприятия – разработчика;

- Плановые сроки проведения работ;

- Сведения о порядке финансирования работ.

Пункт «Назначение и цели создания системы» включает в себя 2 подраздела:

- Назначение системы (кратко перечисляются функции системы, для чего

она предназначена);

- Цели создания системы (показатели, которые должны быть достигнуты

объектом автоматизации при внедрении системы).

В характеристиках объекта автоматизации описывается объект

автоматизации (либо ссылка на ранее построенные модели «как будет» - как

внешние, так и внутренние). Должно быть описано существующее состояние

автоматизации и то состояние, к которому стремимся.

Требования к системе включают в себя подразделы:

- Требования к структуре системы (используется, если в системе

выделяются отдельные подсистемы).

Подсистемы выделяются либо по прецедентам (вариантам)

использования системы пользователем, либо в подсистеме могут

выделяться определённые совокупности (группы) класса (в класс входит

описание класса, его методов).

- Требования к персоналу сопровождения;

- Требования к надёжности системы;

- Требования к безопасности;

- Общие эргономические требования;

- Требования по удобству обслуживания системы;

- Требования по патентной системы (будут ли использоваться в продукте

только лицензированные решения);

- Требования к использованию стандартов.

Могут быть и другие общие внешние тр6ебования к системе.

Требования к процессам:

- Состав и описание автоматизированных процессов с указанием

существующих и требуемых характеристик, а также участников этих

процессов;

- Требования к процессам взаимодействия с пользователями;

- Требования к формам отчёта;

- Требования по топологии размещения пользователей;

- Требования по быстродействию (время отклика системы на действия

пользователя).

Требования к видам обеспечения (как может быть обеспечено выполнение

функций):

- 50 -