Кушерук С.П. Документная лингвистика

Подождите немного. Документ загружается.

1. Высокий уровень целенаправленности, функциональной связанности

официально-деловой (и в целом – специальной) коммуникации приводит к

тому, что большинство устных текстов требуют четкой формулировки главной

идеи текста. Часто содержание центральной идеи определяет характер речи, ее

содержательную последовательность, степень эмоциональной окрашенности.

А это, в свою очередь, определяет композицию устного текста, выбор

лексических и фразеологических единиц.

2. Относительная простота устного специального текста проявляется при

сопоставлении с письменными текстами, имеющими сходные функционально-

содержательные характеристики. Упрощение устного текста находит свое

отражение в выборе языковых средств, в его меньшей строгости и в большей

приблизительности. Упрощение проявляется и в меньшей жесткости

композиционной структуры устного официально-делового текста. Однако

очень широкий диапазон устных текстов, используемых в специально

ориентированной коммуникации, реализует разную степень проявления

текстовой простоты. В устных текстах, порождаемых в дипломатическом

подъязыке, форма изложения не влияет на традиционную строгость языка,

характер изложения трудно назвать простым. Вообще же разброс параметров

для специально ориентированной коммуникации является, вероятно, самым

широким.

3. Изменение темпа изложения за счет повторений, речевых пауз,

вербализованных пауз позволяет говорить об особых закономерностях устной

коммуникации в части организации самого речевого потока, установления

отношений между фонетическими параметрами речи, оформлением речевых

отрезков, и приданием им интонационно-темповых и акустических

особенностей.

4. Особенности взаимосвязи между речевыми единицами, степень

когерентности (логической связи между фрагментами, выраженной

лингвистическими средствами) устного текста проявляются в наличии

промежуточных текстовых фрагментов, имеющих характер обобщений,

гипотез, предположений с их последующим анализом. Эти и другие

организующие приемы построения устной речи обеспечивают не только ее

цельность, внутреннюю связанность, но коммуникативную эффективность.

5. Общая организация речевого поведения при порождении

целенаправленной устной речи связана с реализацией обязательных этапов.

Во-первых, с формулированием основной идеи речевого послания. Этот

этап является основным организационно-содержательным стержнем

конструируемого устного текста. Во-вторых, необходимо продумать, насколько

позволяет время, организационную структуру устного послания, что

предполагает получение ответов на следующие вопросы: Какова оптимальная

структура речи с учетом специфики основной идеи? Какая структура

изложения более всего подходит для аудитории, участвующей в устной

коммуникации? Как построить структуру речи, чтобы ее развитие и завершение

было наиболее эффективным?

Организация устного послания всегда будет зависеть от факторов

времени, от факторов содержания, от пространственных факторов, от

предпосылок, обусловливающих коммуникацию. Особенности состава

коммуникантов определяют дополнительные организационные особенности

устной специально ориентированной коммуникации. К параметрам,

определяемым этими особенностями, можно отнести речевые стратегии,

построенные на фамильярно-одобрительной тональности речи, на форме

вопрос-ответ, на стратегии, предполагающей формулировку проблемы и ее

решении в процессе развертывания речи, на пошаговом раскрытии основного

содержания, на методе последовательного речевого устранения перечисляемых

трудностей или проблем.

Очевидно, организация устного речевого взаимодействия – непростое,

многоаспектное действие, успешная реализация которого во многом определяет

успех дальнейших коммуникативных, производственно-деловых,

управленческих или учебно-исследовательских усилий.

Одной из важных форм

специальной коммуникации являются

телефонные переговоры – речевое

взаимодействие, опосредованное техническими возможностями современной

телефонной связи. Практические рекомендации специалистов

отражают

многосторонний характер проблем, возникающих при определении характера,

тематики и при выборе речевой стратегии, реализуемой во время телефонных

переговоров.

Монологические телефонные взаимодействия связаны либо с

отражением иерархических отношений, при которых в форму монолога

облекаются руководящие указания, распоряжения, сообщения

информационного характера. В этом случае ответные реплики носят характер

подтверждения принятия сообщения. Возможен ограниченный диалог,

связанный с тем, что адресату требуется уточнить отдельные содержательные

позиции сообщения. Вторая форма монологического телефонного

взаимодействия в сфере специально ориентированной, в том числе –

официально-деловой коммуникации, связана с тем, что требует письменного

оформления в виде телефонограммы. Телефонограмма становится письменной

речевой формой, документным текстом, дословно или с высокой степенью

соответствия передающим содержание устного сообщения. По стилю,

принципам организации, конкретности, лаконичности и коммуникативной

определенности тексты телефонограмм близки к текстам телеграмм. Тексты

телефонограмм за исключением исключительных случаев не должны быть

объемными, структурно сложными, не могут содержать невербальных

составляющих; структура высказываний предполагает реализацию их в виде

простых предложений. Используемые сложные предложения должны иметь

прозрачную структуру; включаемые в состав телефонограмм лексические

единицы должны быть хорошо распознаваемыми; в том случае, если

В частности, смотрите работы Р.Н. Мосеева, Е.М. Емышевой и А.С. Логиновой,

опубликованные в различных выпусках журнала «Секретарское дело», а также пособие

«Основы этики делового общения».

Этико-лингвистические

особенности телефонной

коммуникации.

используются малораспространенные, иностранные или неустоявшиеся в

языке слова, дается их фонетическое пояснение

. Темп устной речи, ее

фонетическое оформление, индивидуальные произносительные характеристики

и уровень речевой грамотности передающего телефонограмму должны

обеспечивать уверенный прием текста. Правила приема и оформления этих

сообщений достаточно подробно описаны в пособиях по ДОУ и деловой

коммуникации. Отметим важный момент: начало и завершение

коммуникативного акта должны быть четко обозначены, маркированы

соответствующими речевыми сигналами, обозначающими готовность приема

сообщения, завершение передачи и приема текста, отсутствие неясностей и

сбоев в приеме, обусловленных воздействием различных по природе помех.

Диалогические телефонные взаимодействия реализуются чаще, чем

монологические. Они имеют более разнообразные формы, обусловленные

различиями в целях, условиях и статусными различиями коммуникантов. В

целом, если отмечать основные этико-лингвистические особенности

телефонных диалогов, можно отметить реализацию сложившихся правил и

принципов, значительная часть которых актуальна и для монологических форм

взаимодействия.

Существуют устойчивые модели речевого поведения участников

телефонных контактов. Наиболее устойчивыми компонентами этих моделей

являются инициальные (начальные) и заключительные реплики, формирующие

этико-лингвистическую рамку переговоров.

Модель переговоров:

адресант: представление, называние учреждения, которое адресант

представляет, обозначение темы разговора или повода, по которому обращается

адресант (инициализация телефонного контакта); вводные или напоминающие

замечания, преследующие цель «настроить» адресат на соответствующую тему,

Существуют определенные правила передачи и конкретизации звукового состава

сообщения, передаваемого с помощью устного сообщения. Эти правила имеют

международный характер, закреплены правилами ISO, смотрите: Р.С. Гиляревский, Б.А.

Старостин Иностранные имена и названия в русском тексте: Справочник. М.:

«Международные отношения», 1978 -238 c.

дать возможность обратиться к документам или просто вспомнить

необходимые предшествующие обстоятельства, изложение проблемы или

положений, дающих возможность начать предметное обсуждение вопроса,

проведение диалога, организация которого предусматривает паузы для

изложения адресатом соображений по обсуждаемому вопросу (основная часть

разговора); подведение итога переговоров с помощью высказываний, имеющих

характер заключения, констатации факта, принимаемого обеими сторонами

переговоров, ритуальное оформление завершения разговора, прощание,

согласование последующих контактов или действий (завершение телефонного

контакта);

адресат: ответ на приветствие, называние своего имени и наименования

организации, которую адресат представляет, реплика, свидетельствующая о

готовности к продолжению переговоров (инициализация телефонного

контакта); поддержание переговоров, подтверждение получения информации и

вербализованное выражение ее понимания; предоставление адресанту

возможности изложить необходимую информацию полностью; придание

репликам такой эмоционально-интонационной окраски, которая

свидетельствовала бы о позитивном отношении к адресанту, соблюдение

общепринятых правил этикета (последнее соображение, впрочем, в неменьшей

степени относится к параметрам речевых реплик и характеру речевого

поведения адресанта); акцентированное завершение разговора, соблюдение

правил этикета в части использования соответствующих фраз прощания.

Отметим, что тональность переговоров часто бывает более важной, чем

их фактический результат. Деловые, партнерские отношения устанавливаются,

как правило, надолго. Даже если суть ответа на предложение сводится к

содержанию слова «нет», с учетом долгосрочной перспективы важной

оказывается не суть ответа, а то, каким образом, в какой этическо-речевой

форме этот ответ был дан

. Отклонив предложение, не приняв точки зрения, вы

Кушнерук С.П. ДА и НЕТ в деловой переписке (формальное и этическое в

документе)// Искусство, образование, наука в преддверии III тысячелетия: тезисы докладов

Международного конгресса, Волгорад,1999.

не разрушаете перспективы дальнейших взаимодействий, если негативный для

адресанта ответ дан в такой этико-речевой форме и с такими мотивировками, на

которые адресат не пожалел времени, терпения, интеллекта и нравственно-

этических ресурсов.

Существует несколько простых, но часто нарушаемых правил

телефонных взаимодействий:

 всегда приветствуйте того, кому вы звоните и того, кто вам звонит

;

 всегда представляйтесь и называйте организацию, которую вы

представляете, если разговор идет с вашего рабочего места;

 не перебивайте собеседника, однако всегда давайте возможность ему

среагировать на те части ваших высказываний, которые предполагают

какую-то реакцию; паузы в монологах одной стороны необходимы, они

дают возможность чувствовать рациональную и эмоциональную реакции,

являются проявлением уважения к собеседнику;

 телефонные переговоры становятся сложными, тяжелыми в

содержательном и формальном отношениях при использовании очень

длинных и сложных в синтаксическом отношении предложений, при

нагромождениях причастных и деепричастных оборотов, при

выстраивании цепочек различных по характеру придаточных

предложений;

 учитывайте речевые и профессионально-интеллектуальные особенности

собеседника, если вы с ним знакомы; в любом случае не используйте

редких, сложно распознаваемых слов, специальной терминологии,

которая может быть незнакома собеседнику; исключается речевая

фамильярность, которая некоторыми субъектами коммуникации может

рассматриваться как контактоустанавливающая мера или способ

демонстрации положительного отношения к собеседнику (особенно часто

отмечается на юге России);

Вынужден напомнить, что словоформы звОнит в русском нормативном

произношении нет, это вариант недопустим ни при каких обстоятельствах, существует

единственный правильный вариант произношения – звонИт.

 тональные характеристики речи, выбор эмоционально-образных средств

должны соответствовать содержанию телефонных переговоров, жанровой

разновидности речевого взаимодействия; выбор времени телефонных

переговоров и их продолжительность должны учитывать не только

желания и возможности той стороны, которая инициирует переговоры;

 ответственные телефонные переговоры требуют не только

содержательной, но и лингвистической подготовки: составьте план

переговоров, выберите ключевые слова и термины, составляя план,

необходимо выбрать верные лингвистические решения этико-

лингвистического оформления высказываний (сравните инициалы

высказываний: Я хочу, чтобы вы приехали к нам…; Для решения нашей

общей задачи было бы крайне желательно, если бы Вы нашли

возможность приехать к нам…; Будем рады принять Вас для

дальнейшего обсуждения …; Приезжайте к нам немедленно, чтобы…).

Несмотря на то, что телефон стал привычным коммуникационным

средством, мастерство телефонных переговоров – явление крайне непростое,

требующее не только индивидуальных качеств (включая тон и тембр голоса,

который всегда сознательно или подсознательно влияет на собеседника), но и

серьезной этико-лингвистической и психолингвистической подготовки, к чему,

как показывает практика, у людей проявляются различные индивидуальные

способности.

Переговорно-совещательные

процессы кроме организационных,

документоведческих, планово-производственных и иных компонентов имеют

значимую и сложную коммуникативно-лингвистическую составляющую.

Прежде всего – это последовательность текстов, которые могут иметь

различные лингвистические и физические параметры, различающиеся

эмоционально-оценочные окраски. Разнообразие параметров, определяющих

различные виды совещаний, требуют проведения специальных исследований с

Деловое совещание: лингвистический

аспект.

привлечением очень большого объема эмпирического материала. Однако,

характеризуя совещание как сложный коммуникативный акт, выделим

следующие его особенности, имеющие отношение к внутренней и внешней

лингвистике.

В российской практике совещание может являться монотематическим

или политематическим актом, который может включать монологи, диалоги,

полилоги. Монотематический характер совещаний предполагает

относительную понятийно-терминологическую однородность устных текстов,

создаваемых в процессе совещаний, политематический характер проявляется в

терминологическом многообразии и вариантности речевых и эмоциональных

условий.

Коммуникативные условия проведения совещаний определяются тем, что

они являются мероприятиями, которые специально организованы для групп

численностью от 3-4 до 20-30 человек, непосредственно обменивающихся

информацией в форме устных текстов, тематика текстов определяется

повесткой дня, известной заранее; продолжительность хорошо организованных

совещаний оговаривается заранее; предполагается выработка решения или

решений, которые имеют практически ориентированный характер и

фиксируются в виде письменного документного текста, жанровая отнесенность

текста имеет ограничения, установленные сложившейся практикой.

Эффективность совещания как сложной коммуникативной формы

определяется, в том числе, рядом лингвистических компонентов. Некоторые из

них:

- участие в совещании имеет смысл лишь для тех лиц, которые могут

внести в его работу соответствующий коммуникативный вклад в виде

осознанного, профессионально ориентированного текста, обладающего

признаками информационной релевантности и лингвистической

оформленности;

- повестка дня должна быть компактной формой вербально выраженной

проблематики, обсуждению которой посвящено совещание; здесь существуют

некоторые сложности, заключающиеся в том, что формулировка темы

предполагает высокий уровень компрессии многоаспектных проблем; этот этап

требует тщательной аналитико-синтетической и собственно лингвистической

работы, связанной с нахождением формулировок имеющих оптимальный

уровень компактности, и, одновременно, достаточный уровень

информативности и стилистической непротиворечивости; эта сторона

подготовки часто неправомерно игнорируется, рассмотрим следующую

формулировку одного из вопросов повестки дня: «О питании сотрудников

ООО» - отсутствие проблемной конкретизации, чрезмерная широта

формулировки не позволяют дать конкретные ориентиры для продумывания и

формулировки предложений, затрудняют анализ значимых составляющих

проблемы.

Подготовка совещания кроме информационно-оповещающих действий

включает и иные виды аналитической деятельности; так, состояние повестки

дня с точки зрения ее содержательной плотности, проблемной насыщенности

должно соотноситься с планируемой продолжительностью совещания;

следовательно, необходим хотя бы примерный прогноз речевого поведения,

количества текстов и коммуникантов, которые будут участвовать в обсуждении

каждого вопроса повестки дня.

Планирование совещания включает ряд составляющих, которые имеют

свои коммуникативно-языковые реализации. Принятие решения о том,

проводить или не проводить совещание является заключительным этапом

глубокого и всестороннего анализа сложившейся ситуации. При

положительном вынужденном, по сути, решении необходимо определить цель

или цели совещания, эти цели должны быть зафиксированы, они должны иметь

совершенно определенную текстовую форму. Именно этот текст будет являться

основой для формулировки микротекстов, образующих повестку дня

совещания. Сформулированные цели совещания и проект повестки дня,

являются материалом, на основе которого принимается решение о форме

совещания, его организационных принципах, продолжительности и

техническом обеспечении. Этот аспект подготовки предполагает параллельное

решение вопроса о количестве участников и об их конкретном составе.

Присутствие не «по должности», а по возможности реального обсуждения

проблемы, приглашение лиц, которые не только «будут удобны», но и

могущих предложить альтернативные взгляды, прогнозирование уровня

дискуссии, приглашение лиц, которые наряду с ведущим могут выступить в

качестве сопредседателя, и своеобразных арбитров в острой дискуссии,

посредников в деловом споре, по итогам которого нужно будет принять

единственного решения – сложная разносторонняя задача.

Окончательная формулировка повестки дня, как уже было сказано выше,

требует тщательной аналитической и лингвистической работы. Представление

повестки дня участникам совещания предполагает ее соответствующее

текстовое оформление, включающее упоминание о времени,

продолжительности, месте проведения совещания и о необходимости иметь на

руках те или иные документные материалы; в ряде случаев прилагается список

участников и приглашенных лиц.

Унификация процедур, связанных с проведением совещаний, - вопрос

развивающейся коммуникативной и корпоративной культур, информационной

практики и теории организационной коммуникации. Однако уже сейчас

складываются контуры обязательных компонентов совещания как

коммуникативной процедуры: прием участников – формулировка повестки дня

– установление временных параметров совещания - обеспечение формальных

требований и условий безопасности, если таковые необходимы, -

акцентирование завершение работы совещания с принятием решения.

Очень важной составляющей совещания являются действия,

осуществляемые после формального завершения совещания. Решения

совещания должны обрести текстовую форму. Доклады и содоклады обычно

представляются либо полными текстами, либо протокольными записями.

Возможно представление содокладов в виде тезисов или рефератов. Итоговые