Курносова А.П., Улезько А.В. Практикум по информатике

Подождите немного. Документ загружается.

Сервис, Данные, Окно. Каждый из этих пунктов меню объединяет набор

команд, имеющих общую функциональную направленность.

Файл – создание, открытие, закрытие, сохранение, печать текущего

файла или рабочей книги, предварительный просмотр, установка парамет-

ров страницы, изменение свойств активного файла и выход из Microsoft

Excel.

Правка – отмена последней выполненной команды; удаление, копи-

рование, вставка, очистка содержимого ячеек; автоматическое заполнение

ячеек; поиск и замена фрагментов текста; перемещение или копирование

листа; переход к ячейке или к их диапазону.

Вид – изменение интерфейса Excel, настройка панели инструментов,

выбор масштаба и формы представления документа на экране, отключение

строки состояния и строки формул.

Вставка – вставка в рабочий лист выбранного числа строк и столб-

цов, добавление нового листа, вызов мастера диаграмм и функций, вставка

в текущий файл различных графических объектов, рисунков, гиперссылок,

присвоение имени диапазону ячеек и т.д.

Формат – изменение параметров выделенных ячеек, строк, столбцов

и листов.

Сервис – проверка правописания, установка защиты, подбор пара-

метров, разработка сценариев, просмотр зависимостей, подключение и вы-

зов надстроек, работа с макросами и настройка параметров Excel.

Данные – сортировка и фильтрация данных, их консолидация, груп-

пировка и просмотр с помощью форм, вычисление итогов по столбцам,

проверка вводимых значений, создание сводных таблиц.

Окно – скрытие и отображение окна активной книги, переход от од-

ной книги к другой при одновременной обработке нескольких книг, снятие

и закрепление областей рабочего листа.

Справка - получение помощи или справочных сведений о програм-

ме Excel и его средствах (клавиша F1 – вызов справки для того действия,

которое выполняется, вызов помощника).

Панели инст

рументов

Панели инструментов позволяют пользователю быстро выполнять

наиболее часто используемые команды. В Excel имеются встроенные па-

нели инструментов, которые можно отобразить, скрыть и настроить (доба-

вить и удалить кнопки), используя команду Панель инс

трументов из

меню Вид или контекстное меню.

Функции любой кнопки можно определить, подведя к ней указатель

мыши - в этот момент около кнопки появляется надпись о ее назначении.

По умолчанию на экран выводится электронная таблица со стан-

дартной панелью и панелью форматирования.

201

а) Стандартная панель

- создать новую книгу

- отменить операцию (операции)

- открыть книгу

- вернуть отмененную операцию

(операции)

- сохранить книгу

- вызов списка функций для

вставки в формулу ячейки

- печать документа

- вычисление суммы ячеек

(автосумма ячеек)

- предварительный про-

смотр документа

- сортировка ячеек по возраста-

нию

- проверка правописания

- сортировка ячеек по убыванию

- вырезать в буфер обме-

на

- мастер построения диаграмм

- копировать в буфер

- отобразить (убрать) панель ри-

сования

- вставить из буфера

- выбор масштаба отображения

документа

- копировать формат

ячейки

- вызов помощника (справки)

б) Панель форматирования

- выбор шрифта - полужирный шрифт

- выбор размера шрифта

- курсив

- выравнивание по лево-

му краю

- подчеркнутый шрифт

- выравнивание по цен-

тру

- уменьшить отступ тек-

ста от левой границы

- выравнивание по пра-

вому краю

- увеличить отступ текста

от левой границы ячейки

- объединить ячейки и

поместить текст в центре

- увеличить разрядность

(1,2 => 1,17 => 1,176)

- денежный формат

ячейки (100 => 100 р.)

- уменьшить разрядность

(1,176 => 1,17 => 1,2)

- процентный формат

ячейки (0,17 => 17%)

- выбор типа обрамления

ячеек

- формат с разделителем

разрядов (1000 =>1 000)

- выбор цвета заливки

ячеек

- цвет шрифта

202

Кроме Стандартной и панели инструментов Форматирование в про-

цессе работы используются и другим панели Microsoft Excel (Рис. 86). Па-

нели инструментов, напряму

ю связанные с различными объектами, могут

активизироваться самостоятельно при работе с ними. Так, например, при

вставке рисунка автоматически появляется панель настройки изображения.

Рис. 86. Панели инструментов электронной таблицы Excel

Очень часто панели инструментов отображаются на рабочем поле и

мешают дальнейшей работе с документом. Чтобы переместить панель в

любое место на экране, следует подвести курсор мыши к заголовку панели

инструментов, нажать кнопку мыши и перетащить панель к краю окна, в

необходимое место.

Строка формул

Прямо под панелями инструментов Стандартная и Форматирование

по умолчанию находится строка формул (

Ошибка! Источник ссылки не

найден.

). Это строка разделена по вертикали на три секции.

1 секция находиться слева и отображает адрес активной ячейки, при-

своенное ей имя или выделенную область.

203

Рис. 87. Строка формул электронной таблицы Excel

2 секция (средняя) в обычном состоян

ии является пустой (отобража-

ется только значок , вызов мастера формул). При начале ввода данных

(цифр, формул, текста) в этой области появляться три кнопки

, ле-

вая из которых соответствует нажатию клавиши

Esc, т.е. отменен ввода

данных; средняя аналогична нажатию клавиши

Enter, т.е. завершению

ввода данных в ячейку, правая предназначена для вызова Мастера функ-

ций.

3 секция – непосредственно строка формул отображает содержимое

(данные или формула) активной ячейки, если они введены.

Рабочая область

Рабочий экран Excel разделен тонкими линиями по вертикали на

столбы, а по горизонтали на строки. Столбцам присваиваются имена, соот-

ветствующие буквам латинского алфавита, либо числа (в зависимости от

стиля, выбранного в Сервис

► Параметры ►Общие), а именами строк

являются только числа. Области имен столбцов и строк располагаются в

верхней (столбцы) и в левой (строки) части таблицы и называются заго-

ловками. Пользуясь Excel, можно создавать таблицы размером до 256

столбцов (название последнего - IV) и 65536 строк.

Строка состояния

Последняя полоса внизу окна экрана Excel называется строкой со-

стояния. В левой части этой строке выводится информация о выбранной

команде или выполняемой операции, такой, как открытие или сохранение

файла, копирование ячеек или запись макроса. Правая часть строки со-

стояния показывает, включены ли ключи, такие, как CAPS LOCK,

SCROLL LOCK или NUM LOCK.

В правой части строки состояния для диап

азона активных ячеек

можно выводить значение суммы числовых данных. Щелчок правой кноп-

ки мыши в правой части строки состояния позволяет вызвать контекстное

меню в котором вместо суммы можно выбрать подсчет среднего значения,

количества значений или чисел, показ максимального или минимального

значения диапазона.

204

Вид рабочего листа

В окне приложения Microsoft Excel рабочий лист может принимать

различный вид и масштаб. Вид рабочего листа может принимать обычный

и страничный режим отображения. Выбор режима осуществляется через

меню Вид или команду Предварительный просмотр.

Обычный режим просмотра по умолчанию используется для реше-

ния большинства задач Microsoft Excel, таких как ввод, отбор и формати-

рование данных, построение диаграмм.

Переключение активного рабочего листа в страничный режим про-

смотра, позволяет изменять данные и при этом видеть их так, ка

к они бу-

дут напечатаны. Чтобы изменить разбиение листа на страницы, следует

перетащить соответствующую границу страницы влево, вправо, вверх или

вниз Масштабирование страниц для правильного размещения строк и

столбцов выполняется в данном режиме автоматически.

Вид окна рабочего листа можно настраивать и сохранять, используя

команду П

редставление меню Вид. В представлении сохраняется ре-

жим отображения для отдельного листа и настройки активной книги в це-

лом. К таким настройкам относятся отключение строки формул и строки

состояния, параметры печати, скрытые строки, столбцы и параметры

фильтра.

Работа с окнами

Как и в других приложениях MS Office в Excel следует различать

окно книги и окно прикладной программы. Окно книги – это часть ок-

на Excel, в которой отображается и обрабатывается активная книга.

Окно

прикладной программы

– это окно активного приложения (в данном слу-

чае процессора Excel). В нем отображается меню и рабочая область с ок-

нами обрабатываемых файлов.

Для перехода к окну другой книги или файла необходимо щелкнуть

на его имени в меню Окно, которое содержит список открытых файлов.

Окно книги, как и окно приложения, можно свернуть, развернуть, закрыть

и изменить размеры.

Разделение окон

Иногда необходимо одновременно просматривать различные части

большой таблицы. Для этого следует разделить окно таблицы на подокна

одним из следующих способов:

- установить указатель мыши на горизонтальную или вертикальную

вешку разбиения (он примет вид двунаправленной стрелки) и перетянуть в

нужное место. Размеры подокон можно изменять, перетягивая вешку раз-

биения;

205

- выделить столбец или строку, по которой следует разделить окно.

Для разделения окна на 4 части необходимо выделить ячейку, по которой

нужно выполнить разделение. Затем в меню Окно выбрать команду Раз-

дели

ть

. Окно разделится горизонтально по строке над выделенной ячей-

кой и вертикально по столбцу слева от нее.

Чтобы отменить разделение окон, следует в меню Окно выбрать ко-

манду Снять разделение или дважды щелкну

ть на вешке разбиения.

Создание нового окна

С помощью команды Новое меню Окно можно создать дополни-

тельное окно для активной рабочей книги, чтобы просматривать различ-

ные части рабочей книги одновременно. В этом случае в заголовке окна

после имени рабочей книги через двоеточие указывается номер нового ок-

на. Например, второе окно рабочей книги Отчет будет названо Отчет:2.

Упорядоч

ить окна рабочей книги можно следующим способом. В

меню Окно

выбрать команду Расположить. В диалоговом окне Распо-

ложение окон вы

брать подходящий вариант.

Для возврата к однооконному изображению необходимо развернуть

активное окно на весь экран, щелкнув на кнопке восстановления окна.

Закрепление областей таблиц

Иногда необходимо зафиксировать одну часть таблицы. Например,

зафиксировать заголовок таблицы, чтобы он всегда присутствовал на экра-

не. Для фиксации только вертикальных или только горизонтальных заго-

ловков следует:

- чтобы зафиксировать горизонтальные заголовки, выделить стро-

ку ниже заголовков;

- чтобы зафиксировать вертикальные заголовки, выделить столбец

справа от заголовков;

- в меню Окно выбрать коман

ду Закрепить области.

Для фиксации и вертикальных, и горизонтальных заголовков необ-

ходимо:

- выделить ячейку, по которой следует зафиксировать заголовки

(все строки выше выделенной ячейки и все столбцы слева от выделенной

ячейки будут зафиксированы);

- в меню Окно выбрать коман

ду Закрепить области.

Если разделить окно до фиксации подокон, они зафиксируются по их

текущему месту, а не по активной ячейке.

Отменяет

ся фиксация окон и подокон командой Снять закр

епле-

ние областей

меню Окно.

206

10.3. Создание нового документа и работа с файлами

С помощью программы Excel можно создавать самые различные до-

кументы с электронными таблицами. Рабочие листы можно использовать

для составления таблиц, проведения простых и сложных расчетов, управ-

ления базой данных и составления диаграмм. Созданный отдельный доку-

мент можно сохранить на диске в виде файла.

Создание нового документа, а также выполнение операций по за-

грузке, сохранению и защите рабочего документа в табличном процессор

Microsoft Excel осуществляется аналогично операциям с текстовым про-

цессором Word.

10.4. Структура документов и технология работы с рабочими

листами

Рабочие документы (рабочие книги) могут содержать от 1-го до 255

рабочих листов: таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а

принцип работы с ними напоминает обычную работу с деловыми блокно-

тами в любом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю

деловую информацию, относящуюся к одной теме, и хранить ее в одном

файле, что позволяет значит

ельно повысить наглядность рабочих докумен-

тов.

Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов,

образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С

помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ

одновременно к нескольким таблицам и диаграммам, что повышает эф-

фективность их обработки.

Ячейка

Ячейка - это основной элемент электронной таблицы только в ней

может содержаться какая-либо информация (текст, значения,

формулы).

1-й уровень содержит видимое на экране изображение (т.е. отформатиро-

ванный текст) или результат вычисления формулы).

2-й уровень содержит форматы ячейки (формат чисел, шрифты, выключа-

тель (включатель) признак показывать или нет ячейку, вид

рамки, защита ячейки).

3-й уровень содержит формулу, которая может состоять из текста, числа

или встроенных функций.

4-й уровень содержит имя ячейки, это имя может использоваться в фор-

мулах других ячеек, при этом обеспечивается абсолютная ад-

ресация данной ячейки.

207

Рис. 1. Структура ячейки Excel

5-й уровень содержит примечания данной ячейки (произвольный текст).

Если ячейка содержит примечание, то в правом верхнем углу

появляется красный квадратик (точка).

Присвоение имени ячейке, диапазону или формуле

При обращении к ячейке, диапазону или формуле вместо адреса яче-

ек можно использовать присвоенные им имена. Чтобы присвоить имя

формуле, необходимо:

- в меню Вставка выбрать пункт Имя, а затем пункт Присвоить;

- в поле

Имя ввести имя для формулы;

- в поле

Формула ввести формулу (она должна начинаться со знака

«=»);

- щелкнуть кнопку Добавить, после чего имя формулы появится в

списке;

- для удаления имени из списка следует выделить его и щелкнуть

кнопку Удалить;

- после ввода всех имен щелкнуть ОК.

Чтобы вставить формулу с собственным именем, необходимо:

- в меню Вставка выбрать пункт Имя, а за

тем пункт Вставить;

- в списке

Имя выбрать имя формулы и щелкнуть ОК.

Для присвоения имени ячейке или диапазону следует:

- выделить ячейку, диапазон ячеек или несколько диапазонов, кото-

рым следует присвоить имя;

- щелкнуть мышью в поле имени в левой части строки формул;

- набрать имя для ячейки или диапазона;

- нажать клавишу Enter.

Если щелкнуть на кнопке со стрелкой рядом с полем име

ни, то поя-

вится список собственных имен ячеек. При выборе имени из этого списка

будет выделена соответствующая ячейка или диапазон ячеек.

Если ячейке или диапазону ячеек присвоено имя, его можно исполь-

зовать на любом другом листе этой же книги. Можно также создавать име-

на, определенные тол

ько для текущего уровня рабочего листа. Например,

208

чтобы использовать одинаковое имя на нескольких различных листах од-

ной книги, необходимо:

- в меню Вставка выбрать пункт Имя, а затем – Присвоить;

- в поле

Имя набрать сначала имя рабочего листа, за ним восклица-

тельный знак, а затем имя ячейки или диапазона ячеек, например

Лист5!Баланс;

- в поле Формула ввести формулу или ссылку (она должна начинать-

ся со знака равенства) и щелкнуть кнопку ОК.

Можно использовать одно и то же имя для определения имени на

уровне листа и на уровне всей книги. Тогда имя на уровне рабочего листа

будет перекрывать общее имя на том листе, где оно определено.

Создание примечаний

Excel позволяет добавлять текстовые примечания к ячейкам. Это

особенно полезно в одном из следующих случаев:

- рабочий лист используется совместно несколькими пользователя-

ми;

- рабочий лист большой и сложный;

- рабочий лист содержит формулы, в которых потом будет тяжело

разобраться.

После добавления примечания к ячейке в ее верхнем правом углу

появляется указатель примечания (красный треугольник). Для добавления

текстовог

о примечания необходимо:

- выделить ячейку, к которой следует добавить примечание;

- вызывать команду Примечание из меню Вставка;

- в поле, которое появилось, ввести примечание (размер поля можно

изменить, перетягивая маркеры размера);

- щелкнуть мышью за пределами поля.

Примечание присоединится к ячейке и будет появляться при наведе-

нии на него указат

еля мыши. Для изменения текста примечания следует

выделить соответствующую ячейку и в меню Вставка выбрать пункт Из-

мени

ть примечание. Также для этого удобно использовать кон

текстное

меню.

Чтобы увидеть одновременно все примечания и работать с ними,

можно перейти в режим Примечания через соответствующий пункт в

меню Вид. При этом появляется панель Рецензирование, содержащая

кнопки для работы с примечаниями.

Проверка вводимых в ячейку данных

Чтобы исключить ввод ошибочных данных, необходимо указать

формат и диапазон данных, которые являются допустимыми для отдель-

ных ячеек или диапазона ячеек. Для этого в меню Данные есть команда

Проверка, в параметрах которой можно устанавливать нижеперечислен-

209

ные виды ограничений ввода данных. При вводе данных, не удовлетво-

ряющих условиям проверки, будет выводиться сообщение об ошибке.

Ошибочные данные невозможно ввести.

Ограничение диапазона вводимых данных

Выделите ячейки, на которые нужно наложить ограничения.

Выберите команду Проверка в мен

ю Данные, а затем откройте

вкладку

Параметры.

Выберите тип данных в списке

Тип данных.

Чтобы установить только числа, выберите

Целое число или Дейст-

вительное

(с дробной частью).

Чтобы установить только даты или время, выберите

Дата или Вре-

мя

Выберите нужный оператор в списке

Даты и затем введите верхнюю

и нижнюю границы допустимого диапазона данных или только одну из

них, в зависимости от требований. Границами могут служить числовые

значения, а также ссылки на ячейки или формулы.

Флажок

Игнорировать пустые ячейки позволяет оставить ячейку,

на которую наложены ограничения, пустой, а также установить границы,

содержащие ссылку на изначально пустую ячейку или использующие

формулу, в которую входит такая ячейка.

Чтобы задействовать ограничения, которые были наложены на пус-

тые ячейки так, как если бы эти ячейки содержали нули, снимите флажок

Игнорировать пустые ячейки.

Чтобы выводить подсказку, а также давать пояснения по поводу не-

корректных данных или предотвращать их ввод, укажите типы сообщений

на вкладках

Сообщение для ввода и Сообщение об ошибке.

Определение типа корректных данных не приводит к установлению

соответствующего формата ячейки. Чтобы отформатировать числа, даты

или время, содержащиеся в ячейке, выберите в меню Формат Ячей-

ки… и затем — вкл

адку Число. В списке Числовые форматы выберите

нужный формат, а также требуемые параметры (см. Рис. 91).

Выбор вводимых данных из списка

Введите список корректных данных в строку или в столбец. Не

включайте в список пустые ячейки.

Выделите ячейки, на которые нужно наложить ограничения.

Выберите команду Проверка в мен

ю Данные, а затем откройте

вкладку

Параметры.

Выберите

Список в окне Тип данных.

Введите ссылку на список корректных данных в поле

Источник.

210