Круль Г.Я. Основи готельної справи

Подождите немного. Документ загружается.

Додаток Є

(основний)

Документи первинного обліку у готелях

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ БУДІВНИЦТВА, АРХІТЕКТУРИ ТА ЖИТЛОВОЇ ПОЛІТИКИ Н

А К А З

№ 230 від 13.10.2000 м.Київ

Про затвердження форм документів первинного обліку та

Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП

«Укркомунобслуговування»

На виконання доручення Кабінету Міністрів України від 05.11.99 р. № 21705/4, керуючись

Положенням про Державний комітет будівницт-ва, архітектури та житлової політики

(1342/97), з метою упорядкування і спрощення документообігу при наданні готельних послуг

у Державному підприємстві «Укркомунобслуговування»

Н А К А З У Ю:

1. Затвердити форми документів первинного обліку (форми №№ 1-г, 2-г, 3-г, 4-г, 5-г, 6-г, 7-г,

8-г, 9-г, 10-г) та Інструкцію про порядок ве-дення документообігу при наданні готельних

послуг у ДП «Укркомуно-бслуговування», що додаються.

2. Затверджені форми документів первинного обігу та Інструкцію про порядок ведення

документообігу при наданні готельних послуг у ДП «Укркомунобслуговування»

рекомендувати для застосування готе-льними підприємствами України незалежно від

підпорядкування та форми власності.

о д а т ки

Готельний комплекс Ідентифікаційний код ЄДРПОУ

Код за ДКУД

Форма № 1-г

«ЗАТВЕРДЖЕНО» Наказ Держбуду України

«30» 10____2000

№ 230

Готель Кімната № Прибув

Вибув

Прізвище Ім’я

По батькові Дата народження Паспорт

Анкета проживаючого

Прибув Вибув

Адреса постійного проживання

(коли і ким виданий)

Підпис

Круль Г.Я. Основи готельної справи

Готельний комплекс Ідентифікаційний код ЄДРПОУ

Код за ДКУД

Форма № 2-г

«ЗАТВЕРДЖЕНО» Наказ Держбуду України

«30» 10____2000

№ 230

Hotel

Готель Room №

Кімната № Date of arrіval Прибув

Date of departure

Вибув

Registration card Реєстраційна картка

Surname

Duration and purpose of stay

Термін та мета перебування

Signature

Підпис

Прізвище Name Ім’я Date of birth

Дата народження № of the visa

№ візи, тип та термін її дії Residence adress Місце проживання

№ of registration

Реєстрація

Citizenship

Громадянство

№ of the passport

№ паспорта

Готельний комплекс Ідентифікаційний код ЄДРПОУ

Код за ДКУД

Форма № 3-г

«ЗАТВЕРДЖЕНО» Наказ Держбуду України

«30» 10____2000

№ 230

Прізвище Surname

№ кімнати Room №

Термін проживання Duration of stay

Круль Г.Я. Основи готельної справи ___

Форма № 4-г

«ЗАТВЕРДЖЕНО» Наказ Держбуду України

«30» 10____2000

Готельний комплекс

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ

Код за ДКУД № 230

Hotel __ Готель Адреса Address

Рахунок/lnvoice №

"___" 200 _ р.

П.І.Б. клієнта Name of client № кімнати ___ Room №

Прибув Arrive Вибув _ Depart

№ з/п Послуга/Services Вартість/ Hоtel charge

Сума/Totally

ПДВ/VAT

Усього з ПДВ/Amount for payment incl. VAT

Сума до сплати в грн./USD/Total in GRN/USD

Касир/Cashier

о д а т ки

Готельний комплекс Ідентифікаційний код ЄДРПОУ

Код за ДКУД

Форма № 5-г

«ЗАТВЕРДЖЕНО» Наказ Держбуду України

«30» 10____2000

№ 230

ЖУРНАЛ обліку громадян, які проживають у готелі

№ з/п Прі-звище, ім’я, по-батько-ві Дата та час

прибут-тя у

готель № кімнати Спла-чено (з якого по яке число включ-но) Вид оплати Дата і час

вибуття з готе-лю Кіль-кість днів перебу-вання

Круль Г.Я. Основи готельної справи

Форма № 6-г

Готельний комплекс «ЗАТВЕРДЖЕНО»

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ Наказ Держбуду України

I «30» 10 2000

Код за ДКУД I I № 230

ЖУРНАЛ обліку іноземців, які проживають у готелі

№ з/п Дата поселен-ня Прізви-ще, ім’я,

по-батькові Дата наро-дження Грома-дянство (підданс-тво) № паспор-та, № візи, коли і ким

виданий Назва країни, звідки прибув Дата і КПП в’їзду

Назва організа-ції, яка здійснює прийом іноземців Мета приїзду Про-живає в номері Номер,

термін

дії реєстрації,

коли і ким

здійснена Дата вибуття з готелю Підпис адмініст-ратора

8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13

Примітки

1. Журнал обліку іноземних громадян повинен бути пронумерований, про-шнурований,

скріплений печаткою і підписом керівника готелю та зареєст-рований в канцелярії.

2. Порядковий номер запису в журналі є номером реєстрації іноземного па-спорта для

готелів, яким надано право реєстрації національних документів, що посвідчують особу.

3. Усі записи в журналі повинні проводитись акуратно, виправлення мають прочитуватись.

ЖУРНАЛ осіб, які проживають на поверсі

Усього номерів Всього місць Додат-кові місця Прожи-ває На броні У прос-тої На ремонті

Виїж-джає

Інструкція про порядок ведення документообігу при над анні готельних послуг

1. Загальні положення

1.1. Форми документів первинного обліку в ДП «Укркомунобслугову-

вання» розроблено з метою упорядкування та спрощення розрахунків з

громадянами України, іноземцями та особами без громадянства (далі -

громадян), які проживають у готелі і користуються готельними послугами.

1.2. Інструкція визначає порядок використання і заповнення форм документів при

проведенні розрахунків з громадянами, які проживають у готелі і користуються готельними

послугами, та ведення первинного обліку у готелі.

1.3. При застосуванні спеціалізованого програмного забезпечення для ведення

документообігу готель може використовувати форми документів у електронному вигляді за

умови збереження вхідних даних обліку.

1.4. При використанні готелем сертифікованих і зареєстрованих

комп’ютерних систем для розрахунків з громадянами за надані готельні

послуги відповідно до вимог законодавства про застосування електрон-

них контрольно-касових апаратів (ЕККА) при розрахунках із спожива-

чами в сфері послуг, порядок використання форм звітності визначається

готелем самостійно.

1.5. Інші додаткові відомості, необхідні для маркетингової роботи

готелю, можуть бути внесені у загальні рекомендовані форми за рішен-

ням адміністрації готелю.

2. Використання і заповнення форм документів первинного обліку в

готелі

2.1. Форма № 1-г «Анкета проживаючого» заповнюється громадянином

України у 1 примірнику на підставі паспорта або іншого документа, який

засвідчує особу. Потім передається адміністратору для реєстрації, після чого

документ повертається власнику, а анкету заносять до картотеки.

Анкети зберігаються в службі прийому та розміщення готелю в пері-од проживання

громадянина у готелі та на протязі місяця з моменту його вибуття з готелю. Після цього

анкети передаються до архіву і зберіга-ються протягом року, а потім знищуються за актом.

Анкети систематизо-вані в алфавітному порядку.

2.2. Форма № 2-г «Реєстраційна картка» заповнюється іноземцем або

особою без громадянства, яка прибула у готель, на підставі паспорта або

документа, що засвідчує особу, та передається адміністратору разом з

цим документом для реєстрації. Реєстраційна картка відображає відомо-сті двома мовами:

українською та англійською.

Реєстраційні картки зберігаються протягом двох років, після чого разом з журналом обліку

іноземців (форма № 6-г) знищуються за актом.

2.3. Форма № 3-г «Візитна картка» надає право громадянину, який

проживає у готелі, на отримання ключів від номера та обслуговування

службами готелю.

На картці відзначаються обов’язкові відомості, прізвище проживаю-чого, номер кімнати і

термін проживання. Інші необхідні відомості мо-жуть бути внесені додатково за рішенням

адміністрації готелю.

Візитна картка заповнюється адміністратором на підставі анкети (форма № 1-г) чи

реєстраційної картки (форма № 2-г).

Візитна картка відображає відомості двома мовами: українською та англійською.

2.4. Форма № 4-г «Рахунок» застосовується при оформленні розра-

хунків з громадянами за основні та додаткові послуги, отримані у готелі.

Форма використовується при будь-якій формі обробки документа (елек-

тронній, ручній) та при будь-якому виді розрахунку (готівковому, безго-

тівковому).

Рахунок виписується у двох примірниках. Перший примірник вида-ється проживаючому,

другий здається до бухгалтерії.

Гр афа форми «Послуга» містить перелік основних та додаткових пос-луг, готелю, наданих

проживаючому за звітний період, та податків на ці послуги. Сума до сплати розраховується

щодобово згідно з переліком фак-тично отриманих послуг разом із сумами ПДВ та

готельного збору, та всьо-го до сплати. У рахунку сума до сплати з ПДВ вписується в

гривнях.

2.5. Форма № 5-г «Журнал обліку громадян, які проживають у готе-лі» застосовується для

обліку усіх осіб, що проживають у готелі. Журнал ведеться в одному примірнику

адміністратором на підставі анкет (форма № 1-г) та реєстраційних карток (форма № 2-г).

2.6. Форма № 6-г «Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі» заповнюється

адміністратором на підставі реєстраційних карток (форма № 2-г) паспортів та віз. Журнал

ведеться в одному примірнику за формою, затвердженою МВС Ук р а ї н и . По закінченні

журнал передається на збері-гання до архіву готелю.

2.7. Форма № 7-г «Журнал реєстрації заявок на бронювання номе-рів» заповнюється

адміністратором на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, що надійшли у готель, на

бронювання номерів.

Круль Г.Я. Основи готельної справи

Юридичними особами заявка на бронювання номерів у готелі пода-ється у вигляді

гарантійного листа довільної форми, який підписується відповідальною особою та

завіряється печаткою.

2.8. Форма № 8-г «Касовий звіт» складається касиром (портьє, що виконує розрахунки) за

даними використаних за звітний період рахунків (форма № 4-г) в одному примірнику. Графа

форми «Вид платежу» міс-тить перелік послуг готелю, наданих проживаючим за звітний

період. Форма щоденно здається до бухгалтерії разом з другими примірниками рахунків

(форма № 4-г), контрольною касовою стрічкою ЕККА та конт-рольною стрічкою терміналу

кредитних карток (у разі використання механізованого розрахунку).

2.9. Форма № 9-г «Відомість обліку руху номерів у готелі» заповню-ється черговим

адміністратором щоденно станом на 9.00 годин і викори-стовується для оперативного обліку

звільнення і заселення номерів та проведення ремонтних робіт у номерах.

2.10. Форма № 10-г «Журнал обліку проживаючих на поверсі» що-

денно заповнюється черговим по поверху. Форма містить відомості,

необхідні покоївкам для проведення поточних прибиральних робіт.

3. Порядок оформлення операції «Повернення коштів»

При проведенні розрахункової операції «Повернення коштів» засто-совується наведена

схема:

1) адміністратор отримує від проживаючого попередні розрахункові документи;

2) проживаючий готелю подає «Заяву про повернення невикориста-них коштів» на ім’я

керівництва готелю у довільній формі. Заява є офі-ційною підставою для повернення коштів;

3) касир (портьє, що виконує розрахунки) повертає при пред’явленні паспорта або іншого

документа, що засвідчує особу, проживаючому кошти в сумі невикористаного авансу

Розрахунок оформляється розрахунково-касовим ордером;