Контрольная работа - Система распорядительной документации. Основные виды управленческой документации
Подождите немного. Документ загружается.
Система распорядительной документации. Основные виды
управленческой документации.
План
Введение
1. Распорядительные документы.
1.1. Виды и назначение распорядительных документов.
1.2. Процедура издания распорядительных документов.
2. Управленческая документация.
2.1. Порядок составления договора и его реквизиты.
2.2. Порядок составления автобиографии.
2.3. Выписки из приказа по основной деятельности.
Заключение
Список литературы
Введение
Документы используются в различных областях деятельности,
отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих
научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно
и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
Документ представляет собой результат отображения фактов, событий,
предметов, явлений объективной действительности и мыслительной
деятельности человека. Он создает посредством письма, графики, рисунка,
фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на
специальном материале. Всякое управленческое решение всегда базируется
на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется
экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия
выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем.
Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет
ситуацией. Носителем информации выступает документ. Поэтому
организации работы с информацией и с документами как ее носителями в
экономически развитых странах уделяют большое внимание.
Целью данной работы является рассмотрение теоретических основ
распорядительных документов и их практическое применение.
Исходя из поставленной цели можно выделить следующие задачи:
рассмотрение видов распорядительной документации; процедура издания
распорядительных документов; правила оформления основных реквизитов
некоторых видов управленческой документации.
3
1. Назначение и виды распорядительных документов.
В целях документирования исполнительно-распорядительской
деятельности аппарат управления любой организации или предприятия
издает распорядительные документы.
Распорядительные документы — обладающие юридической силой
документы, издаваемые руководством организации и содержащие
управленческие решения, направленные на выполнение текущих и
перспективных задач.
1
Основное назначение распорядительных документов — регулирование
деятельности организации, позволяющее органу управления обеспечивать
реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект. От
того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят
результаты работы.
Распорядительные документы - постановления, распоряжения,
приказы, решения и др., относящиеся к Унифицированной системе
организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в
ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой
документации" (ОКУД, класс 0200000) оформляются в соответствии с
ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт является базовым актом, оговаривающим
состав, схемы расположения и требования к оформлению реквизитов
документов, требования к бланкам документов, в том числе бланков
документов с воспроизведением Государственного герба РФ.
Решения, зафиксированные в распорядительных документах, направлены
на совершенствование организационной структуры предприятия, характера,
содержания, средств и способов осуществления его основной
(производственной) деятельности, обеспечение финансовыми, трудовыми,
материальными, информационными и иными ресурсами.
2
Любая система управления включает объекты и субъекты управления.
1
Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. – М.: ИНФРА-М, 2008. – С.125.
2
Документирование управленческой деятельности / А.Л. Комышев и др.; Под ред. В.В. Маковецкого. – М.:
КолосС, 2005. – С. 64.
4
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по
системе управления: от субъекта управления к объекту управления (от
управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к
структурным подразделениям и работникам). Именно распорядительные
документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относят к
правовым актам: в них выражены конкретные юридически властные
предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний
проявляется в следующем:
• с помощью распорядительных документов разрешают возникающие в
сфере управления определенные проблемы и вопросы;
• их адресатами (объектами управления) являются конкретные учреждения,
структурные подразделения, должностные лица или работники;
• они являются юридическими актами, вызывающими возникновение
конкретных административно-правовых отношений.
К распорядительным документам относят следующие виды документов:
постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, протокол.
Выбор вида при создании конкретного распорядительного документа
определяется:
• уровнем органа управления, издающего документ;
• компетенцией должностного лица как субъекта управления;
• порядком принятия управленческого решения (на основе единоначалия
или коллегиально).
С учетом сферы действия и в зависимости от уровня принятия решения
распорядительные документы делят на:
• правовые акты федерального уровня (указы и распоряжения Президента
Российской Федерации, акты, издаваемые Правительством Российской
Федерации, органами федеральной исполнительной власти
(министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
• правовые акты субъектов Российской Федерации (республик, краев,
5
областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов),
а также их территориальных образований;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений),
распорядительные документы можно разделить на издаваемые:
• в условиях коллегиальности;
• при единоличном принятии решений.
В первом случае распорядительные документы издают на основе
решений, принимаемых коллегиально (совместно) группой работников
(коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность
позволяет наиболее правильно и эффективно решать важные вопросы
деятельности организации. На основе коллегиальности действуют
Федеральное Собрание Российской Федерации, Правительство Российской
Федерации, представительные органы и правительства субъектов Федерации
и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии
министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В условиях коллегиального принятия решений издаются
постановления и решения.
Постановления издают высшие органы государственной власти и
управления (например, Правительство Российской Федерации),
представительные и исполнительные коллегиальные органы власти
субъектов Российской Федерации (например, Московская городская дума,
правительство Москвы и т.п.).
Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий,
например, общее собрание акционеров, совет директоров, ученые,
технические и художественные советы издают решения.
Руководитель организации или органа управления имеет право
принимать решения единолично. Единоличное принятие решений
обеспечивает оперативность управления, повышает персональную
ответственность руководителей за принятые решения. На основе
6
единоличного принятия решений действуют руководители федеральных
министерств, администраций субъектов Российской Федерации и
муниципальных образований, руководители организаций, учреждений,
предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный
директор).
Руководители органов управления, действующих на основе
коллегиальности, наделены правом принимать единоличные решения по
определенным вопросам оперативного управления деятельностью
коллегиального органа.
В условиях единоличного принятия решений издают приказы,
распоряжения, указания.
-
1.2. Процедура издания распорядительных документов.
Основанием для издания распорядительного документа может
являться:
• необходимость выполнения принятых законодательных, иных
нормативно-правовых актов или решений вышестоящих органов;
• собственная исполнительно-распорядительная деятельность в
соответствии с функциями и задачами организации.
Подготовку распорядительных документов поручают одному или
нескольким исполнителям (должностным лицам или структурным
подразделениям). Для подготовки особенно важных документов создают
рабочую группу из компетентных в этом вопросе специалистов.
Рассмотрим этапы подготовки распорядительных документов при
единоличном и коллегиальном порядках принятия решения.
Процедура издания распорядительных документов при единоличном
принятии решений — приказов, указаний, распоряжений — включает
следующие стадии.
1. Инициирование решения — обоснование необходимости издания
распорядительного документа.
7
2. Сбор и анализ информации по вопросу.
3. Подготовка проекта документа.
4. Согласование проекта.
5. Внесение проекта на рассмотрение руководства.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Процедура документирования выступает организующим началом в
подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить
его соответствие действующему законодательству.
Проекты распорядительных документов готовят на плановой основе (в
соответствии с ранее разработанным планом или программой) по поручению
руководства организации, по инициативе руководителей структурных
подразделений, а также отдельных специалистов. Обоснование
необходимости издания документа может быть изложено в докладной,
служебной записках, справке аналитического или информационного
содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме и т.д. Эти
документы выступают в качестве инициирующих решений {первая стадия).
Проекты распорядительных документов готовят специалисты
структурных подразделений. Если документ затрагивает интересы
различных подразделений, по решению руководства организации создается
временная комиссия или назначается группа работников для подготовки его
проекта.
На второй стадии осуществляют сбор и анализ информации,
необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее условие
эффективности управленческого решения — объективность, достаточность и
своевременность информации, на основе которой готовится проект
документа. Для этого необходимо определить источники информации. Это
может быть оперативная документация предприятия; документы,
поступающие из вышестоящих органов управления; законодательные акты;
нормативная документация; научные данные и др. Итог сбора и анализа
8
информации по вопросу — выработка управленческого решения, причем, как
правило, в процессе анализа информации прорабатывают различные
варианты решений и после всесторонней их оценки выбирают одно,
наиболее приемлемое.
Третья стадия заключается в оформлении выработанного решения в
виде проекта распорядительного документа. Оформление проекта
осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для
оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с
нанесением всех необходимых реквизитов и проставлением на верхнем поле
справа слова «Проект». Текст проекта составляют так, как если бы это был
окончательный вариант документа.
Четвертая стадия — согласование проекта — означает его
визирование. Оно проводится руководителями всех заинтересованных
подразделений организации, главными и ведущими специалистами, если
распорядительный документ касается вопросов их деятельности;
профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются
вопросы труда и кадров; главным бухгалтером, если речь идет о финансовых
вопросах; юрисконсультом - на предмет соответствия проекта документа
действующему законодательству, а также заместителем руководителя
организации.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и
дополнения к проекту. Они могут быть внесены непосредственно в
представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как
особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на
проекте документа делают отметку: «Особое мнение прилагается» или
«Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном
листе, прикладывают к проекту документа и возвращают разработчикам
проекта. Оно должно поступить вместе с окончательно оформленным
проектом документа
руководителю на подпись.
9
Пятая стадия – внесение проекта на рассмотрение руководства –
предполагает внесение замечании в проект документа по результатам
согласования, окончательное его оформление на бланке организации и
представление руководителю на подпись
На шестой стадии принимается решение, выражающееся в
подписании документа руководителем. Подпись руководителя превращает
проект документа в полноценный обладающий юридической силой
документ.
Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядительного
документа до исполнителей. На этой стадии проводится тиражирование
документа, его рассылка или передача исполнителям. Рассылка
распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые
сроки.
3
Процедура издания распорядительных документов в условиях
коллегиальности включает такие стадии.
1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании
коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа.
7. Доведение решения до исполнителей.
На первой стадии проводится сбор информации по рассматриваемому
вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу
осуществляет, как правило, в соответствии с планом работы коллегиального
органа специалист соответствующего структурного подразделения по
заданию руководителя и совместно с ним. При необходимости специалист
3
Документирование управленческой деятельности / А.Л. Комышев и др.; Под ред. В.В. Маковецкого. – М.:
КолосС, 2005. – С. 66-67.
10
может запрашивать информацию из подведомственных подразделений.
Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую
и всестороннюю информацию о состоянии дел по рассматриваемому
вопросу и конкретные предложения. Ее следует согласовать со всеми
заинтересованными в готовящемся решении специалистами подразделений
и подписать у руководителя подразделения, представляющего вопрос на
рассмотрение коллегиального органа. Наряду со справкой специалист
готовит проект решения коллегиального органа. Таким образом, данная
стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения.
На второй стадии подготовленные материалы — справка и проект
решения — передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно
соблюдение сроков, установленных для передачи материалов, которые
обычно составляют 10—15 дней до заседания. Это время необходимо для
размножения представленных материалов и их рассылки или передачи
членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного
изучения. Они должны иметь возможность до заседания изучить материалы,
чтобы получить представление о вопросе, который будет рассматриваться.
Передачу материалов секретарю коллегиального органа осуществляет
руководитель подразделения, подготовившего их.
Третья стадия — обсуждение материалов на заседании — включает
два этапа: вспомогательный, заключающийся в подготовке обсуждения, и
основной — непосредственное обсуждение. На первом этапе проводятся
ознакомление председателя коллегиального органа с представленными
материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания:
членам коллегиального органа рассылают приглашения, повестку дня,
материалы к заседанию. На заседании обсуждают представленные
материалы, высказывают мнения по проекту решения, предложения по его
изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны
поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них
проголосует большинство членов коллегиального органа (четвертая
11