Контрольная работа - Система распорядительной документации. Основные виды управленческой документации

Подождите немного. Документ загружается.

стадия).

Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных

органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведут

черновые рукописные записи его хода, стенографическую запись или

звукозапись на магнитофонную ленту. После заседания на основе

произведенных записей оформляют протокол. Если протокол составляют на

основе черновых записей, запись основных выступлений желательно

согласовать с выступавшими. Согласование записей выступлений

производится путем проставления визы выступавшим на левом поле

протокола напротив записи выступления. После согласования протокол

подписывают председатель коллегиального органа и секретарь.

Шестая стадия — издание распорядительного документа по

решению коллегиального органа. Коллегиальные органы предприятий

издают решения (например, решение Совета директоров акционерного

общества). Решения информационного характера, как правило, не

оформляют в виде распорядительного документа и фиксируют только в

протоколе. В практике управления такие решения называют

протокольными, доведение их до исполнителя осуществляют выписками из

протокола заседания. Решения распорядительного характера оформляют

специальным документом.

Последняя седьмая стадия — доведение распорядительного

документа до исполнителей — выполняется таким же образом, как и в

случае издания распорядительных документов на основе единоличного

принятия решений.

Таким образом, можно сделать вывод, что распорядительные

документы играют очень важную роль в управлении любых форм

собственности. А процедура издания таких документов строго обозначена.

Документирование управленческой деятельности / А.Л. Комышев и др.; Под ред. В.В. Маковецкого. – М.:

КолосС, 2005. – С. 67-68.

2. Управленческая документация.

Управленческая документация на сегодня составляет собой основу

управления любой организации. Качество управленческой документации,

обеспечивающей осуществление организационно-распорядительной

деятельности, является важнейшим фактором, определяющим саму

возможность и эффективность процесса управления.

Управленческий документ это документ, который при сохранении всех

признаков документа вообще отличается некоторыми видовыми признаками,

связанными прежде всего с реализацией организационно-распорядительных

функций управления.

На основе анализа практики документирования управленческой

информации существует комплекс требований, которым должен отвечать

управленческий документ.

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны

противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим

действия участников процесса управления.

2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в

полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он

касается.

3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть

однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть

истолкованы двояко, по-разному.

4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям

определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все

необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.

5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать

требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для

обеспечения требуемого качества и эффективности управления.

6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не

должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными

между собой.

7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены

языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается

административным, официально-деловым.

8. Мотивированность. Содержание документа должно побуждать

адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.

9. Юридическая значимость. Управленческий документ для

обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все

требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.

Рассмотрим порядок составления и оформления некоторых видов

управленческой документации.

2.1. Порядок составления договора и его реквизиты.

Договор — один из древнейших видов документов. Первый договор,

упоминание о котором дошло до наших дней, был заключен в 911 г. князем

Олегом с греками. В книге историка Н.М. Карамзина «Предание веков»

говорится, что договор был составлен в письменной форме в двух

экземплярах, в конце документа поставлена дата его заключения, т.е.

данный вид документа во многом совпадает с современным представлением

о договоре.

Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) дает

определение договора, устанавливает основные типы и разновидности

договоров.

Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении,

изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

В ГК РФ определены типы договоров: возмездный, безвозмездный,

публичный, присоединения, предварительный, в пользу третьего лица, а

Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. – М.: ИНФРА-М, 2008. – С. 34.

также более пятидесяти разновидностей договоров (например,

учредительный договор, договор поручительства, договор купли-продажи,

договор поставки, договор мены, договор дарения, договор аренды, договор

безвозмездного пользования, договор подряда и т.д.).

Договор имеет следующие реквизиты:

• название вида документа;

• дата;

• индекс;

• место составления или издания;

• заголовок к тексту;

• вводная часть (наименование сторон, заключающих договор, должности,

фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, и указание их

полномочий);

• предмет договора;

• характеристика качества продукции;

• требования, предъявляемые к таре и упаковке;

• указание цен на продукцию;

• сроки и порядок отгрузки продукции;

• дополнительные условия к договору;

• указания на имущественную ответственность за исполнение обязательств

поставщиком или потребителем;

• изложение порядка рассмотрения споров;

• общая сумма договора; юридические адреса сторон;

• подписи и печати сторон.

Договоры, как правило, составляются не менее чем в двух

экземплярах, подписываются уполномоченными лицами и

удостоверяются печатями организаций, их заключающих.

Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты,

подпункты и абзацы.

Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. – М.: ИНФРА-М, 2008. – С.123.

Договор вступает в силу с момента подписания его сторонами.

2.2. Порядок составления автобиографии.

Автобиография — документ, в котором в хронологической

последовательности описаны этапы жизни и трудовой деятельности

работника. Автобиография пишется собственноручно, в произвольной

форме, без исправлений.

Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в

автобиографии обязательно.

Автобиография пишется от руки на листе бумаги формата А4 или на

специальном бланке при поступлении на работу или учебу.

Форма изложения повествовательная (от 1-го лица).

Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом,

чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой

квалификации и общественной жизни данного человека.

Реквизиты автобиографии:

• наименование документа («Автобиография»);

• имя, отчество и фамилия автора;

• число, месяц и год рождения;

• место рождения;

• сведения о родителях (имя, отчество, фамилия, место работы);

• образование и специальность (профессия) по образованию;

• вид трудовой деятельности;

• последнее место работы и должность;

• награды и поощрения;

• участие в общественной работе;

• семейное положение и состав семьи;

• домашний адрес и телефон;

• дата;

• личная подпись.

Автобиография, написанная сотрудником при поступлении на работу,

помешается в личное дело.

Образец автобиографии

Автобиография

13.04.2000

Я, Павлова Надежда Васильевна, родилась 03 июня 1960 года в

г.Архангельске.

В 1967 году поступила в среднюю школу № 27, которую окончила в 1977

году. Одновременно занималась в первой городской музыкальной Школе по

классу рояля, окончила школу в 1976 году.

В 1977 году поступила в Архангельский педагогический институт.

Окончила институт в 1982 году по специальности «Учитель английского

языка».

В 1982 году поступила на работу в школу № 30 г. Архангельска учителем

английского языка, где работаю по настоящее время.

Неоднократно выступала с докладами на заседаниях методических

объединений города.

Главной аттестационной комиссией при департаменте образования

администрации Архангельской области присвоена высшая категория

преподавателя.

Отец Павлов Василий Петрович — пенсионер. Мать Павлова Александра

Егоровна — главный специалист департамента образования администрации

Архангельской области.

Не замужем.

Домашний адрес: г. Архангельск, ул. Воронина, д. 23, кв. 17.

Н. Павлова

Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М,

2008. – С. 126-127.

2.3. Выписки из приказа по основной деятельности.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации,

действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и

оперативных задач.

В этом определении отражены основные особенности управленческой

ситуации, в которой издают (составляют и оформляют) приказ.

Приказ имеет право издавать только первый руководитель

организации. Он может делегировать это право своим заместителям или

руководителям территориально обособленных подразделений (филиалов). В

этом случае в приказе о делегировании полномочий или в доверенности

(руководителю филиала) конкретно перечисляются вопросы, которые

должны решать, и разновидности приказов, право подписания которых

руководитель организации делегирует.

Принцип единоначалия отражен в оформлении приказа через

использование в тексте термина делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ».

Приказ является правовым актом. Поэтому его содержание должно

соответствовать действующему законодательству и учредительным

документам, а оформление — установленным правилам.

Приказы делят на две группы: приказы по личному составу и приказы

по основной деятельности. В приказах по личному составу фиксируется

функция управления персоналом.

Приказы по основной деятельности документируют следующие

универсальные функции управления в любой организации.

С помощью приказов по основной деятельности закрепляют систему

управления, внутренние нормы и правила работы: формируют

организационную структуру, распределяют зоны ответственности,

делегируют полномочия, организуют основные и вспомогательные

направления деятельности и т.д. Такие приказы обязательны для исполнения

всеми работниками организации.

В приказах по основной деятельности также решают вопросы

оперативного управления производственной, финансовой, хозяйственной и

иной деятельностью организации, исполнения решений коллегиальных

органов управления, координации взаимодействия подразделений и

должностных лиц при выполнении отдельных поручений и т.п.

Такие приказы содержат поручения, обязательные для исполнения

конкретными должностными лицами, определяют точные сроки исполнения

поручения и должностное лицо, на которое возложен контроль за

исполнением поручения.

Приказы по основной деятельности выполняют функцию

официального письменного свидетельства распорядительной деятельности

предприятия и подлежат постоянному хранению.

В составе приказов по основной деятельности предприятия выделяют

как разновидность приказы по административно-хозяйственным

(административно-организационным) вопросам. Эти приказы регулируют

вспомогательную работу по организационному и материально-

техническому обеспечению деятельности предприятия (нормы расхода

материалов, инвентаризация, режим доступа в здания и помещения,

утверждение внутренних типовых форм документов и т.п.). Срок хранения

приказов по административно-организационным вопросам — 5 лет.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят

следующие реквизиты:

• наименование предприятия (полное наименование с указанием

организационно-правовой формы и вида деятельности, сокращенное, а

также наименование вышестоящей организации — при ее наличии);

• название вида документа (ПРИКАЗ);

• дата;

• индекс (номер);

• место составления или издания;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• идентификатор электронной копии документа;

• визы согласования (гриф согласования).

Заголовок к тексту приказа должен кратко отражать его содержание, а

также быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «О»

(«Об»), отвечает на вопрос «О чем?», формулируется с помощью

отглагольного существительного («о создании...», «об утверждении...»).

Заголовок к тексту вносят в регистрационно-учетную форму (журнал

регистрации или регистрационную карточку) и в дальнейшем могут

использовать для поиска документа в информационном массиве

организации. Кроме того, заголовок облегчает восприятие текста приказа,

«настраивая» на его исполнение.

Текст приказа излагается от первого лица единственного числа и, как

правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи предписываемых

действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа.

Если поводом для создания приказа послужил другой документ, в тексте

приводят его полные данные, то есть указывают вид документа, автора, дату,

номер и заголовок.

Заканчивается констатирующая часть приказа термином делового

стиля «ПРИКАЗЫВАЮ», который оформляют на отдельной строке от

границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивают

двоеточием.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые

действия не нуждаются в разъяснении. Текст в таких случаях начинается со

слова «ПРИКАЗЫВАЮ».

Распорядительную часть текста приказа составляют по пунктам,

каждый из которых нумеруют арабскими цифрами и начинают с красной

строки.

Если в приказе дают поручения конкретным должностным лицам, то

необходимо указать должности и фамилии, инициалы исполнителей, четко

сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. В

этом случае используют речевую модель:

кому — что сделать — когда (к какому сроку).

Очень важно четко сформулировать поручаемое задание. Иначе

исполнитель не сможет его хорошо исполнить, или возникнет необходимость

консультаций или издания дополнительных документов, что замедлит сроки

выполнения решения и приведет к дополнительным и неоправданным

трудозатратам.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные

приказы или их отдельные пункты, то один из последних пунктов приказа

должен содержать ссылку на отменяемый пункт или документ с указанием

его даты, номера и заголовка. Текст такого пункта начинают словами:

«Признать утратившим силу ...»

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции,

графики, правила, положения), то их оформляют в виде приложения к

приказу. При этом в приказе реквизит «отметка о наличии приложения» не

проставляют. Страницы приказа и приложения нумеруют как единый

документ.

Пункт о контроле исполнения приказа оформляют в распорядительной

части текста последним.

Согласование проекта приказа осуществляется путем его визирования

должностными лицами организации и (или) проставления грифа

согласования (при внешнем согласовании).

Проект приказа визируют:

• должностные лица, которым поручена подготовка приказа (они несут

ответственность за качество документа);

• руководитель структурного подразделения, вносящего проект, если проект