Контрольная работа - Оформление служебных документов
Подождите немного. Документ загружается.
Оглавление
контрольной работы по дисциплине «Документоведение и делопроизводство»
на тему «Оформление служебных документов ».
Введение…………………………………………………………………………...3
1. Перечень нормативно-правовых актов, которые должны использоваться при
внедрении ГОСТ Р 6.30-2003 …………................................................... 5
2. Перечень реквизитов документов…………………….…………………….....6
3. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового
бланка……………………......................................................................………7
4. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного
бланка……………………......................................................................………8
5. Образцы бланков документов ……………………………………………….10
5.1 Общий бланк организации ……………………………………………...11
5.2 Бланк конкретного вида документа организации ……………………..12
5.3 Бланк письма ……………………………………………………………..14
6. Образцы документов ……………………………..…………………………..15
6.1 Документы личного характера ………………………………………….16
6.2 Распорядительные документы ……………………………………….....17
6.3 Организационные документы …………………………………………..18
6.4 Информационно-справочные документы ……………………………...19
7. Формы номенклатуры дел организации …………………………….……20
Заключение ………………………………………………………………………19
Список использованной литературы…………………………………………...20
ВВЕДЕНИЕ
Делопроизводство - как дисциплина, является необходимой для
будущего специалиста в области менеджмента.
В современных условиях жёсткой экономии времени и средств в
производственной деятельности любого учреждения одной из важных
составляющих профессиональной компетенции специалиста является умение
работать с документами.
Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение
документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового
общения для менеджера любого уровня стало неотъемлемым признаком
профессионализма.
Поэтому изучение темы «Оформление служебных документов» в
рамках учебной дисциплине «Документоведение и делопроизводство»
является необходимым для специалиста в области менеджмента.
Для достижения этой цели мною будут рассмотрены следующие
вопросы:
Перечень нормативно-правовых актов, которые должны использоваться при
внедрении ГОСТ Р 6.30-2003
Перечень реквизитов документов
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Образцы бланков документов
Общий бланк организации
Бланк конкретного вида документа организации
Бланк письма
Образцы документов
Документы личного характера
Распорядительные документы
Организационные документы
2
Информационно-справочные документы
Формы номенклатуры дел организации
В данной работе будут рассмотрены унифицированные приёмы
составления и оформления основных видов документов, используемых
службами документационного обеспечения управления, а также личных
документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Данная тема актуальна для
будущего специалиста в области управления, так как деятельность любой
организации сопровождается созданием документов. Оформление документов
в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов
организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
3
1. Перечень нормативно-правовых актов, которые должны
использоваться при внедрении ГОСТ Р 6.30-2003
ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно -
распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе
организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления,
распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные
в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации"
(ОКУД) (класс 0200000).
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к
оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов,
включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба
Российской Федерации.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми.
Деятельность в сфере информации и документации основывается на
законодательные акты:
Конституция РФ;
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации";
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в
Российской Федерации";
Федеральный закон 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»
Федеральный закон от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой
информации";
Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ (ред. от 23.07.2008) "Об
обязательном экземпляре документов";
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ (ред. от 08.11.2007) "Об
электронной цифровой подписи";
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках
документов в соответствии с Федеральным конституционным законом
4
"О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание
законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст.5021).
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов
в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения.
ГОСТ 6.10.7-90 Единая система внешнеторговой документации.
ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-
экономической информации.
ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание
юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме,
создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
ГОСТ 6.10.5-87: Унифицированные системы документации. Требования
к построению формуляра-образца.
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания)
помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об
организации).
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами,
выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому
классификатору управленческой документации (ОКУД).
Наименование организации, являющейся автором документа, должно
соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных
документах.
5
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его
отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее
наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации,
имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации
(русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают
на двух языках.
Наименование организации на государственном языке субъекта
Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от
наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда
оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное
наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения,
представительства указывают в том случае, если оно является автором
документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес;
номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера
факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного
организацией, должно быть определено уставом (положением об
организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным
ОКУД (класс 0200000).
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для
протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну
(единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
6
Например,Mдату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05
июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц,
день месяца, например: 2003.06.05.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера,
который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по
номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и
более организациями, состоит из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления или издания документа указывают в том случае,
если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации"
и "Справочные данные об организации". Место составления или издания
указывают с учетом принятого административно-территориального деления,
оно включает в себя только общепринятые сокращения.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические лица. При адресовании
документа должностному лицуMинициалы указывают перед фамилией.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в
именительном падеже.MНапример:M
Минюст России
Департамент информатизации
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном
падеже,Mнапример:
Генеральному директору
ООО "Северные совы"
А.В.Тихонову
7
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в
несколько структурных подразделений одной организации, то их следует
указывать обобщенно,Mнапример:
Администрации районов
Московской области
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по
отношению к самой длинной строке.MНапример:
Главному редактору
Издательского дома
"Медизба"
А.В. Тихонову
ДокументMне должен содержать более четырех адресатов. Слово
"Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При
большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы
почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами
оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование,
затем почтовый адрес,Mнапример:
Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и
инициалы получателя, затем почтовый адрес,Mнапример:
Тихонову А.В.
Варшавское шоссе д.53 кор.1 кв.23
г. Москва, 115230
8
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами)
или специально издаваемым документом. При утверждении документа
должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова
УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего
документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения,Mнапример:
УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Россвинопас"
Личная подпись А.В. Тихонов
Дата
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать
элементы относительно самой длинной строки,Mнапример:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Электронные технологии"
Личная подпись А.В. Тихонов
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты,
номера.MНапример:
УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 09.09.2009 N 14
9
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу
документа.
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным
лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание
поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату,Mнапример:
Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора с ООО «Млечный путь» к 05.10.2009
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа.
Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:
о чем (о ком)?, например:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
чего (кого)?, например:
Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок
допускается не указывать.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К",
словом или штампом "Контроль".
Текст документа составляют на государственном языке Российской
Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации
в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов
Российской Федерации.
10