Контрольная работа. Документирование управленческой деятельности
Подождите немного. Документ загружается.
Федеральное агентство связи
Сибирский Государственный Университет Телекоммуникаций и Информатики
Межрегиональный центр переподготовки специалистов
Контрольная работа
по предмету
«Документирование управленческой деятельности»
Выполнила:
Проверил:
Новосибирск
2010
1
Введение..................................................................................................................3
1 Перечень реквизитов и их краткая характеристика..........................................4
2 Основные управленческие документы...............................................................6
Заключение............................................................................................................21
Список литературы...............................................................................................22
2
Введение
Документ — это носитель информации, рассчитанный на многократное
использование. В широком смысле слова документом является любая зафиксированная
(законсервированная) информация. Наиболее распространены текстовые и графические
бумажные документы. Законодательными и нормативными актами предусмотрены
случаи, когда документирование информации является обязательным. Современное
управление без документов невозможно. В документах фиксируются все наиболее
существенные решения, а также ход их выполнения, наличие и движение денег и
материальных ценностей. Документы служат основой для контроля деятельности
предприятия, организации, учреждения, правильности расходования материальных,
денежных и других ресурсов. С усложнением производства возрастает количество
документов, используемых в управлении. Общее количество документов, которое
ежегодно создается в органах управления нашей страны, приближается к 100 млрд.
Документооборот крупных предприятий составляет более 100 тыс. документов в год, а
количество используемых разновидностей документов — около 1 тыс. Работа с
документами у специалистов управления занимает от 30 до 60% рабочего времени. От
организации работы с документами в значительной мере зависит оперативность
управления, его стиль и культура.
3
1 Перечень реквизитов и их краткая характеристика
Документоведение исходит из того, что документ состоит из отдельных элементов –
реквизитов, одним из которых является текст документа. Перечень трех десятков
реквизитов документа закреплен в настоящее время в ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации - располагается в правом верхнем в две строки. Сначала код
организации, а потом код управленческой документации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица -
проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП) - проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми
органами.
07 - код формы документа - располагаются в правом верхнем углу. Сначала код
организации, а потом код управленческой документации.
08 - наименование организации - указывается в полном соответствии с правовыми актами.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том
случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования
организации.
09 - справочные данные об организации - почтовый адрес; номер телефона и другие
сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес
электронной почты и др.).
10 - наименование вида документа - приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.)
указывается во всех служебных документах, кроме писем
11 - дата документа - Датой документа является дата его подписания или утверждения,
для протокола - дата заседания. оформляются цифровым способом, арабскими цифрами, в
следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
12 - регистрационный номер документа - состоит из его порядкового номера, который
можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел,
информацией корреспонденте, исполнителях
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа - включает в себя
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
14 - место составления или издания документа - указывают в том случае, если затруднено
его определение по реквизитам "Наименование организации"
15 – адресат - располагается в правом верхнем углу документа. В качестве адресата также
могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические
лица.
4
16 - гриф утверждения документа - Документ утверждается должностным лицом или
специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом
гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования
должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты
утверждения
17 – резолюция - включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и
срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в
правом верхнем углу
18 - заголовок к тексту - содержит краткое содержание документа
19 - отметка о контроле - только тех документов, которые взяты на контроль и обозначают
буквой "К", словом или штампом "Контроль".
20 - текст документа - связный текст, он должен отражать: краткость и точность
изложения информации; объективность и достоверность информации;
составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для
облегчения и ускорения работы с ними; структурирование текста документа: введение,
доказательство, заключение.
21 - отметка о наличии приложения - указывается количество листов и количество
экземпляров при наличии в документе приложения.
22 – подпись - входит наименование должности лица, подписывающего документ, личная
подпись и ее расшифровка. При подписании документа несколькими лицами равных
должностей их подписи располагают на одном уровне
23 - гриф согласования документа - состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с
которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи,
расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати - ставится на наиболее важных документах, подтверждая их
подлинность и подлинность должностного лица, заверяющего документ, заверяется
печатью организации.
26 - отметка о заверении копии – на копии документа, ниже реквизита "Подпись"
проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию;
личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения;
27 - отметка об исполнителе - включает в себя инициалы и фамилию исполнителя
документа и номер его телефона.
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело - для последующего
хранения и использования в справочных целях.
29 - отметка о поступлении документа в организацию - проставляется на входящих
документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки, содержит
очередной порядковый номер и дату поступления документа.
30 - идентификатор электронной копии документа – проставляется в левом нижнем углу
каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе,
дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации..
5
2 Основные управленческие документы
Задание: Во втором разделе разработать и предоставить следующие документы:
- письма информационное, гарантийное, ответное.
- протокол производственного собрания (совещания) коллектива (отдела, цеха и т.д.)
- докладную и объяснительную записки.
- акт
- приказ и распоряжение по вопросам хозяйственной деятельности
- привести собственную должностную инструкцию (в случае отсутствия - составить
самостоятельно) и проанализировать, насколько она соответствует новому ГОСТу. Внести
исправления.
- Письма информационное, гарантийное, ответное .
Данные письма относятся к служебным письмам. По содержанию и назначению они
могут быть:N информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма -
запросы, письма-приглашения и т. д.
Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или
качества продукции и услуг.
Ответное письмо – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-
запрос или письмо-просьбу.
Правила оформления служебных писем
1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от
бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты
предприятия.
2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты: адресат, дата,
индекс документа, ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо
является ответом- заголовок к тексту, текст, возможно отметка о наличии
приложения, подпись, фамилия и телефон исполнителя.
3. Письмо составляется только по одному вопросу, например просьба о чем-то или
извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается
несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена,
6
поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям.
Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.
4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в
исключительных случаях - до 5 страниц).
5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на
бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги.
Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.
6. Служебное письмо может бытьN адресовано учреждению, его структурному
подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если
письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате
печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лицаN - в
дательном.
7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала
оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На
одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат. Если
документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список
рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому
направляется конкретный экземпляр.
8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной
части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на
номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом.N Заголовок к
тексту письма должен быть максимально коротким и точным.N Он N
формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О
проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк,
заголовок можно не оформлять.
9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:
- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма,
сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
-Nв основной части формулируется основная цель письма.
10. Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в
себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и
расшифровку подписи.
11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу
лицевой или оборотной стороны бланка.
7
Пример информационного письма:
8
Пример гарантийного письма
9
Закрытое Акционерное Общество
«ТЕЛЕ-ТАЙП»
ОМСКИЙ
ФИЛИАЛ
ЗАО «ТЕЛЕ-ТАЙП»
Генеральному директору
ОАО «Транстелеком»
г-ну И. Е. Николаеву
ул. Орджоникидзе, 21
Омск, 664077
.
Уважаемый Илья Евгеньевич!
ЗАО «Теле-тайп» приглашает Вас принять участие в конференции
«Проблемы и перспективы развития рынка телекомунникаций». Конференция
ориентирована на участие руководителей предприятий, главных инженеров,
главных конструкторов и технологов, главных инженеров проектов,
начальников отделов автоматизации проектирования и информационных
технологий.
Место проведения: г. Омск ул. 10 лет Октября 201. Для участия необходимо
зарегистрироваться на корпоративном сайте www.tele-tipe.ru
С уважением,
Директор Омского филиала
ЗАО «Теле-тайп»
В.Иванов
Пример ответного письма
10
Закрытое Акционерное Общество
«ТЕЛЕ-ТАЙП»
ОМСКИЙ
ФИЛИАЛ
ЗАО «ТЕЛЕ-ТАЙП»
Генеральному директору
ООО «Тур-европа»
Воробьевой Н.А.
.
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
ЗАО «Теле-тайп» просит вас забронировать номер в
гостинице «Петроль» по адресу : г. Москва ул. Набережная 241,
с 11 ноября 2010 г. по 20 ноября 210 г. на имя Болдырева
Дмитрия Александровича, стоимость 4500 руб. в сутки.
Оплату наличными гарантируем при заселении.
В случае неприезда указанного лица ЗАО «Теле-тайп»,
обязуется выплатить сумму в размере одних суток проживания.
Снятие брони происходит по индивидуальным правила
гостиницы.
Директор Омского филиала
ЗАО «Теле-тайп»
В.Иванов
подпись
Главный бухгалтер
Третьякова О.В.
подпись
Исполнитель
Чумак Е.И.
(3812)37-12-49