Контрольная работа. Документирование управленческой деятельности
Подождите немного. Документ загружается.
- Протокол производственного собрания (совещания) коллектива (отдела, цеха и т.д.)
11
Закрытое Акционерное Общество
«ТЕЛЕ-ТАЙП»
ОМСКИЙ
ФИЛИАЛ
ЗАО «ТЕЛЕ-ТАЙП»
Начальнику отдела ГО и ЧС
С.С. Сергееву
.
О состоянии систем внутреннего противопожарного
водоснабжения,
пожарных гидрантов и пожарных водоемов
Уважаемый Сергей Сергеевич!
На ваше письмо сообщаю, что в помещениях
эксплуатируемых группой подсистем коммутации пожарных
кранов и гидрантов не имеется. Пожарные краны и гидранты
расположены в коридоре этажа. Ответственным за
эксплуатацию данного оборудования является городской узел
электросвязи.
Начальник группы коммутации подпись
Н.Н. Николаев
Исполнитель
Н.Н. Николаев
(3812)37-00-00
Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях и других формах работы
коллегиальных органов. Протокол может оформляться как на общих бланках, так и на
чистых стандартных листах бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:
1. наименование вида документа и его порядковый номер;
2. дата;
3. место составления протокола;
4. заголовок к тексту;
5. текст;
6. подписи председателя и секретаря
Заголовок к тексту обычно содержит название собрания, например: заседание
профсоюзного комитета. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.
Во вводной части перечисляются присутствовавшие на собрании, в том числе
указывается кто был председателем и кто секретарем собрания. Для всех
присутствовавших указывается наименование должности, если это протокол
производственного совещания. Заканчивается вводная часть повесткой дня. Допускается
также такая запись: N Присутствовали ... человек. Основная часть протокола строится по
схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) отдельно по каждому
пункту повестки дня. В разделе СЛУШАЛИ приводятся инициалы и фамилия докладчика
без указания должности (должность названа во вводной части), ставиться тире и с
прописной буквы - краткая запись содержания доклада, сообщения. В разделе
ВЫСТУПИЛИ схема изложения та же. В разделе ПОСТАНОВИЛИ по пунктам
излагаются принятые постановления. Текст протокола подписывается председателем и
секретарем.
Пример протокола собрания трудового коллектива:
12
ПРОТОКОЛ
общего собрания трудового коллектива
ЗАО «Теле-тайп»
г.Омск 25 сентября
2010 г.
Списочная численность работников Общества 80 человек.
Присутствовало 73 человек, кворум имеется, собрание правомочно.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Выборы председателя и секретаря собрания.
2. Рассмотрение и утверждение проекта коллективного договора ОАО "
Уралсвязьинформ" на 2010-2012 гг.
3. Делегирование представителей трудового коллектива по заключению трудового
коллектива общества.
Слушали:
По первому вопросу:
О выборе председателя и секретаря общего собрания выступил: Заместитель
директора по кадрам и общим вопросам И.И. Иванов
Постановили:
Избрать председателем собрания Петрова, секретарем собрания Иванова
ГОЛОСОВАЛИ: "ЗА" - единогласно, против - нет, воздержавшихся нет.
По второму вопросу:
Рассмотрение и утверждение проекта коллективного договора ОАО
"Уралсвязьинформ" на 2009-2012 гг. выступили: Директор Петров П.П., Юрисконсульт
Сидоров С.С.
Постановили:
Принять представленный на обсуждение коллективный договор ОАО "Уралсвязьинформ"
на 2010-2012 гг.
ГОЛОСОВАЛИ: "ЗА" - единогласно.
По третьему вопросу:
Делегирование представителей трудового коллектива по заключению коллективного
договора общества выступили: Директор Петров П.П., Зам. директора Иванов И.И.
Постановили:
Уполномочить подписать коллективный договор от трудового коллектива следующих
представителей:
1. Ананьева В.А.:
2. Галкин Ю.П.;
3. Малыгин А.Е.:
4. Пермяков В.А.;
ГОЛОСОВАЛИ: "ЗА" – единогласно.
13
Проголосовало "ЗА" 73 человек. Проголосовало "против" 0 человек, воздержавшихся
нет.
Председатель И.И. Иванов
Секретарь П.П. Петров
- Докладная и объяснительная записки
Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю с
изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и
предложения. В зависимости от содержания докладные записки бывают информационные
и отчетные. Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по
указанию руководителя. Цель инициативной записки — побудить руководителя принять
конкретное решение. Информационная записка служит способом систематического
извещения руководства о выполнении какого-либо поручения, работы.
Текст докладной записки состоит из констатирующей части, в которой излагаются
факты, послужившие причиной ее составления, и части, в которой приводятся выводы,
предложения, мнения ее автора.
Докладные записки бывают внутренними, которые предназначены руководству
организации, где работает составитель, и внешними, направляемыми в вышестоящие
организации. Внутренние записки могут быть оформлены на чистом листе бумаги,
внешние оформляются на общем угловом бланке формата А4.
Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему
непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения,
нарушения трудовой или технологической дисциплины. Объяснительная записка может
быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты
объяснительной записки подобны реквизитам докладной записки
14
- Акт
Акты - это документы, составляемые специально выделенными должностными
лицами (членами комиссий), назначаемыми приказом руководителя и подтверждающие
установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия.
В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:
-при смене работников, являющихся материально-ответственными лицами,
составляются акты приема-передачи дел;
-при проверке деятельности предприятия или его структурного подразделения - акты
по результатам обследования или ревизии;
-составляются акты при списании пришедшего в негодность инвентаря или
оборудования;
-актыN об испытаниях новых изделий,
-акты о выделении к уничтожению документов и т. д.
Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:
-гриф утверждения
-наименование вида документа (АКТ)
-дата
-порядковый номер акта
-место составления
-индекс документа
-заголовок к тексту
-текст
-отметка о наличии приложения (если есть приложение)
-подписи председателя и членов комиссии
Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.
Во вводной части указывается основание для составления акта - указывается номер
и дата приказа, на основании которого была создана комиссия и перечисляются
составители акта - присутствовавшие члены комиссии с указанием их должностей, а
также перечисляются другие лица, присутствовавшие при работе комиссии, но не
являющиеся ее членами.
В констатирующей части излагаются цели и задачи составления акта и существо
проведенной комиссией работы, а также установленные факты и выводы.
Количество оформляемых экземпляров акта определяется числом заинтересованных
сторон, то есть оформляется столько экземпляров, сколько человек изъявили желание
15
получить экземпляр акта. При этомN акте указывается кому передан каждый
экземпляры акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его
составлении. При оформлении подписей членов комиссии их должности не
указываются. Акт вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.
ЗАО «Теле-тайп» NNNNNNNNУТВЕРЖДАЮ
АКТ
___________№_____________ Директор____________________И.И. Иванов
Омск N
О проверке сохранности документов N
N
Основание: приказ директора от 01.11.2005 № 12 «О мерах по обеспечению сохранности
документов»
Составлен комиссией.
Председатель - заместитель директора по персоналу Петров П.П.
Члены комиссии:
1. Заместитель главного бухгалтера Сидорова С.С.
2. Начальник отдела кадров Васильева В.В.
3. Менеджер Романова Р.Р.
N
Присутствовали: заведующая канцелярией Кузнецова К.К.
В период с 10.10.09 по 12.10.10 комиссия проводила проверку организации и условий
хранения управленческих документов.
NNNNN В ходе проверки установлено:
NNNNN 1. Документы хранятся в структурных подразделениях.
NNNNN 2. Дела формируются не в соответствии с номенклатурой дел.
NNNNN 3. Отмечен случай утери документа (письмо ОАО «Лагом» от 15.03.2009 № 123).
N
NNNNN Комиссия рекомендует:
NNNNN 1. Установить порядок централизованного хранения документов в канцелярии.
NNNNN 2. Выделить и оборудовать специальное помещение для архива.
N N
Составлен в 2 экз.
1-й экз. - в дело № 01-14
2-й экз. - в объединение «Теле-тайп»
N
N N
Председатель П.П. Петров
Члены комиссии
С.С. Сидорова
В.В. Васильев
Р.Р. Романова
- Приказ и распоряжение по вопросам хозяйственной деятельности
16
Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем
учрежденияN и содержащий обязательные для исполнения предписания.
В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и
приказы по личному составу (о кадрах). По основной деятельности приказы издаются:
при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений, при
утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций,
при введении новых стандартов, при изменении графика работы предприятия и т. д.По
личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров): при назначении работников
на должность, приN освобождении от должности, при перемещении по службе, о
поощрениях или взысканиях, при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск
и т. д.
Приказы оформляются на общем бланке,< а формуляр приказа включает с себя
следующие реквизиты:
-название вида документа (ПРИКАЗ)
-дата (датой приказа является дата его подписания)
-порядковый номер приказа
-место издания приказа
-индекс документа
-заголовок к тексту
-текст
-подпись руководителя
-отметка о согласовании
-фамилия и телефон исполнителя
Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей -
констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и
причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются конкретные
задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается
на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. Начинается
распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ. Если приказ предусматривает
изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается какие из
ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не
допускается введение каких-либо изменений в его текст. Приказы по личному составу
хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.
17
-привести собственную должностную инструкцию (в случае отсутствия - составить
самостоятельно) и проанализировать, насколько она соответствует новому ГОСТу.
Внести исправления.
"УТВЕРЖДАЮ"
Директор Омского филиала
ЗАО «Теле-тайп»
________________ Петров П.П.
" ___ " _______________ 2010<г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Сменного инженера
1. Общие положения.
1.1. Инженер принимается и увольняется приказом директора Омского филиала ЗАО
«Телетайп»
1.2. Подчиняется непосредственно начальнику Сектора подсистем коммутации,
оперативно ведущему инженеру Сектора подсистем коммутации.
1.3. Квалификационные требования: высшее техническое образование или среднее
техническое образование в области электросвязи.
2. Должностные обязанности.
2.1. Выполняет постановления, распоряжения, приказы и положения, действующие на
предприятии Омского филиала ЗАО «Телетайп»
2.2. Обеспечивает техническую эксплуатацию станционного оборудования GSM в
соответствии с правилами и инструкциями по технической эксплуатации и другими
нормативными документами.
2.3. Выполняет ежедневные, еженедельные и ежемесячные проверки по ТО оборудования.
2.4. Обеспечивает содержание оборудования и помещений в чистоте и поддержание в этих
помещениях температуры и влажности в установленных пределах.
2.5. Осуществляет прием информации о нарушении связи и анализирует причины этого.
2.6. Немедленно ставит в известность обо всех авариях, происходящих на обслуживаемой
сети согласно утвержденной схеме оповещения.
2.7. Выполняет действия по исправлению простых аварий на MSC, BSC самостоятельно
или под руководством инженера коммутатора.
2.8. В случае необходимости выполняет действия по устранению нештатной ситуации со
службой технической поддержки фирмы Эрикссон.
18
2.9. Контролирует работу базовых станций, при обнаружении аварийной ситуации в
ночное время устраняет ее самостоятельно или с инженером Сектора подсистем
базовых станций.
2.10. Принимает участие в освоении вновь вводимого в эксплуатацию оборудования.
2.11. Участвует в разработке предложений по совершенствованию производственных и
технологических процессов и методов эксплуатации.
2.12. Принимает участие в рассмотрении предложений, осуществляет их внедрение в
соответствии со своей компетенции.
2.13. Умеет пользоваться и правильно использует контрольные приборы и измерительно-
метрологическую технику.
2.14. Ведет производственную документацию - журнал трех ступенчатого контроля, журнал
учета аварий, заполняет аварийные карты.
2.15. Выполняет правила внутреннего трудового распорядка.
2.16. Соблюдает правила охраны труда и техники безопасности и требований, правил
пожарной безопасности и санитарных норм.
2.17. Выполняет диспетчерские функции - отвечает на телефонные запросы смежных
служб.
2.18. Участвует в проведении технических учеб, совершенствует свои знания в
обслуживании оборудования.
2.19. Соблюдает коммерческую тайну предприятия.
2.20. Выполняет распоряжения начальника цеха.
2.21. Координирует проведение аварийно-восстановительных работ выездными бригадами.
3. Должен знать.
3.1. Постановления, распоряжения, приказы и положения, действующие на предприятии.
3.2. Методические, нормативные и другие руководящие материалы по вопросам
технического обслуживания, эксплуатации и ремонта станционного оборудования.
3.3. Работу с основными программными средствами: WinFiol, ИНТЕГРАЛ, библиотекой
Alex.
3.4. Организацию обслуживания GSM и перспективы ее технического развития.
3.5. Порядок работы с внешними службами: ЦПН, СИС, ЦОУ.
3.6. Работу с ОМТ: подключение, наблюдение за оборудованием Siemens, наблюдение за
температурным режимом БС.
3.7. Порядок оформления рапортов для ЦПН и головного офиса ЗАО
3.8. Знать порядок просмотра состояния телефона, назначение и удаление услуг,
регистрацию абонента.
3.9. Уметь восстанавливать работоспособность SMS центра и голосовой почты по
имеющимся инструкциям.
3.10. Основные технические данные оборудования GSM.
3.11. Конструктивные особенности, принципиальные, функциональные схемы станционного
оборудования.
3.12. Знать команды просмотра состояния потоков, сигнальных линков, базовых станций.
3.13. Правила, инструкции по технической эксплуатации GSM.
3.14. Методы отыскания повреждений, схемы распределения аварийной сигнализации,
токораспределительную сеть, источники энергоснабжения.
3.15. Способы исправления простых аварий на станционном оборудовании GSM
3.16. Эксплуатационно-технические нормы на обслуживание GSM.
3.17. Правила внутреннего распорядка, правила и нормы охраны труда, техники
безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
19
3.18. Порядок оформления и ведения производственной документации.
3.19. Правила внутреннего распорядка.
4. Ответственность.
4.1. За полное и своевременное выполнение обязанностей и требований, указанных в
настоящей инструкции.
4.2. За сохранность и правильное использование станционного оборудования.
4.3. За разглашение коммерческой тайны.
5. Права.
5.1. В отсутствии инженера коммутатора осуществлять руководство и контроль за работой
автозала, электропитающих устройств и кондиционеров.
5.2. Вносить предложения по своей работе.
5.3. Получать необходимую информацию для выполнения возложенных функций от
смежных служб и руководства предприятия.
5.4. Пользоваться правами, предоставляемыми сотрудникам компании в соответствии с
занимаемой должностью по штатному расписанию и трудовому законодательству.
5.5. Обучаться и получать своевременную помощь в обучении от предприятия для
повышения квалификации.
6. Оплата труда.
6.1. Оплата труда – повременно-премиальная в соответствии с Положением об
оплате труда, Положением о премировании и приказами администрации.
Разработал:
Начальник цеха коммутации Н.Н.Николаев
СОГЛАСОВАНО
Гл.инженер ТЦСС
____________Сидоров С.С.
«____»_________ 2008г.
СОГЛАСОВАНО
Юрист
___________ Алексеева О.О.
«____»_________ 2008г.
СОГЛАСОВАНО
менеджер по персоналу
____________Петрушина Е.Е.
«____»_________ 2008г.
20