Контрольная работа - Документационное обслуживание как главная обеспечивающая функция управления
Подождите немного. Документ загружается.
подтверждаю», после чего указываются должность и подпись ответственного за
делопроизводство, а также дата. Распечатанная копия ЭД регистрируется в соответствии с
общепринятыми правилами. После этого оригинал ЭД (электронная версия) может быть
уничтожен.
Предварительное рассмотрение документов производится с целью распределения
поступивших документов на те, которые, требуют обязательного рассмотрения руководителем
компании, и те, которые направляются непосредственно тем должностным лицам и
структурным подразделениям, кому они предназначены. После предварительного рассмотрения
документы передаются руководителю компании или соответствующему должностному лицу
(структурному подразделению) для принятия решения.
Рассмотрение руководителем компании поступивших документов включает изучение их
содержания и оформление резолюции, отражающей суть принятого управленческого решения.
Содержание резолюции фиксируется в специальном журнале.
Исполнение документа производится соответствующими должностными лицами
(структурными подразделениями) в сроки, установленные резолюцией или соответствующие
типовым срокам исполнения
11
. В том случае, если последний день срока исполнения документа
приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня,
предшествующего нерабочему дню.
Исполненный документ с соответствующей пометкой подлежит возврату в
делопроизводство. Отметка об исполнении документа включает слово «Исполнено» с
указанием подписи исполнителя и ее расшифровки, даты исполнения и сведений о номере дела,
в котором следует хранить документ.
О возврате документа в журнале учета делается отметка, после чего документ помещается
в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Вместе с документом в дело
помещаются материалы, подтверждающие его исполнение (контрольные экземпляры писем и
пр.).
5.2 Порядок работы с исходящими документами.
Исходящий (отправляемый) документ – официальный документ, отправляемый
компанией за ее пределы другому юридическому либо физическому лицу. Порядок работы с
указанными документами включает следующие основные этапы:
1. регистрация;
2. оформление почтовых реквизитов;
3. конвертование (фальцовка, упаковка);
4. сортировка;
11
В общем случае не более 30 дней.
21
5. отправка;
6. помещение контрольного экземпляра в дело.
Документ, предназначенный для отправки, сдается исполнителем (ответственным
исполнителем) в делопроизводство в полностью оформленном виде и не менее чем в двух
экземплярах (включая сопроводительные письма).
На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный
штамп («Исходящий №__»), после чего сведения о документе вносятся в журнал учета и РКФ.
Документы, поступившие в делопроизводство, должны отправляться адресатам, как правило, в
тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.
Оформление почтовых реквизитов на конверте (упаковке) осуществляется в соответствии
со сведениями, представленными ответственным исполнителем документа. конверты
(упаковки) также обеспечиваются необходимым количеством знаков почтовой оплаты
12
.
Принятые документы ответственный за делопроизводство укладывает в оформленные и
снабженные знаками почтовой оплаты конверты, предварительно производя фальцовку
(перегиб) в соответствии с размерами конвертов. Аналогичным образом производится укладка
в тару (упаковка) документов и иных материалов, отправляемых бандеролями и посылками
13
.
Документы, подготовленные к отправке в течение дня, подлежат сортировке, после чего
укладываются в сумку (специально предназначенную транспортировочную тару) и
доставляются на почту ответственным за делопроизводство или экспедитором. Наиболее
важные и срочные документы могут направляться адресатам с курьерами (посредством
фельдъегерской связи). Отправка ЭД на машинных носителях производится в упаковке,
соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них
информации. В необходимых случаях наряду с электронным оригиналом адресату высылается
и бумажная копия (распечатка) ЭД.
Отправка телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных сообщений производится
по каналам электрической связи с соблюдением установленных правил. В частности,
телеграммы принимаются к регистрации ответственным за делопроизводство
завизивированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде
отправления. Для отправки подготовленный текст телеграммы доставляется ответственным за
делопроизводство на почту. Факт отправки подтверждается квитанцией, подлежащей хранению
в течение установленного срока вместе с подготовленным текстом телеграммы.
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется дежурным
администратором устно по каналам телефонной связи на основании подписанного
12
Письма и иная корреспонденция подлежат отправке в конвертах установленного образца, а бандероли и посылки
– в упаковке (таре), обеспечивающей сохранность вложения до момента их получения адресатом.
13
При отправке заказной корреспонденции, кроме того, оформляются уведомления о вручении.
22
руководителем компании текста телефонограммы, оформленного на бланке. Регистрация
телефонограмм ведется ответственным за делопроизводство.
О передаче каждого документа в РКФ делается соответствующая отметка. Передача
информации с помощью факсограмм также производится дежурным администратором по
каналам факсимильной связи, а их регистрация - ответственным за делопроизводство.
Передача ЭД по каналам электронной почты может производиться двумя способами:
включением текста ЭД в «тело» сообщения e-mail либо приложением соответствующего файла
к сообщениюподготовку ЭД к отправке производит ответственный исполнитель, а его отправку
дежурный администратор или ответственный за делопроизводство.
В необходимых случаях адресату высылается бумажная копия (распечатка) ЭД.
Регистрация исходящих ЭД ведется ответственным за делопроизводство в соответствии с ранее
изложенными правилами, при этом к порядковому номеру добавляется знак «@» («эт», или
«собака»), например: 1/100@.
5.3 Порядок работы с внутренними документами.
Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы
подготовившей его компании и предназначенный для удовлетворения внутренних
потребностей компании в документированной информации.
14
Порядок работы с внутренними документами предприятия включает:
1) получение распоряжения на подготовку документа;
2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;
3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);
4) согласование проекта документа (при необходимости корректировка по
результатам согласования);
5) представление документа на подпись (утверждение);
6) передача на регистрацию (при необходимости также на тиражирование);
7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям)
предприятия для руководства в повседневной работе;
8) помещение контрольного экземпляра документа в дело.
Из распоряжения на подготовку документа исполнителю (ответственному исполнителю)
должно быть ясно, в каком виде и к какому сроку следует разработать и оформить проект
документа, с кем (при необходимости) согласовать, кому представить на подпись
(утверждение). В отдельных случаях уточняется состав документов, необходимых для
14
ГОСТ Р51141-98.
23
подготовки проекта, порядок их получения и использования в работе, необходимость
подготовки приложений, сопроводительных писем и т.п.
При изучении материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе,
исполнитель (ответственный исполнитель), как правило, использует:
нормативно-правовые акты и организационно-распорядительные документы по
данному вопросу (направлению) деятельности компании;
имеющиеся в его распоряжении документы переписки;
справочные материалы.
В необходимых случаях результаты изучения документов отражаются в рабочих записях.
На основании указанных записей формируется черновик документа.
После набора текста и печати черновика документа его содержание редактируется и
корректируется. Уточненный вариант черновика документа оформляется в виде проекта в
соответствии с установленными в компании требованиями, после чего распечатывается не
менее чем в двух экземплярах.
15
Первый экземпляр проекта документа, если это необходимо, направляется на
согласование. Результаты согласования отражаются на оборотной стороне последнего листа
проекта документа (в виде виз и замечаний) или в «Листе согласования», если проект
документа подлежит согласованию с четырьмя и более должностными лицами (структурными
подразделениями).
По результатам согласования в текст документа вносятся дополнительные уточнения.
После этого проект документа вновь распечатывается и представляется на подпись
(утверждение) руководителю компании (иному уполномоченному лицу).
Подписанный (утвержденный) документ передается в делопроизводство для регистрации
(путем простановки на первом листе документа штампа «Инв. №__» и внесения данных о
документе в журнал учета) и тиражирования. Затем растиражированные экземпляры документа
выдаются под роспись должностным лицам (структурным подразделениям) для руководства в
повседневной работе.
Контрольный экземпляр документа помещается в дело и хранится в делопроизводстве.
Кроме того, копия подписанного (утвержденного) документа в обязательном порядке
передается исполнителю (ответственному исполнителю) документа.
6. Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа.
15
Контрольный экземпляр проекта документа исполнитель (ответственный исполнитель) хранит у себя до
минования в нем надобности.
24
Коммерческая тайна прямо связана с коммерческой деятельностью, является
необходимым условием ее существования.
Под коммерческой тайной понимается такая информация, которая включает формулу,
состав, комбинацию, программу, приспособление, метод, технику или процесс. коммерческая
тайна, во-первых, имеет самостоятельную экономическую стоимость благодаря тому, что не
является общеизвестной или доступной людям, которые могут использовать ее в коммерческих
целях, и, во-вторых, является объектом разумных при данных условиях усилий по ее защите.
Коммерческая тайна – это вид тайны, включающей информацию, устанавливаемую и
защищаемую ее обладателем в любой сфере его коммерческой деятельности, доступ к которой
ограничивается в интересах обладателя информации.
Документы, содержащие информацию и составляющие коммерческую тайну, принято
называть конфиденциальными, процессы изготовления таких документов и организацию
работы с ними – конфиденциальным (закрытым) делопроизводством.
Закрытое делопроизводство является важной составной частью системы обеспечения
коммерческой безопасности организации. Сохранность конфиденциальной информации,
содержащейся в документах, зависит от правильной организации работы с документами,
содержащими коммерческую тайну.
Первым этапом в работе по обеспечению сохранности и конфиденциальности
документной информации является выделение из общего массива документов фирмы тех,
которые содержат ценную коммерческую информацию. Конкретный перечень этих сведений
можно составить, зная лишь специфику деятельности фирмы. Однако следует помнить, что ряд
документов, определенных законодательными и нормативными актами РФ, не могут
составлять коммерческую тайну.
После определения конкретного состава документов, содержащих коммерческую тайну,
готовится их перечень. При этом для каждого документа устанавливается категория
конфиденциальности. В современной практике используются различные грифы ограничения
доступа к документной информации.
Гриф ограничения доступа к документу или гриф конфиденциальности представляет
собой служебную отметку, которая проставляется на документе. Информация и документ могут
иметь несколько уровней грифов ограничения доступа, соответствующих различным степеням
конфиденциальности информации. Первый, низший и массовый, уровень – «Коммерческая
тайна», «Конфиденциально», «Конфиденциальная информация».
Второй уровень – «Коммерческая тайна. Строго конфиденциально», «Строго
конфиденциально», «Конфиденциально. Особый контроль». Под обозначением грифа всегда
25
указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа или условия его снятия, а также
уточняющие отметки.
Документы и информация, отнесенные к профессиональной тайне (врачебная тайна, тайна
страхования), не имеют грифа ограничения доступа к документу, поэтому в полном объеме
являются конфиденциальными.
В перечне документов, составляющих коммерческую тайну, указывается круг
пользователей той или иной группой конфиденциальных документов (или даже конкретными
видами документов). При этом исходят прежде всего из должностных обязанностей
сотрудников, необходимости конкретной информации, содержащейся в конфиденциальных
документах, для их работы. В перечне лучше указывать не наименования должностей, а
конкретные фамилии.
Проект перечня документов готовится на основании предложений руководства фирмы,
специалистов и на основе учредительных документов. При его подготовке необходимо
соблюдать действующее законодательство и нормативные акты РФ.
Перечень документов, составляющих коммерческую тайну, вступает в силу после
утверждения его руководителем организации. Если в процессе работы возникают документы,
которые по тем или иным причинам не были внесены в перечень, либо потребует уточнения
персональный состав сотрудников, допущенных к работе с этими документами, руководители
структурных подразделений вносят изменения в данный перечень в форме докладных записок
на имя руководителя организации. После внесения соответствующих уточнений перечень
переутверждается.
Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну:
- размер кредитов, которые взяла или собирается взять организация;
- объем производства продукции;
- наименование фирм-контрагентов;
- размер прибыли;
- распределение прибыли;
- цели, задачи и тактика переговоров с деловыми партнерами;
- заработная плата сотрудников;
- регионы сбыта продукции;
- направления маркетинговых исследований.
На документы, содержащие коммерческую тайну, распространяются общие правила и
требования оформления соответствующей системы документов (организационных,
распорядительных, справочно-информационных, бухгалтерских). Регламентация работы с
26
документами, содержащими коммерческую тайну, осуществляется в соответствии с основными
технологическими процессами работы с документами – поступающими и создаваемыми.
Документы, поступающие в организацию и содержащие коммерческую тайну, проходят
первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение
руководством и передаются исполнителям.
Конверты, содержащие коммерческую тайну, не вскрываются, а нераспечатанными
передаются инспектору по закрытому делопроизводству (секретарю). При обнаружении
нарушения целостности вложения составляется акт по установленной форме. Затем на
документе проставляется регистрационный штамп и заполняется регистрационная форма.
Если документ получен не по почте, а непосредственно от партнеров, по средствам
факсимильной связи или электронной почте, то его следует немедленно зарегистрировать у
инспектора по закрытому делопроизводству.
Документы, содержащие коммерческую тайну, подготовленные к отправке, сортируются
и конвертируются. На конверте проставляется соответствующая отметка. Сортировка
подготовленной к отправке корреспонденции проводится по способам ее доставки адресату.
Строго конфиденциальные документы доставляются с помощью курьерской связи и сдаются
под расписку адресату. Остальные конфиденциальные документы доставляются заказной
корреспонденцией. При подготовке документов к рассылке составляется опись, в которой
проставляются вид корреспонденции, способ ее доставки, дата отправки.
Второй экземпляр исходящего документа помещается в соответствующее дело по
номенклатуре дел. Черновики и лишние экземпляры уничтожаются.
В организации регламентируются требования, предъявляемые к сотрудникам при работе с
документами, содержащими коммерческую тайну: неразглашение сведений, содержащихся в
документе; работа только с теми документами, которые необходимы сотруднику для
выполнения его производственных задач; знание нормативных требований к работе с этой
категорией документов (положения о коммерческой тайне, перечня документов, содержащих
коммерческую тайну, инструкции по закрытому делопроизводству), грамотного определения
категории конфиденциальности документов, соблюдения правил подготовки и оформления
документов, их учета, хранения и передачи. Все эти требования объявляются сотруднику под
расписку и включаются в трудовой контракт, должностную инструкцию.
Оговариваются также меры безопасности при работе: во время перерыва в работе не
следует оставлять документы, содержащие коммерческую тайну, на столах, в ПК (без
установки специального доступа), в незапертых ящиках столов. Запрещается выносить без
соответствующего разрешения руководства документы из здания, в том числе брать их домой,
передавать другим лицам.
27
Сотрудники, работающие с документами, составляющими коммерческую тайну, отвечают
за соблюдение конфиденциальности при размножении документов.
В инструкции по закрытому делопроизводству оговаривается также порядок регистрации
документов, составляющих коммерческую тайну. Регистрации подлежат все
конфиденциальные документы, как поступающие и отправляемые, так и внутренние, в том
числе документы на машинных носителях. Регистрация осуществляется в регистрационно-
контрольных формах, установленных в организации. В них вносятся дополнительные
реквизиты: гриф конфиденциальности к документу, количество размноженных экземпляров,
расписка исполнителя в получении и возврате документа, уничтожение черновиков и
дополнительных экземпляров.
Систематизация документов, составляющих коммерческую тайну, осуществляется в
соответствии с номенклатурой дел, в которой предусматривается заголовок дела для
группировки конфиденциальных документов. В графе «Примечания» обозначается гриф
конфиденциальности.
Документы, содержащие коммерческую тайну, должны храниться в сейфах, которые
опечатываются. Перед вскрытием проверяется целостность оттисков печатей и исправность
замков. При обнаружении нарушений сейфы, шкафы и ящики рабочих столов не вскрываются
до сообщения лицу, отвечающему за безопасность.
Отбор документов, содержащих коммерческую тайну, на хранение и уничтожение
производится в результате проведения экспертизы ценности документов. При создании
экспертной комиссии учитывается допуск ее членов к работе с этой категорией документов.
Передача документов, содержащих коммерческую тайну, в архив организации осуществляется
по описям.
28
Заключение.
Я долго и серьезно размышляла над вопросом, кем бы я хотела работать после окончания
ВУЗа, как ни странно, но он вызвал у меня некоторые затруднения. Попробую объяснить.
Сначала я хотела написать, что должность офис-менеджера меня вполне бы устроила, но сразу
возник следующий вопрос: а какова моя цель в жизни? Ведь каждый хочет, чтоб работа
приносила не только финансовое, но и психологическое удовлетворение. Незадолго до сессии я
съездила в Школу Социального Проектирования в город Вологда. И там у меня и родился
бизнес-план, меня осенило, ведь можно работать на себя. Пока моя идея в зачаточном
состоянии, впрочем, как и мое обучение, но я уверена, в будущем, избранная мной профессия,
очень поможет в открытии своего дела.
Для начала я устроюсь рядовым служащим в компанию, уверена, что вскоре пойду вверх
по карьерной лестнице и вполне возможно, буду в должности помощника руководителя.
29
Список использованной литературы.
1. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение
управления): учебное пособие/ М.И. Басаков. – Изд. 2-е испр. и дополн. – Ростов н/
Д: Феникс, 2008. – 473, (l) с. – (Справочник).
2. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учеб. пособие для учащихся нач. проф. учебных
заведений/ Л.А. Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 224 с.
3. Лукьянчук У.Р. Делопроизводство (Хочу все сдать!)/ У.Р. Лукьянчук. – М.: Юрайт-
Издат, 2007. – 205 с.
4. Раздорожный А. А. Документирование управленческой деятельности: Учебное
пособие (Высшее образование)/ А.А. Раздорожный. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 304 с.
5. Рогожин М.Ю. Экспресс-курс секретаря (+CD) (Серия современный офис-
менеджмент)/ М.Ю. Рогожин. – СПб.: Питер, 2008. – 288 с.:ил.
30