Контрольная работа - Документационное обслуживание как главная обеспечивающая функция управления

Подождите немного. Документ загружается.

Федеральное агентство по образованию

Институт управления, информации и бизнеса

Контрольная работа по дисциплине

«Введение в специальность ДОУ»

На тему

«Документационное обслуживание как главная обеспечивающая функция управления».

Выполнила студентка

2 курса

Заочного отделения

Группы ДОУ – 07

Бажукова Юлия Ивановна

Шифр 07802038

Проверила

Саражина Л.А.

Ухта – 2008

Содержание.

Введение. 3

1 Основные понятия управления. Процесс принятия управленческих решений. 4

2 Функционирование организации на основе документационного обеспечения.

Классификация управленческой информации. 8

3 Нормативно – методическая база ДОУ. 11

4 Унифицированная организационно–распорядительная документация. 12

4.1 Составление и оформление основных видов документов. 12

5 Документооборот и его основные этапы. 19

5.1 Порядок работы с входящими документами 19

5.2 Порядок работы с исходящими документами 21

5.3 Порядок работы с внутренними документами. 23

6 Защита конфиденциальных документов от несанкционированного доступа. 25

Заключение. 29

Список использованной литературы 30

Введение.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого

уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с

документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и

достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки

справочно–информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования

документов.

Особое внимание к этой сфере управления обусловлено тем, что переход России к

рыночным отношениям, коренным образом изменив характер деятельности предприятий,

наполнил новым содержанием и всю их деловую корреспонденцию.

Работа с документацией – основной вид деятельности всех работников аппарата

управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без

управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач

бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.д.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения

номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и

культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также

контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка

составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на

предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с

ними всех сотрудников.

Четкое оформление и работа с документами гарантируют организации ее устойчивое

положение в бизнесе, так как документ, т.е. зафиксированная информация, имеющая

юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта при решении

хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении

трудовых конфликтов с работниками предприятия. Многие виды управленческих документов

предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны налоговых органов, при

комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.

Я полагаю, что эта контрольная работа поможет мне не только в учебе, но также и в моем

светлом будущем.

1. Основные понятия управления. Процесс принятия управленческих

решений.

Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование

(обеспечение своевременного и правильного создания документов) и организацию работы с

официальными документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль,

хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» используется термин документационное

обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление

компьютерных систем и их организационным, программным и информационным

обеспечением.

Документирование – это процесс создания и оформления документа. Государственный

стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по

установленным правилам».

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате

управления, их использование в справочных целях и хранения. Термин определяется

Государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования

документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их

создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах

независимо от формы их представления.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она

должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения.

Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме.

Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для

управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой

отсутствует ряд фактов, приводит к принятию малообоснованных, неверных или ошибочных

управленческих решений.

Документ – согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите

информации» - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,

позволяющими ее идентифицировать.

Реквизиты – это элементы, составляющие каждый документ (наименование, автор, текст,

дата, подпись и т.д.).

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов

определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и

форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для

ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными

актами.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими

лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую

категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются

государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей

деятельности организации.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих

документов: распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных

документов; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде

составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической

документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие

деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и

средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и

обобщения информации.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему

действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным

порядком оформления. Юридическая сила документа определяет его бесспорность.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так

как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них

информации.

Степень подлинности документов – это в управленческой практике разделение

документов на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или

распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может

содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ – это рукописный или машинописный документ, текст которого

переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Подлинник официального документа – это первый (или единичный) экземпляр документа,

обладающий юридической силой.

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного

документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть

факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание

документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая

подпись и печать) или часть их расположения. Она изготавливается на копировальной технике,

с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов,

изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие

экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Свободная копия содержит

все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального

удостоверения.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам

происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В управлении, как и в других областях человеческой деятельности, существует разделение

труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его

структурные подразделения выполняют разные управленческие функции. Некоторые функции

управления являются типовыми, присущими любому аппарату управления – например,

прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и

отчетность, финансирование и др. Другие функции могут выполняться каким-либо

управленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих

документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат

управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным

образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и

составляющих системы документации.

Основными направлениями совершенствования документации являются унификация и

стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме,

единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в

управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных

требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих

задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку

документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в

различных отраслях деятельности.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми

понимаются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними

других подобных объектов». Стандарт представляет собой нормативно-технический документ,

который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и

утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению

создаваемого изделия (в данном случае документа).

Стандартизация – сложный процесс. Ее элементами являются типизация, унификация,

агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой – виды работ, которые

могут осуществляться как самостоятельные.

Унифицированная форма документа (УФД) – это совокупность реквизитов,

установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и

расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в

определенной последовательности, называется формуляром документа.

2. Функционирование организации на основе документационного

обеспечения. Классификация управленческой информации.

Документирование информации – обязательное условие для ее включения в

информационные ресурсы – осуществляется в порядке, устанавливаемом органами

государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию

документов и их массивов, безопасность РФ. Основу гражданского законодательства РФ

составляет Гражданский кодекс РФ.

Для сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и

предприятий документов проводятся работы по унификации документов и созданию

унифицированных систем документации (далее - УСД). В основе УСД лежит метод

унификации, т.е. установление единообразия состава и форм управленческих документов,

создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач.

Классификаторы социальной и технико-экономической информации – это нормативные

документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных

как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификаторы делятся на три

группы:

1) классификаторы информации об организационных структурах:

- Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ)

;

- Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР)

;

- Общероссийский классификатор пунктов погрузки-выгрузки на железнодорожном, речном,

морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ) и др.;

2) классификаторы информации о населении и кадрах;

- Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН)

;

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных

разрядов (ОКПДТР)

и др.;

Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления. ОК 006-93, утв. постановлением

Госстандарта России от 30.12.1993 № 294. М.: Издательство стандартов, 1997; Государственные стандарты. 1997.

№ 10; 1999. № 1; 2000. № 2; № 4; № 5; № 7; № 8; № 10; 2001. № 5; № 8; № 9; 2002. № 3; № 11; № 12; 2003. № 7; №

9; №12; 2004. № 1; Национальные стандарты. 2004. № 5; № 6; № 8; № 9; № 12; 2005. № 3; № 8; № 10; 2006. № 1; №

3; № 5; № 6; № 9; № 11.

Общероссийский классификатор экономических регионов. ОК 024-95, утв. постановлением Госстандарта России

от 27.12.1995 № 640. М.: Издательство стандартов, 1999; Государственные стандарты. 2000. № 4; № 10; 2001. № 4;

2002. № 4.

Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 017-95, утв. постановлением Госстандарта России

от 31.07.1995 № 412. М.: Издательство стандартов, 1996; Государственные стандарты. 1999. № 9; 2000. № 9; 2001.

№ 6; 2002. 3 6; 2003. № 4; Национальные стандарты. 2004. № 3; № 8; 2005. № 10; № 12; 2006. № 9.

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. ОК 016-94,

утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367. М.: Издательство стандартов, 1995; Бюллетень

Минтруда РФ. 2004. № 4; № 6.

3) классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в

автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и

социальных показателях:

- Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД)

;

- Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

и др.;

- Общероссийский классификатор валют (ОКВ)

и др.;

Общероссийский классификатор управленческой документации (далее – ОКУД)

содержит унифицированную систему документации и информацию о формах документов.

Задачи ОКУД:

1) регистрация форм документов;

2) рациональная организация контроля за применением унифицированных форм

документов;

3) контроль за составом документов и исключением дублирования информации,

применяемой в сфере управления;

4) сокращение количества применяемых форм;

5) упорядочивание информационных потоков;

6) исключение из обращения неунифицированных форм документов.

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм

документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации.

Код в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

Каждая позиция состоит из двух блоков:

 блока идентификации;

 блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы производится через классификацию. Код

строится следующим образом: ХХ ХХ ХХХ Х

Первые цифры обозначают класс форм, следующие две – подкласс форм, следующие три

цифры – регистрационный номер; последняя цифра – контрольное число.

Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности Содружества Независимых Государств (ТН ВЭД

СНГ), принята на основании Соглашения стран СНГ от 03.11.1995. М.: 1996.

Общероссийский классификатор стандартов ОК (МК (ИСО/ИНФКО МКС) 001-96) 001-2000, утв.

постановлением Госстандарта России от 17.05.2000 № 138-ст. М.: Издательство стандартов, 2000;

Государственные стандарты. 2004. № 1.

Общероссийский классификатор валют. ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000, утв. постановлением

Госстандарта России от 25.12.2000 № 405-ст. Государственные стандарты. 2001. № 11; 2002. № 2; № 12; 2003. № 2;

№ 7; Национальные стандарты. 2004. № 3; № 6; 2005. № 2; № 3; № 6; № 10; 2006. № 1; № 2; № 12.

Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв. постановлением Госстандарта

России от 30.12.1993 № 299. М.: Издательство стандартов, 1995; Государственные стандарты. 1997. № 3; 1999. №

7; № 10; 2000. №5; № 10; №11; 2001. № 8; № 12; 2002. №2; №5; № 11; № 12; 2003. № 2; № 8; № 12; Национальные

стандарты. 2004. № 7; 2005. № 2; № 3; № 5; № 7; № 10; № 11; 2006. № 3; № 5; № 6; № 8; № 11.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования

конкретной унифицированной формы документа.

Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работы и услуги, имеющие

отраслевое значение.

Государственные стандарты устанавливаются в целях обеспечения:

1) обороноспособности и мобилизационной готовности стороны;

2) безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и

техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

3) технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости

продукции;

4) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и

т.д.;

5) качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития техники и

технологии;

6) экономии всех видов ресурсов.

Все государственные стандарты нашей страны объединены в единую государственную

систему стандартизации.