Контрольная работа - Документационное обслуживание как главная обеспечивающая функция управления

Подождите немного. Документ загружается.

3. Нормативно – методическая база ДОУ.

Нормативно – методическая база делопроизводства – это совокупность законов,

нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию

создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности

учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства – ее структуру,

функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Главный принцип функционирования делопроизводства заключается в том, что записи

информации производятся на различных носителях по установленным правилам.

Вопросы выдвижения и учета документов с момента их издания или получения до

завершения исполнения или отправления определяются термином документооборот.

Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.

Исходным понятием делопроизводства является понятие документа. документ – это

материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими

ее идентифицировать.

Документационное обеспечение – важнейшая сторона деятельности любого учреждения,

предприятия.

Нормативно – методическая база ДОУ включает в себя:

1) законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

2) государственные стандарты на документацию;

3) нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

4) государственную систему документационного обеспечения управления. Основные

требования к документам и службам документационного обеспечения;

5) указы и распоряжения Президента РФ, регламентирующие вопросы

документационного обеспечения на федеральном уровне;

6) классификаторы социальной и технико-экономической информации;

7) унифицированные системы документации;

8) правовые акты федеральных органов исполнительной власти (агентств, служб и

др.);

9) нормативные документы по организации архивного хранения документов.

4. Унифицированная организационно–распорядительная документация.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для

документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система

организационно–распорядительной документации (ОРД), так как входящие в нее документы

применяются в организациях и учреждениях всех уровней управления, направлений

деятельности и форм собственности.

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительного документа трактует

следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение

административных и организационных вопросов, а также вопросов управления,

взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений,

предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

В систему организационно–распорядительной документации входят следующие группы и

виды документов:

 Организационные: устав, положения, инструкции, штатное расписание, структура и

штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового

распорядка, памятки;

 Распорядительные: постановления, приказы, указания, распоряжения, решения;

 Справочно-информационные: справки, докладные (служебные) записки,

объяснительные записки, акты, протоколы, телеграммы, телефонограммы, факсы,

служебные письма.

4.1 Составление и оформление основных видов документов.

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в

число ОРД включает документы по личному составу (персоналу): заявления, личные карточки,

приказы (распоряжения) о приеме на работу и целый ряд других.

С 1 июля 2003г. во всех федеральных органах государственной власти, органах

государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления,

на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от их организационно-

правовой формы и вида деятельности был введен государственный стандарт на оформление

организационно–распорядительной документации – ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные

системы документации. Унифицированная система организационно–распорядительной

документации. Требования к оформлению документов», который устанавливает 30 реквизитов

документа и строгое месторасположение и оформление каждого из этих реквизитов на листе

бумаги формата А4 (210х297) и А5 (148х210). В делопроизводстве также находит применение

формат А3 (297х420), используемый для оформления больших таблиц, диаграмм, схем в

качестве приложений к некоторым видам документов – письмам, постановлениям и др.

Необходимо учитывать, что для каждого конкретного вида документа определен

соответствующий состав реквизитов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

(ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес и

т.д.);

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – печать;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе и номер его телефона;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Среди перечисленных реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках документов, переменные

наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.

Бланк документа – это стандартный лист бумаги (формат) с нанесенными на нем

постоянными реквизитами.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых

тонов (плотность не менее 80 г/м

, белизна – не менее 90%).

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и

без него, должен иметь поля:

- 20мм – левое;

- 10мм – правое;

- 20мм – верхнее;

- 20мм – нижнее.

Стандартом установлены следующие виды бланков документов:

 Общий бланк;

 Бланк письма;

 Бланк конкретного вида документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках

постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Существует два месторасположения

реквизитов: продольное и угловое.

Герб (реквизит 01 и 02).

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях,

предусмотренных законодательством РФ. Изображение герба при продольном расположении

реквизитов находится в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в

левой части верхнего поля над серединой строки с названием организации-автора. Бланки с

изображением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ являются полиграфической

продукцией, подлежащей учету.

Эмблема (реквизит 03).

На бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или

товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с Уставом (Положением об организации).

Эмблема может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо из

рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен

Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

У нас в стране эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой

наименования организации-автора или на левом поле бланка на уровне названия организации.

За рубежом эмблема располагается на левом или на правом поле бланка на уровне

наименования фирмы.

Наименование автора документа (реквизит 06).

В бланке мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или

структурного подразделения, подготовившего документ. Чаще всего на бланке указываются

только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами

может указываться еще и вышестоящая инстанция.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при

изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом.

Справочные данные об организации-авторе (реквизит 07).

Так как письмо предполагает переписку, в бланке для письма помещается адрес

организации-автора. В состав этого реквизита входит индекс предприятия связи, почтовый

адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и WWW-страницы (если

они есть), номера счетов в банке.

Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями,

установленными Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением

Правительства РФ от 15.04.2005 № 211

. По международным правилам почтовый адрес

указывается в следующей последовательности: номер дома, наименование улицы (площади),

затем название города, штата и округа, почтовый индекс и в конце название страны.

Реквизиты могут располагаться: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в

левом верхнем углу (угловой бланк).

Дата и регистрационный номер документа (реквизиты 09 и 10).

Дата – обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но

они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом. Дата оформляется

арабскими цифрами. На нее отведено десять знаков – восемь цифр – (по две на число, месяц и

четыре на год) и две разграничительные точки. При подготовке документа к подписанию

заранее печатаются месяц и год, а число должно проставляться руководителем,

подписывающим документ.

Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-

цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке

документа рядом с датой. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер

документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). Приказы по

СЗ РФ. 2005. № 17. Ст. 1556.

личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей

группы. В приказах по личному составу к порядковому номеру добавляются буквы К (кадры)

или Л/С (личный состав). Например: Приказ № 8к или приказ № 21л/с.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера

чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или

исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности,

места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия

отправленного документа). Например: 02 – 15/89, где 02 – индекс структурного подразделения

(например, бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 89 – порядковый номер

отправляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется

первой буквой фамилии. Например: В-17, Д-124.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов

проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Например: № 475/284/389.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11).

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ.

Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на

который пишется ответ, и включает регистрационный номер и дату документа, на который

дается ответ.

Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию

инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и

только затем доложить руководителю.

В зарубежной коммерческой корреспонденции ссылка на индекс полученного документа

и индекс самого документа выступают как один реквизит. Индекс документа, на который

ссылаются, оформляется первым и сопровождается словами: «Ваш индекс…». Затем следует

индекс отправляемого документа, сопровождаемый словами: «Наш индекс...». Этот реквизит в

иностранной корреспонденции оформляется в левом или правом поле, и ссылки располагаются

друг под другом.

Место составления или издания (реквизит 12).

В общем бланке на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и

дату входящего документа, указывается место составления документа. В соответствии с

требованиями ГОСТа реквизит указывается только в тех случаях, если затруднено его

определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об

организации».

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13).

В верхнем правом углу документа на первой странице может быть поставлен гриф

ограничения доступа к информации («Секретно», «Для служебного пользования» и др.). Гриф

ограничения доступа проставляется в соответствии действующим законодательством и

располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без

кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа

ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Адресат (реквизит 14).

Адресатом документа может быть орпганизация, структурное подразделение,

должностное или физическое лицо.

При направлении документа в организацию или структурное подразделение их

наименования указывают в именительном падеже, почтовый адрес отделяют от наименования

организации дополнительным межстрочным интервалом:

ЗАО «АВРО»

Ул. Свердлова, 32, стр.5

г. Иваново, 155600

Если документ направляется в несколько однородных организаций, его адресуют

обобщенно: Генеральным директорам предприятий нефтеперерабатывающего комплекса.

Гриф утверждения документа (реквизит 15).

Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы.

Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение,

инструкция и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы (сметы)

и др. Документ может утверждаться:

 Должностным лицом (руководителем);

 Изданием соответствующего распорядительного документа;

 Коллегиальным органом.

Ставятся гифы утверждения на такие документы как: акты, инструкции, нормативы,

отчеты (о производительной деятельности, командировках и т.д.), планы, положения,

программы, сметы, штатные расписания и изменения к ним.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова

«УТВЕРЖДАЮ», полного наименования должности лица, утверждающего документ, его

личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Директор организации

Подпись А.И. Соколов

12.08.2006

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом,

то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, которым

зафиксировано решение об утверждении:

УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДЕНО

Приказом генерального Советом директоров

Директора ЗАО «Покровская пряжа» ООО «Колосок»

От 15.09.2006 № 2 (протокол от 20.10.2006 № 5)

5. Документооборот и его основные этапы.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или

создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота

способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной

загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на

управленческий процесс в целом.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов,

циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и

структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами

технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-

множительной службой и т.д.).

Основными этапами документооборота являются: прием и первичная обработка

документов; распределение поступивших документов; регистрация документов; контроль за

исполнением документов; информационно-справочная работа; отправка документов;

формирование дел; хранение дел и обработка дел для последующего хранения; сдача дел в

ведомственный архив.

5.1 Порядок работы с входящими документами.

Входящий (поступивший) документ – документа, поступивший в компанию из-за ее

пределов от другого юридического либо физического лица. Порядок работы с указанными

документами включает в себя следующие основные этапы:

1. прием (доставка) корреспонденции;

2. первичная обработка документов;

3. предварительное рассмотрение документов;

4. регистрация документов;

5. рассмотрение документов руководителем предприятия;

6. передача документов исполнителям;

7. исполнение документов;

8. возврат исполненных документов в делопроизводство.

Доставка документов осуществляется, как правило, средствами фельдъегерской

(курьерской), почтовой и электрической связи. Посредством фельдъегерской связи

производится доставка наиболее важных и ценных отправлений.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и

регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных

изданий. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы),

факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты.

Поступившие телеграммы принимаются под роспись от работника почтового ведомства с

проставлением даты и времени ее получения. Телеграммы регистрируются по тем же правилам,

что и письма, после чего немедленно передаются на рассмотрение руководителю компании и в

соответствии с резолюцией последнего на исполнение соответствующим должностным лицам

(структурным подразделениям).

Текст телефонограммы записывается на специальном бланке или в журнале, после чего

немедленно передается руководителю компании или непосредственно тому должному лицу,

которому она адресована. Факсимильные сообщения и сообщения электронной почты

принимаются и докладываются руководителю компании по мере поступления и в зависимости

от срочности содержащейся в сообщениях информации.

При поступлении входящей корреспонденции на почте особое внимание обращается на ее

правильную адресацию. Принятые документы укладываются в портфель, после чего

доставляются компании.

Первичная обработка принятых документов производится непосредственно после их

доставки в помещение делопроизводства. Документы выкладываются из сумки (тары) на стол и

пересчитываются.

Непосредственно перед вскрытием проверяется правильность доставки, а также

целостность упаковки документов.

Затем упаковка документов (конверты, бандероли и пр.), включая заказные отправления,

вскрываются, из нее извлекается все содержимое

После этого на первой странице извлеченного документа проставляется регистрационный

штамп («Входящий №__»), а соответствующие сведения о документе вносятся в журнал

(книгу) учета.

В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИДАД «Ведение

делопроизводства в организации» (2003г.) входящие документы подлежат регистрации в день

их поступления в компанию. Вместе с порядковым номером в регистрационном штампе

указывается дата регистрации документа. на каждый входящий документ, кроме того,

заводится регистрационно-контрольная форма (в традиционном электронном виде) (РКФ).

При поступлении на предприятие электронного документа (ЭД) его содержание должно

быть сверено с учетными данными, указанными в сопроводительном письме. С этой целью ЭД

распечатываются с проставлением отметки: «Документ получен в электронном виде. ЭЦП

За исключением конвертов с пометкой «лично», которые передаются по назначению (адресату, указанному на

лицевой стороне конверта).