Контрольная работа - Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування

Подождите немного. Документ загружается.

Міністерство освіти і науки України

Академія Муніципального Управління

КОНТРОЛЬНА РОБОТА

з предмету: Діловодство в органах державного управління

та місцевого самоврядування

Виконав: студент І курсу

Юридичного факультету

Заочної форми навчання

Група Юз-13

Соловей О.В.

КИЇВ – 2008

ПЛАН

1. Зразки загального бланку установи

2. Зразок кутового бланку

3. Організаційні документи (статут, положення про підрозділ)

4. Розпорядчі документи (наказ із загальних питань, розпорядження)

5. Довідково-інформаційна документація (протокол, службові листи,

доручення, акт (передачі), виписка з протоколу)

6. Документи з особового складу (заява, автобіографія (прийняття,

звільнення, переведення), наказ з особового складу (простий, складний)

Література

1. Зразки загального бланку установи

БЛАНК ДОКУМЕНТА (офіційного) — це стандартний apкуш паперу з

відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним

для змінної.

Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38—90):

• для службових листів;

• загальний (для виготовлення наказів, протоколів, розпоряджень, постанов,

вказівок та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два варіанти

розташування реквізитів:

• кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті

(додатки 1,3);

• поздовжнє — постійні реквізити розташовуються уздовж верхньої частини

аркуша.

Своєю чергою і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

• флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;

• центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково

віддалені від меж відведеної робочої площі.

При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити 1—9 і

трафаретні частини реквізитів 11—13. Останні розміщують ліворуч, на площі,

відведеній формуляром-зразком, незалежно від варіанту розташування постійних

реквізитів — кутове чи поздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин,

можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31.

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (у межах площі,

відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках з

кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6—9 державною

мовою, а нижче — іноземною (дод. 3). На бланках з поздовжнім розташуванням

реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а праворуч —

іноземною.

При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться реквізити 1—3, 6

— 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і

обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів

документів — наказів, розпоряджень, вказівок, довідок тощо. В цьому разі

загальний бланк доповнюють реквізитами 4, 5, 10.

Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних

документів не перевищує 200 на рік, оформляючи документи, можуть

користуватися гумовим чи виготовленим на спеціальній основі штемпелем. Склад

і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38—90.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки.

Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам

ГОСТ 6.38— 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять-

додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 7.

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовжнім

розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою

реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (реквізит 3)

використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у

встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не можна.

Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.

Установи, об'єднання, організації, військові частини, які мають урядові

нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових

документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити те й інше разом.

Замість повної назви вищого органу — міністерства чи відомства (реквізит 6)

— можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом

(наприклад, «Мінхарчопром» замість «Міністерство харчової промисловості»).

Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.

Індекс підприємства зв'язку, поштову та телеграфну адресу, номер телетайпа

(абонентського телеграфу), номер телефону, факсу (реквізит 9) зазначають

відповідно до «Поштових правил Міністерства зв'язку». Банківські дані наводять

таким чином, щоб їх можна було використати при виконанні розрахунково-

грошових операцій.

На бланках для недержавних підприємств (дод. 7) реквізити 1, 3, 6 не

зазначають. Реквізит 2 допускається розташовувати на місці реквізиту 1, а

реквізит 9 — на нижньому березі. Реквізити 29, 31 в такому разі

розташовуватимуться вище за реквізит 9.

Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонів

фарбами насиченого кольору.

Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні

треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 - А4 (210 х 297

мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) і

А6 (105 х 148 мм).

Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30 - лівий;

10 - правий;

20 - верхній та нижній.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують

фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою

комп'ютерної техніки.

Бланки документів проектують відповідно до додатка А, де у схемах

позначено зафіксовані межі зон розташованості реквізитів. Кожну зону

призначено для розташовування певних реквізитів.

Можна використовувати два варіанти розташованості реквізитів - кутовий і

поздовжній.

Реквізити розміщують у межах, встановлених схемами, з допуском +2 мм.

Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його відсутності -

реквізиту 07).

Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у

межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:

- сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені

від меж зони розташованості реквізитів);

- прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони

розташованості реквізитів).

Встановлюють такі види бланків документів (зразки бланків документів

наведено в додатку Б):

- загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначання у

бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк листа;

- бланк конкретного виду документа (із зазначанням у бланку назви виду

документа), крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки

структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо

керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить

реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09, 14. Дозволено розміщувати обмежувальні

позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20.

Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01,

02, 03, 04, 06, 07, 08, 09. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні

позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих

документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а

також обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 19, 20.

На бланках організацій - суб'єктів України, що мають право згідно із Законом

України "Про мови в Українській РСР" використовувати поряд з українською

мови національних меншин, друкують реквізити 06, 07, 08, 09 українською мовою

та мовою національної меншини, на одному рівні поздовжнього бланка.

Організації, що ведуть листування з постійними закордонними

кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч -

українською, праворуч - іноземною.

Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не

рекомендовано.

Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна обліковувати.

Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим

способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку

бланка.

------------------------------------------------------------------

| ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ |

| ЦЕНТРАЛЬНИЙ ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ГРОМАДСЬКИХ |

| ОБ'ЄДНАНЬ УКРАЇНИ |

| (ЦДАГО України) |

| |

------------------------------------------------------------------

Рисунок 1 - Зразок поздовжнього

загального бланка організації

2. Зразок кутового бланку

Кутовий варіант бланка є більш економним з точки зору використання площі

аркуша та зручним для обробки, і в принципі всі бланки можуть так будуватися.

Проте, враховуючи роль традицій у документуванні, кутовий бланк

рекомендують головним чином для тих документів, у яких у правій верхній

частині аркуша звичайно проставляються певні відомості й відмітки, - для листів,

доповідних записок, довідок та інших документів, а також для бланків актів (вони

в переважній більшості випадків теж затверджуються. А гриф затвердження

ставиться в правій верхній частині аркуша). Інші документи можуть мати бланки

з поздовжнім розміщенням реквізитів.

ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ УКРАЇНИ

Держкомархів України

вул. Солом'янська, 24, м. Київ,

03110, Тел. 277-27-77,

факс 277-36-55,

E-maіl: maіl@dkau.kіev.ua

Web: http:// www.scarch.kіev.ua

Код ЄДРПОУ 00018490

_________________ N _______________

На N __________ від _______________

Рисунок 2 - Зразок кутового бланка

листа організації

3. Організаційні документи (статут, положення про підрозділ)

До організаційних документів відносяться: положення, інструкції, штатні

розписи, регламенти, порядки, правила. Згідно ДСТУ 6.39-72, 6.38-72 в підгрупу

організаційних документів включаються: положення, статути, інструкції, правила.

Установчі документи. Це ті ж документи, які оформляють в процесі

створення підприємства.

Основні з них Установчий договір та Статут. В цих документах визначаються

цілі, структура організації, її функції, майнові права та юридичний статус. Повну

відповідальність за правильність складання установчого документу несе заявник.

Якщо Статут або Установчій договір не включають всіх положень, передбачених

статтею 9 Закону України, «Про підприємництво» та статтею 4 «Про господарчі

товариства» та ін. або містять положення про наміри здійснення заборонених дій -

документи вважаються такими, що протирічить діючому законодавству.

Покладання повної відповідальності реєстрації на заявника - власника не означає,

що можна складати ці документи формально, поверхово. Причиною багатьох

конфліктів є недбалі, розпливчасті формуліровки в установчих документах. З-н

«Про господарчі товариства» встановлює, що АТ, ТзОВ, Товариства з додатковою

відповідальністю створюються на основі Установчого Договору та Статуту, а

повні товариства на основі Установчого договору.

Статути - це, юридичні акти, якими оформлюють створення організацій та

підприємств, та визначається їх структура, функції та правовий статус, основні

задачі, напрямок діяльності, що передбачається. Статути можуть бути

індивідуальні та типові. Статут є основою для розробки положень. Статут є

основним документом для підприємства та повинен містити слідуючі відомості: -

вид підприємства (організаційно-правова форма); - найменування підприємства; -

місцезнаходження підприємства; - предмет та цілі діяльності (якщо

передбачаються різноманітні види діяльності, необхідно їх повністю

перерахувати, т. я. дальність, не зареєстрована в Статуті, буде незаконною);-

органи управління та контролю, їх компетенція; - порядок утворення та

використання майна підприємства; - розподіл прибутку; - умови реорганізації та

ліквідації. Ці відомості є необхідними і достатніми дня того, щоб Статут був

признаний за об'ємом в якості установчого документу. Можуть включатися й інші

відомості за розсудом розпорядників. Відомості, які включаються в Статут -

сформувати в розділі. Приблизну структуру можна представити так: Загальні

положення. Предмет, цілі та задачі діяльності.

1. Майно підприємства.

2. Органи управління.

3. Виробничо-господарська діяльність. Зовнішньоекономічна діяльність.

4. Регулювання праці та соціальних питань.

5. Облік, звітність та контроль.

6. Реорганізація та ліквідація.

Ці розділи повинні міститися в Статутах усіх видів підприємств, незалежно

від їх організаційних формі форм власності. Статут колективного підприємства

повинен містити ті ж дані, що й Статут державного підприємства, але з

урахуванням особливостей, що є декілька власників майна цього підприємства,

які мають право сумісно визначати умови створення діяльності реорганізації та

ліквідації підприємства. Обов'язковим атрибутом Статуту колективного

підприємства є перелік причті його ліквідації та реорганізації, захищаючий права

його засновників - власників майна. В Статуті орендного підприємства

відбиваються особливості діяльності орендного підприємства, пов'язаних з

умовами договору про оренду, що накладає певні обмеження на господарчу

діяльність. Наприклад: договором про оренду може - заборона на використання

майна, взятого в оренду, в певних цілях. В Статуті орендного підприємства -

необхідно оговорити умови та порядок створення вкладів членів його трудового

колективу, порядок формування органів управління, їх порядок роботи. Статути

державних підприємств та установ затверджуються їх вищими органами

(міністерствами). Приватних - відповідними власниками. Колективних - зборами

трудових колективів. Реєструються в обласних, міських, районних адміністраціях.

Статут орендного підприємства, ГМП, акціонерного товариства, колективного

підприємства має гриф реєстрації, з вказанням реєстраційного номера, гриф

затвердження зборами трудового колективу. Для малого підприємства: гриф

реєстрації рішенням ісполкому та гриф затвердження засновником.

1.2._________________________

1.3._________________________ діючії відповідно до законодавства

зметоюзміст мети діяльності асоціації домовилисьспорити па добровільних

засадах асоціацію ( назва асоціації)2. Для розв'язання цього завдання асоціація

здійснює:

2.1 ________________________________ (основні напрямки діяльності)

2.2. ____________________________________

3. Членами асоціації можуть бути (хто і розмір внеску)4. Для правильного

оформлення створення і діяльності асоціації створюється група по розробці Статуту

асоціації. (Моделі поведінки - відрахування від прибутку). 5. Усі члени асоціації

мають рівні права на участь в управлінні справами асоціації і несуть однакову

відповідальність. 6. Асоціації вважається створеною з моменту реєстрації схваленою

усіма засновниками Статуту. Підписи представників організацій-засновників.

«__» _______ 200__ р.(комерц. банку)

1. Учасники договору.

1.1. _________________________________

2. Зміст договору.

2.1. Обов'язки сторін:

2.1.1. Для створення комерційного банку кожна з сторін зобов'язується

передати після реєстр Статуту на розрахунковий рахунок банку: назва засновника

і зазначені суми, що передаються

2.1.2. Участь в управлінні.

2.2. Права сторін.

3. Мета ______________________________________діяльності і порядок

створення комерційного банку. Підписи всіх представників організацій-

засновників «___» ________________ 2000р.Договір про заснування. Організація

підприємства, якщо число осіб, що хочуть його заснувати, більше одного,

починається з розробки та прийняття договору про заснування. В договорі про

заснування необхідно чітко окреслити предмет договору, а саме хто, про що та з

якою метою домовлюється про спільну підприємницьку діяльність. В соціальному

розділі засновники мають окреслити розмір та принципи формування статутного

фонду. Особливу увагу слід надати принципам розподілу між засновниками

прибутку. Як правило, розподіляється пропорційно внескам засновників в

Статутний фонд. В договорі окремлюються умови виходу засновників з

підприємства, встановлюється відповідальність засновників підприємства у

випадку нанесення йому збитків. Договір про заснування підписується сторонами,

що домовляються, підписи нотаріально засвідченні. Група розпорядчих

документів повинна відповідати таким вимогам складання:

1. В тексті має бути аналіз фактів, що викликали видання документу.

2. Повинен відноситись до однієї особи або відділу та мати конкретне

закріплення роботи.

3. Розпоряджаючий документ повинен залишати виконавцю свободу для

проявлення ініціативи.

4. В документі повинні визначатись конкретні завдання, опускатись засоби та

деталі його виконання, добре відомі виконавцям.

5. В документі мають бути вказані особи, відповідальні за його виконання.

Положення – це правовий акт, що встановлює основні правила

організаційної діяльності підприємств та установ, а також їх структурних

підрозділів.

Ці документи можуть бути як типовими, так і індивідуальними.

Типові розробляються і затверджуються вищестоящими органами

управління.

Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств

розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств,

організацій, установ.

Положення повинно мати такі реквізити: герб, найменування виду документа,

назву установи, дату, місце видання, заголовок, гриф затвердження, текст.

Текст звичайно складається з таких розділів: 1. Загальні положення. 2.

Власність і кошти підприємства. 3. Виробничо-господарська діяльність. 4. Права

та обов’язки підприємства або його підрозділів. 5. Структура управління. 6.

Реорганізація і ліквідація установи, підприємства, організації.

У першому розділі вказують цілі, що служили підставою для створення

підприємства, установи, організації або їхніх структурних підрозділів, головні

завдання, функціональні зв’язки з іншими організаціями, підрозділами.

У другому – вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання

власності, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування

на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення,

порядок розпоряджання надлишками обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо-господарська діяльність

підприємства, визначаються завдання за якістю вироблюваної продукції.

4. Розпорядчі документи (наказ із загальних питань, розпорядження)

До розпорядчих документів відносяться накази, рішення, постанови,

розпорядження. Юридичною основою розробки документів можуть бути видання

документа органами влади та управління.

Наказ – це правовий акт, що його видає керівник підприємства

(структурного підрозділу) на правах єдиноначальності й у межах своєї

компетенції для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено

перед даним підприємством. В інших випадках наказ може стосуватися широкого

кола організацій та посадових осіб незалежно від підлеглості.