Контрольная работа - Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування

Подождите немного. Документ загружается.

Присутні...

Якщо акт складено комісією, то замість слова “Присутні” друкують: “Голова

комісії”, потім – “Члени комісії”, зазначають їхні посади, прізвища та ініціали.

У констатувальній частині викладають цілі та завдання, суть та характер

проведеної комісією роботи, зазначають документи, на підставі яких проводилася

робота, фіксують установлені факти. Акт складають у трьох примірниках: перший

направляють до вищої організації, другий – керівникові організації, третій –

підшивають у справу.

Реквізити акта: назва виду документа, дата, індекс, місце складання чи видання,

гриф затвердження (у разі потреби), заголовок до тексту, підстава (оформляють за

зразком реквізиту 22), текст, позначка про наявність додатка, підпис.

Акт оформляють на загальних трафаретних бланках або на чистих аркушах

паперу формату А4.

Виписка з протоколу

У виписці з протоколу вказується усе, що і в загальному протоколі, але

питання які розглядалися вказуються лише ті які потрібні даному підрозділу чи

окремій людині.

6. Документи з особового складу (заява, автобіографія (прийняття,

звільнення, переведення), наказ з особового складу (простий, складний))

До документів з особового складу відносяться заява, характеристика,

автобіографія, наказ з особового складу, доручення, розписка тощо.

Для всіх текстів рукописних чи друкованих документів характерні такі

ознаки, як: ясність, точність, компактність, гранична стислість викладу з

використанням термінології, часте вживання віддієслівних іменників,

відіменних прийменників (на основі, за рахунок, згідно з, з метою та ін.),

складних сполучників (внаслідок того що, у зв’язку з тим що, зважаючи на те

що , оповідний характер викладу, перевага прямого порядку слів у реченнях,

повна відсутність художньо-зображальних засобів.

До документів ставляться найвищі вимоги: використання спеціальних

термінів, дат, цифрових даних, точна назва установ.

Заява

Це документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення

своїх прав або захисту інтересів.

Реквізити:

 Адресат (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у

давальному відмінку, на ім’я яких подається заява).

 Адресант (назва установи або посада, прізвище, ім’я, по-батькові у

родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із

заявою).

 Назва виду документа.

 Текст.

 Підстава (додаток): перелік документів доданих до заяви на підтвердження

її правомірності.

 Дата.

 Підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є

заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка,

про притягнення до відповідальності тощо.

Зразок 1:

Ректорові Українського Католицького

Університету о.Борису Гудзяку

Мирош Оксани Володимирівної

Заява

Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на денну форму

навчання філософсько-богословського факультету.

У 2002 році закінчила 11 класів СШ № 39 м.Львова.

Додаток:

 Атестат про загальну освіту (копія або оригінал).

 Автобіографія.

 Медична довідка (форма 086 – У).

 Довідка з місця роботи.

 Довідка з місця проживання.

 Чотири (шість) фотокартки.

Дата Підпис

Зразок 2:

Директорові СШ № 38 м.Львова

Гаврилишин В.М.

вчителя історії

Сологуб Любов Степанівної

Заява

Прошу надати мені відпустку з 1 липня по 1 серпня 2003 року без

збереження заробітної плати у зв’язку з сімейними обставинами.

Дата Підпис

Зразок 3:

Ректорові Українського Державного

Університету харчових технологій

Мельник Н.В.

Асистента кафедри економіки

Лучечко Ігора Богдановича

Заява

Прошу перевести мене з посади асистента на посаду старшого викладача

кафедри економіки. На посаді асистента працюю з 1999 року. За час роботи на

цій посаді виступав на звітно-наукових конференціях 1999, 2001-2003 рр., склав

кандидатський мінімум з економіки та іноземної мови, підготував посібник

„Економіка: етапи розвитку”.

Дата Підпис

Автобіографія

Це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Цей

документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Основні вимоги під

час його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Реквізити:

 Назва виду документа.

 Текст, у якому зазначаються:

 - Прізвище, ім’я, по-батькові;

 - Дата народження;

 - Місце народження;

 - Відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у

яких довелося навчатися);

 - Відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності

назви місць роботи й посад);

 - Короткі відомості про склад сім’ї.

 Дата написання.

 Підпис.

Заголовок („Автобіографія”) пишеться посередині рядка, трохи нижче за

верхнє поле. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Дата написання

ставиться ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч. Автобіографія має дві

форми:

- автобіографія-розповідь – з елементами опису й характеристикою

згадуваних у ній людей.

- автобіографія-документ – з точним поданням фактів.

Зразок:

Автобіографія

Я, Крушельницька Олександра Романівна, народилась 14 січня 1978 року в

м.Львові в родині лікарів.

У 1985 році була зарахована до першого класу середньої загальноосвітньої

школи № 98. У 1995 році вступила до Львівського Національного Університету

ім.Івана Франка на юридичний факультет денної форми навчання.

З 2000 року працюю на посаді юриста в відділі договірно-правової роботи

концерну „ГАЛНАФТОГАЗ”.

Склад сім’ї:

Батько – Крушельницький Роман Сергійович, 1954 року народження, лікар.

Мати – Крушельницька Марія Василівна, 1958 року народження, лікар.

Сестра – Крушельницька Анна Романівна, 1989 року народження, учениця 9-

го класу середньої школи № 98.

Дата Підпис

Наказ з особового складу

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником установи,

організації, підприємства на правах єдиноначальності та в межах його

компетенції і стосується організаційних або кадрових питань.

Наказ видається на підставі й для виконання чинних законів, постанов і

розпоряджень уряду, Президента, Верховної Ради, наказів і директивних

вказівок вищих органів. Отже, він має як розпорядче, так і виконавче

значення.

Накази охоплюють широке коло питань із виробничої і навчальної

діяльності: організації праці (навчання); добір і розстановка кадрів; трудова

(навчальна) дисципліна; заохочення до праці (навчання) тощо.

За призначенням усі накази поділяються на накази щодо особового складу

(кадрові) і накази із загальних питань (організаційні, з питань основної

діяльності).

У наказах щодо особового складу оформляють призначення, переміщення,

звільнення, відрядження, відпустки, нагороди та стягнення працівників. Ці

накази указуються на підставі доповідних записок керівників структурних

підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Серед організаційних наказів розрізняють:

а) ініціативні, які видаються для оперативного впливу на процеси, що

виникають усередині організації (підприємства);

б) на виконання розпоряджень керівних (вищих) органів; такі накази

видаються при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів,

при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні

результатів діяльності установ (організацій), затвердженні планів тощо.

Накази складаються з констатуючої та розпорядчої частини. Однак у

наказах, що видаються на виконання ухвал керівних (вищих) органів, часто не

пишуть констатуючу частину. Замість цього подають посилання на номер і дату

вищого розпорядчого документа. Констатуючої частини може також не бути,

якщо дії запропоновані до виконання, не потребують роз’яснень та з

різнопланових питань. У таких випадках текст наказу складається з параграфів.

Реквізити:

1. Назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство,

установа (для державних).

2. Повна назва організації, установи.

3. Назва виду документа.

4. Дата укладання.

5. Номер наказу.

6. Назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа.

7. Заголовок (короткий зміст наказу) “про…”.

8. Текст:

- констатуюча частина містить такі складові: вступ (зазначається причина

видання наказу); доведення (викладаються основні факти); висновок (вказується

мета видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядження

вищого органу (установи), то в констатуючій частині вказується назва, номер,

дата й заголовок до тексту розпорядчого документу, а також передається зміст

певного розподілу статті документа вищого органу (установи), який є

підставою для видання конкретного наказу;

- розпорядча частина починається словесними “Наказую”, “Зобов’язання”,

“Пропоную”, “Доручаю” і т. ін.

Вона складається із пунктів, що поділяються на такі складові: дія, термін

виконання та відповідальність за виконання. Кожний пункт наказу

нумерується арабськими цифрами.

Текст викладу розпорядчої частини повинен мати наказову форму. Зокрема,

кожний пункт починається з дієслова в інфінітивній формі (“Зарахувати”,

“Призначити”, “Здійснити”, “Наголосити”, “Звільнити” і т. ін.). Якщо ж

фактові надається значення більш, ніж особі, тоді вживається пасивна форма

(“Грубі порушення виявлено…”), активна форма вживається для вказівки на

ініціатора певної дії (“…завідувач навчальної частини зобов’язаний …”).

Як виконавець указується назва організації, підрозділу, службова особа із

зазначенням у Д. відмінку посади, прізвища та ініціалів. Якщо в одному пункті

перераховуються кілька осіб, то їхні прізвища вказуються за абеткою.

Якщо розпорядча частина значна за кількістю пунктів, то її оформляють у

вигляді таблиці.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають службових осіб, на

яких покладено контроль за виконанням наказу (відповідно до службової

ієрархії).

9. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його укладання

(службова записка, паспорт, рапорт, заява тощо).

10. Посада першого керівника установи (ліворуч), його підпис, ініціали та

прізвище (праворуч).

11. Візи (якщо є) “Проект наказу внесено…”, “Проект наказу погоджено…”.

Проект наказу погоджується:

- із заступником керівника установи (підприємства);

- з куратором питань, розглянутих у документі;

- з керівником структурного підрозділу, якого стосується пункт наказу;

- з юристом організації, який засвідчує узгодження наказу з чинними

правовими актами та розпорядженнями керівників установ.

Окрім обов’язкових реквізитів, накази щодо особового складу залежно від їх

змісту укладаються за певними вимогами:

1. У наказах про призначення, зарахування на роботу вказують:

а) на яку посаду;

б) до якого структурного підрозділу (відділу);

в) вид прийняття (переведеннями, відповідно до контракту, на постійну,

тимчасову роботу або роботу за сумісництвом);

г) особливі умови (з прийняттям відповідальності, зі скороченим робочим

днем та ін.);

ґ) умови платні (відповідно до штатного розкладу).

2. У наказах про переведення на іншу роботу зазначають:

а) з якої посади на яку;

б) вид, термін (постійно, тимчасово);

в) мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці,

філії та ін.).

3. У наказах про надання відпустки вказують:

а) вид відпустки:

- основна, тарифна;

- додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві; у зв’язку із

зупиненням виробництва чи реорганізацією підприємств; як винагорода чи

заохочення;

- навчальна, академічна;

- у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю; хворобою; лікуванням; після

операційною реабілітацією; пологами (декретна) тощо;

- без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний

рахунок;

б) загальна кількість робочих днів;

в) дата (з якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно);

г) період, за який надається відпустка (для основної, тарифної і додаткової).

4. У наказах про звільнення зазначають:

а) дату звільнення;

б) мотивування (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону,

статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.) із зазначенням

відповідної статті КЗпП чи інших кодексів, законів, статутів.

Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов’язані

ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких фігурували в документі, а ті

повинні розписатися в оригіналі, зазначивши дату ознайомлення.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником установи,

закладу, підприємства.

Зразок 1:

Міністерство освіти та науки України

Харківський державний педагогічний університет

ім. Г. С. Сковороди

Н А К А З

16.11.1996 № 150-а

м. Харків

По особовому складу

1. Томах Катерину Володимирівну – викладача філософії зарахувати на

посаду старшого лаборанта кафедри філософії за сумісництвом з 21.11.1996 р. з

окладом відповідно штатного розкладу.

Підстава: заява Томах К.В. з візами та резолюцією.

2. Хміль Ганну Сергіївну – вахтера гурт. № 1 перевести на посаду

гардеробниці навчального корпусу в зв’язку з скороченням з 16.11.1996 р. на 1

ставку з окладом 103 грн.

Підстава: заява Хміль Г.С. з візами та резолюцією.

3.Величко Сергію Миколайовичу – лаборанту кафедри фізики та

математика надати тарифну відпустку з 18.11.1996 р. на 28 к. д. за період з

20.06.1995 по 19.06.1996 р.

Підстава: графік відпусток.

4. Корха Миколая Івановича – учбового майстра кафедри механізації

звільнити в зв’язку з виходом на пенсію по ст. 36 п.2 КЗпП України з

21.11.1996 р.

Підстава: заява Корха М.І. з візами та резолюцією.

Ректор (підпис) В. В. Пилипчук

Зразок 2:

МІНІСТЕРСТВО

МІСЦЕВОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ

Завод нестандартного устаткування

НАКАЗ

№ 106

м.Київ 17.10.07

По особовому складу

ПРИЗНАЧИТИ:

1. Бабич Ніну Петрівну на посаду касира центральної бухгалтерії з 15

листопада ц.р. з двотижневим випробувальним терміном, з окладом

________________грн. у місяць.

Підстава: заява Н.П.Бабич з візами начальника відділу кадрів і головного

бухгалтера.

2. Краснова Ігоря Миколайовича на тимчасову роботу на посаду сторожа до

адміністративно-господарського відділу з 15 листопада ц.р. строком на два місяці,

з окладом _______грн.

Підстава: заява І.М.Краснова з візами начальників відділу кадрів і

адміністративно-господарського відділу.

3. Тимошенка Сергія Івановича, майстра цеху № 3, на пос-тійну роботу на

посаду старшого майстра того ж цеху з 15 листопада ц.р. Підстава: доповідна

записка начальника цеху № 3.

НАДАТИ:

4. Петренку Ігореві Володимировичу, економістові відділу праці і зарплати,

позачергову відпустку з 16.11.91 р. по 11.12.1991 р. на 24 робочих дні, за період

роботи з 10 червня 1990 р. по 10 червня 1991 р. Підстава: графік відпусток і заява

І.В.Петренка. ЗВІЛЬНИТИ:

5. Герасимчука Івана Андрійовича, інженера цеху № 1, з займаної посади з 15

листопада 1990 р. у зв'язку з виходом на пенсію. Підстава: заява І.А.Герасимчука

Директор С.І.Дем'яненко

ЛІТЕРАТУРА:

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч.

посібник – К.: А.С.К., 2000. – 174 с.

2. Тараненко О.О., Брицин В.М. Російсько-український словник (сфера

ділового спілкувння) /Заг. Ред. О.О.Тараненка. – К.: УНВЦ “Рідна мова”, 1996.

– 287 с.

3. Кононенко П.П., Кадомцева Л.О., Мацько Л.І. Українська мова: Навч.

посібник – К.: Либідь, 1991. – 224 с.

4. Бабич М.Д. Історія української літературної мови: Навч. посібник –

Львів: Світ, 1993. – 376 с.

5. Український правопис /АН УРСР, Ін-т мовознавства ім. О.О.Потебні – 3-

тє вид., випр. й доп. – К.: Наук. думка, 1990. – 240 с.

6. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації.