Контрольная работа - Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування
Подождите немного. Документ загружается.
Складання і оформлення наказу регламентуються інструкціями щодо роботи
з документами, правилами про порядок підготування проекту наказу та іншими
правовими актами.
Проект наказу слід погоджувати з усіма заінтересованими особами
(структурними підрозділами) даного підприємства, а в разі необхідності – також
інших організацій. Якщо встановлені правила видання наказу порушено, то він
втрачає юридичну силу і його слід скасувати. До проекту наказу додають
документи, які обумовлюють його доцільність.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не
передбачено в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством: це
право мають керівники та перші заступники, а також деякі посадові особи
відповідно до їхніх повноважень і компетенції.
Накази видають на підставі і з метою виконання чинних законів, указів,
постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Керівник може
видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.
Наказ діє доти, доки його не буде скасовано або доки не закінчиться термін
його дії. Накази може скасовувати тільки уповноважена особа чи інстанція.
Накази бувають: нормативними (наказ керівника про затвердження правил
внутрішнього трудового розпорядку; індивідуальними (наказ керівника про
преміювання конкретних працівників).
За призначенням накази поділяють на два види: накази з основної діяльності;
накази по особовому складу.
Накази з основної діяльності – це правові акти, в яких оформляють рішення
керівника, пов’язані з організацією роботи підприємства в цілому чи його
структурних підрозділів.
Накази з основної діяльності оформляють на загальних, спеціальних бланках
або на чистих аркушах паперу формату А4.
Реквізити наказу: 10 – назва виду документа, 11 – дата (проставляють у день
підписання), 12 – індекс (проставляють у день підписання), 14 – місце складання чи
видання, 19 – заголовок до тексту, 20 – позначка про контроль (проставляють у разі
потреби), 21 – текст, 23 – підпис, 24 – гриф погодження (у разі потреби), 25 – візи (у
разі потреби), 26 – відбиток печатки (у разі потреби), 28 – позначка про виконавця.
Текст наказу складається з двох частин – констатувальної (вступної) та
розпорядчої.
У констатувальній частині викладають цілі та завдання приписаних дій та
причини видання наказу, дають посилання на документ, що є підставою для
видання даного наказу.
Розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі. Її починають
словами “НАКАЗУЮ”, яке друкують великими літерами від нульового
11
положення табулятора. Після цього слова ставлять двокрапку. В розпорядчій
частині містять заходи та дії, зазначають посадових осіб, які відповідають за їх
виконання, та вказують терміни виконання завдань. Цю частину тексту можна
поділити на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Текст кожного пункту
може починатися із зазначення конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної
дії, або із зазначення виконавця. Назву організації, структурного підрозділу,
прізвище та посаду виконавця наводять у давальному відмінку. Останній пункт
наказу містить вказівку на особу, яка відповідає за виконання наказу в цілому.
Розпорядження – це акт управління посадової особи, державного органу,
організації, установи, підприємства, що виданий у межах їхньої компетенції і має
обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих
організацій, яким адресовано розпорядження.
Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на дві групи:
розпорядження загального характеру – тривалої дії; розпорядження окремого
характеру – стосуються конкретного вузького питання.
Розпорядження видають КМУ (на підставі та для виконання законів, рішень
ВРУ), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств
(організацій, установ) та їхні заступники для вирішення оперативних завдань.
Розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають обмежений термін дії і
стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб (працівників).
Текст розпорядження оформляють так само, як і текст вказівки, лише в
констатувальній частині можуть вживатися слова “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”,
“ДОЗВОЛЯЮ” тощо.
Склад реквізитів той самий, що і у вказівки.
Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних бланках формату А4.
5. Довідково-інформаційна документація (протокол, службові листи,
доручення, акт (передачі), виписка з протоколу)
Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань та
рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях
колегіальних органів.
Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання
стенографують чи записують на магнітну плівку, то протокол можуть складати після
розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар або обрана особа.
Протоколи можуть оформлятися від руки у спеціальному прошнурованому
журналі або за допомогою друкарської машинки.
12
Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на
загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи.
Реквізити протоколу: 10 – назва виду документа; 11 – дата (дата засідання
колегіального органу); 12 – індекс; 14 – місце складання чи видання; 17 – гриф
затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню); 19 – заголовок до тексту;
21 – текст.
Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній
частині зазначають прізвища та ініціали головуючого, присутніх, порядок денний,
в основній – фіксують перебіг засідання колегіального органу.
Слова “Голова”, “Секретар” друкують (одне під одним) від нульового
положення табулятора з великої літери. На рівні 2-го положення табулятора
проставляють тире і зазначають прізвища та ініціали головуючого і секретаря,
наприклад:
Голова - Варенич С.М.
Секретар - Пісна Р.В.
Коли оформляють протоколи оперативних нарад, цю частину тексту
проминають.
Далі зазначають присутніх. У протоколі засідання постійно діючого
колегіального органу спочатку зазначають присутніх постійних членів (в
алфавітному порядку), а потім – запрошених (із зазначенням їхніх посад). У
протоколі розширених засідань та зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають
кількісно, а список з прізвищами додають до протоколу:
Присутні 97 чоловік (список додається).
У протоколах зборів, конференцій чи з’їздів, де для ухвалення рішень
потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було
(чи кількість відсутніх).
Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на розгляд
колегіального органу, прізвища доповідачів чи тих, хто готував дані питання.
Кожне питання нумерують:
1. Про перспективи розвитку заводу (Доповідач – генеральний директор –
Вельможа С.Е.).
Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, які відповідають
пунктам порядку денного. У кожному з розділів є підрозділи: “СЛУХАЛИ”,
“ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ” (“ПОСТАНОВИЛИ”). Ці слова прийнято зверху
та знизу відокремлювати двома інтервалами, друкувати великими літерами, кожне
від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку.
Словом “СЛУХАЛИ” починають кожний розділ. Його друкують в одному
рядку з номером питання порядку денного.
13
Прізвища та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні,
зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу
починають (не в лапках) з великої літери (якщо тексти або тези доповідей
додаються окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире і роблять запис:
“Текст доповіді (повідомлення, виступу) додається”). Після кожного виступу
записують запитання та відповіді на них у порядку надходження, наприклад:
Чоботаренко А.А. – скільки років Ви працюєте інженером на заводі
“Електрон”?
Уваров В.Д. – Вісім.
Наприкінці кожного розділу записують прийняту ухвалу (постанову) з
обговорюваного питання порядку денного. Ухвала, як і всі розпорядчі документи,
має бути конкретною, наприклад:
1 СЛУХАЛИ:
Архипова А.В. – Текст доповіді додається.
ВИСТУПИЛИ:
Висоцький А.К. – (наводиться стислий виклад виступу).
УХВАЛИЛИ:
1.1 Відділенням ППП, ВКВ 21.07.97 провести спільне засідання...
(Відповідальний – зав. відділенням Прокопець В.В.).
1.2 Заступникові директора з НВЧ Мельник М.В. у період з 19.07 до 22.07.97
в актовій залі технікуму організувати виставку робот гуртків технічної творчості.
2 СЛУХАЛИ: _____________________________________________________
ВИСТУПИЛИ: ____________________________________________________
УХВАЛИЛИ: _____________________________________________________
2.1 _______________________________________________________________
2.2 _______________________________________________________________
Протоколи бувають стислі та повні. У стислих протоколах зазначають
прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, рішення.
Стислі протоколи доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей.
Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний
протокол, який містить записи всіх виступів.
Під час засідання можна скласти лише чорновий варіант протоколу. У п’ятиденний
термін протокол уточнюють, вивіряють згідно із стенограмами і звукозаписами,
редагують і оформляють. Готовий протокол підписують голова та секретар.
Службові листи
Це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією.
Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних,
службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За
14
функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують
відповіді, й такі, що її не потребують.
До листів, що потребують відповіді, належать:
- Листи-прохання;
- Листи-звернення;
- Листи-пропозиції;
- Листи-запити;
- Листи-вимоги.
До листів, що не потребують відповіді, належать:
- Листи-попередження;
- Листи нагадування;
- Листи-підтвердження;
- Листи-відмови;
- Супровідні листи;
- Гарантійні листи;
- Листи-повідомлення;
- Листи-розпорядження.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи.
Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій
низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені
керівників кількох установ.
Реквізити:
Штамп (повна назва установи – автора листа).
Номер і дата листа.
Назва установи-адресата.
Текст, що складається з двох частин:
- опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;
- висновки та пропозиції.
Підпис керівника організації.
Печатка.
Для того, щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила
ведення ділової кореспонденції:
1. Починати листа необхідно із звертання. Проблема вибору звертання є
доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:
Шановний/а (ім'я та батькові)!
Шановний/а пане (пані)... !
Шановні панове (колеги)!
Вельмишановний добродію!
Глибокошановний (ім'я та по батькові)!
15
Високошановний пане... /
У сучасному діловому листуванні прийнято зазначати звання адресата чи
вказувати на його професію.
Високопоставлений пане Міністре!
Вельмишановний (високоповажний) професоре!
Шановний вчителю!
Високоповажний пане ректоре!
Не слід забувати про те, що в українській мові звертання вживають у формі
кличного відмінка. Відсутність звертання може бути витлумачена як зневага до
адресата і порушення етикету ділового листування.
Наявність звертання не вичерпує проблеми правильно розпочатого листа,
щоб він справив на адресата належне враження:
2. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може
багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності
написання листа. Якщо це лист-відповідь на запит, на запрошення, лист-подяка,
то вже у першому ж реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.
Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...
Щиро дякуємо за лист з порадами та рекомендаціями щодо..
Перш за все дозвольте подякувати Вам за...
Цей лист — вияв нашої вдячності за...
Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...
Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...
Дозвольте висловити свою вдячність...
Вдячні Вам за запрошення...
Дякуємо за надану змогу...
У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:
Із вдячністю підтверджуємо отримання листа — відповіді...
Офіційно підтверджуємо свою згоду на...
На підтвердження нашої попередньої домовленості (телефонної розмови)
повідомляємо...
Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...
Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні.
Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на
попередній лист, телефонну розмову, подію, зустріч:
У відповідь на Ваш лист від (дата)...
Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...
Відповідно до пункту укладеної угоди...
Відповідно до контракту (домовленості)..,
Посилаючись на оголошення в газеті (журналі), просимо Вас...
16
До спонсорів, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися із
проханнями. Для їх оформлення є чимало типових висловів:
Будь ласка, повідомте нам про...
Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...
Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...
Просимо Вас терміново оплатити рахунки.
Насамперед просимо повідомити...
Ми були б щиро вдячні, якби Ви могли повідомити про своє рішення
найближчим часом.
Вибачте за додаткові турботи, але чи не були б Ви настільки люб'язні дати
детальні письмові пояснення з приводу...
Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь.
У діловому світі з різних причин (наприклад, ви на кілька днів затрималися з
відповіддю, не змогли вчасно виконати замовлення, надійшла скарга від
замовників, запізнилися на зустріч з клієнтом) іноді виникають такі ситуації, коли
потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У
такому разі листа слід розпочинати так:
Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...
Щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю.
Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше
замовлення...
Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи.
Вибачте, нам вельми незручно, що...
Щиро перепрошуємо Вас за вчорашнє спізнення на зустріч.
Просимо вибачення за створені Вам не з нашої вини незручності.
Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...
У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, треба
ввічливо, тактовно, делікатно, ненав'язливо вказати на те, що термін оплати
рахунка минув. Такі листи варто розпочати так:
Вважаємо за свій обов'язок ще раз нагадати Вам про...
Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали жодної відповіді на
лист від (дата).
Вибачте, але ми хочемо нагадати Вам про необхідність оплати рахунка за...
Гадаємо, що це лише непорозуміння.
Нам дуже незручно, що змушені нагадувати Вам про...
Змушені нагадати Вам, що досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.
Вважаємо необхідним нагадати Вам...
Дозвольте нагадати Вам, що...
17
Інколи делікатність не дає бажаних наслідків, тоді слід виявити
категоричність і рішучість. Це можна зробити так:
Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш
борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне
попередити Вас про свій намір розірвати контракт.
У зв'язку з тим, що Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити
заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити
виконання всіх Ваших замовлень.
Усі наші намагання примусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми
подаємо позов до суду.
До категорії складних листів належать листи-відмови. Якщо ви не можете
дати позитивну відповідь, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно,
доброзичливо. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було
іншого виходу. Сформулюйте відмову так:
Ми докладно вивчили запропонований Вами проект, з прикрістю
повідомляємо, що не маємо ні найменшої змоги...
На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції.
Дуже шкода, але ми не маємо змоги задовольнити Ваше прохання з деяких причин.
Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати
Вашого проекту.
Щиро жалкуємо, проте ситуація, що склалася, не дозволяє нам...
Вибачте, але ми не можемо погодитися на...
3. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед
від змісту листа. Можна повторити подяку, висловлену на початку листа, чи
просто подякувати за допомогу, оскільки слово "дякую" — найуживаніше слово
кожного порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини.
Дозвольте ще раз подякувати Вам...
Хочемо ще раз висловити свою щиру вдячність...
Дякуємо за допомогу.
Ще раз дякуємо Вам і висловлюємо надію, що...
Щиро дякуємо за...
Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата як
психологічне підкріплення усього висловленого в листі:
Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.
Будемо раді співпрацювати з Вами.
Були б раді співпрацювати з Вами і чекатимемо Вашої відповіді.
Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для
зустрічі.
18
Досить поширеною формою кінцівки у ділових листах є висловлення надії,
сподівання:
Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.
Сподіваємося, що домовленість буде взаємовигідною.
Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді.
Розраховуємо на тісну і взаємовигідну співпрацю.
Маємо надію на встановлення тісних контактів між нашими установами.
Сподіваємося отримати Вашу відповідь найближчим часом.
Завершальним у листі може бути прохання:
Просимо Вас уважно ознайомитися з...
Просимо Вас терміново повідомити (зателефонувати).
Звичайно, буде ввічливо, якщо наприкінці листа ви повторите вибачення за
турботи, затримку з оплатою чи запізнення:
Ще раз просимо вибачення за завдані незручності.
Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.
Щиро просимо вибачення за...
Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:
З повагою ...
З вдячністю і повагою ...
З повагою і найкращими побажаннями ...
Бажаємо успіхів!
4. Якщо ви бажаєте досягти успіху, подбайте про те, щоб ваш лист був і за
змістом, і за формою бездоганним. Слід друкувати листа на гарно виконаних
бланках, які є "візитною карткою" вашої установи, фірми. Дизайн та поліграфічні
якості — це ті деталі, які сприятимуть створенню доброго враження про вас і
вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати
лише високоякісний папір. Конверт також за дизайном має відповідати бланкові;
за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист
більше ніж двічі.
5. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування
слід чітко, по суті, лаконічно.
6. Важливою умовою успіху листа є логічність та послідовність викладу.
Логічна послідовність викладу досягається за рахунок чіткого членування тексту
на абзаци. Висловлюючи думки, слід добирати мовні засоби, що відповідають
нормам літературної мови й зрозумілі для адресата. Треба стежити за тим, щоб у
листі все було доречним.
Отже, на рівень серйозного ділового спілкування не можна виходити, не
засвоївши етикету цієї сфери. Слід пам'ятати золоте правило ведення ділової
кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.
19
Довідка – це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи
інших фактів або подій.
Довідки поділяються на дві групи: що містять інформацію про факти та події
службового характеру; що засвідчують якийсь юридичний факт.
Найчисленнішою є друга група довідок. Їх видають заінтересованим
громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи або
навчання, обійману посаду, розмір зарплати, місце проживання тощо. Для довідок
використовуються уніфіковані трафаретні бланки.
Реквізити довідки: назва виду документу, дата, індекс, місце складання чи
видання, адресат, заголовок до тексту (у разі потреби), текст, позначка про
наявність додатка, підпис, відбиток печатки, позначка про виконавця.
Довідки інформаційного характеру відображують індивідуальні ситуації. Їх
складають у відповідь на запити і подають у визначений термін.
У довідці необхідно об’єктивно відображувати стан справ, тому її складанню
може передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та
аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки.
Акт – це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в
присутності свідків або на підставі обстеження. Можливе складання акта й
однією, але спеціально вповноваженою особою.
Акти складаються за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ,
випробовуваннях нових виробів та зразків та ін. У разі потреби акти
затверджують у вищих організаціях чи в керівника установи. Текст акта містить
висновки з фіксованих фактів та пропозиції.
В актах зазначають документи, що визначають повноваження осіб, які його склали.
Кількість примірників акта встановлюється нормативними документами або
визначається практичними потребами.
Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються в розпорядчій формі із
зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт подають керівникові, який
має підписатися, підтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.
Акт може бути підставою для видання адміністрацією установи, організації,
підприємства відповідних розпорядчих документів.
Склавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб,
про яких ішлося в акті.
В актах проставляють дату заактування факту чи події.
Текст акта складається з двох частин: вступної та констатувальної.
Вступна частина будується за такою схемою:
Складено комісією...;
20