Ильин А.А., Евсюков В.В., Ильин Р.А. Информатика

Подождите немного. Документ загружается.

–

161

–

Excel 2000 имеет эффективные средства для сохранения подготовленных

листов в формате HTML для их распространения в сети Интернет. Во многих

случаях Web страницы создают с помощью Excel для размещения информации

следующего типа:

• электронных накладных и форм заказов, например, прайс–листов;

• средств анализа баз данных, таких как итоговые отчеты и сводные

таблицы по корпоративной

базе данных;

• таблиц со статическими и демографическими данными, например,

таблиц динамики роста населения или прожиточного минимума;

• диаграмм Excel, отображающих важные данные, например,

распределение государственного бюджета или динамику цен.

Следует отметить, что Excel (как и Access) позволяет создавать как

статические, так и интерактивные Web-страницы. Выбор конкретного варианта

зависит от назначения Web–узла и целей

пользователя. Статические Web–

страницы используются для показа информации, которая просматривается, но

не изменяется. Интерактивные Web–страницы удобны для реализации

вычислений и анализа, которые пользователи Интернета могут осуществлять на

основе собственных данных.

Для сохранения рабочего листа в Excel в виде Web–страницы служит

команда Сохранить как Web–страницу из меню Файл. Перед выполнением

команды необходимо убедиться,

что лист отображает необходимую

информацию в соответствующем стиле. Задание свойства интерактивности

сохраняемой Web–страницы осуществляется установкой флажка Добавить

интерактивность в окне Сохранения документа. Активизация кнопки

Опубликовать вызывает на экран окно Публикация Web–страницы, в котором

можно задать ряд параметров интерактивности, определяющих возможные

действия с открытым в браузере рабочим листом.

В Excel, как и в

редакторе Word, можно эффективно использовать

макросы для определения последовательностей выполняемых команд.

Используемый в Excel язык макросов Visual Basic обладает богатыми

возможностями для решения многих нетривиальных задач, например, для связи

с другими приложениями Windows или даже для создания какой-либо системы

учета. Действия пользователя по созданию (записи) макроса в виде

последовательности стандартных команд Excel аналогичны созданию макроса

Word. Встроенный в Excel редактор Visual Basic позволяет редактировать

имеющиеся макросы и создавать новые. Макросы Excel хранятся в виде

подпрограмм в модуле (начало и конец макроса отмечаются соответственно

операторами Sub и End). Макрос можно вывести на экран для просмотра

команд языка Visual Basic, из которых состоит макрос, снабдить его

комментариями или отредактировать для изменения его действия. Для этого

используется команда Макросы из подменю Макрос меню Сервис. При этом

–

162

–

открывается окно Макрос, в котором необходимо активизировать кнопку

Изменить.

Однако следует иметь в виду, что макросом в полученном извне

пользователем документе Office может оказаться и вирус. Excel имеет

специальную команду Безопасность в подменю Макрос, помогающую

обнаружить макросы, поступившие из подозрительного или просто

неизвестного источника. При выполнении команды Безопасность открывается

одноименное диалоговое окно с

двумя вкладками: Уровень безопасности и

Надежные источники. Вкладка Уровень безопасности позволяет установить

один из трех уровней защиты от макровирусов: высокий, средний или низкий.

Уровень защиты Высокий запускает в книгах Excel только подписанные

макросы (их создатели использовали цифровую подпись, удостоверяющую их

имя). При установленном уровне защиты Средняя при каждом открытии книги

макросами на экран выводится окно, позволяющее при необходимости

отключить выполнение макросов. Уровень Низкий разрешает выполнять все

макросы. Вкладка Надежные источники позволяет узнать, какие макросы в

системе пользователя защищены цифровыми подписями (здесь имеется

возможности удалить любой подозрительный макрос).

3.3.2.4. ACCESS

Пакет MS Access 2000 представляет собой одну из наиболее популярных

систем управления базами данных, позволяющую

создавать базы данных,

вводить в них данные и при необходимости редактировать их, осуществлять

поиск и отбор необходимых данных на основе заданного критерия,

формировать требуемые отчеты.

База данных Access состоит из совокупности объектов: таблиц, форм,

запросов и отчетов. В каждой базе данных содержится одна или несколько

таблиц. Каждая таблица представляет собой набор упорядоченных

данных по

определенной тематике. В отличие от таблиц Excel в таблицах Access каждый

столбец представляет собой поле, которое является категорией информации, в

то время как каждая строка содержит отдельную запись, хранящую всю

информацию по определенному вопросу. В приложении Access каждое поле

может содержать только один тип данных. Пользователь может определить

поля для хранения

текста, чисел, дат, времени, денежных сумм или

гиперссылок для связи с Web–страницами или другими документами. Access

также включает специальный тип поля - объект OLE, позволяющий вводить

объекты (рисунки, анимацию, звук, видеоклипы) из других, работающих в

среде Windows, программ.

В Access используются реляционные базы данных, в которые входят

несколько таблиц и между ними устанавливаются связи. Эти связи

позволяют

–

163

–

ввести данные в одну таблицу и связать их с записью в другой таблице через

идентификатор. Хранение данных в связанных таблицах имеет ряд

преимуществ: отпадает необходимость многократного ввода одних и тех же

данных в большое число записей, объем базы данных становится меньше,

уменьшается количество ошибок при вводе, упрощается процедура обновления

данных. Для

просмотра связей между таблицами конкретного приложения в

Access используется команда Схема данных из меню Сервис.

Работа с базой данных подразделяется на две фазы: фазу

конструирования базы данных и фазу управления данными. В большинстве

случаев фаза конструирования выполняется в режиме конструктора; при этом

возможно применение как режима конструктора таблицы, так и режима

конструктора формы. После завершения фазы конструирования появляется

возможность использовать различные объекты базы данных для управления

реальными данными, т.е. становится возможным ввод данных, их

редактирование, формирование запросов к базе данных с целью извлечения

части данных, создание отчетов и др. При работе с различными объектами базы

данных в процессе конструирования и

использования этих объектов

пользователь переходит из одного режима в другой, при этом меню и панели

инструментов также изменяются в соответствии с выполняемыми задачами

(рис.3.4.).

Помимо работы с данными в режиме таблицы эффектным инструментом

для ввода, просмотра и редактирования данных в полях базы являются формы.

Как правило, форма отображает на экране

одновременно только одну запись.

Большим преимуществом формы является ее способность одновременно

отображать данные из нескольких таблиц.

Отчеты предназначены для вывода на печать данных в удобном виде,

аналогично формам они позволяют комбинировать данные одновременно из

нескольких таблиц.

Запросы позволяют выбрать определенные данные из базы и подготовить

их для использования при формировании отчетов

. При этом для отбора

необходимых данных одновременно могут применяться несколько критериев.

Режим конструктора запросов может также использоваться для получения

различного рода обобщающих данных, а также для группировки и

упорядочения данных.

До непосредственного создания новой базы данных в компьютере

необходимо выполнить несколько предварительных операций:

• определить содержимое полей, т.е. определить

перечень реквизитов,

значения которых будут помещаться в базу;

• выбрать тип данных для каждого поля;

• продумать структуру базы данных, т.е. определить состав полей и

порядок их следования в каждой из таблиц;

–

164

–

• установить связи между таблицами;

• определить конкретные поля, используемые в качестве ключевых или

индексированных полей.

Рис.3.4. Окно Access

Ключевое поле состоит из одного или нескольких полей, которые

однозначно идентифицируют каждую запись в таблице. Использование

индексированных полей (механизма индексирования) позволяет значительно

увеличить скорость поиска или сортировки данных (при этом предварительно

формируются индексные массивы, виртуально упорядочивающие данные по

заданному признаку, что, соответственно, увеличивает объем базы данных).

При

проектировании структуры базы следует иметь в виду, что Access

позволяет использовать вычисляемые поля, значения которых являются

результатами вычислений над хранящимися в базе данными.

При запуске Access на экран выводится диалоговое окно, предлагающее

либо открыть имеющуюся базу данных, либо создать новую. При этом

значительную помощь при создании новой базы данных может оказать Мастер

базы данных. Он предоставляет возможность пользователю выбрать шаблоны,

подготовленные для широкого спектра задач – от устройства различного рода

коллекций до отслеживания деловых расчетов (для каждого шаблона

–

165

–

вызывается соответствующий Мастер). Диалоговые окна, которые Мастер

последовательно выводит на экран, позволяют выбрать различные типы

данных, стиль оформления экрана, вид отчета для печати и другие атрибуты. В

конечном счете, Мастер помогает пользователю создать базу данных,

включающую все необходимые объекты. Конечно, у пользователя имеется

возможность в дальнейшем внести любые требуемые изменения в

базу данных.

Access имеет в своем составе также набор Мастеров, ориентированных на

оказание помощи при создании конкретных типов объектов базы данных. Так,

Мастер таблиц предлагает последовательность шагов по созданию таблицы.

При его вызове он предоставляет широкий выбор специализированных таблиц

(например, Клиенты, Контакты, Товары и др.), каждая из которых имеет набор

часто используемых полей. Отвечая на предложения Мастера, пользователь

выбирает образец таблицы и входящие в нее поля (имеется возможность ввести

поля и переименовать некоторые поля), задает, при необходимости, ключевое

поле, определяет связи между различными таблицами (между создаваемой и

существующими в базе таблицами), дает команду на создание формы для ввода

данных (если данные

будут вводиться с клавиатуры) и др.

Для модификации структуры таблицы используется режим конструктора,

позволяющий добавлять, удалять или менять порядок полей, определять имя,

тип данных и другие свойства каждого поля, а также задавать ключевое поле

таблицы. С помощью конструктора можно также создать и новую таблицу.

Форма представляет собой окно с набором

элементов управления,

являющихся визуальными объектами и служащими для ввода и изменения

данных или выполнения других определенных действий. Формы по сравнению

с обработкой данных в режиме таблицы обладают рядом преимуществ:

• они позволяют сфокусировать в конкретный момент времени

внимание на отдельной записи;

• элементы управления на форме можно расположить наиболее

целесообразным образом

, облегчающим работу с данными;

• некоторые объекты баз данных, такие как рисунки, анимации, звуки и

видеоклипы, могут отображаться или воспроизводиться в режиме формы, но не

в режиме таблицы.

Любая форма может быть распечатана вместе с ее содержимым. Создание

формы может быть осуществлено несколькими путями; наиболее широко

применятся вариант с использованием

Мастера форм, который самостоятельно

создает форму в соответствии с указаниями пользователя. Более сложным

является вариант самостоятельного создания формы в режиме Конструктора.

Мастер форм позволяет добавлять в форму поля из различных таблиц и

запросов.

В Access 2000 введен новый инструмент – страница доступа к данным,

похожая на форму. Она также отображает ряд элементов управления и

дает

–

166

–

доступ к полям одной или нескольких таблиц или запросов к базе данных.

Однако, в отличие от формы, она хранится не внутри базы данных, а в

отдельном файле формата HTML, что позволяет открывать файл как

непосредственно в Access, так и в браузере. При этом браузер позволяет

перемещаться по записям в источнике данных таблицы или

запроса и

добавлять, модифицировать и удалять данные так же, как это делается в Access.

При размещении такого файла на Web–узле с базой данных могут работать

другие пользователи, имеющие выход в сеть Интернет. Удобным вариантом

создания новой страницы доступа к данным является выбор пункта Страницы

на панели Объекты в окне базы данных.

При этом активизация кнопки Создать

вызывает появление на экране диалогового окна Новая страница доступа к

данным.

Помимо создания простых запросов (запросов на выборку) Access

позволяет организовать ряд более сложных видов запросов. Для формирования

простых запросов целесообразно воспользоваться услугами Мастера простых

запросов. Несколько более сложным является запрос, позволяющий получить

некоторые обобщающие итоги. Для

этого используется строка Групповая

операция при формировании запроса на выборку в режиме конструктора. При

этом предоставляется возможность выбора функции из набора стандартных

функций, включающих суммирование в группе, поиск максимального или

минимального значения в группе, вычисление среднего арифметического

значения и др. Значительно более сложными являются перекрестные запросы.

Они позволяют упорядочить данные

в базе данных по двум или более

значениям группировки и на основании общего подмножества

соответствующих групп сделать те или иные выводы. Такие запросы

целесообразно строить с помощью Мастера перекрестных запросов.

В ряде случаев необходимо использование запросов, вносящих при их

выполнении изменения в данные, находящиеся в базе данных. Access позволяет

выполнить четыре типа

запросов на изменения данных. Наиболее опасным из

них по своим последствиям является запрос на удаление, который применяется

для удаления всех записей в таблице, отвечающих заданным критериям.

Целесообразно перед его использованием сначала выполнить запрос на

выборку, в котором условие используется только для отбора записей. Это

позволяет предварительно просмотреть список удаляемых записей.

Запрос на создание таблицы полезен для создания резервных копий

определенной части базы данных.

Запросы на добавление копирует записи из одной или нескольких таблиц

в другое место, но при этом не создает новых таблиц, а использует

существующую таблицу.

Запросы на обновления позволяют изменить значение любого поля базы

данных для записей, удовлетворяющих указанным

критериям.

–

167

–

Если запросы на выборку и перекрестные запросы служат для просмотра

и анализа данных, то использование последних четырех типов запросов

предоставляет мощные средства для изменения данных.

3.3.2.5. POWER POINT

Основным назначением пакета MS Power Point 2000 является оказание

помощи пользователю при подготовке им презентации в виде набора

воспроизводимых компьютером слайдов. В Power Point имеется несколько

десятков шаблонов оформления, например, бизнес-план, приглашение на

собрание, финансовый отчет и др. Шаблоном оформления называют слайд

(файл), содержащий как набор соответствующих определенной тематике

типовых объектов (текст и графика), так

и специальные поля, в которые

пользователь может вводить свои материалы. Power Point позволяет широко

включить в презентацию графику: таблицы, диаграммы, картинки, фотографии,

видеоклипы, звук, мультипликационные спецэффекты. При этом могут быть

использованы результаты обработки, полученные в других программах,

например таблицы из Word, листы и диаграммы из Excel, организационные

диаграммы из приложения Microsoft Organization Chart и др.

Для придания тексту

внешней привлекательности, ясности и легкости

восприятия используются объекты WordArt. Большое впечатление на

аудиторию производят градиентные заливки с использованием эмблемы

компании в качестве фона всех слайдов. Для акцентирования внимания

слушателей на конкретных деталях презентации наглядно использование

готовых эффектов, задающих различные возможности построения слайда:

пошаговое появление заголовка c различных направлений, воспроизведение

текста символ за

символом в сопровождении звуковых эффектов (например,

стука пишущей машинки), появление текста слово за словом поверх слайда,

сопровождение появления очередного объекта вспышкой. При построении

слайда могут использоваться эффекты вылета букв с различных сторон,

формирования изображения посредством клетчатого узора или эффекта жалюзи

(горизонтальные, вертикальные). При работе со звуком можно использовать как

любые

имеющиеся звуковые ряды (музыку, специальные звуковые эффекты),

так и непосредственную запись авторского комментария через микрофон.

В презентацию могут быть включены как локальные гиперссылки на

находящиеся на данном компьютере объекты, так и глобальные, позволяющие

обратиться к информационным ресурсам сети Интернет непосредственно в

процессе презентации. Сохранение подготовленной презентации в формате

HTML (в виде Web –

страниц) позволяет обеспечить ее просмотр различным

пользователям сети Интернет. Умелое сочетание специальных эффектов –

видео, музыки, звука, анимации и ресурсов Интернет помогают наполнить

презентацию жизненной энергией.

–

168

–

Помимо набора готовых шаблонов для подготовки новой презентации

Power Point предлагает пользователю помощь в виде Мастера автосодержания.

Поскольку подготовленная к показу презентация представляет собой набор

слайдов, то пользователь оперативно может внести в нее необходимые

изменения с учетом состава аудитории слушателей (исключить из показа

отдельные слайды, изменить порядок их следования и длительность

воспроизведения

и др.). Демонстрация подготовленной презентации может

быть выполнена в ручном (смена слайдов при нажатии кнопки мыши) или

автоматическом режимах (смена слайдов происходит через заданный период

времени). Power Point имеет средства для возврата к предыдущим слайдам в

процессе демонстрации презентации.

Результаты подготовленной презентации могут быть представлены в

электронном виде, распространены в сети Интернет, переведены

на прозрачные

пленки, распечатаны на бумаге.

3.3.2.6. OUTLOOK

Пакет MS Outlook 2000 является программой управления личной и

деловой информацией, помогающей организовать хранение и обмен различной

информацией. Outlook помогает выполнять ряд задач:

• отправлять и получать сообщения электронной почты и

факсимильные сообщения;

• составлять личный календарь встреч;

• хранить информацию о деловых и личных контактах;

•

создавать списки дел и управлять личными и групповыми проектами

и др.

Структурными единицами программы являются элементы различных

типов: почтовые сообщения, встречи, контакты, записи в дневник, задачи и

заметки. Хранение экземпляров элементов организуется в соответствии с их

типами, например, почтовые сообщения находятся в папке Входящие, все

задачи – в папке Задачи и

т.д.

Основное окно программы Outlook открывает доступ к выбору одного из

возможных режимов работы:

• с почтовыми папками (имеются отдельные папки для входящих,

исходящих, отправленных и удаленных сообщений);

• с календарем (реализуется просмотр расписания запланированных

встреч, событий и др.);

• с адресной информацией (осуществляется быстрый поиск, сортировка

в нужном порядке);

•

с дневником (информация о прошедших событиях, встречах и др.);

• с заметками (электронный эквивалент блокнота для записей);

–

169

–

• с перемещениями среди информационных ресурсов с помощью

Проводника.

Outlook является типичным представителем программ–органайзеров,

ориентированных на эффективное планирование времени делового человека.

Outlook позволяет пользоваться гиперссылками при создании или

редактировании сообщения. Также в программе имеются средства для

архивирования содержимого папок.

Outlook позволяет читать и писать сообщения в трех различных

форматах: HTML, RTF MS Outlook (при котором

сохраняется форматирование

символов) и виде обычного текста. Для отправки документов Office, файлов

данных другого типа или программ широко используется вариант вложения

файла в почтовое сообщение.

3.4. ИНСТРУМЕНТАРИЙ РЕШЕНИЯ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ

ЗАДАЧ

3.4.1. СРЕДСТВА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА

С изменением системы экономических отношений в России резко

возросла потребность в автоматизированных системах бухгалтерского учёта. В

рамках рыночной экономики предприятия и организации имеют определенную

свободу в выборе и формировании учётной политики. При этом учётная

политика, как совокупность принятых способов ведения бухгалтерского учёта,

включающая в себя

способы группировки и оценки фактов хозяйственной

деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота,

инвентаризации, способов применения счетов бухгалтерского учёта, системы

регистров бухгалтерского учёта и других приёмов ведения учета, может

существенно отличаться у разных хозяйствующих субъектов даже в общей

сфере деятельности.

В настоящее время на рынке пакетов программ автоматизированных

систем бухгалтерского учёта (АСБУ

) присутствует ряд известных решений, в

том числе, серия продуктов фирмы “1С” (“1С:Предприятие” и его компоненты:

“1С:Бухгалтерия”, “1С:Торговля и склад” и др.), корпорации “Парус” (“Парус”

в различных конфигурациях), компании “Инфо-1” (“Инфо-бухгалтер”),

компании “Интеллект-сервис” ( БЭСТ) и др.

По способу построения пакетов программ выделяют:

• системы, построенные на

основе единого программного ядра

(характерно для “1С:Бухгалтерия”);

• комплексы специализированных программных модулей,

интегрированные по данным (характерно для конфигураций “Парус”).

–

170

–

Системы первого типа предполагают наличие главного программного

модуля, интегрирующего основные функции обработки данных

бухгалтерского учёта. Основой модели является концепция расширенной

проводки, в соответствии с которой данные всех или большей части разделов

бухгалтерского учёта логически представляются и интерпретируются в виде

проводок, имеющих дополнительные реквизиты, позволяющие помимо

синтетического учёта реализовывать функции аналитического учёта

, включая

учёт в натуральных показателях и мультивалютный учёт.

По критерию технологии внедрения и настройки большинство АСБУ

относятся к системам прямой алгоритмизации (редко реализуют подход с

параметрической алгоритмизацией), в которых алгоритмы решения частных

задач должны быть запрограммированы на специализированном языке. Для

этого АСБУ оснащается набором инструментальных средств, позволяющих

осуществлять модификацию (перенастройку)

системы непосредственно в

процессе ее эксплуатации. Как правило, такие программы представляют собой

интегрированные системы, работающие в едином интерфейсе с единой базой

данных без явного разделения труда учётных работников по участкам

бухгалтерского учёта, что позволяет настаивать систему в соответствии с

требованиями конкретного предприятия или отрасли.

Такой подход реализован, в частности, в программных

продуктах “1С:

Предприятие” фирмы “1С”. В них встроены мощные инструментальные

средства, потенциально позволяющие автоматизировать решение любой

учётной задачи. При этом в комплект поставки, как правило, входят готовые

унифицированные настройки для автоматизации отдельных участков,

бухгалтерский учёт на которых не имеет отраслевой специфики. Для решения

специальных (частных) задач программные продукты должны

быть

индивидуально настроены либо самими пользователями, либо партнёрами

производителей этих программ. Нередко такие настройки являются

самостоятельными программными продуктами. В последние годы программы

автоматизированного бухгалтерского учёта фирмы “1С” получили наибольшее

распространение в хозрасчётных организациях в целом по России.

Система программ “1С: Предприятие” в типовом наборе представляет

собой объединение трёх компонент (отдельных программ

): “1С: Бухгалтерия”,

“1С: Зарплата и кадры”, “1С: Торговля и склад” (на практике во многих случаях

используются различные сочетания компонент).

“1С: Бухгалтерия” - универсальная программа массового назначения

для автоматизации бухгалтерского учёта. Она может использоваться на

предприятиях разных направлений деятельности и форм собственности.

“1С:Бухгалтерия” предоставляет бухгалтеру гибкие возможности учёта: