Ильин А.А., Евсюков В.В., Ильин Р.А. Информатика

Подождите немного. Документ загружается.

–

151

–

импортировать графические файлы с самыми разнообразными форматами

(например, BMP, GIF, JPG и др.) с помощью команды Рисунок меню Вставка.

Изображение выбранного рисунка отображается в уменьшенном размере в

правой части диалогового окна. После вставки рисунка в документ

пользователь имеет возможность изменить его положение на странице и, при

необходимости, поменять масштаб изображения. Кроме того, с

помощью

встроенных в Word графических средств пользователь может самостоятельно

создать простое изображение. Для этого используется панель инструментов

Рисование, которая позволяет вводить графические объекты трех основных

категорий: автофигуры, объекты WordArt и надписи. К автофигурам относятся

стандартные графические объекты: линии, эллипсы, кубы, символы блок схем и

др. Панель Рисования содержит богатую библиотеку заранее подготовленных

графических

объектов. Графические объекты WordArt позволяют вставлять в

документ текст, отформатированный необычным образом, например,

изогнутый, под наклоном или объемный. При работе с объектами пользователь

имеет возможность изменить положение объекта (как переместить объект, так и

изменить его наклон), поменять цвет, размер шрифта. Word позволяет

объединять несколько объектов в единое целое и осуществлять групповые

операции

над совокупностью объектов. Кроме того, в редакторе реализованы

различные стили обтекания объекта текста. При этом текст может размещаться

вокруг объекта; объект может размещаться перед текстом (не переднем плане)

и за текстом (на заднем плане) и др. При необходимости с помощь панели

инструментов Настройка изображения пользователь может удалить ненужные

ему части рисунка

(режим “обрезка”).

Помимо вставки графических объектов редактор Word приобрел

возможности добавления в документы видеоклипов, бегущей строки, звуков.

Хотя подобные элементы предназначены для использования в Web-страницах,

их можно вставить в любые документы Word с помощью панели инструментов

Web-компоненты. Для подключения видеоклипа активизируется кнопка Фильм

панели инструментов и далее указывается имя файла, содержащего видеоклип

а также параметры его просмотра. Воспроизведение видеоклипа можно связать

с открытием документа на просмотр либо при установке на нем указатель

мыши.

Основное назначение бегущей строки (это текст, периодически

перемещающейся поперек экрана) – привлечь внимание к сообщению. Для

включения бегущей строки в документ используется кнопка Бегущая строка

панели Web-компоненты, позволяющие реализовать режим

ввода текста строки

и выбора параметров его показа. Фоновые звуки проигрываются при открытии

документа. Их подключение к документу осуществляется с помощью кнопки

Звук панели Web-компоненты; при этом задается имя звукового файла и

кратность воспроизведения звукового фрагмента.

–

152

–

Описанные возможности редактора Word в большей степени относятся к

автономному режиму работы пользователя, когда он самостоятельно

подготавливает тот или иной документ. Однако в редакторе реализован и ряд

инструментов, помогающих при коллективной работе над документами. Члены

одной группы могут работать над одной копией документа, совместно

используемой в сети или передаваемой от одного пользователя

к другому по

электронной почте или на носителе (дискете). При этом различные

пользователи могут выступать в роли автора, редактора, рецензента, корректора

или составителя указателей. Одним из эффектных приемов при коллективной

работе является использование примечаний при внесении комментариев в

документ Word без изменения основного текста документа. Для этого

применяют команду Примечание из

меню Вставка. Просмотр примечаний на

экране происходит в специальной области внизу окна, при печати Word не

включает их в печатную копию. Знак примечания обычно формируется из

номера и инициалов автора, что позволяет различать примечания, добавленные

различными членами рабочей группы. Кроме того, команда Исправления из

меню Сервис позволяет записывать исправления и отслеживать все

вносимые в

документ изменения, чтобы позднее можно было просмотреть внесенные

изменения и либо принять их, либо отказаться от них (вносимые изменения

выделяются цветом). Word позволяет при необходимости сохранять различные

версии одного документа (команда Версии из меню Файл) и определять

отличия между различными версиями (команда Сравнить версии) одного

документа.

Для ограничения выполнения

определенных операций над документом

различными членами рабочей группы (например, запрет на внесение изменений

в документ) в редакторе реализован механизм защиты документов. Для этого

используется команда Установить защиту из меню Сервис. При установке

защиты в диалоговом окне переключатель Запретить любые изменения, кроме

переводится в одно из трех положений:

• ввода данных в поля форм – запрещает любые изменения в одном или

нескольких указанных разделах документа. Изменения могут вноситься в поля

форм и также в незащищенные разделы;

• вставки примечаний – рецензенты могут только комментировать

документ, не внося никаких изменений в его текст;

• записи исправлений

– включает постоянную запись исправлений в

документ, а также разрешает вставлять примечания.

Для блокировки возможности снятия защиты рецензентами автор

документа может ввести пароль в поле Пароль. Кроме того, команда

Параметры из меню Сервис предоставляет возможность задать пароль для

открытия документа, а также и другой пароль, разрешающий внесение

изменений в текст документа.

–

153

–

Интересное средство для печати документов на бланках, конвертах и др.

реализовано командой Слияния из меню Сервис. При печати набора

документов на бланке часть текста остается постоянной во всех письмах

(например, основная часть документа, приглашающая получателя прибыть на

конкретное мероприятие в определенное время по указанному адресу), а часть

текста изменяется (например,

реквизиты, должность и ФИО получателя). При

этом для печати создаются два документа: основной документ и источник

данных. Основной документ содержит общий для всех писем текст, а также

служебные инструкции для вставки меняющегося текста. В источнике данных

находится текст, специфический для каждого документа. Источник данных

создается предварительно (до непосредственной печати писем), и

фактически

он представляет собой базу данных, каждая запись которой содержит

индивидуальные сведения по каждому из получателей писем. На

заключительной стадии основной документ и источник данных сливаются для

генерации документов на бланке. Подобный подход к подготовке множества

однотипных документов для различных получателей позволяет резко сократить

временные затраты.

Мощным средством расширения возможностей

различных приложений

являются макросы, автоматизирующие выполнение необходимых задач.

Макрос содержит последовательность действий в приложении и позволяет

выполнить их вызовом одной команды. Запись и последующее использование

макросов экономит время и упрощает работу пользователей, поскольку они при

этом фактически добавляют новые команды в используемые приложения. При

работе с макросами выполняются несколько операций:

•

запись макроса через команду Макрос из меню Сервис и команду

Начать запись из подменю. При этом для макроса задается индивидуальное имя

и определяется процедура его последующего вызова (через пункт меню или

кнопку на панели инструментов);

• выполнение макроса, т.е. вызова подготовленного макроса на

реализацию записанной последовательности команд.

С помощью

редактора Word можно подготовить страницы для

размещения в Интернете или корпоративной сети, сохранив документ в

формате HTML – стандартном формате Web–страниц. Для конвертирования

существующего документа Word в документ HTML используется команда

Сохранить как Web–страницу из меню Файл. Можно также воспользоваться

готовым шаблонам Word для изначального создания документов в виде Web–

страницы. При необходимости создания нескольких связанных между собой

Web–страниц целесообразно воспользоваться услугами Мастера Web–страниц,

позволяющего организовать систему гиперссылок, соединяющих страницы

между собой, и выбрать внешний вид страниц. Word может быть использован и

–

154

–

как редактор Web–страниц, ранее размещенных на Web–узлах или созданных с

помощью других редакторов Web–страниц.

Универсальным типом файла с текстовыми документами является файл с

расширением *.rtf. Он занимает больший объем при сохранении документа по

сравнению с файлами других типов. Однако, благодаря записи в файл

дополнительной служебной информации помимо сохраняемого документа (это

и приводит

к увеличению объема файла), обеспечивается читаемость файла с

расширением *.rtf практически любыми текстовыми редакторами (и их более

ранними версиями).

3.3.2.3. EXCEL

MS Excel 2000 представляет собой программу управления электронными

таблицами общего назначения, позволяющую выполнять вычисления над

данными и анализировать их. С помощью Excel можно решать широкий круг

задач – от подготовки простейших счетов и составления различного

рода

ведомостей до ведения бухгалтерского учета в небольших фирмах.

При первом запуске Excel в рабочей области приложения открывается

новая пустая книга, формируемая в виде совокупности пронумерованных

листов (рис.3.3). По умолчанию рабочая область при запуске соответствует

первому листу (Лист 1) книги (Книга 1). Листом называется документ Excel,

содержащий столбцы и строки с данными, которые можно форматировать

сортировать, анализировать и отображать в виде диаграмм. Лист делится на

строки (до 65536 строк) и столбцы (до 256 столбцов). Каждому столбцу книги

назначается своя буква латинского алфавита (при большом числе столбцов в

таблице используются и двойные обозначения, например, АА, АВ, АС и т.д.), а

каждой строке – число. Пересечения строк со столбцами

образуют ячейки

листа, каждая из которых имеет индивидуальный адрес, формируемый из

адресов соответствующего столбца и строки, например, А1, D15 и др. Книги

предназначены для упорядочения проектов и хранения всех взаимосвязанных

элементов в одном месте. В книгу можно добавлять новые листы и удалять

ненужные.

В загружаемой по умолчанию конфигурации Excel панели инструментов

Стандартная и

Форматирование отображаются над строкой меню.

Особенностью строки состояния является поле автовычислений, в котором

показывается результат выполнения некоторой функции (по умолчанию –

функции суммирования) над выделенными ячейками активного листа. Полная

информация о командах и элементах интерфейса Excel может быть получена у

Помощника. Под панелью форматирования выводится строка, в которой

отображается адрес активной ячейки

, вводимые в нее данные и формулы для

обработки данных.

–

155

–

Рис.3.3. Окно Excel

Excel разрешает вводить в ячейки следующие виды данных:

• числовые значения;

• текстовые значения (заголовки, примечания и др.);

• дату и время суток;

• формулы;

• гиперссылки и адреса в сети Интернет;

• картинки, фотографии, карты и др.

Следует помнить, что для разных типов данных Excel использует

индивидуальные форматы

их хранения и вывода на экран.

Строка формул служит для редактирования содержимого ячеек; если при

наборе длинного числа или формулы допущена ошибка, то с ее помощью легко

ввести необходимые изменения. Если соседние ячейки не заполнены, то Excel

позволяет вводить более длинный текст, перекрывающий расположенные

справа ячеек (если в них присутствуют данные,

вводимое текстовое значение

обрезается). Тем не менее, Excel продолжает хранить текст полностью (это

можно увидеть в строке формул, когда ячейка становится активной). Формулой

–

156

–

называется выражение, которое вычисляет новое значение по существующим

значениям. В состав формул могут входить числа, математические операторы,

ссылки на ячейки и встроенные выражения, называемые функциями. Одной из

сильных сторон Excel является обширная коллекция мощных и легких в

использовании функций. Признаком формулы для Excel является

использованием в качестве первого знака выражения символа “=”. При

использовании

в формуле адресов ячеек в момент вычисления в формулу

водятся значения данных, хранящихся в указанных ячейках. Результат

вычислений помещается в ячейку, для которой задана формула. Помещенные в

конкретные ячейки результаты вычислений по определенным формулам сами

могут быть использованы в качестве аргументов при вычислении других

выражений. При необходимости использования в формуле

содержимого ячеек,

расположенных на других листах книги, к адресу используемых ячеек

добавляется и название соответствующего листа (т.е. адрес ячеек формируется

из двух компонент).

С версии Excel 2000 появилась возможность вставлять в ячейки таблицы

гиперссылки, соединяющие листы с другими электронными документами,

расположенные на винчестере, в локальной сети или в Интернете.

Гиперссылки, в частности

, позволяют получить доступ “по требованию” к

вспомогательным материалам в Интернете. Для создания гиперссылки

используется команда Гиперссылка из меню Вставка (при этом запрашивается

имя файла или адрес Web–страницы). В гиперссылке может быть указан

документ любого типа при условии, что на используемом компьютере

установлено приложение, необходимое для открытия документов данного типа.

Имеющуюся

в документе гиперссылку можно активизировать простым

щелчком мыши на подчеркнутом слове листа. После активизации гиперссылки

в Excel на экране появляется специальная панель инструментов Web,

позволяющая переключаться между открытыми гиперссылками, устанавливать

дополнительные Интернет–соединения или выполнять специальные сетевые

команды.

В Excel имеются возможности для добавления новых строк и столбцов к

имеющемуся массиву данных на листе

. Данная возможность актуальная для

множества ситуаций, когда необходимо модернизировать ранее созданные

таблицы. Новые строки и столбцы добавляются к листу командами Строки и

Столбцы в меню Вставка. При этом существующие данные сдвигаются вниз

(для строк) или вправо (для столбцов) относительно активной ячейки, чтобы

освободить место для вставки.

После ввода данных, при

необходимости, выполняется их

форматирование, что позволяет наилучшим образом представить важную

деловую информацию. Форматирование ячеек не меняет внутреннего

представления данных, однако, влияет на то, как данные выглядят на экране

–

157

–

или напечатанном документе. Форматирование включает в себя следующие

операции:

• задание числовых форматов;

• определение шрифта, цвета текста и фона;

• добавления к ячейкам декоративных рамок и заливки;

• изложение вертикального и горизонтального выравнивания данных в

ячейке;

• наложение комбинаций атрибутов формата командой Автоформат.

Для выполнения этих операций используется команда Ячейки

из меню

Формат. После выделения диапазона ячеек для форматирования и выполнения

команды Ячейки открывается диалоговое окно Формат ячеек, имеющее шесть

вкладок с различными атрибутами формата (часть наиболее распространенных

атрибутов форматирования может быть вызвана через стандартную панель

инструментов Форматирования). Вкладка Число позволяет задать ряд

возможных числовых форматов представления данных: стандартный (с

выравниванием по правому краю ячейки), числовой (гибкий формат, в котором

числа представляются с запятыми, переменным количеством разрядов после

десятичной точки и др.); денежный (общий денежный формат), финансовый

(специальный денежный формат с выравниванием сумм по левому краю

ячейки) процентный, дробный (непосредственно в виде дробей),

экспоненциальный (для представления чисел с большим количеством

цифр),

текстовый (цифры интерпретируются как буквенные символы), дата, время.

При необходимости пользователь может создать собственные нестандартные

форматы.

С помощью вкладки Границы или аналогичной кнопки на панели

инструментов Форматирования можно выбрать один из двенадцати возможных

вариантов стилей границ, что позволяет задать практически любые рамки при

выделении сформированных таблиц с данными (т.е

. построить полноценные

ведомости, таблицы и др.).

При выполнении команды Автоподбор ширины подменю Столбец меню

Формат Excel выбирает размер столбца так, чтобы в нем помещалось самое

длинное значение из всего столбца. При необходимости размеры ячеек могут

быть скорректированы вручную по желанию пользователя.

При форматировании блока или таблицы ячеек Excel позволяет

накладывать несколько атрибутов

формата всего одной командой Автоформат

из меню Формат. Команда Автоформат открывает диалоговое окно, в котором

представлен список заранее созданных типов таблиц. При этом для каждой

таблицы определены конкретные значения атрибутов Формат чисел, Рамки,

Шрифт, Узоры, Выравнивание, Ширина и высота. Для построения шаблона с

выбранным типом таблицы пользователю достаточно сделать один щелчок

мышью.

–

158

–

При необходимости пользователь может скрыть (убрать) необходимые

строки и столбцы листа от посторонних взглядов (при этом данные

сохраняются в памяти). Excel также допускает защиту от изменений со стороны

посторонних лиц как для целых листов или книг, так и для отдельных ячеек с

помощью команды Защитить лист из подменю Защита меню Сервис.

Для

обработки числовых и текстовых данных Excel имеет значительное

число функций, сгруппированных в следующие категории:

• финансовые – для расчета процентов, увеличения и уменьшения

суммы капитала и др.;

• математические – выполнение математических и тригонометрических

операций;

• статистические – вычисление средних значений сумм, распределений

и стандартных отклонений;

• дата и время – вычисления со значениями дат

и времени;

• ссылки и массивы – вычисления с таблицами данных;

• операции с базами данных – работа со списками и внешними базами

данных;

• текстовые – сравнение, преобразование и форматирование текста в

ячейках;

• логические – вычисления, результатом которых может быть значение

ИСТИНА или ЛОЖЬ;

• проверка свойств и значений – определение ошибок, возникающих

при

вычислениях.

Каждая из имеющихся в Excel функций вызывается в соответствии со

своим синтаксисом (структурой). Например, при вызове финансовой функции

ППЛАТ для определения размера периодических платежей в скобках в

определенном порядке должны быть заданы следующие аргументы: ставка,

кпер, Н3, Б3, тип, определяющие соответственно ставка – процентную ставку

по ссуде, кпер – количество платежных периодов,

Н3 – текущее значение, тип –

время выплаты очередного платежа (в начале или конце периода). При

реальных затруднениях первоначального применения функций (из-за

специфического представления аргументов) их использование позволяет

сократить время, требуемое на сложную обработку данных. Среди часто

используемых финансовых функций следует отметить также функции:

НОРМА – для оценки эффективности капиталовложений или возможного

дохода от нового делового предложения; Б3 – для определения будущих

значений ежегодной ренты, долгосрочных вкладов и др.

Функция СУММ для определения суммы значений в выделенном

диапазоне ячеек является, по-видимому, наиболее популярной, поэтому ее

значок изначально выведен на панель инструментов Стандартная. Для вызова

–

159

–

функции и вставки ее значения в формулу (в случае надобности) используется

команда Функция меню Вставка.

Excel имеет развитье средства отображения данных и результатов их

обработки в виде диаграмм, которые являются графическим представлением

информационных категорий, разработанным для превращения строк и столбцов

данных в наглядные изображения. Они помогают увидеть тенденции, которые

порой трудно

разглядеть за рядами чисел, оживляют листы и являются

эффектным элементом презентаций. Excel поддерживает 14 основных типов

диаграмм, каждый из которых может иметь несколько разновидностей:

• гистограмма – используется для вертикального сравнения различных

категорий данных;

• линейчатая – для горизонтального сравнения данных;

• график – показ тенденций по категории за период времени;

• точечная – отображение связи между

двумя видами взаимосвязанных

данных;

• поверхность – трехмерная диаграмма, удобная для отслеживания

значений двух переменных с изменением третьей (обычно в зависимости от

времени);

• биржевая – комбинация гистограммы с графиком, ориентированная на

отображение биржевых цен, и др.

В общем случае при построении диаграмм могут быть использованы

данные, находящиеся на различных листах и

в различных книгах.

Значительную помощь при построении диаграмм может оказать Мастер

диаграмм, а также использование панели инструментов Диаграммы. При

необходимости подготовленная диаграмма через буфер обмена может быть

передана в другие приложения Office.

Для работы с большими объемами упорядоченных данных (например, с

результатами торговых операций, со списками рассылки почтовых отправлений

и др.) Excel содержит

средства обработки списков (список – таблица с

данными, разделенная на столбцы – поля и строки – записи). Фактически,

список в Excel представляет собой аналог базы данных, аналогичный по

структуре базам данных, используемых в СУБД Access (это обстоятельство

позволяет использовать списки Excel в качестве баз данных Access). По сути,

список – это набор строк с несколько более строгими ограничения,

в которых

хранятся данные постоянного формата. В каждом столбце должна содержаться

однотипная информация, в списках недопустимы пустые строки или столбцы.

Количество строк в списке может изменяться. Для облегчения обработки

данных в списках в Excel имеется команда Форма в меню Данные,

предназначенная для добавления, удаления и поиска записей. При ее

выполнении появляется диалоговое

окно со всеми полями из списка. Команда

Сортировка меню Данные позволяет переставить записи списка в другом

–

160

–

порядке на основании значений одного или нескольких столбцов, (записи

сортируются в возрастающем, убывающем или выбранном пользователем

порядке).

Эффективным средством поиска (отбора) записей, удовлетворяющих

заданному критерию, является команда Автофильтр подменю Фильтр меню

Данные. В ряде случаев для пользователей представляет интерес группировка

записей с выводом промежуточных итогов, средних значений или другой

вспомогательной информации

. Эти функции выполняет команда Итоги из меню

Данные. Эта команда отображает список в виде структуры, что позволяет легко

сворачивать и разворачивать сформированные разделы.

Excel содержит несколько средств для анализа деловых данных.

Основной командой для решения оптимизационных задач (определения

наилучшего значения параметра) является команда Подбор параметра из меню

Сервис. Фактически, при выполнении

этой команды реализуется итерационная

(циклическая) процедура вычислений на основе заданной пользователем

формулы, на каждом цикле которой изменяется значение единственной

переменной (т.е. ищется значение этой переменной, оптимизирующей

функцию).

Для случаев, когда оптимизационная задача содержит несколько

переменных величин, для анализа сценария необходимо воспользоваться

командой Поиск решения в меню Сервис. В такой

постановке задачи

определяются несколько ячеек: целевая ячейка, в которой количественно

вычисляется значение критерия оптимизации, и несколько переменных ячеек,

значения которых могут изменяться в процессе достижения поставленной цели.

Кроме того, система позволяет накладывать на переменные необходимые

ограничения (т.е. вводить граничные условия). В процессе выполнения

команды осуществляется увеличение (циклическое) значений в

переменных

ячейках до момента нахождения приемлемого решения. Фактически, это

напоминает работу команды Повтор, однако при выполнении команды Поиск

решения последовательно изменяются несколько (а не одна) переменных.

Следует иметь в виду, что в нелинейных задачах команда Поиск решения

может выдавать различные решения в зависимости от набора начальных

условий.

Одним из недостатков этих

команд является отсутствие возможности

удобного сравнения результатов – при каждом изменении данных предыдущее

решение пропадает. Для устранения этих ограничений в Excel реализован

Диспетчер сценариев, который вызывается командой Сценарии из меню

Сервис. Она позволяет создавать новые и просматривать существующие

сценарии для решения задач, работать с общими командами управления и

отображать консолидированные отчеты.