Гущин А.Н. Информационные технологии в экономике

Подождите немного. Документ загружается.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

211

Данный выходной элемент определяет, какие изменения должны коснуться ранее

спланированных заказов. Может быть изменено количество заказов, некоторые заказы

могут быть отменены или приостановлено их действие.

Дополнительные результаты

Дополнительными выходными элементами MRP-системы являются:

· Отчет об "узких местах" планирования

· Исполнительный отчет

· Отчет по прогнозам

Отчёт об 'узких местах' планирования

В отчете исключений определяются отдельные "узкие места" программы планирования,

которые требуют дополнительного внимания и, возможно вмешательства, чтобы обеспечить

правильное количество материала в каждый планируемый период времени. Такими "узкими

местами" могут быть:

· Запоздавшие заказы

· Расходные остатки

· Ошибки в отчетах системы

Отчёт об исполнении

Отчет об исполнении необходим для слежения за правильностью работы MRP-

системы, для своевременного устранения её сбоев. Примером элементов отчета об

исполнении могут быть предупреждения об изменении или уменьшении доступного запаса

материалов вплоть до нуля.

Отчёт по прогнозам

Данный отчет используется для долгосрочного планирования производства.

Примером этого отчета могут быть прогнозы о динамике производства на будущее, отчеты

о закупках материала, выяснение источников спроса и т.д.

Виды заказов на материал

Заказы на материал подразделяются на два основных вида:

· Производственный заказ

· Заказ на закупку

Производственный заказ

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

212

Выполнение заказа на материалы собственного производства контролируется при

помощи производственного заказа. Производственный заказ содержит свои собственные

методы планирования, в том числе планирование производственных мощностей и учет

затрат на производство.

Заказ на закупку

Материалы, закупаемые у внешних поставщиков, инициируют процесс закупки. (См.

Технология прохождения бизнес процесса закупки)

Кейс 6. Составление бюджета на предприятии

Наиболее наглядное представление о возможностях системы (не считая демонстрации

самой системы) может дать описание реализованных в ней бизнес-процессов. Ниже

приведены три описания упрощенных бизнес-процессов, соответствующих практике малых

и средних предприятий:

§ Пплан-прогноз бюджета подразделения при планировании бюджета

§ Заявка на расходные материалы

§ Заявка на использование бюджетных средств

План-прогноз бюджета подразделения

Операции, выполняемые руководителям подразделения:

· Ввод сумм необходимых бюджетных средств (лимитов) по статьям бюджета в

соответствии с бюджетной классификацией

· Визирование документа и его передача в плановый отдел

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

213

Операции, выполняемые руководителям планово-финансовой службы предприятия:

· Подтверждение приема плана-прогноза подразделения в работу; согласование сумм с

руководителями подразделений

· Подготовка проекта бюджета: ввод бюджетных лимитов по статьям и

подразделениям с учетом потребностей (заявок) подразделений и возможностей

предприятия

Операции, выполняемые руководителем предприятия:

· Утверждение проекта бюджета

· Доведение бюджетных лимитов до уполномоченных распорядителей бюджетных

лимитов

Заявка на расходные материалы

Операции, выполняемые сотрудником подразделения:

· Ввод заявки на расходные материалы (ценности и материалы выбираются из общего

классификатора)

Операции, выполняемые руководителем подразделения:

· Просмотр заявок, введенных сотрудниками подразделения

· Сопоставление заявок с бюджетными лимитами

· Корректировка количества запрошенных ценностей и утверждение заявки либо

отклонение заявки с указанием причины

· Передача заявки ответственному работнику хозяйственного управления

Операции, выполняемые ответственным работником хозяйственного управления:

· Контроль соответствия поступивших заявок бюджетным лимитам

· Удовлетворение заявки либо отклонение заявки с указанием причины

· Распоряжение на выдачу ценностей и материалов (выдача осуществляется

работником склада)

Лист визирования затрат (заявка на использование бюджетных средств)

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

214

Операции, выполняемые сотрудником подразделения:

· Ввод заявки на использование бюджетных лимитов (платеж)

· Операции, выполняемые руководителем подразделения:

· Просмотр заявок, введенных сотрудниками подразделения

· Сопоставление заявок с бюджетными лимитами

· Передача заявок в планово-финансовую службу предприятия либо отклонение заявки

Операции, выполняемые руководителям планово-финансовой службы предприятия:

· Контроль соответствия поступивших заявок бюджетным лимитам

· Удовлетворение заявки либо отклонение заявки с указанием причины

· Распоряжение в бухгалтерию (с возможным автоматическим экспортом информации

в систему бухгалтерского учета)

Операции, выполняемые бухгалтерией:

· Ввод платежного поручения

· Отправка платежного поручения в банк

Кейс 7. Планирование материально-технического снабжения на

месяц

Общие положения

Назначение

Регламент ПТБ-04 «Планирование материально-технического снабжения на месяц"

предназначен для осуществления планирования работ по снабжению Отделений Филиалов

ОАО «Хххххэнерго» материально-техническими ресурсами. Регламент основан на

принципах и правилах приводимых в следующих регламентирующих документах:

· Приказ ОАО «Хххххэнерго» от 04.07.2003 года №443 «О централизации закупок»;

· Ежегодное распоряжение Генерального директора ОАО «Хххххэнерго» о выделении

филиалам квот на самостоятельную закупку материально-технических ресурсов.

Область применения

· Регламент определяет следующую последовательность действий:

· Планирование потребностей в МТР по Отделению;

· Утверждение заявок на МТО

· Составление проекта финансового плана закупок МТР по Филиалу;

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

215

· Утверждение финансового плана закупок МТР;

· Разделение финансового плана по принципу централизации закупок, срочности;

· Подготовка служебной записки;

· Утверждение служебной записки.

Модель выполнения работ по планированию закупок на месяц приведена в приложении 1.

Данный регламент должны знать и использовать в своей работе следующие должностные

лица ОАО "Хххххэнерго":

· Главный инженер ОАО «Хххххэнерго»

· Заместитель Генерального ОАО «Хххххэнерго» по общим вопросам

· Персонал ОМТС ОАО «Хххххэнерго»

· Заместитель директора Филиала по общим вопросам

· Персонал ОМТС Филиала

· Персонал ПТС Филиала

· Персонал секторов МТС Отделений Филиала

· Персонал ПТО Отделений Филиала

Термины и сокращения

В настоящем регламенте используются следующие сокращения:

МТС – материально-техническое снабжение;

ОМТС – отдел материально-технического снабжения;

МТР - материально-технические ресурсы;

ПТО – производственно-технический отдел;

ПТС – производственно-техническая служба.

Условия и ограничения

Предварительные условия

Планирование работ по МТС Отделений Филиала на месяц начинается не позднее 10

числа каждого месяца;

Планирование работ производится на месяц, следующий за отчетным;

Планирование работ по МТС Отделений начинаются с момента получения начальником

сектора МТС следующих заявок по форме ПТБ-04-01 (приложение 2):

цеховых на приобретение оборудования, материалов от начальника ПТО Отделения;

на приобретение материалов для эксплуатации и ремонта зданий и сооружений от

начальника профильного сектора.

Требования к конечному результату

Конечным результатом работ является переданная в казначейство ОАО

«Хххххэнерго» служебная записка на оплату централизованно приобретаемых

материалов, оборудования;

Ограничения

Настоящий документ не распространяется на материально-техническое снабжение

работ выполняемых в срочном порядке (аварийные, текущий ремонт).

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

216

Последовательность проведения работ

Планирование потребностей в МТР по Отделению

Составление заявки на приобретение МТР организует начальник сектора МТС

Отделения после получения заявок перечисленных в п.2.1.3.

Для составления заявки начальник сектора МТС выполняет следующие действия:

Поручает сотруднику своего сектора составление заявок на приобретение

материально технических ресурсов (кроме оборудования,

строительных материалов) по форме ПТБ-04-01 (приложение 2);

Поручает сотруднику своего сектора объединение всех заявок в заявку на

приобретение МТР по Отделению и структурирование их;

Проверяет соответствие данных заявки данным цехов, отделов;

Визирует заявку.

Результатом проведения данных работ является заполненная по форме ПТБ-04-02

(Приложение 3) заявка на приобретение МТР, завизированная начальником

сектора МТС Отделения.

Составленную заявку на приобретение МТР начальник сектора МТС Отделения

передает в срок до 15 числа каждого месяца Главному инженеру Отделения.

Если в ходе проверки заявки, начальник сектора МТС Отделения выявляет

отсутствие каких либо данных, то он организует внесение в документ

соответствующих изменений.

Утверждение заявок на МТО

Утверждение заявки на приобретение МТО производит Главный инженер

Отделения после получения ее от начальника сектора МТС.

В ходе утверждения заявки Главный инженер производит следующие действия:

Проверяет данные заявки на предмет полноты предоставленной

информации и ее актуальности;

Визирует заявку.

Результатом данной работы является завизированная Главным инженером

Отделения заявка на приобретение МТР по Отделению.

Главный инженер Отделения передает заявку на приобретение МТР в срок до 20

числа текущего месяца начальнику ОМТС Филиала через начальника сектора

МТС Отделения.

Если в процессе проверки заявки Главный инженер Отделения выявляет данные

не являющиеся актуальными на настоящий момент, либо отсутствие каких

либо необходимых данных, то он инициирует процесс внесения в документ

соответствующих поправок.

Составление проекта финансового плана закупок МТР по Филиалу

Планирование закупок МТР по Филиалу организует начальник ОМТС Филиала

после получения от начальников секторов МТС Отделений заявок на

приобретение МТР.

Для составления проекта финансового плана начальник ОМТС Филиала

выполняет следующие действия:

Поручает сотруднику своего отдела объединение заявок Отделений в

финансовый план по форме ПТБ-04-03 (приложение 4);

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

217

Проверяет соответствие данных плана данным Отделений;

Визирует финансовый план;

Согласует перечень с начальником ПТС Филиала, в ходе которого последний

проверяет актуальность и целесообразность данных, и соответствие их

«Графику ремонта оборудования по Филиалу» и «Титульному списку»

ремонтов оборудования, производственных зданий и технологических

сооружений;

Согласует перечень с Главным инженером Филиала, в ходе которого последний

проверяет актуальность и целесообразность данных.

Результатом проведения данных работ является заполненный по форме ПТБ-04-

03 (Приложение 4) финансовый план закупок МТР по Филиалу,

завизированный начальником ОМТС, Главным инженером и начальником

ПТС Филиала.

Составленный финансовый план приобретения МТР начальник ОМТС Филиала

передает в срок до 25 числа каждого месяца Заместителю Директора Филиала

по общим вопросам.

Если в ходе проверки перечня, начальник ОМТС Филиала выявляет отсутствие

каких либо данных, то начальник ОМТС организует внесение в документ

соответствующих изменений.

Утверждение финансового плана закупок МТР

Утверждение финансового плана закупок производит Заместитель Директора

Филиала по общим вопросам после получения его от начальника ОМТС

Филиала.

В ходе утверждения документа Заместитель Директора Филиала

выполняет следующие действия:

Проверяет правильность его оформления;

Проверяет достаточность средств заложенных в бюджете на

реализацию данного вида работ;

Контролирует (выборочно и при необходимости) соответствие

заявленных данных фактическим потребностям;

Визирует план.

Результатом проведения данных работ является финансовый план закупок

МТР по Филиалу завизированный Заместителем директора Филиала по

общим вопросам.

По окончании процедуры утверждения Заместитель Директора передает

финансовый план закупок начальнику ОМТС ОАО «Хххххэнерго»

через начальника ОМТС Филиала.

Если в процессе утверждения финансового плана Заместитель Директора

Филиала выявляет недоработки, ошибки, неточности, то он организует

процесс внесения в документ соответствующих поправок и принимает

меры для исключения подобных случаев в дальнейшем.

Разделение финансового плана по принципу централизации закупок

Разделение финансового плана производит начальник ОМТС ОАО

«Хххххэнерго» после получения его от начальника ОМТС Филиала.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

218

В ходе разделения перечня начальник ОМТС производит следующие

действия:

Оценивает каждый пункт перечня на предмет целесообразности

приобретения, указанных в нем МТР централизовано;

Принимает решение о номенклатуре МТР, которая будет

приобретаться централизовано и отмечает ее в заявке;

Подсчитывает итоговую сумму средств, необходимых для

приобретения МТР централизовано и фиксирует ее в

финансовом плане в соответствующей графе;

Сравнивает полученную сумму с разрешенной распоряжением

Генерального директора ОАО «Хххххэнерго»;

При превышении разрешенной суммы производит корректировку

перечня по согласованию с начальником ПТС Филиала и/или с

Главным инженером Филиала;

Информирует начальника ОМТС Филиала о внесении

корректировки в финансовый план;

Визирует план.

Результатом данной работы является финансовый план с отметками и

визой начальника ОМТС ОАО «Хххххэнерго».

Начальник ОМТС ОАО «Хххххэнерго» передает:

Информацию о выделении Филиалу средств на децентрализованные

закупки с указанием их величины и назначения начальнику ОМТС

Филиала;

Финансовый план начальнику отдела бюджетирования для составления

бюджета на месяц;

Копию финансового плана экономисту ОМТС ОАО «Хххххэнерго» для

составления служебной записки на оплату.

Если в ходе сравнения суммы необходимой для приобретения МТР с

разрешенной, первая оказывается меньше второй, то согласование и

корректировка перечня не производится.

Подготовка служебной записки

Подготовку служебной записки производит экономист ОМТС ОАО

«Хххххэнерго» после получения копии финансового плана

разделенного по принципу централизации закупок.

В ходе подготовки служебной записки экономист ОМТС ОАО

«Хххххэнерго» выполняет следующие действия:

Разрабатывает на основе финансового плана проект служебной

записки на имя Генерального Директора ОАО «Хххххэнерго» от

имени Главного инженера ОАО «Хххххэнерго»;

Передает служебную записку вместе с копией финансового плана

начальнику ОМТС для визирования и утверждения у Главного

Инженера ОАО «Хххххэнерго».

Результатом проведения данных работ является подготовленный проект

служебной записки.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

219

Начальник ОМТС ОАО «Хххххэнерго» передает подготовленный проект

служебной записки и копию финансового плана Главному Инженеру

ОАО «Хххххэнерго.

Утверждение служебной записки

Утверждение служебной записки производит Главный инженер ОАО

«Хххххэнерго» после получения проекта служебной записки от

Начальника ОМТС ОАО «Хххххэнерго».

В процессе утверждения служебной записки Главный Инженер выполняет

следующие действия:

Проверяет правильность оформления служебной записки;

Проверяет достаточность средств заложенных в бюджете на

реализацию данного вида работ;

Контролирует (выборочно и при необходимости) соответствие

заявленных данных фактическим потребностям;

Визирует служебную записку.

Результатом выполнения данных работ является завизированная служебная

записка.

Главный Инженер передает служебную записку в Отдел Казначейства ОАО

«Хххххэнерго» для оплаты через начальника ОМТС.

Контроль и ответственность

Контроль выполнения процедур

Процедуры, требования к которым приведены в данном регламенте, являются

обязательными для всех лиц перечисленных в п.1.2.3.

Контроль соблюдения регламента осуществляет начальник ОМТС ОАО

«Хххххэнерго». При обнаружении нарушений в соблюдении требований регламента

Начальник отдела проводит детальный анализ ситуации, в результате которого

может принять следующие решения:

В случае, если нарушение связано с недостаточным знанием или пониманием

сотрудником требований к нему, проводит с ним разъяснительную беседу, а

при необходимости обучение.

В случае, если нарушение связано с недобросовестным выполнением своих

обязанностей, Начальник отдела составляет служебную записку на имя

Заместителя Генерального директора по общим вопросам с указанием факта

нарушения и предложением о мере воздействия.

В случае, когда нарушение является систематическим и является следствием

изменения условий выполнения работ – готовит предложения об изменении

настоящего регламента, которые оформляет в виде служебной записки на имя

Заместителя Генерального директора по общим вопросам.

Ответственность должностных лиц за соблюдение данного регламента

Все сотрудники и руководители, участвующие в выполнении работ несут

дисциплинарную ответственность за соблюдение требований приведенных в данном

регламенте.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

220

Наложение дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или

недобросовестное выполнение своих обязанностей проводится на основании приказа

Генерального Директора ОАО «Хххххэнерго».