Гущин А.Н. Информационные технологии в экономике

Подождите немного. Документ загружается.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

201

Данная стадия состоит из следующих этапов:

· Проверка на наличие Заказчиков, с которыми заключены договора на долгосрочное

сотрудничество.

· Поиск Заказчиков для заключения договора

· Подготовка списка возможных Заказчиков

· Отправка возможным Заказчикам информации о предлагаемом материале

· Получение запросов на материал

· Составление списка Заказчиков приславших запросы на материал

Проверка на наличие Заказчиков с которыми заключены договора

На данном этапе производится проверка наличия Заказчиков , с которыми не истекли

сроки заключенных ранее договоров. Заказчики с которыми имеются действующие

договора заносятся в список для отправки им коммерческих предложений.

Поиск Заказчиков для заключения договора

На данной стадии процесса Отделом Продаж Поставщика производится анализ

полученных от потенциальных Заказчиков, а также поиск новых Заказчиков , как и среди

тех, с кем имелось сотрудничество ранее, так и новых, используя различные

информационные каналы .Стадия состоит из следующих этапов:

· Поиск Заказчиков при помощи информационных каналов

· Поиск Заказчиков среди компаний, с которыми заключались ранее договора на

долгосрочное сотрудничество

Поиск Заказчиков при помощи информационных каналов

На данном этапе Отделом Маркетинга производится поиск потенциального

Заказчика при помощи различных информационных каналов.

Поиск Заказчиков среди компаний с которыми ранее заключались договора

На данном этапе производится анализ заключенных ранее договоров на поставку с

целью нахождения Заказчиков для возобновления сотрудничества.

Подготовка списка возможных Заказчиков

На данном этапе производится регистрация потенциальных Заказчиков и

составляется список их реквизитов для отправки информации о предлагаемом материале.

Отправка возможным Заказчикам информации о предлагаемом материале

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

202

Информация о предлагаемом материале отправляется потенциальным Заказчикам при

помощи выбранного информационного канала, каким может являться:

· Электронная почта;

· Традиционная почта;

· Факсимильная связь;

· Доставка личным представителем (курьером).

Получение запросов на материал

Данная стадия состоит из следующих этапов:

· Получение запросов на материал;

· Анализ запросов на материал;

· Регистрация полученных запросов на материал.

Получение запросов на материал

На данном этапе Отдел Продаж получает запросы на материал от Заказчиков.Запрос на

материал представляет собой внешнее сообщение отделу продаж о потребности в

материале.Запрос составляет основу последующих документов. Клиента или

потенциального клиента может например интересовать наличие определенной группы

изделий или каталоги определенных изделий.Кроме этой информации, запрос может

включать данные об особых изделиях и краткое описание изделий.В позициях запроса

указываются следующие реквизиты:

· Идентификационный номер запроса;

· Дата отправки;

· Идентификационный номер материала или группы материалов;

· Краткое описание материала.

Регистрация полученных запросов на материал

Запросы от возможных Заказчиков регистрируются в установленном порядке. Для

зарегистрированных запросов может быть произведен анализ потребностей на рынке.

Анализ полученных запросов на материал

Запросы полученные от возможных Заказчиков анализируются с целью изучения

потребностей на рынке, также проверяется проверка на наличие запрашиваемого материала

в доступном для продажи ассортименте.

Составление списка Заказчиков, приславших запросы

Реквизиты возможных Заказчиков, приславших запросы, соответствующим образом

заносятся в список, для отправки им коммерческих предложений.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

203

Отправка коммерческих предложений

На данной стадии производятся следующие этапы:

· Подготовка коммерческих предложений;

· Оформление коммерческих предложений;

· Согласование коммерческих предложений;

· Отправка коммерческих предложений.

Подготовка коммерческих предложений

Коммерческое предложение создается на запрос Заказчика. В нем может содержаться

информация о стоимости определенного количества товара и сроках отгрузки. При

создании предложения можно оценить вероятность заказа и предложить возможному

Заказчику альтернативный материал.

Оформление коммерческих предложений

При оформлении коммерческого предложения в позициях его указываются следующие

атрибуты:

· Идентификационный номер коммерческого предложения;

· Дата отправки;

· Идентификатор материала или группы материалов;

· Стоимость материала в зависимости от условий поставки;

(На данном этапе указывается цена с учетом скидок, налогов и условии поставки)

· Идентификатор валюты;

· Информация о сроках отгрузки;

· Краткое описание материала;

· Просьба выслать подтверждение о получении.

Согласование коммерческих предложений

Подготовленное и оформленное соответствующим образом коммерческое

предложение согласовывается и, в случае необходимости, в него могут быть внесены

изменения.

Отправка коммерческих предложений

На данной стадии проводятся следующие этапы:

· Организация или возобновление переписки с возможными Заказчиками;

· Отправка коммерческих предложений;

· Регистрация отправки коммерческих предложений.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

204

Организация деловой переписки с возможными Заказчиками

С возможными Заказчиками организовывается или возобновляется переписка при

помощи выбранного информационного канала, каким могут являться:

· Электронная почта;

· Традиционная почта;

· Факсимильная связь;

· Доставка личным представителем (курьером).

Отправка коммерческих предложений возможным Заказчикам

Подготовленное и соответствующим образом оформленное коммерческое

предложение отправляются возможному Заказчику при помощи выбранного канала связи.

Дополнительно, в позиции коммерческого предложения может быть указана просьба об

отправке подтверждения о получении.

Регистрация отправки коммерческих предложений

Отправленное коммерческое предложение регистрируется в установленном порядке.

Заключение или продление договора с Заказчиком

Данная стадия состоит из следующих этапов:

· Получение подтверждения комплектации заказа от Заказчика;

· Проверка на наличие договора на долгосрочное сотрудничество с Заказчиком;

· Заключение или продление договора о долгосрочном сотрудничестве.

Получения подтверждения комплектации заказа от Заказчика

В ответ на коммерческое предложение Заказчик подтверждает готовность к

сотрудничеству, высылая Поставщику подтверждение комплектации заказа.

Проверка на наличие договора с Заказчиком

На данном этапе проверяется наличие с Заказчиком действующего договора на

долгосрочное сотрудничество.

Заключение или продление договора с Заказчиком

В случае если договор на долгосрочное сотрудничество с Заказчиком заключен не

был, или истекли его сроки, на данном этапе производится заключение/продление договора.

Обработка заказа

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

205

Данная стадия состоит из следующих этапов:

· Получение заказа от Заказчика;

· Согласование заказа;

· Регистрация заказа.

Получение заказа от Заказчика

Заказ создается на основе коммерческого предложения, с учетом подтверждения

комплектации заказа. Заказ клиента может быть следующих видов:

· Возврат (брак в комплектующих)

· Допоставка по цене договора

· План поставок (в соответствии с договором)

· Бесплатная поставка (замена брака)

В позициях заказа указывается:

· Идентификационный номер заказа;

· Вид заказа;

· Дата отправки;

· Идентификатор материала или группы материалов;

· Условия поставки;

· Идентификатор валюты.

Cогласование заказа

В случае необходимости, заказ может быть согласован с Заказчиком и, на основании

этого, в его данные могут быть внесены изменения.

Регистрация заказа

Заказ клиента регистрируется в установленном порядке. Для зарегистрированных

заказов может быть произведен анализ.

Отправка инвойса (счёта-фактуры) Заказчику

На данной стадии производятся следующие этапы:

· Подготовка инвойса в соответствии с заказом;

· Оформление инвойса;

· Согласование инвойса;

· Отправка инвойса Заказчику;

· Регистрация отправки инвойса.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

206

Подготовка инвойса

В соответствии с заказом Заказчика и условиями договора подготавливается инвойс (счет -

фактура). В его позициях указывается:

· Идентификационный номер инвойса;

· Дата отправки;

· Идентификатор материала или группы материалов;

· Идентификатор валюты;

· Условия поставки;

· Условия оплаты с указанием счета;

Счета могут быть следующих видов:

· Отдельный счет для каждой поставки;

· Сводный счет для нескольких поставок;

· Несколько счетов для одной поставки (разделение счетов).

Оформление инвойса

При оформлении инвойса в его позициях указывается:

· Идентификационный номер инвойса;

· Дата отправки;

· Идентификатор материала или группы материалов;

· Идентификатор валюты;

· Условия поставки;

· Условия оплаты с указанием счета;

(Счета могут быть следующих видов)

· Отдельный счет для каждой поставки;

· Сводный счет для нескольких поставок;

· Несколько счетов для одной поставки (разделение счетов).

Согласование инвойса

Подготовленный инвойс соответствующим образом согласуется, и в случае

необходимости в его данные могут быть внесены изменения.

Отправка инвойса Заказчику

Подготовленный и оформленный соответствующим образом инвойс отправляется

Заказчику при помощи выбранного канала связи.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

207

Регистрация отправки инвойса

Отправленный инвойс регистрируется в установленном порядке.

Выполнение обязательств по договору

Данная стадия состоит из следующих этапов:

· Получение от Заказчика уведомления о выполнении условии по оплате;

· Отправка Заказчику уведомления о готовности к отгрузке;

· Контроль выполнения Заказчиком обязательств по оплате;

· Отгрузка материала в соответствии с договором.

Отправка Заказчику уведомления о готовности к отгрузке

Непосредственно после получения уведомления о выполнении условий по оплате,

Поставщик высылает уведомление о готовности к отгрузке материала, в соответствии с

условиями поставки, при получении со своей стороны подтверждения о выполнении

условий по оплате. В уведомлении может указываться ориентировочная дата отгрузки.

Отгрузка материала в соответствии с условиями договора

На данном этапе Поставщиком проверяется выполнение Заказчиком условий по

оплате заказа в соответствии с договором. В случае неподтверждения их выполнения,

Заказчику высылается уведомление в установленной форме.

Контроль выполнения условий договора

Данная стадия включает в себя следующие этапы:

· Регистрация отступления от контрольных дат по договору;

· Выставление и\или рассмотрение претензий по нарушению условий договора

Регистрация отступления от контрольных дат по договору

На данном этапе в установленном порядке регистрируются все отступления от

контрольных дат, согласно условиям договора, для возможности последующего

выставления претензий по невыполнению пунктов договора Заказчику.

Выставление и/или рассмотрение претензий по нарушению условий договора

На данном этапе производится выставление и\или рассмотрение претензий по

невыполнению или отступлению от условий договора в установленном порядке.

Контроль счетов

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

208

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых

потоков в процессе выполнения договора на Продажу, выполнения налоговых отчислений,

исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес -

процесса.

Кейс 5. Планирование потребности в материалах

Планирование потребностей в материалах

Главной целью планирования потребности в материалах является обеспечение

гарантии наличия необходимого количества требуемых материалов в любой момент

времени в рамках срока планирования. С помощью планирования потребностей

обеспечивается своевременная закупка или производство объемов материалов,

необходимых как для внутренних целей, так и для сбыта. Процесс планирования включает в

себя непрерывный контроль запасов и, в частности, автоматическое создание проектов

заказов на закупку и производство. Для планирования необходима вся информация по

запасам материалов, в том числе зарезервированным, чтобы рассчитать объемы закупок или

производства.

Составление объёмно-календарного плана производства

При составлении объемно-календарного плана, сбыт планируется на будущее

посредством прогноза продаж (см. Технология прохождения бизнес процесса продажи).

Объемно - календарный план создаётся с помощью плановых первичных потребностей.

Плановая первичная потребность (т.е. спрос на готовое изделие, узлы, ходовые товары и

запчасти) создает с помощью этой информации минимальный уровень запаса при

планировании потребности в материалах.

Формирование входной информации для MRP-системы

Входная информация для MRP состоит из трех основных частей:

· Описание состояния материалов

· Программа производства

· Перечень составляющих конечного продукта.

Описания состояния материалов

Описание состояния материала является основной входной информацией для

автоматизированной MRP-системы. В данной части содержится описание состояния

материалов: какие материалы находятся в заказах, в производстве, их объёмы, цены, запасы.

Программа производства

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

209

Производственная программа это график распределения времени для производства

определенного количества конечного продукта за планируемый период или диапазон

периодов. Этот входной элемент создается в результате анализа Объёмно-календарного

плана производства.

Перечень составляющих конечного продукта

Перечень составляющих конечного продукта это информация содержащая списки

материалов-составляющих для всех конечных продуктов. Этот входной элемент содержит

список всего сырья, комплектующих изделий и их составных частей, которые входят в

конечный продукт. В перечень составляющих также входит количество каждого

компонента требуемое для производства одной единицы конечного продукта и его

структура (каким образом материалы-составляющие соединены).

Основные шаги планирования потребностей в материалах(MRP)

Основными шагами MRP-системы являются:

· Планирование выпуска конечного продукта

· Планирование заказов на комплектующие

· Вычисление полной потребности

· Вычисление чистой потребности

· Поддержание ранее спланированных заказов

Планирование выпуска конечного продукта

На данном шаге определяется количество и дата выпуска конечного продукта,

необходимые в каждом временном периоде.

Планирование заказов на комплектующие

На данном шаге комплектующие (составные части), не включенные в

производственную программу, но присутствующие в заказах, включаются в планирование

как отдельный пункт. Таким образом для них создается новая потребность в материале.

Вычисление полной потребности в материалах

На данном шаге данные производственной программы для комплектующих

разбиваются на полные потребности для всех материалов на планируемый временной

период, в соответствии с перечнем (спецификациями) материалов-составляющих для

конечного продукта.

Вычисление чистой потребности в материалах

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

210

На данном шаге полная потребность в материалах переносится на количество

материалов в наличие и в заказах для каждого периода, в соответствии с описанием

состояния материалов. Чистая потребность для каждого материала вычисляется следующим

образом:

(Чистая Потребность) = (Полная потребность)- (Материалы в наличии) -

(Cтраховой запас) - (Резервирование для других целей)

Если чистая потребность больше нуля, то создается заказ для материала.

Поддержание ранее спланированных заказов

Заказы сделанные в периоды предшествующие планируемому принимаются во

внимание для последующих периодов на каждом шаге процесса производства.

Результаты работы MRP-системы

Основными выходными элементами MRP(ППМ) системы являются:

· План заказов

· Изменения к ранее спланированным заказам

Также, дополнительными выходными элементами MRP-системы являются:

· Отчет об "узких местах" планирования

· Отчет об исполнении

· Отчет по прогнозам

Основные результаты

Основными выходными элементами MRP-системы являются:

· План заказов

· Изменения к ранее спланированным заказам

План заказов

Планом заказов определяется, какое количество каждого материала должно быть

заказано в каждый период времени. Данным выходным элементом руководствуются при

создании внутренних производственных заказов, а также при закупке материала у внешних

поставщиков.

Изменения к ранее спланированным заказам