Первые системы управления документами строились как вертикальные
приложения и были предназначены для использования небольшими группами
специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с
сильно структурированными документами. Для обеспечения эффективной
деятельности современных учреждений системы электронного управления
документами должны удовлетворять следующим требованиям:
Масштабируемость. Система должна поддерживать различное
количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна
определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она
установлена.
Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать
взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений
организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть
использованы разнообразные каналы связи.
Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных
модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность
поэтапного внедрения системы.
Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-
первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на
появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими
прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих,
интегрировать управление документами с более широкими стратегическими
инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь
открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
Надежность. Система должна обладать техническими и
программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную
работу системы при различных видах сбоев.
Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру
документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от
видеоклипов до формализованных документов всех типов.