Дипломная работа - Создание модели эффективного электронного документооборота
Подождите немного. Документ загружается.
лицу;
- накопление множества документов, назначение и источник появления
которых неясны;
- большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как
следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная
реакция на новые воздействия;
- избыточность документооборота, большая потеря времени на
обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних
документов и на ознакомление с документами;
- противоречивость принимаемых решений, невозможность
обеспечить быструю передачу исходных документов и информации
должностным лицам, принимающим решения;
- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в
короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных
исполнителей;
- невозможность установления истории работы с документами;
- непроизводственные затраты рабочего времени на поиск
необходимого документа, формирование тематической подборки
документов;
- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания
нескольких копий одного документа.
3) Изучение понятия «системы электронного управления
документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и
способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного
документирования», «системы электронного документооборота»,
«корпоративные системы электронного управления документами».
4) Проведенный в работе аналитико-синтетический анализ
автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии
для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы
решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям
92
можно отнести: критерии функциональности системы, возможности
персональных настроек, универсальность технических характеристик,
удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий
безопасности и удобства эксплуатации. С помощью данных критериев была
выделена АС «ЕВФРАТ-Документооборот», которая соответствует всем
потребностям в области делопроизводства, удобства формирования единого
делопроизводственного пространства и которая стала базой для внедрения
электронного документооборота в разработанной нами модели
документооборота.
5) В результате исследования создана модель электронного
документооборота ЗАО «Bona Fide».
6) Разработана схема поэтапного внедрения корпоративного
электронного документооборота, которая включает в себя следующие
стадии:
1. Так называемый, аналитический. На этом этапе производиться
анализ настоящей системы документооборота на предприятиями,
формируется рабочая группа, которая будет выполнять функции
координации работ в области создания общекорпоративной СЭУД.
2. Проектно-технологический: выбор и приобретение программных
средств для ядра системы, проектирование архитектуры системы и
разработка программы.
3. Собственно этап внедрения системы, который включает в себя
под этапы: проведение опытной эксплуатации, доработка программной и
эксплуатационной документации по результатам опытной эксплуатации,
проведение приемочных испытаний.
При создании модели электронного документооборота нами были
предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и
последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные
варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые
в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем
93
заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного
электронного документооборота.
94
Литература
1. Андреева, В.И. Делопроизводство: Требования к
документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная Книга для
секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей / В.И. Андреева – М.: АО
«Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1994. – 191 с.
2. Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа
эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян //
Секретарское дело. – 2002.— №2. – С. 46—48.
3. Баласанян, В.Э.Какой должна быть современная
автоматизированная система документационного обеспечения управления /
В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция
«Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М.,–
2003. – С.22—25.
4. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное
обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие /
ВолГУ. – 2002. – 78 с.
5. Бобылева, М.П. Корпоративная система документооборота и
корпоративная культура: аспекты взаимовлияния / М.П. Бобылева //
Делопроизводство. – 2001. – №2. – С. 41—43.
6. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного
к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2004—49 с.
7. Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного
документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело.
– 2003. – №2. – С. 15–17.
8. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для
автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. –
2002. – №2. – С.27–33.
95
9. Витин, Ю.Г. От документооборота классического – к
электронному! / Ю.Г. Витин// Справочник секретаря и офис-менеджера. –
2004. – № 4. – С. 50-55.
10. Вовкотруб, О.В. Документ и информация в век компьютеров и
множительной техники / О.В. Вовкотруб // Сборник материалов II Междунар.
Научно-практической конференции «Современные технологии
документооборота в бизнесе, производстве и управлении». – Пенза, – 2000. –
С. 3–10.
11. Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий
документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. –
2006. – №10 – С. 17–22.
12. Гельман-Виноградов, К.Б. Документальная память ноосферы как
новый объект познания (к постановке проблемы) / К.Б. Гельман-
Виноградов // - Междунар. форум по информации и документации. – 1992. –
Т. 17. – № 1. – С. 8–16 (1992 а).
13. Гельман-Виноградов, К.Б. Пространственная одиссея документов
как глобальное явление / К.Б. Гельман-Виноградов // Отечественные архивы.
– 1992. – № 6. – С. 24–30 (1992 б).
14. Гельман-Виноградов, К.Б. Некоторые вопросы научной трактовки
понятия «документ» / К.Б. Гельман-Виноградов // XI Междунар. научно-
практическая конференция «Документация в информационном обществе:
административная реформа и управление документацией» – М., – 2005. – С.
84–87 (2005 а).
15. Гельман-Виноградов, К.Б. О сложностях трактовки понятия
«документ» и способах их преодоления / К.Б. Гельман-Виноградов //
Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 16–24 (2005 б).
16. Глик, Д.И. Национальные стандарты в области электронного
документооборота / Д.И. Глик// - Секретарское дело. – 2006. – № 9 – С. 45–
75.
96
17. Джулер, А. Креативные стратегии в рекламе / А. Джулер, Б.
Дрюниани – СПб: «Питер», 2002. – 289 с.
18. Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных
систем/ В.В. Домарев. – К.: «Диа-Софт», 1999. – 38 с.
19. Доронина, Л.А. Новые информацонные технологии хранения
документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В.
Черников // Управление персоналом. – 2002. – №2. – С. 39–43.
20. Живаева, О.В. Управление информационными потоками
промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота:
Дис. … канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – В., 2002. – 148 с.
21. Кочеткова, П. Система автоматизации делопроизводства
«СompanyMedia-Делопроизводство/ П. Кочеткова // Секретарское дело. –
2006. – №8. – С.20.
22. Кудряев, В.А. Организация работы с документами / В.А. Кудряев. –
М.: Инфа-М, 2001. – 356 с.
23. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для
автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов //
Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32–35.
24. Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к
электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-
практическая конференция «Документация в информационном обществе:
парадигмы XXI в.». – М., – 2003. – С. 18– 23.
25. Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В.
Ларин // –М.: «Научная книга», 2002. – 110 с.
26. Ларин, М.В. Управление документацией: теория и практика
(тезисы доклада) / М.В. Ларин // Делопроизводство. – 2001. – № 1. – С. 5–9.
27. Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его
внедрению / М.В. Ларин// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. –
№12. – С.30–38.
97
28. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на
предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.-
метод. пособие / Р-на-Д: МарТ. – 2002. – 272 с.
29. Максимович, Г.Ю. Комплексный подход к внедрению
информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И.
Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63). – С. 51–56 (2005 а).
30. Максимович, Г.Ю. Современные универсальные
информационные технологии – основа совершенствования ДОУ / Г.Ю.
Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 2(54). – С. 23–
27 (2005 б).
31. Максимович, Г.Ю. Современные информационные технологии
хранения информации и организация доступа к ней / Г.Ю Максимович, В.И.
Берестова // Секретарское дело. – 2005. – №1 (53) – С. 34 (2005 в).
32. Митяев, К.Г. Документы и их назначение / К.Г. Митяев // –
Вопросы архивоведения. – 1960. – № 5. – С. 88–102.
33. Митяев, К.Г. Классификация документов в делопроизводстве
советских учреждений / К.Г. Митяев // Вестник архивиста. – 1961. – № 1. – С.
59–61.
34. Митяев, К.Г. Классификационные схемы (классификаторы)
документов в делопроизводстве / К.Г. Митяев // Вестник архивоведения. –
1963. – № 4. – С. 81–83.
35. Московая, П.М. На пути к электронному документообороту / П.М.
Московая // Делопроизводство. – 2004. – №2. – С.36-41.
36. Печникова, Т.В. Документационное обеспечение деятельности
организации / Т.В. Печникова // Учеб. Пособие / М.: Ассоц. авторов и
издателей «Тандем»: «Экмос». – 1998. – 208 с.
37. Плешкевич, Е.А. Традиционное и нетрадиционно
документоведение: о чистоте идей, а может быть, и рядов / Е.А. Плешкевич //
– Научные и технические разработки. – 2005. – № 6. – С. 65–70 (2005 а).
98
38. Плешкевич, Е.А. Новый подход к определению понятия
«документ» в книговедческих дисциплинах / Е.А. Плешкевич // НТИ. – Сер.
1. – 2005. – № 3. – С. 4–7 (2005 б).
39. Плешкевич, Е.А. Формирование документной парадигмы / Е.А.
Плешкевич // НТИ. – Сер. 1. – 2005. – № 10. – С. 19–22 (2005 в).
40. Привалов, В.Ф. Вопросы сохранности принтерных текстов//
Документация в информационном обществе: электронный документооборот
и электронный архив. / В.Ф. Привалов// Доклады и сообщения на шестой
Международной научно-практической конференции 24-25 ноября 1999г. –
М., – 2000. – С.120–124.
41. Румынина, Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина//. – М.:
«Издательство Мастерство», 2002. – 220 с.
42. Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К.
Саблин // Аудит. – 2004. – №5. – С.6.
43. Сборец, М.В. О внедрении системы электронного
документооборота в ОАО АИБ «Академхимбанк» / М.В. Сборец //
Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – №9. – С. 48–56.
44. Стенюков, М.Ю. Составление документов на компьютере / М.Ю.
Стенюков // Учеб.-метод. пособие / М.: «Экмос». – 238 с.
45. Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы
управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. – 2006. – №
7 – С. 30–35.
46. Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами /
Л.А. Сысоева // Секретарсоке дело. – 2003. – №3. – С.29–33.
47. Тихонов, В.И. Электронные архивы и электронный
документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин// Отеч. Архивы. – 1999. – №2.
– С.17–26.
48. Ткачев, А.В. Правовой статус компьютерных документов:
основные характеристики / А.В. Ткачев // – М.: ООО «Городец-издат», 2000.
– С.62.
99
49. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых
информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006.
– № 3 – С. 64–65.
50. Backland, M. About a basis of the theory of management of the
documentation/ M. Backland. – The American Archivist, 1994. – vol.57. – 346-
351 p.
51. Duranti, L. The Protection of the Integrity of Electronic Records: An
Overview of the UBC-MAS Research Project / L. Duranti, H. Macneil. –
Budapest, 1997. – 177 р.
52. Duranti, L. The impact of digital technology an archival science / L.
Duranti – Archival Science. – 2001. – №1. – pp. 39–55.
53. Rothenberg, J. Avoiding Technological Quicksand: Finding a Viable
Technical Foundation for Digital Preservation. A Report to the Councilon Library
and Information Resources / J. Rothenberg - Washington, DC, 1999.
54. Thibodeau, K. Preservation and migration of electronic records: the
state of issue / K. Thibodeau - The American Archivist, 1995. – vol.67. – 123–225
p.
55. http://www.abbyy.ru
56. http://www.boss-referent.ru
57. http://www.businessdoc.ru
58. http://www.documentum.ru
59. http://www.docflow.ru
60. http://www.eos.ru
61. http://www.evfrat.ru
62. http://www.idoc.ru
63. http://www.inttrust.ru
64. http://www.landocs.ru
65. http://www.letograf.ru
66. http://www.miidad.ru
67. http://www.optima-worflow.ru
100