Аблязов В.И., Редько С.Г. Проектирование баз данных Microsoft Office Access 2003

Подождите немного. Документ загружается.

 2) В списке диалогового окна Новый отчет выделите один из элемен-

тов:

o Автоотчет: в столбец

o Автоотчет: ленточный.

 3) В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна

Новый отчет, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных,

которые могут быть использованы в качестве источника данных для от-

чета. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для откры-

тия списка, а затем выделите в списке необходимый элемент.

 4) Нажмите кнопку ОК.

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного

источника данных, используя ленточный формат (располагает поля выводи-

мых записей в строку) или формат в столбец (располагает поля выводимых

записей в столбец). Автоотчет, созданный с использованием любого из этих

двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном

источнике данных.

 5) Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его

необходимо сохранить.

o Для этого выберите команду Файл, Сохранить или нажмите

кнопку «Сохранить» на панели инструментов.

o В текстовое поле появившегося диалогового окна «Сохранение»

введите название нового отчета.

Замечание Есть еще один вариант сохранения отчета: с помощью ко-

манды меню Файл, Сохранить как. Этой командой отображается диалоговое

окно Сохранение.

 1) Введите имя отчета и, прежде чем нажать кнопку ОК, убедитесь, что

в раскрывающемся списке «Как» этого окна выбран элемент Отчет.

Выбранный элемент определяет то, как будет сохранен новый отчет,

точнее, в виде какого объекта базы данных Access.

 2) В версии Access 2003 появилась возможность сохранить отчет в виде

другого объекта базы данных — страницы доступа к данным. Сделать

это позволяет другой элемент раскрывающегося списка «Как» — эле-

мент «Страница доступа к данным».

5.3. Создание отчета с помощью мастера

Еще одним простым и быстрым способом создания отчетов является ис-

пользование Мастера отчетов. С его помощью можно создавать отчеты (от

самых простых до включающих подчиненные отчеты), содержащие поля из

одной или более таблиц или запросов. Использование Мастера отчетов позво-

ляет очень быстро познакомиться со многими основными средствами разра-

ботки отчетов, предоставляемыми Access 2003.

 1) На панели объектов окна базы данных щелкните по ярлыку Отчеты и

нажмите кнопку «Создать». Появится диалоговое окно Новый отчет.

Диалоговое окно Новый отчет

 2) В списке диалогового окна Новый отчет выделите элемент Мастер

отчетов. Нажмите кнопку ОК. Появится диалоговое окно Создание от-

четов.

Первое диалоговое окно

 3-1) В диалоговом окне Таблицы и запросы содержатся имена всех таб-

лиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в каче-

стве источника данных для отчета. Раскройте этот список и выделите

(поочередно) в нем нужную таблицу.

 3-2) В диалоговом окне Доступные поля определите, какие поля данной

таблицы включить в отчет. С помощью кнопки ">" (или дважды щелк-

нув по элементу списка) поочередно переместите эти поля из списка

Доступные поля в список Выбранные поля. В отчете поля появляются

слева направо, в соответствии с последовательностью их расположения

в списке Выбранные поля

Второе диалоговое окно

Во втором диалоговом окне необходимо указать, каким образом будут

структурированы данные в отчете. Мастер проверяет связи между таблица-

ми и в зависимости от выбранного представления предлагает несколько вари-

антов группировки записи в отчете.

 4-1) Например, чтобы осуществить группировку по товарам, в списке

элементов необходимо выделить Товары.

Замечание. Кнопка «Вывести дополнительные сведения» в левой части

диалогового окна предназначена для отображения вспомогательных диалого-

вых окон Мастера. Если нажать кнопку «Показать примеры», то Access выве-

дет дополнительные вспомогательные окна, позволяющие продемонстриро-

вать различные способы группировки, которые Мастер отчетов может автома-

тически применить к создаваемому отчету.

Третье диалоговое окно

В третьем диалоговом окне Мастера отчетов необходимо определить

дополнительные уровни группировки в отчете.

 5-1) Например, чтобы выделить в списке поле "Категория" нажмите

кнопку ">", чтобы установить группировку по категории товаров.

Замечание. Мастер отчетов позволяет задать интервалы значений, по ко-

торым группируются данные. Чтобы изменить их в этом же (третьем) диало-

говом окне .Мастера отчетов, нажмите кнопку Группировка.

 На экране появится диалоговое окно Интервалы группировки. Изменяя

интервал группировки, можно влиять на способ группировки данных в

отчете. Для числовых полей можно задать группировку по десяткам,

сотням и прочим значениям. Для текстовых полей возможна группиров-

ка по первой букве, первым трем буквам и т. д.

 5-2) Для создаваемого отчета выберите из списка Интервалы группи-

ровки вариант Обычный (Normal) и нажмите кнопку ОК.

Четвертое диалоговое окно

Access 2003 позволяет сортировать записи в пределах группы по значе-

нию произвольного поля, при этом сортировка проводится не более чем по

четырем полям.

 6-1) Выберите в первом раскрывающемся списке необходимое поле, на-

пример, "КодТовара". По умолчанию принят порядок сортировки по

возрастанию; если вы хотите выбрать порядок сортировки по убыванию,

то нажмите на кнопку справа от раскрывающегося списка. Для возврата

к сортировке по возрастанию снова нажмите на эту кнопку.

 6-2) Чтобы указать для столбца отчета итоговую информацию, на-

жмите на кнопку Итоги.

В появившемся диалоговом окне Итоги можно задать параметры для вы-

бранного столбца. Выбрать можно среди всех числовых полей отчета, не яв-

ляющихся счетчиками, которые Мастер отчетов перечислит в этом диалого-

вом окне и позволит установить для любого из них флажки Sum, Avg, Min и

Мах. В зависимости от установленных флажков Мастер отчетов добавит соот-

ветствующие итоговые поля в конец отчета, вычисляющие итоговую сумму,

среднее значение, минимальное или максимальное значение данного поля по

всем записям.

Группа переключателей Показать позволяет выбрать, следует ли в отчете

указывать только итоги или необходимо выдавать полный отчет, добавляя по-

ля с промежуточными итогами в конце каждой группы и поля с полными ито-

гами в конце отчета.

 6-3) Для создаваемого отчета используйте:

o флажки Sum, Avg, Min и Мах для различных полей;

o переключатель данные и итоги;

o флажок Вычислить проценты, который позволяет выводить долю

группы (в процентах) в общем итоге для всех групп.

Пятое диалоговое окно

Мастер отчетов предложит на выбор шесть вариантов оформления

сгруппированных данных (вариантов макета отчета). В левой части диало-

гового окна Мастера отображается эскиз выбранного макета.

 7-1) Выберите в группе Макет переключатель ступенчатый. По умол-

чанию Мастер отчетов устанавливает флажок «Настроить ширину полей

для размещения на одной странице», что позволяет сэкономить бумагу и

сделать отчет более удобным для чтения.

o В группе Ориентация можно выбрать расположение страницы от-

чета при печати. Широким отчетам, в которых отображается мно-

го полей в одной строке, удобно задавать ориентацию альбомная.

Для отчета же из нашего примера оставьте выбранным переклю-

чатель книжная.

Шестое диалоговое окно

В шестом диалоговом окне Мастера отчетов выберите один из предложенных

стилей оформления отчета. В левой части диалогового окна Мастера отобра-

жается эскиз отчета выбранного стиля.

 8-1) Для создаваемого отчета выберите стиль Сжатый.

Замечание. В шестом окне Мастера отчетов отображается список всех

доступных в данный момент стилей. Кроме шести заранее определенных

стандартных стилей, Access позволяет настроить любой стандартный стиль

или создать свой собственный для использования при оформлении форм и от-

четов, в том числе с помощью мастера.

Седьмое диалоговое окно

 9-1) В последнем диалоговом окне Мастера отчетов введите заголовок

отчета, например, Товары на складе. Мастер отчетов сохранит создан-

ный отчет под этим же именем.

o Выберите переключатель Просмотреть отчет и нажмите кнопку

Готово для завершения создания отчета. Мастер отчетов создаст

отчет и отобразит его в режиме Предварительного просмотра.

o Если при этом необходимо получить справку по работе с отчетом,

предварительно установите флажок Вывести справку по работе с

отчетом.

6. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ

Каждый студент на лабораторных работах формирует индивидуальную

базу данных. Название (тематика) БД формируется студентом самостоятельно

по согласованию с преподавателем.

Примерные тематикм БД для выполнения лабораторных работ приведе-

на ниже

Тематика лабораторных работ по формированию БД Примеч.

1. Реализация инновационных проектов Комитета промышлен-

ного развития административного района

2. Городской центр занятости и вакансий

3. Кредитный отдел банка

4. Успеваемость студентов факультета инноватики

5. Библиотека СПбГПУ

6. Сборочный цех автомобилей завода Форд

7. Торговый центр бытовыми приборами

8. Медицинские услуги районной поликлиники

9. Гостиничное обслуживание

10. Оптовая продуктовая база

11. Гомеопатическая аптека

12. Подряды строительной фирмы

13. Правонарушения ГИБДД Московского района СПб

14. Химчистка и прачечная

Лабораторные работы выполняются студентами в соответствии с распи-

санием в учебных классах и самостоятельно во внеучебное время (в учебных

классах или дома).

Разработку БД следует проводить, используя версию программы

Access 2003. Допускается, по согласованию с преподавателем, проводить вы-

полнение работ, используя версию программы Access 2007, с обязательным

сохранением модификации БД в версии Access 2003.

Результаты лабораторных работ студенты представляют преподавателю

непосредственно на занятиях или направляют по электронной почте

(abl@acea.neva.ru).

При обозначение файла своих работ следует в него включать: год, код

подгруппы и порядковый номер в списке группы. Например, для студента

Тисленко Виталия 2009 года обучения, 2221/3 группы, порядковый номер ко-

торого в списке группы «11», обозначение файла базы данных должно быть:

bd_09_3_11.mdb .

Заимствование и плагиат чужих баз данных из любых источников в 99% приводит к выставлению незачета.

7. ОЦЕНКА ПРОВЕДЕНИЯ РАБОТ

Пояснительная записка (ПЗ) представляется в твердой (машинописной)

и электронной форме.

Оформление ПЗ лабораторных работ должно быть в соответствии с тре-

бованиями к отчетным материалам (красные строки, использование списков

для заголовков разделов, нумерация страниц, выравнивание текста по ширине,

отсутствие точек в конце заголовков, выделение каким-то образом названий

подсистем, 12 или 14 кегль, Times New Roman и пр.).

Пояснительная записка должна в полной мере соответствовать элек-

тронному файлу разрабатываемой БД.

После окончательного формирования пояснительной записки (в твердой

копии) к ней прикладываются электронная версия ПЗ и файл самой БД (пере-

даются временно преподавателю на диске CD, флешке или каким-то другим

образом).

Защита всех лабораторных работ производится на занятиях или, после

устранения замечаний, сделанных преподавателем, заочно по электронной

почте.

Каждая работа оценивается баллами: от 0 (ничего не сделано) до 10 (всё

прекрасно). При оценке работы, в первую очередь, принимаются во внимание

следующие факторы: новизна темы (творчество, креативность), качество про-

деланной работы, актуальность темы, своевременность выполнения работы,

дисциплина посещения занятий. (задержка выполнения работы снижает её

оценку). Пропуск занятий по уважительной причине не снижает оценку.

Примерное соответствие баллов оценкам:

≥6 баллов оценка «удовлетворительно»,

≥7,2 балла «хорошо»,

≥8,5 баллов «отлично».

Студент получает «Зачет» после получения > 30 баллов за 4 лаборатор-

ные работы.

A_V_I Page 47 4/12/2010

Приложение 1

Структура поставок и распределения комплектующих

Изг_1

Изг_

Наим_изг

дрес

ФИО_изг

Тел_изгот

Номенклат

ура



Изготовител

деталей

Склады

Скл_1

Скл_ N



Детали

Дет_1

Дет_2

Дет_ N

Код_дет

али

Наим_дет

Склад

есто_хран

Кол_на_скл

Код_изгот

ена_дет

Вес

Упаковка



Авто

Авто_1

Авто_2

Авто_ N

Код_

авто

одель

Наим

ен

олич

ена_авто



A_V_I Page 48 4/12/2010

Общая табл

Наименов Входимость

Узел Входим Склад Колич Цена ФИО_скл Тел_скл Наим_изг Тел_изгот ФИО_изг

Форд_1 Багажник

37 Болт арт.

№3253

Форд_SL Багажник

1 2390 35,54 Иванов Ан-

дрей

5527113 Орел, ООО

«Сам»

493_325_63

Орлов

Болт арт.

№652

Форд_1 Капот 84 1 3217 23 Иванов Ан-

дрей

5527113 Тула, ОАО

«Кис»

375_27_593 Туркина

Втулка арт.

№6398

Форд_SL Салон 6 2 251 128,56 Мария Ши-

лова

552-61-13 Рига,

«ВЭМ»

1237-

674_763

Рыкин

Заклепка

арт. №4500

Форд_SL Салон 92 1 2362 2,43 Иванов Ан-

дрей

5527113 Тула, ОАО

«Кис»

375_27_593 Туркина

Крючок

арт. №8841

Форд_2 Багажник

14 1 359 7,45 Иванов Ан-

дрей

5527113 Рига,

«ВЭМ»

1237-

674_763

Рыкин

Подшипник

арт. №777

Форд-Fiesta Капот 4 2 38 324,10 Мария Ши-

лова

552-61-13 Тула, ОАО

«Кис»

375_27_593 Туркина

Подшипник

арт. №876

Форд_2 Багажник

9 2 46 223 Мария Ши-

лова

552-61-13 Тула, ОАО

«Кис»

375_27_593 Туркина

Пружина

арт. №8720

Форд_1 Салон 2 2 68 48,26 Мария Ши-

лова

552-61-13 Рига,

«ВЭМ»

1237-

674_763

Рыкин

Ручка арт.

№5509

Форд-Fiesta Капот 5 2 35 17,27 Мария Ши-

лова

552-61-13 Орел, ООО

«Сам»

493_325_63

Орлов

A_V_I Page 49 4/12/2010

Детали

Счетчик

Код_детали

Наим_дет

Скл_хран

Кол_на_скл

Код_изгот

Изготов

Счетчик

Код_изгот

Наим_изг

ФИО_изг

Тел_изгот

Авто

Счетчик

Код_авто

Наим_авт

Кол_авто

Цена_авто

Входимост ь

Счетчик

Код_авто

Узел

Код_дет

Колич_дет

Склады

Счетчик

Код_склада

Фамил_скл

Имя_скл

Тел_скл

Первичный

ключ

Наимен_полей

Наимен_табл.

Внешний

ключ

A_V_I Page 50 4/12/2010

Дета ли Перв. ключ

Счетчик Код_детали Наим_дет Скл_хран Кол_на_скл Код_изгот

1 3253 Болт 1 2390 Изг_1

2 652 Болт 1 3217 Изг_2

3 6398 Втулка 2 251 Изг_3

4 4500 Заклепка 1 2362 Изг_2

5 8841 Крючок 1 359 Изг_3

6 777 Подшипник 2 38 Изг_2

7 876 Подшипник 2 46 Изг_2

8 872 Пружина 2 68 Изг_3

9 5509 Ручка 2 35 Изг_1

Изг отов Перв. ключ

Счетчик Код_изгот Наим_изг Город ФИО_изг Тел_изгот

1 Изг_1 ООО «Сам» Орел Орлов 493325634

2 Изг_2 ОАО «Кис» Тула Туркина 37527593

3 Изг_3 «ВЭМ» Рига Рыкин 1237674763

Авто Перв. ключ

Счетчик Код_авто Наим_авт Кол_авто Цена_авто

1 Авто_1 Форд_1

2 Авто_2 Форд_2

3 Авто_3 Форд_SL

4 Авто_4 Форд-Fiesta

Перв. ключ

Входимость Вн ешн. к люч

Счетчик Код_авто Узел Код_дет Колич_дет

1 Авто_1 Багажник 3253 37

2 Авто_1 Капот 652 84

3 Авто_1 Салон 8720 2

4 Авто_2 Багажник 8841 14

5 Авто_2 Багажник 876 9

6 Авто_3 Багажник 3253 42

7 Авто_3 Салон 6398 6

8 Авто_3 Салон 4500 92

9 Авто_4 Капот 777 4

10 Авто_4 Капот 5509 5

Склады Перв. ключ

Счетчик Код_склада Фамил_скл Имя_скл Тел_скл

1 Скл_1 Иванов Андрей 5527113

2 Скл_2 Шилова Мария 5526113