Аблязов В.И., Редько С.Г. Проектирование баз данных Microsoft Office Access 2003

Подождите немного. Документ загружается.

Первичным ключом может быть, например, код_сотудника, табель-

ный_номер, номер_договора, серийный_знак_автомобиля, ИНН и т.п., но не

может выступать, например, фамилия, т.к. она может быть одинаковой у раз-

ных людей. Таблица с данным первичным ключом является главной по отно-

шению к другой взаимосвязанной (вспомогательной) таблице, в которой име-

ется аналогичное первичному ключу поле. Данное поле во вспомогательной

таблице носит название внешнего ключевого поля или внешнего ключа

(foreign key. Таким образом, через ключевые поля (первичный и внешний

ключи) обеспечивается взаимосвязь таблиц - важнейший элемент реляцион-

ной базы данных.

Общее поле, которое связывает две таблицы таким образом, что

Microsoft Access может объединить данные из двух (или более) таблиц для

просмотра, редактирования или печати, называется полем ключа (ключом).

В одной таблице (в нашем случае – Отделы) это поле (Код_отд) является по-

лем первичного ключа (первичный ключ). Это же поле существует в связан-

ной таблице (Сотрудники_2), как поле внешнего ключа (внешний ключ).

1.4.2 Типы связей

В реляционной базе данных имеется несколько типов связей, опреде-

ляющих связь таблиц через ключевые поля.

 Наиболее часто используемым типом связи является тип связи (отноше-

ние) «один ко многим», при которой одной записи в одной таблице (назы-

ваемой в данном случае главной) соответствует несколько записей в другой

таблице (подчиненной). Показан выше.

 При отношении «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут

соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B

несколько записей в таблице A. Этот тип связи возможен только с помощью

третьей (связующей) таблицы и по сути представляет собой два отношения

«один-ко-многим» с третьей таблицей С. Например, отношение «многие-ко-

многим» между таблицами «Заказы» (А) и «Товары» (В) определяется. путем

создания двух отношений «один-ко-многим» с таблицей «Заказано» (С). В од-

ном заказе может быть много товаров, а каждый товар может появляться в не-

скольких заказах.

 «один-к-одному» - обычно, когда необходимо данные об одном объекте

разнести по разным таблицам.

1.5. Целостность данных

Для защиты от случайного удаления или изменения связанных данных

должны выполняться следующие условия:

 невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значе-

ние, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Возможен только

ввод значений Null. Например, нельзя сохранить запись, регистрирующую за-

каз, сделанный несуществующим клиентом, но можно создать запись для за-

каза, который пока не отнесен ни к одному из клиентов, если ввести значение

Null в поле «Код_Клиента».

 не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют

связанные с ней записи в подчиненной таблице;

 невозможно изменить значение первичного ключа в главной таблице,

если существуют записи, связанные с данной записью.

1.6. Задание и отображение данных

1.6.1 Типы данных

Тип задаваемых данных определяется значениями, которые предполага-

ется вводить в поле, и операциями, которые будут выполняться с этими зна-

чениями.

Типы данных, используемые в Microsoft Access, приведены в таблице.

Тип данных Описание

Текстовый

(Техt)

Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса,

номера телефонов и почтовые индексы. Длина текста до 255

символов.

МЕМО (Меmо) Длинный текст и числа, например, комментарии и поясне-

ния, длиной до 64К символов

Числовой

(Number)

Общий тип для числовых данных, допускающих проведе-

ние математических расчетов, за исключением расчетов для

денежных значений. Конкретные варианты числового типа

и их длина задаются в свойстве Размер поля (FieldSize).

Дата/Время

(Data/Time)

Имеется возможность выбрать один из многочисленных

стандартных форматов или создать специальный формат.

Денежный

(Currency)

Денежные значения. Числа представляются с двумя знака-

ми после запятой. Значения типа "Денежный" всегда выво-

дятся с указанным числом десятичных знаков после запя-

той.

Счетчик

(AutoNumber)

Для каждой новой записи автоматически вводятся уникаль-

ные целые, последовательно возрастающие на 1, или слу-

чайные числа. Значения поля нельзя изменить или удалить.

Логический

(Boolean)

Одно из двух возможных значений Да/Нет; Истина/Ложь;

Вкл./Выкл.; Yes/No; True/False; On/Off.

OLE – объект (Object Linking and Embedding - Компоновка и внедрение

объектов) Объекты, созданные в других программах, под-

держивающих протокол OLE, например, документ Word

таблица Excel, рисунок, звукозапись графики, и др. Объек-

ты связываются или внедряются в базу данных MS Access

через элемент управления в форме или отчете.

Гиперссылка

(Hyperlink)

В качестве гиперссылки можно указывать путь к файлу на

жестком диске, путь UNC или адрес URL. Если щелкнуть

мышью на поле гиперссылки, Access выполнит переход на

соответствующий объект, документ, страницу Web или

другое место назначения.

Индексирование

полей таблицы

Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск

данных в таблице. Можно индексировать числовые, денеж-

ные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счет-

чик и Дата.

Варианты числового типа данных

Байт (Byte) Целые числа в диапазоне от 0 до 255

Целое (Integer) Целые числа от –32768 до32767 (2 байта)

Длинное число

(Long Integer)

От –2147483648 до 217483647 (4 байта)

Одинарное с

плавающей точ-

кой

От –3,4×10

ДО +3,4×10

с точностью 7 знаков (4 байта)

Двойное с пла-

вающей точкой

От –1,797×10

308

ДО +1,797×10

308

с точностью 15 знаков (8

байтов)

Для числовых данных рекомендуется задавать минимально допустимый

размер поля, так как сохранение таких полей требует меньше памяти, и обра-

ботка данных меньшего размера выполняется быстрее.

1.6.2 Формат отображения данных

Отображение данных на экране или при печати часто не совпадает с

форматом хранения этих данных. Формат отображения заданного типа дан-

ных задается меню Формат поля (Format).

В Access определены встроенные стандартные (по умолчанию) форматы

отображения для полей с типами данных: Числовой (Number), Дата/время

(Date/Time), Логический (Yes/No) и Денежный (Currency). Пользователь мо-

жет создать собственный формат для всех типов данных, кроме ОLЕ, с помо-

щью символов форматирования.

Для указания конкретного формата отображения необходимо выбрать в

раскрывающемся списке одно из значений свойства Формат поля (Format).

Формат поля используется для отображения данных в режиме таблицы, а так-

же применяется в форме или отчете при отображении этих полей.

 Число десятичных знаков (DecimalPlaces) задает для числового и

денежного типов данных число знаков после запятой. Можно задать

число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто, Auto) это число опре-

деляется установкой в свойстве Формат поля (Format). Следует иметь в

виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат

поля (Format) не установлено или выбрано значение Основной (General

Number). Свойство Число десятичных знаков (Decimal Places) влияет

только на количество десятичных знаков, отображаемых на экране, и не

влияет на число сохраняемых десятичных знаков. Для изменения числа

сохраняемых знаков: нужно изменить свойство Размер поля (FieldSize)

 Подпись (Caption) поля задает текст, который выводится в таблицах,

формах, отчетах.

 Условие на значение (ValidationRule) позволяет осуществлять кон-

троль ввода, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении

условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообще-

ние об ошибке (ValidationText)

Содержание Лабораторной работы № 1

1. Изучите:

o основные понятия и особенности реляционной БД Access;

o характеристики и назначение объектов, используемых в БД;

o этапы проектирования БД.

2. Сформулируйте цель создания базы данных, ее назначение и опре-

делите порядок ее использования.

3. Составьте перечень необходимых данных и распределите эти данные

по таблицам.

4. Определите количество всех таблиц, сформируйте их структуру, оп-

ределите содержание, ключевые поля и связи.

5. Изучите типы данных, используемые в Microsoft Access, и способы

их отображения.

6. Сформулируйте возможные вопросы и ответы, которые вы хотите

получать из базы данных, например, в виде запросов типа:

o средний возраст работающих в отделах сотрудников;

o средний балл студентов в группах;

o поступления деталей на склад за определенный период;

o ежеквартальная статистика о трудоустройстве по профессиям;

o номенклатура проданных изделий в заданном ценовом диапазоне.

Контрольные вопросы

1. В чем отличие базы данных от электронной таблицы?

2. Что такое реляционная модель организации данных?

3. Что такое сущность, атрибут, отношение, таблица, запись, поле,

связь?

4. Для чего предназначен мастер создания таблиц в СУБД Microsoft

Access и его основные возможности?

5. Для чего предназначен конструктор таблиц в СУБД Microsoft Access и

его основные возможности?

6. Какие основные типы полей используются в СУБД Microsoft Access?

8. Что такое ключевые поля, их виды.

9. Для чего используются связи между таблицами и их основные свой-

ства.

10. Что такое обеспечение целостности данных в СУБД Microsoft

Access?

2. РАЗРАБОТКА СТРУКТУРЫ БАЗЫ ДАННЫХ И

СОДЕРЖИМОГО ТАБЛИЦ

2.1. Этапы проектирования таблиц

После четкого понимания предметной области Основой структуры базы

данных являются таблицы. Проектирование таблиц включает в себя:

1. Задание имени каждой таблицы.

2. Определение ключевого поля (это может быть обычный счетчик-

код), которое обычно задается на первом месте в списке полей

3. Перечисление всех остальных входящих в таблицу полей с указани-

ем их имен и типов данных (включая ключевые поля)

4. Определение типов связей между ключевыми полями

При обозначении имени таблиц и полей можно использовать любую

комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных знаков за исключением

точки (.), восклицательного знака (!), надстрочного знака (`) и квадратных

скобок ([ ]). Но имя таблиц и полей не может начинаться с пробела или

знака #.

Рекомендуется избегать использования пробелов при обозначении име-

ни, поскольку наличие пробелов в именах требует точного повторения их

числа при наборе и, в ряде случаев, накладывает дополнительные ограниче-

ния. Например, при формировании выражений в запросах. Можно заменять

пробелы, например, нижним подчеркиванием.

2.2. Создание таблиц

Окно, которое открывается при открытии базы данных Microsoft Access,

называется Окно базы данных. В окне базы данных выводятся ярлыки для

создания новых объектов базы данных и открытия существующих объектов.

Панель инструментов

окна базы данных

рлыки для создания

новых объектов

Окно базы

данных

Существует три основных способа создания таблиц:

 при помощи мастера таблиц;

 в режиме конструктора;

 непосредственно путем ввода данных в таблицу.

Возможно также осуществлять импорт данных в текущую БД из внеш-

него файла (Импорт таблиц) и создание таблиц, связанных с внешним фай-

лом (Связь с таблицами).

Кроме того, возможно создание таблиц на основе Запросов.

2.2.1 Создание таблицы при помощи мастера таблиц

В окне базы данных в списке Объекты выберите элемент Таблицы и

нажмите кнопку Создать на панели инструментов (или дважды щелкните

Создание таблицы с помощью мастера).

В появившемся окне Новая таблица дважды щелкните строку Мастер

таблиц.

В появившемся окне Создание таблиц необходимо, следуя инструкци-

ям диалоговых окон мастера, создать таблицу (структуру). Выбрать наиболее

близкий образец наименования таб-

лицы и образцы выбираемых полей.

Кнопкой (или дважды щёлкая по

выбранному имени поля) перенести в

создаваемую таблицу выбранные на-

звания полей. Отмену выбранного

поля производить кнопкой (или

дважды щёлкая по ошибочно вы-

бранному имени поля). Порядок сле-

дования полей в создаваемой таблице

будет соответствовать очерёдности их выбора. Определение ключевого поля

может выполняться автоматически или же пользователь может выбрать его

самостоятельно. Пользователь определяет способ ввода данных: непосредст-

венно в таблицу или с помощью формы, создаваемой мастером.

Примечание

Если в дальнейшем потребуется изменить или расширить, созданную с

помощью мастера таблицу, это лучше делать в режиме конструктора.

2.2.2 Создание таблицы в режиме конструктора

В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы дан-

ных или изменяет макеты существующих. При переходе в режим конструкто-

ра на экрае отображается окно, в котором отображается макет выбранного

объекта базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы

доступа к данным.

В окне базы данных выберите элемент Таблицы в списке Объекты и

нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных (или

дважды щелкните Создание таблицы в режиме конструктора).

В появившемся окне Новая таблица дважды щелкните строку Конст-

руктор.

В появившемся окне Таблица необходимо определить все нужные поля

в таблице (присвоить имена полей, определить типы данных каждого поля

и, при необходимости, привести их описание). Чтобы вставить в таблицу по-

ле, щелкните строку, над которой его нужно поместить, и нажмите кнопку

Добавить строки на панели инструментов. Чтобы добавить поле в конец таб-

лицы, щелкните первую пустую строку. Щелкните ячейку в столбце Имя по-

ля и введите уникальное имя поля. В столбце Тип данных можно оставить

настройку по умолчанию (Текстовый) или выбрать из раскрывающегося спи-

ска ячейки столбца другой тип данных. Назначение ключевого поля, копиро-

вание, удаление и добавление строк (полей), - делается через меню MS Access

или путем вызова (правой кнопкой мыши) меню на выделенной строке.

После задания в режиме

конструктора всех полей, оп-

ределения типов данных и на-

значения ключевого поля че-

рез меню MS Access Вид не-

обходимо перейти в Режим

таблицы и приступать к за-

полнению таблицы данными.

Переход из режима Конструктор в Режим таблицы и наоборот можно непо-

средственно щелкая на панели инструментов соответствующие значки:

или .

2.2.3 Создание таблицы путем ввода данных

В окне базы данных в списке Объекты выберите элемент Таблицы и

нажмите кнопку Создать на панели инструментов (или дважды щелкните

Создание таблицы путем ввода дан-

ных).

В появившемся окне Новая таб-

лица дважды щелкните строку Режим

таблицы. Для переименования столб-

цов дважды щелкните имя столбца, вве-

дите его новое имя и нажмите ENTER.

Заполните таблицу данными, ис-

пользуя, при необходимости, режим

конструктора, для задания ключевых

полей, уточнения формата данных и др.

2.2.4 Задание маски ввода в режиме конструктора

Для правильного отображения вводимых данных в режиме конструкто-

ра можно воспользоваться режимом Маска ввода (InputMask).. Маска ввода

позволяет определять форму вводимых данных: Например, дату рождения -

21.01.1947; тел. (812) 371-7769; в фамилии первая буква (или все) всегда про-

писная; время указывать в часах и минутах 12:47 и т.д. Пользователь имеет

возможность выбрать нужную маску из имеющегося списка или дополнить

этот список новой маской.

В приведенной ниже таблице указано, как Microsoft Access интерпрети-

рует знаки, содержащиеся в свойстве Маска ввода. Чтобы включить в маску

текстовые константы, отличные от представленных в таблице, в том числе

знаки и пробелы, следует просто ввести их в нужную позицию. Чтобы вклю-

чить один из следующих знаков в качестве текстовой константы, необходимо

перед ним ввести знак обратной косой черты (\).

Знак Описание

Цифра (от 0 до 9, ввод обязателен; знаки плюс [+] и минус [-] не до-

пускаются).

Цифра или пробел (ввод не обязателен; знаки плюс и минус не допус-

каются).

Цифра или пробел (ввод не обязателен; пустые знаки преобразуются в

пробелы, допускаются знаки плюс и минус).

L Буква (от A до Z или от А до Я, ввод обязателен).

? Буква (от A до Z или от А до Я, ввод не обязателен).

A Буква или цифра (ввод обязателен).

a Буква или цифра (ввод необязателен).

& Любой знак или пробел (ввод обязателен).

C Любой знак или пробел (ввод необязателен).

. , : ; - /

Десятичный разделитель и разделители тысяч, значений дат и време-

ни. (Отображаемый знак зависит от настроек на панели управления

Windows.)

< Указывает перевод всех следующих знаков на нижний регистр.

> Указывает перевод всех следующих знаков на верхний регистр.

Указывает заполнение маски ввода справа налево, а не слева направо.

Заполнение маски знаками всегда происходит слева направо. Воскли-

цательный знак в маске ввода можно помещать в любую позицию.

Указывает ввод любого следующего знака в качестве текстовой кон-

станты. Используется для отображения всех перечисленных в данной

таблице знаков как текстовых констант (например, \A выводится как

знак «A»).

Пароль

Значение Пароль, заданное для свойства Маска ввода (InputMask),

создает поле для ввода пароля. Любой знак, введенный в поле, сохра-

няется как знак, но отображается как звездочка (*).

Ниже указаны описания некоторых масок ввода и примеры значений,

которые в них могут быть введены.

Описание маски ввода Примеры значений

(000) 000-0000 (206) 555-0248

(999) 999-9999!

(206) 555-0248

( ) 555-0248

(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE

#999

-20

2000

>L????L?000L0

GREENGR339М3

МАЙ Р 452Ю7

>L0L 0L0 Т2Ф 8М4

00000-9999

98115-

98115-3007

>L<??????????????

Мария

Иван

ISBN 0-&&&&&&&&&-0

ISBN 1-55615-507-7

ISBN 0-13-964262-5

>LL00000- DB51392-0493

2.3. Формирование схемы данных

Для задание связей между таблицами в меню Сервис необходимо вы-

брать режим Схема данных. (Relationships). В схему данных необходимо до-

бавить нужные таблицы.

В открывшемся окне диалога схема данных выберите поле в родитель-

ской таблице и протяните связь (нажатой левой клавишей мыши) к соответст-

вующему полю дочерней таблицы. Наименование поля внешнего ключа при

этом не обязательно должно совпадать с наименованием первичного ключа.

При необходимости изменения и удаления связей нужно предваритель-

но удалить связь и после этого повторно переопределить связи.

Подобным образом необходимо установить связи всех таблиц.