Аблязов В.И., Редько С.Г. Проектирование баз данных Microsoft Office Access 2003

Подождите немного. Документ загружается.

Если нужно, то выбирается необходимость вычисления итоговой функ-

ции для каждой строки (макс., мин, среднее и т.д.).

Вид перекрестной табл:

3.4.7 Использование вычисляемых полей в запросах

Допускается создание вычисляемых полей в запросе с помощью ввода

выражения в строку с именами полей. Для создания вычисляемого поля необ-

ходимо в режиме конструктора запроса ввести выражение в пустую ячейку

строки "Поле". После нажатия клавиши Enter или перевода курсора в другую

ячейку будет выведено имя поля ВыражениеN, где N - целое число, увеличи-

вающееся на единицу для каждого нового создаваемого вычисляемого поля в

запросе. Это имя выводится перед выражением и отделяется от него двоето-

чием. В режиме таблицы данное имя становится заголовком столбца.

Пользователь имеет возможность переименовать вычисляемое поле. Для

этого нужно заменить слово ВыражениеN на другое, которое и будет заго-

ловком столбца.

Например, для создания поля Сумма следует ввести в ячейку в строке

Поле выражение: Сумма: [Цена]*[Количество]

При выполнении запроса в поле Сумма будет занесено новое значение,

найденное путем перемножения содержимого полей Цена и Количество.

Вычисляемые поля позволяют:

- рассчитывать числовые значения и даты;

- комбинировать значения в текстовых полях;

- создавать подчиненные запросы;

- рассчитывать значения итоговых полей с помощью групповых функ-

ций.

Для вычисляемых полей допускается сортировка, задание условий отбо-

ра и расчет итоговых значений, как и для любых других полей. Для расчета

итоговых значений следует выбрать в ячейке строки Групповая операция

элемент Выражение.

Ввод данных в вычисляемые поля или их изменение в режимах таблицы

или формы невозможен. При изменении значений полей, используемых в вы-

ражении, значение вычисляемого поля обновляется автоматически.

При делении денежного значения на любое число возвращается число-

вое значение со значением свойства Размер поля - С плавающей точкой (8

байт). Для того чтобы возвращалось значение типа Денежный, следует ука-

зать этот тип в свойстве запроса Формат поля.

В Microsoft Access определена специальная функция Count, обеспечи-

вающая подсчет числа записей в запросе. Для этого следует ввести Count() в

ячейку в строке полей.

Окно Область ввода, выводящееся нажатием клавиш Shift+F2, позво-

ляет просматривать выражения целиком (без прокрутки).

Элементы выражений

Элементами выражения могут быть операторы, идентификаторы, функ-

ции, литералы и константы (Полный перечень элементов выражения приведен

в Приложении 2).

Оператор =, <, &, And, Or, Like Определяет операцию, выполняемую

над одним или несколькими элементами.

Идентификатор — это имена объектов в Access (например, полей таб-

лиц или запросов), которые при вычислении выражений заменяются их теку-

щими значениями (для определения этой операции обычно используется тер-

мин «возвращают»). Если имя поля или таблицы содержит пробелы, его иден-

тификатор обязан в выражении заключаться в квадратные скобки. Что-

бы упростить ввод идентификаторов, рекомендуется не использовать пробелы

в названиях таблиц, полей в таблицах и названиях других объектов Access

Например:Формы![Заказы]![Заказ] или Отчеты![Счет].ВыводНаЭкран Задает

ссылку на значение поля элемента управления или свойства.

Функции Например, Date, Sum, Dlookup, Dmax и др. Возвращают зна-

чения, найденные в результате расчета или другой операции.

Литерал 100, #1-янв-94#, "New York" Представляет значение, на-

пример, число, строку или дату, которое используется в Microsoft Access,

именно в том виде, как оно записано. Даты заключаются в символы номера

(#), а строки в прямые кавычки (").

Константа True, False, Да, Нет, Null Представляет значение, остаю-

щееся неизменным.

Замечание. Если в выражении имеется идентификатор, не являющийся

именем какого-либо поля исходных таблиц или запросов, а также именем

стандартной функции Access, то при выполнении запроса это приведет к по-

явлению диалогового окна для ввода некоторого значения (параметра), под-

ставляемого в выражение вместо этого идентификатора.

Выражения в Запросах можно создавать самостоятельно или используя

Построитель выражений (Expression Builder).

Для редактирования, обновления и управления данными в реляционных

СУБД запросов можно использовать Язык структурированных запросов и

программирования баз данных SQL (Structured Query Language).

Поле выражений

Кнопки операторов

Элементы выражений

3.4.8 Запросы на изменение

Запросы на изменение делятся на несколько типов:

 Удаление - безвозвратно удаляют записи из исходной таблицы;

 Обновление - обновляют отдельные поля записей исходной табли-

цы;

 Добавление – дополняют записи в одну или несколько таблиц. За-

писи добавляются целиком, а отдельные поля в уже существующие записи

добавлены быть не могут.

Insert, Update, Delete – вставка, модификация и удаление одной и множества запи-

сей

Контрольные вопросы

1. В чем отличие фильтров от запросов?

2. В чем сходство между фильтрами и запросами?

3. Для чего можно использовать запросы в СУБД?

4. Можно ли сохранять фильтры и каким образом?

5. Чем отличается простой фильтр от расширенного?

6. Какие типы запросов можно использовать в СУБД Microsoft Access, для

чего они предназначены?

7. Можно ли запрос на выборку данных использовать также для и вычис-

ления?

8. Для чего используют Запросы на изменение?

9. Для чего предназначен мастер создания запросов в СУБД Microsoft

Access и его основные возможности?

10. Для чего предназначен конструктор запросов в СУБД Microsoft Access и

его основные возможности?

4. СОЗДАНИЕ ФОРМ

Формы являются типом объектов, который обычно используется для

отображения данных. Источником данных для форм являются таблицы или

запросы, поэтому данные в формах являются «связанными» с соответствую-

щими объектами. Это правомерно и для случая, когда формы используются

для ввода и редактирование хранящихся в базе данных. В форме можно вклю-

чать не все поля из таблицы или запроса, на основе которых она создается.

Формы служат посредником между пользователями и базой данных, по-

скольку позволяет отображать данные (счет-фактура, накладные и пр.) в нуж-

ном виде (счет-фактура, накладные, квитанции и пр.).

Формы разделяются на три типа.

 Форма для ввода данных - обеспечивают: ввод и редактирование

данных.

 Кнопочная форма – используется для открытия других форм или

отчетов.

 Пользовательское диалоговое окно - для ввода данных и выполне-

ния действий, определяемых введенными данными.

Формы создают с помощью режима АвтоФорм, Мастера и Конструк-

тора. Режим конструктора используют для редактирования и изменения.

форм.

Форма не должна включать все поля из каждой таблицы или запроса, на

основе которых она создается

4.1. Режимы работы с формами

Работа с формами Access 2003 может происходить в пяти режимах: в

режиме Формы, Таблицы, Конструктора, Сводной таблицы и Сводной

диаграммы.

Выбрать режим работы можно либо с помощью кнопки Вид (View)

на панели инструментов текущего режима работы с формой, либо с помощью

всплывающего меню режимов правой кнопкой мыши на имени формы.

Режим формы

В этом режиме осуществляются просмотр и редактирование записей,

удаление записей или добавление новых. Таким способом пользователь рабо-

тает с таблицей или запросом, являющимися источниками данных для формы.

Чаще всего пользователи приложений Access 2003 работают с формами имен-

но в этом режиме. В этом же режиме по умолчанию открывается форма из ок-

на базы данных.

Режим таблицы

В этом режиме, как и в режиме Формы, можно просматривать и редак-

тировать, добавлять и удалять записи в таблице или запросе, являющемся ис-

точником данных для формы. Однако в этом режиме не применяются пара-

метры форматирования элементов управления.

Режим конструктора

Этим режимом обычно пользуются, чтобы настроить различные свойст-

ва формы, изменить ее внешний вид, структуру и функциональность.

4.2. Создания Автоформ на основе таблицы или запроса

Самым простым способом автоматического создания форм является

создание формы на основе таблицы или запроса. Автоформы бывают несколь-

ких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.

При выбранном элементе Таблицы в окне базы данных в меню Встав-

ка необходимо выбрать режим Форма.

В появившемся окне Новая форма необходимо выбрать требуемый вид

автоформы: в столбец, ленточная, табличная и др.

Каждый вид автоформы отличается способом отображения данных.

 Автоформа, организованная "в столбец" (Columnar). В такой форме

поля каждой записи отображаются в виде набора элементов управления,

расположенных в один или несколько столбцов. Это компактное и, по-

жалуй, самое удачное представление для быстрого создания формы.

 Табличная (Datasheet). Форма будет выглядеть так же, как обычная

таблица Access.

 Ленточная (Tabular). В такой форме поля каждой записи располага-

ются в отдельной строке. Это очень удобно для работы с большими мас-

сивами данных, поскольку данные располагаются в таком же порядке,

как в простой таблице.

 Преимуществом именно этого представления формы по сравнению

с табличным является то, что каждое поле представлено в виде от-

дельного элемента управления, которое можно оформить в любом

стиле по вашему вкусу и для которого можно определить функции

обработки событий, т. е. "оживить" поле с помощью программиро-

вания.

 В виде сводной таблицы (PivotTable).

 В виде сводной диаграммы (PivotChart).

В полученной форме можно производить редактирование данных. Каж-

дой форме присваивается имя, под которым она сохраняется в файле базы

данных и может быть использована в дальнейшем.

4.3. Создания форм в режиме мастера форм

При выборе режима Мастер форм в соответствии с инструкциями фор-

мируется требуемый вид формы путем выбора из определенных таблиц нуж-

ных полей.

При необходимости перехода в режим Конструктора нужно его вы-

брать в меню Вид.

С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и

более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие

подчиненные формы. Дальнейшее усовершенствование формы проще и бы-

стрее выполнять в режиме Конструктора.

Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов.

Первое диалоговое окно

o В поле со списком Таблицы и Запросы (Tables/Queries), как и в

раскрывающемся списке в окне Новая форма, будут отображены

имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут ис-

пользоваться в качестве источника данных для формы. Раскройте

этот список и выберите имя таблицы или запроса.

o В списке Доступные поля (Available Fields) этого диалогового ок-

на отображаются все поля выбранной таблицы или запроса. До-

бавление полей в форму позволит просматривать и редакти-

ровать данные выбранной таблицы.

Нажмите кнопку «Далее» для отображения второго диалогового окна Мастера

форм.

Второе диалоговое окно

o Здесь можно определить вид формы. Чтобы задать внешний вид

формы, выберите один из переключателей: в один столбец, лен-

точный, табличный, выровненный, сводная таблица или сводная

диаграмма.

Третье диалоговое окно

o Окно предназначено для выбора стиля оформления новой фор-

мы. Мастер предлагает несколько стандартных стилей оформле-

ния. Можно определить собственные стили оформления форм с

помощью диалогового окна Автоформат.

Четвертое диалоговое окно

o Требуется указать название формы.

o Выбрать продолжение:

1) Чтобы отобразить созданную мастером форму в режиме Формы,

выберите переключатель «Открыть форму для просмотра и ввода

данных».

2) Если после автоматического создания формы с помощью мастера

требуется внести собственные изменения, выберите переключатель

«Изменить макет формы», тогда созданная форма будет открыта в

режиме Конструктора.

3) Если необходима справка о работе с созданной формой, установи-

те флажок «Вывести справку по работе с формой?».

Созданная с помощью мастера форма готова к использованию. Однако

можно улучшить ее внешний вид, изменив некоторые параметры оформления.

В следующих разделах приведены примеры изменения формы в режиме Кон-

структора.

4.4. Создание формы в режиме конструктора

Форма отличается от таблиц своей структурой (внешним видом и разде-

лами) и элементами управления с соответствующими надписями (окна, кноп-

ки, прокрутки и т.п.).

4.4.1 Структура формы

Макет формы может включать следующие разделы:

 Заголовок формы (Form Header) определяет верхнюю часть формы.

Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В об-

ласть заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы

управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отобража-

ется только на первой странице;

 Верхний колонтитул (Page Header) определяет верхний колонтитул

страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с раз-

делом, определяющим нижний колонтитул страницы, и отображается только

когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати

многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой

страницы;

 Область данных (Detail) определяет основную часть формы, содер-

жащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать

элементы управления, отображающие данные из таблиц и запросов, а также

неизменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной фор-

мы этот раздел отображается на каждой странице;

 Нижний колонтитул (Page Footer) определяет нижний колонтитул

страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с раз-

делом, определяющим верхний колонтитул страницы. Он отображается толь-

ко когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати

многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой

страницы;

 Примечание формы (Form Footer) определяет нижнюю часть фор-

мы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом заголовка формы.

При печати многостраничной формы примечание формы будет отображено

только внизу последней страницы.

Для добавления или удаления разделов заголовка, примечания формы,

верхнего и нижнего колонтитулов страницы выберите команду Вид (View),

Заголовок/примечание формы (Form Header/Footer) или Колонтитулы (Page

Header/Footer). Если форма уже содержит эти разделы, то соответствующая

команда будет отмечена флажком. Для удаления разделов сбросьте этот фла-

жок.

4.4.2 Панели окна в режиме конструктора

При переходе в режим Конструктора на экране отображается Панель

элементов (инструментов), предназначенная для добавления в форму новых

элементов управления. Основные команды, меню, используемые в режиме

Конструктора форм, продублированы в виде кнопок на панели инструментов

Конструктор форм. Панель инструментов Формат, Форма/отчет (Formatting

,Form/Report) предназначена для форматирования выделенных элементов

управления. Форматирование элемента управления включает такие действия,

как задание цвета фона и рамок, задание стиля и цвета текста.

Чтобы сделать форму более понятной и легко читаемой, в нее добавля-

ют заголовки, подписи или пояснения. Этот текст является неизменяемым и

создается с помощью элемента управления Надпись (Label).

Для отображения, ввода или изменения в форме текстовых данных, на-

пример, примечаний, используют текстовые поля, которые создаются с помо-

щью элемента управления Поле (Text Box). Текстовые поля позволяют вво-

дить произвольные значения. Можно ограничить множество допустимых зна-

чений для поля, задав с помощью окна свойств текстового поля, например,

маску ввода или правило проверки введенного значения.

Чтобы предоставить пользователю выбор из определенного набора зна-

чений, вместо текстовых полей применяют такие элементы управления, как

флажки, переключатели, выключатели, объединенные в группы одно-

типных элементов, а также списки. Для написания форм используется язык

программирования Visual Basic.

Контрольные вопросы

1. Какие типы форм можно использовать в СУБД Microsoft Access и для

чего они предназначены?

2. Являются ли формы источниками данных и можно ли в них изменить

данные не затрагивая другие объекты (таблицы, запросы)?

3. Какие элементы можно использовать в формах СУБД Microsoft

Access, для чего они предназначены?

5. ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем

информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и

напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос.

Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычис-

ленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

Отчеты и формы Access имеют много общего. В отчетах можно исполь-

зовать такие же элементы управления для указания состояния переключате-

лей, флажков и списков.

Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и

правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать

данные. Отчет, как и форма, может быть создан с помощью АвтоОтчета,

Мастера и Конструктора.

Разделы отчета подобны разделам формы и включают:

 заголовок,

 область данных,

 примечание отчета,

 верхний и нижний колонтитулы.

5.1. Режимы работы с отчетами

Работа с отчетами Access 2003 может происходить в трех режимах:

Просмотр образца, Предварительного просмотра и в режиме Конструкто-

ра. Переключиться из одного режима в другой можно в меню Вид  команды

Образец, Предварительный просмотр или Конструктор в любом режиме ра-

боты с отчетом.

Режим Предварительного просмотра предназначен для просмотра от-

чета в Access в том виде, как он будет выведен на печать.

Отчет, открытый в режиме Предварительного просмотра, можно про-

смотреть в увеличенном или уменьшенном масштабе, отобразить на экране

одновременно одну или несколько страниц, а также напечатать, предвари-

тельно определив параметры страницы.

Для перехода в режим Предварительного просмотра выберите коман-

ду Вид, Предварительный просмотр.

Режим Просмотра образца является удобным средством проверки внеш-

него вида и структуры (макета) создаваемого отчета.

В этом режиме в окно просмотра выводятся только те данные, которые

необходимы для заполнения каждого из элементов макета отчета. Для про-

смотра всех данных, выводящихся в отчете, следует использовать режим

Предварительного просмотра.

Переход в режим Просмотра образца , выберите команду Вид, Обра-

зец.

В режиме Конструктора можно разрабатывать отчеты, модифициро-

вать их структуру, изменять внешний вид, добавлять и удалять поля.

Для перехода в режим Конструктора, выберите команду Вид, Конст-

руктор (View, Design View).

5.2. Автоматическое создание отчета на основе таблицы или запроса

Наиболее простым из них является использование средств автоматиче-

ского создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или

запроса отчет называется АвтоОтчетом. Access позволяет автоматически соз-

давать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

 1) На панели объектов окна База данных щелкните по ярлыку Отчеты и

нажмите кнопку «Создать».