Задания и методические указания к выполнению контрольных работ по курсу Документирование управленческой деятельности

Подождите немного. Документ загружается.

Федеральное агентство по образованию

Нижегородский государственный университет

им. Н.И.Лобачевского

Экономический факультет

Задания и методические указания

к выполнению контрольных работ

по курсу

«Документирование управленческой деятельности»

(«Документационное обеспечение управления»)

для студентов экономических специальностей

Нижний Новгород

2006

УКД 651.5

Документирование управленческой деятельности (Документационное обеспечение

управления) /Задания и методические указания к выполнению контрольных работ/

Составители: Т.Н. Одинокова, В.А.Поплавская.

Рецензент: Л.А.Горшкова – Н.Новгород: Изд-во ННГУ, 2006, 25 с.

Предлагаемые методические указания предназначены для студентов экономических

специальностей, изучающих курсы «Документирование управленческой деятельности»

(«Документационное обеспечение управления»). Задания, представленные в данной

методической разработке, позволяют в процессе выполнения контрольных работ усвоить

требования ГОСТов по оформлению организационно-распорядительной документации.

Составители: Одинокова Татьяна Николаевна,

Поплавская Вера Алексеевна

Рецензент: Горшкова Людмила Алексеевна

СОДЕРЖАНИЕ

1. УКАЗАНИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ…........................

2. КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №1. СОЗДАНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

ОРГАНИЗАЦИИ (ПРЕДПРИЯТИЯ)

Задание 1. Общий бланк……………………………………………………………

Задание 2. Бланк письма……………………………………………………………

Задание 3. Бланк конкретного документа…………………………………………

3. КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №2. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Задание 1. Служебное письмо………………………………………….………….

Задание 2. Распорядительный документ………………………………………….

Задание 3. Организационный документ…………………………………………..

Задание 4. Протокол………………………………………………………………..

Задание 5. Акт……………………………………………………………………….

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА………………………………………………...

ПРИЛОЖЕНИЕ

1. Схема расположения постоянных реквизитов в угловом бланке…………...

2. Схема расположения постоянных реквизитов в продольном бланке………

3. Образец оформления титульного листа ………………….…………………..

4. Общие рекомендации по выполнению работы на компьютере…………….

1. УКАЗАНИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ

В контрольной работе 1 требуется оформить бланки документов, а также дать

обоснование выбранного способа оформления реквизитов в заголовочных зонах документов.

В контрольной работе 2 следует составить текст организационно-распорядительных

документов и оформить их в соответствии с ГОСТом 6.30-2003, который рекомендует

размещать реквизиты согласно формуляру-образцу:

А1 – с угловым расположением реквизитов (приложение 1)

или

А2 – с продольным расположением реквизитов (приложение 2)

Контрольные работы могут быть оформлены с использованием текстового процессора

WORD или «от руки» с соблюдением стиля и размера шрифта на листах формата А4. Листы

следует подшить в папку-скоросшиватель. Образец титульного листа дан в приложении 3.

2. КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №1.

СОЗДАНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

(ПРЕДПРИЯТИЯ)

Задание 1. Общий бланк

Разработать общий бланк (организации) с угловым и продольным расположением

реквизитов. Дать объяснения выбранного способа оформления реквизитов на бланке. Состав

реквизитов, помещаемых на бланке, и конкретные их значения студент определяет

самостоятельно.

Варианты выполнения задания:

№

варианта

Тип предприятия (организации)

1. Государственное предприятие

2. Предприятие в форме открытого акционерного общества

3. Предприятие в форме закрытого акционерного общества

4. Муниципальное унитарное предприятие

5. Совместное предприятие (с зарубежной фирмой)

6. Общественная организация (объединение)

7. Департамент администрации города

8. Частное предприятие

9. Государственное учреждение

0. Муниципальное учреждение

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации может

содержать следующие реквизиты:

 государственный герб РФ или герб субъекта РФ или эмблему организации (товарный

знак, знак обслуживания);

 наименование организации;

 дата документа (трафаретная часть реквизита);

 место составления или издания документа.

При обосновании выбранного способа оформления реквизитов общего бланка

следует обратить внимание на:

1) месторасположение реквизита «Эмблема или товарный знак (знак обслуживания)»

относительно реквизита «Наименование организации»;

2) наличие (отсутствие) вышестоящей организации для данного типа предприятия

(организации);

Номеру варианта выполнения задания соответствует последняя цифра номера зачетной

книжки (студенческого билета)

3) наличие (отсутствие) краткого наименования организации;

4) присутствие в реквизите «Наименование организации» организационно-правового статуса

организации

;

5) наличие (отсутствие) реквизита «Место составления или издания документа»;

6) размер интервалов между отдельными реквизитами, а также между строками одного

реквизита.

Задание 2. Бланк письма

Разработать бланк письма предприятия с угловым и продольным расположением

реквизитов. Дать объяснение выбранного способа оформления реквизитов на бланке.

Варианты выполнения задания смотри в задании 1.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может

содержать следующие реквизиты:

 государственный герб РФ или субъекта РФ или эмблему организации (товарный знак,

знак обслуживания);

 код организации (код ОКОП - 8 знаков);

 основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица (13

знаков);

 идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/

КПП - 10/9 знаков);

 наименование организации;

 справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон), а также по усмотрению

организации другие сведения (факс, адрес электронной почты, сайт в Интернете,

банковские данные и т.д.);

 трафаретные части реквизитов: дата, регистрационный номер документа, ссылка на

регистрационный номер и дату документа, место составления;

 ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: адресат,

резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа.

Задание 3. Бланк конкретного вида документа

См. Общероссийский классификатор организационно-правовых форм собственности (ОКПФ) ОК 028-99, введен 01.01.2000

1) Разработать бланк конкретного вида документа. Бланк – это стандартный лист

бумаги с закрепленной на нем постоянной информацией и местом, отведенным

для переменных реквизитов.

2) Заполнить разработанный бланк «от руки» переменными реквизитами.

Варианты выполнения задания:

№

вариан

та

Наименование

вида документа

Описание документа

Подразделение

(должностное лицо),

составляющие

документ

Адресат Содержание текста

1. Справка Жилищно-

эксплуатационный

участок

Бухгалтерии

организации

Адрес проживания и

состав семьи

2. Служебная

записка

Руководитель

подразделения

предприятия

Отдел охраны

труда

Наличие вредных

факторов в условиях

труда и просьба о

принятии мер по их

устранению

3. Объяснительная

записка

Сотрудник

подразделения

предприятия

Руководитель

подразделения

Описание причин

задержки

предоставления

статистической

отчетности

4. Справка Лечебное учреждение Учебное

заведение

Освобождение от

занятий в связи с

болезнью

5. Заявление Сотрудник

подразделения

предприятия

Руководитель

предприятия

Просьба перевести на

другую должность в

другое подразделение

6. Докладная

записка

Руководитель какого-

либо подразделения

организации

Руководитель

организации

Описание

необходимости

внести изменения в

штатное расписание

7. Справка Отдел кадров

предприятия

Дошкольное

учреждение

Сведения о месте

работы, занимаемой

должности,

заработной плате

работника

8. Заявление Сотрудник

подразделения

предприятия

Руководитель

предприятия

Смена фамилии в

связи с изменением

семейного положения

9. Справка Учебное заведение Отдел кадров

предприятия

Сведения о том, в

каком учебном

заведении учится

факультет, форма

обучения, курс

0. Заявление Сотрудник какого-

либо подразделения

предприятия

Председатель

профсоюзного

комитета

Просьба оказать

материальную

помощь

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных

документов содержит следующие реквизиты:

 государственный герб РФ или герб субъекта РФ или эмблему организации (товарный

знак, знак обслуживания);

 наименование организации;

 наименование вида документа;

 место составления или издания документа, а также при необходимости ограничительные

отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата, регистрационный номер

документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту,

отметка о контроле.

Отдельные элементы на бланке документов в содержательной части могут быть

оформлены в виде:

 трафаретных оборотов, например:

Прошу зачислить меня________________________

 анкеты, например:

Фамилия____________Имя_____________Отчество______________

 в виде подстрочного пояснения, например:

______________________________________

И.О.Фамилия

При выполнении задания следует обратить внимание на:

1) символы, которыми оформляется реквизит «Наименование вида документа»;

2) наличие сведений об организации в справках, выдаваемых по запросам граждан;

3) различия в содержании документов докладная записка, объяснительная записка,

служебная записка;

4) наличие (отсутствие) на бланке документа реквизита «Регистрационный номер

документа».

3. КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №2. ОФОРМЛЕНИЕ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Задание 1. Служебное письмо

1) Разработать бланк письма организации, указанной в варианте выполнения

задания.

2) Оформить реквизит «Адресат»

3) Составить текст письма.

4) Подготовить документ для отправки в другую организацию.

5) Дополнить «от руки» готовый документ реквизитами, которые оформляются

на предприятии – получателе письма.

Варианты выполнения задания:

№

варианта

Тип письма и его содержание

Письмо-просьба ОАО «Комплексные системы» к директору ООО

«Краснополянского санаторно-курортного комплекса» об организации

санаторно-курортного лечения в санатории «Лесной Бор», с указанием

количества путевок, сроков заезда, разновидностей номеров

2. Письмо-приглашение предприятиям оптово-розничной торговли на открытие

нового бутика элитного шоколада с просьбой посетить презентацию

Информационное письмо Администрации Арзамасского района управляющему

отделением Сбербанка РФ № 368 об ошибочном зачислении ежемесячного

детского пособия Серебряковой Анне Петровне, а не Серебряковой Альбине

Петровне, как следовало, указав сумму пособия, расчетный счет банка, куда

прошло зачисление и паспортные данные получателя

Письмо-просьба детского дома №1 Нижнего Новгорода директору завода

железобетонных конструкций о выделении рабочих мест для трудоустройства

воспитанников в 2006 году

Письмо-просьба Павловской птицефабрики в областную Администрацию о

выделении средств из областного бюджета в сумме 10 млн. рублей для

реконструкции производства

Письмо-отказ Департамента физкультуры и спорта Нижегородской молодежной

организации «Стажер» о дополнительном финансировании восстановления

хоккейного корта

Гарантийное письмо ЗАО «Эконика» директору Всероссийского выставочного

центра об оплате предоставленных выставочных площадей для проведения

рождественской ярмарки обуви

Сопроводительное письмо открытого акционерного общества «Нижегородский

машиностроительный завод» заместителю генерального директора ОАО

«Курганмашзавод» о направление лекционных материалов по пользованию

новым шлифовальным оборудованием, а также личных данных преподавателя

Сергеева М.И.

Письмо-требование муниципального унитарного предприятия «Дирекция

9. эксплуатации зданий» генеральному директору строительного управления №1 об

устранении неполадок при прокладке канализации на ул. Розовой (не плотно

закрываются крышки канализационных колодцев)

0. Письмо-поздравление Общества с ограниченной ответственностью «Центр

инжекторных двигателей» генеральному директору Открытого акционерного

общества «Городецкий судоремонтно-механический завод» с юбилеем

Служебное (деловое) письмо – обобщенное название большой группы управленческих

документов, различных по содержанию и служащих средством обмена информацией между

организациями, юридическими и физическими лицами.

Ведение деловой переписки – это область деятельности, предполагающая обмен

информационными посланиями, составленными с учетом установленных требований, с

целью эффективного решения текущих производственных задач.

В настоящее время роль делового письма на бумажном носителе не снижается,

несмотря на наличие современных форм связи (электронной почты, спутниковой связи,

сотовой и т.п.).

Деловые письма оформляют на бланках, как правило, с угловым расположением

постоянных реквизитов (см. приложение 1). Бланки с продольным расположением

постоянных реквизитов (см. приложение 2) для писем используют реже, в основном

органами власти и вышестоящими организациями.

Текст письма состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы,

аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы,

просьбы, предложения.

В текстах служебных писем рекомендуется использовать стандартные обороты речи

(клише), соответствующие конкретному типу письма.

Текст письма может излагаться по одной из форм:

 от первого числа единственного числа на должностном бланке («считаю

необходимым…», «настаиваю…» и т.д.);

 от первого лица множественного числа («просим выделить», «направляем» и т.д.);



от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», институт не

возражает…»).

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний

или условий и могут содержать такие фразы, как:



Оплату гарантируем…



Качество изделий гарантируем…

 Сроки выполнения гарантируем…

 Данным письмом гарантируем (принять)…