Тебекин В.В. Теоретические основы компьютерных информационных технологий

Подождите немного. Документ загружается.

101

Автоматизация офисной деятельности – организация и поддержка

коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней

средой на базе компьютерных сетей и других современных средств пере-

дачи и обработки информации.

7.2. Системы автоматизации офисной деятельности

Под значением слова «офис» в прямом смысле понимают «бюро»,

«контору», «канцелярию», «управление», «ведомство», «министерство».

Поэтому офисная деятельность включает в себя процессы, связанные с ор-

ганизацией и планированием работ, а также разработку, отправку, получе-

ние, хранение документов и контроль их исполнения. При этом необходи-

мо отслеживать движение документов и проводить их учет. В зависимости

от уровня офиса под документом можно понимать как вполне определен-

ные формы категорированной документации (например, письма или за-

ключения, ответы или запросы), договора (контракт, соглашение, дополни-

тельное соглашение и т. п.), учетные документы (заказ на покупку, счет на

оплату, запрос на оказание услуги и др.), так и любые сообщения, переда-

ваемые друг другу участниками бизнес-процесса.

Поэтому автоматизация офисной деятельности в основном охватывает

следующие основные объекты автоматизации: управление работой офиса и

организации в целом, делопроизводство и документооборот.

Структурно автоматизированная система состоит из подсистем: сис-

темы автоматизации управленческой деятельности (САУД) или систему

организации групповой работы, системы автоматизации делопроизводства

(САД), системы электронного документооборота (СЭД).

САУД позволяет руководству организации:

– иметь полную картину деятельности за любой период, анализиро-

вать деятельность предприятия по различным критериям;

– прогнозировать направление деятельности предприятия;

– осуществлять быстрый поиск документов;

– определять вклад каждого сотрудника;

– контролировать проводки документов.

Документооборот – движение документов в организации с момента их

создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Электронный документооборот или электронный обмен данными

(Electronic data interchange – EDI) – электронный обмен деловыми доку-

ментами между автоматизированными системами различных компаний в

стандартизованной форме.

САД решает задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутрен-

них и организационно-распорядительных документов, выданных резолюций и

полученных отчетов об их исполнении. Кроме задачи учета в САД обязатель-

но решаются вопросы контроля исполнения документов в целом и каждого за-

дания по ним. Таким образом, в САД главным критерием профессиональности

102

(мощности) является степень полноты отражения в системе реквизитов доку-

ментов и действий с ними. Поскольку с САД в основном работают делопроиз-

водители, то очевидно, что такие системы строятся по привычному для них

принципу – картотечная система с журналами документов, со списками вы-

данных заданий и полученных отчетов. С другой стороны, если в САД содер-

жится не только реквизитная часть документа, но и содержательная, то к рабо-

те в такой системе у руководителей возникает больше интереса. При работе с

САД руководитель может получать только ту информацию, которая касается

его или его подчиненных, причем без излишней детализации.

Выделяют два класса подобных систем:

– системы workflow,

– системы groupware.

Основное назначение систем этих классов – автоматизация и под-

держка коллективной работы в офисе, однако имеются некоторые разли-

чия в их политике и, следовательно, в наборе реализуемых функций.

В табл. 7.1 сопоставляются их основные характеристики.

Таким образом, системы класса groupware ориентированы на автома-

тизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное раз-

деление (т. е. совместное использование) информации группой пользова-

телей. Системы класса workflow ориентированы на автоматизацию работы

корпорации и поддерживают разделение работ, т. е. выполнение одной

"большой" работы группой исполнителей.

Системы workflow и groupware не конкурируют между собой, а скорее до-

полняют друг друга. Выбор одной из них, а также использование их в комби-

нации определяются задачами, решаемыми корпорацией. Если необходимо по-

вышение эффективности работы каждого отдельного сотрудника в коллективе,

предпочтение стоит отдать системам класса groupware. Эти системы представ-

лены программным продуктом Lotus Notes (Lotus Development). Если же необ-

ходимо повысить эффективность работы всей организации в целом, то следует

остановиться на системах класса workflow. Представителями таких систем яв-

ляются Staffware (Staffware plc) и Action Workflow (Action Technologies).

Таблица 7.1

Системы класса GROUPWARE

Системы класса WORKFLOW

Одна выполняемая задача, т. е.

поддерживается коллективная рабо-

та с одной задачей в данный момент

времени (например, с текстовым ре-

дактором)

Множество выполняемых задач, т. е.

поддерживается многопользовательская ра-

бота с несколькими задачами одновременно,

как в синхронном, так и в асинхронном ре-

жимах

Отсутствие структуризации в ор-

ганизации работ, т. е. нет никаких

правил и предписаний, кто и как дол-

жен работать в рамках системы

Строгая структуризация, т. е. выпол-

нение работы четко расписано по ролям,

документам, времени обработки докумен-

тов и т. д.

Реализация на РС и ориентация

на небольшие коллект

вы

Реализация в среде клиент/сервер и

орие

тация на масштаб корпорации

103

Пример системы Workflow будет рассмотрен в [36, с. 65], а системы

Groupware – в [36, с.101].

Делопроизводство, или документационное обеспечение управления

(Records management), – отрасль деятельности, обеспечивающая документиро-

вание и организацию работы с официальными документами, которые отлича-

ются от обычных наличием регистрационных и визовых атрибутов. Такие сис-

темы отличаются от систем обычного документооборота, так как предполага-

ют обязательное наличие средств электронной подписи и печати. Электронная

цифровая подпись (Electronic digital signature) – последовательность символов,

полученная в результате криптографического преобразования (шифрования)

электронных данных. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получате-

лю блока проверить источник и целостность данных и защититься от поддел-

ки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи.

Электронная печать (Stamp of approval) – специальный код сообще-

ния, который присоединяется к электронной подписи и является ее со-

ставной частью.

СЭД прежде всего ориентирована на работу с электронными документа-

ми, их движением по организации или между ними, что практически вытекает

из самого словосочетания «электронный документооборот». В таких системах

большое внимание уделено всем жизненным фазам электронного документа,

начиная от его рождения и первоначального помещения в хранилище доку-

ментов и до его перемещения в архив оперативного или долговременного хра-

нения. При этом относительно длительным во времени и важным по сути яв-

ляется процесс коллективной подготовки документа: его многократное согла-

сование, ведение версий документа, утверждение финальной версии и ее

публикация. Обязательным элементом этого жизненного цикла является реги-

страция и контроль исполнения документа, что позволяет говорить о САД как

о внутренней и обязательной части СЭД.

Для каждой организации САД (СЭД) строятся в соответствии со схе-

мой документооборота, определяющей порядок создания и движения до-

кумента. Пример схемы, отражающей создание документа пользователем,

приведен на рис. 7.1.

7.3. Средства офисной автоматизации и организации

коллективной работы в сети

В настоящее время средства офисной автоматизации и организации

коллективной работы можно еще разделить на компьютерные средства, в

основе которых лежит интегрирование в рамках компьютерной сети цифро-

вых средств автоматизации и типовых программных продуктов, и некомпь-

ютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксе-

рокс и другие средства оргтехники.

104

Современные организации представляют собой совокупность подраз-

делений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой ин-

формацией и выполняющих отдельные части общей работы. Исходя из

движения неструктурированной информации в офисе средства автомати-

зации обеспечивают:

– ввод информации в систему;

– хранение, навигацию, поиск и фильтрацию документов;

– коллективную работу с документами;

– коллективную работу в сети;

– вывод информации из системы.

Ввод информации в систему

Это прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде

графических образов.

В современных системах применяется технология оптического распо-

знавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирова-

ния и ввода документа в систему его графический образ "переводится" в

текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются

электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа пу-

тем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет

упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления.

Импорт файлов с различных носителей или по телекоммуникациям

(факсы, сообщения электронной почты и т. п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем

задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для

ускорения последующего контекстного поиска производится полнотек-

стовое индексирование документов.

Хранение информации, навигация, поиск

и фильтрация документов

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом сис-

тема каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище

документов. В современных ОС типа Windows есть возможность задания

длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов, а

также имеются соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы в

почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными файла-

ми. Навигация в хранилище упрощается с помощью вложенных папок лич-

ного и коллективного пользования. Однако в таких системах поиск и

фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атри-

бутам и тексту почтового сообщения.

Контроль

Метаданные

системы

Утверждение

Регистрация

Проводка

Отправка

Другая информационная система

Доработка

Справочные

данные

(Архив)

Форма

Шаб-

лон

Журнал

Архив

ЭЦП

ЭП

Рис. 7.1

105

Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в ви-

де так называемой базы документов, которая может хранить как однотип-

ную, так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы

имеют возможность внутренней структуризации на основе формуляров пу-

тем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе доку-

ментов упрощает наличие страниц баз документов и категорий докумен-

тов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы

произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.

Многие современные системы электронных документов используют в

дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов,

содержащие карточки документов с атрибутами и ключевыми словами.

Для логической группировки документов применяются папки.

Поиск и фильтрация документов производятся по запросам на основе

контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному

содержанию текста на основе индекса. При этом различают механизм чет-

кого поиска и механизм нечеткого поиска. В первом случае в запросе не

должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа – ошибок

распознавания. Технология нечеткого поиска по полному содержанию до-

кумента не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым до-

кументов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок по-

сле распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю от-

вет, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.

Фирмы – производители реляционных СУБД (в частности ORACLE)

реализуют текстовые и универсальные БД. Тексты документов хранятся в

символьных полях переменной длины, расширенные средства SQL-поиска

позволяют формировать смешанные запросы для поиска по атрибутам и

контекстного поиска, а дополнительные функции обеспечивают обработку

текста. Для хранения произвольной информации, в том числе мультиме-

диа, можно использовать поля бинарных объектов большой длины BLOB

и/или гипертекст. СУБД, расширенные для поиска и обработки такой ин-

формации, образуют универсальные серверы БД.

Технология распределенного гипертекста составляет основу широко

внедряемой Web-технологии. Хранилище информации представляет собой

совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети

Интернет или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается

в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью

языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем формати-

рования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения до-

кумента и организации внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается

создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (рас-

тровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекста осу-

ществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на доку-

менты, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме

106

107

того, для определения местонахождения документов служит контекстный

поиск. Для ускорения поиска информации в «паутине» применяются спе-

циальные программы-роботы, сканирующие Web-серверы и строящие не-

кое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать ин-

формационную инфраструктуру территориально распределенного учреж-

дения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее

важно при разработке информационных приложений для руководителей.

Коллективная работа с документами

Как уже отмечалось, организация и автоматизация в офисе коллек-

тивной работы с документами строятся на технологиях groupware и

workflow. Эти технологии могут быть реализованы с помощью различных

программных средств.

Наиболее распространенным является пакет Microsoft Office for

Windows, представляющий собой набор прикладных программ для автома-

тизации работы современного офиса, которые объединены в один пакет и

могут работать как единое целое под управлением Microsoft Outlook. Воз-

можности системы на базе данного пакета будут рассмотрены в [36, с.101].

Система Lotus Notes. Она представляет собой платформу типа клиент-

сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ

группового обеспечения. Система Lotus Notes позволяет пользователям

получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию,

предназначенную для документов. Эта информация может поступать в

различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от

различных источников, таких как компьютерные прикладные системы,

оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сети через

любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс

(Windows, OS/2, Unix). Основными свойствами Lotus Notes являются:

1. Единый постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко

всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации.

2. Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих

групп.

3. Развитая система защиты доступа к информации на всех уровнях,

вплоть до уровня отдельного документа.

4. Возможность тиражирования информации, располагающейся в лю-

бом подразделении предприятия, его филиалах, у удаленных пользовате-

лей, а также заказчиков и поставщиков.

5. Открытость (поддержка множества сетевых и компьютерных опе-

рационных систем, компьютерных приложений, внешних источников

данных, систем передачи сообщений и прикладных программных ин-

терфейсов).

108

6. Масштабируемость – возможность поддерживать организации лю-

бого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной

сети с десятками тысяч пользователей.

7. Интеграция разнообразных элементов клиентских и серверных

программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка

документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необхо-

димая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве

платформ.

Система ЕВФРАТ- документооборот. Система рассчитана на работу

как в рамках небольшого отдела, например канцелярии, так и в рамках

всей организации со сложной схемой информационных потоков. ЕВФРАТ-

документооборот позволяет:

1) осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск доку-

ментов в единой базе данных;

2) организовывать контроль исполнения поручений;

3) формировать различные журналы и отчеты.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем

сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными

обязанностями и статусом в организации. В системе можно формировать

пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей,

что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного

замещения одного сотрудника другим. Протоколирование действий поль-

зователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согла-

совании документов полностью исключают вероятность несанкциониро-

ванного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистра-

ционной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система контроля исполнения позволяет полностью воспроизвести поря-

док прохождения документа в организации. Это достигается за счет созда-

ния параллельных (имеющих нескольких соисполнителей) и последова-

тельных (исполняющихся не одновременно, а друг за другом) поручений, а

также подчиненных поручений, исходящих от ответственного исполните-

ля. Настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает сотруд-

никам правильно организовать свою работу и улучшить исполнительскую

дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению

(начало работы над поручением, отправка отчета, изменение сроков, соз-

дание подчиненных поручений, особые отметки) фиксируются, позволяя

контролеру в любой момент времени быстро определить, на каком этапе

находится выполнение того или иного поручения.

Система позволяет также проводить процессы согласования документов.

Автоматизацию офисной деятельности можно реализовать и с по-

мощью современных корпоративных систем (Галактика, 1С Предпри-

ятие и др.), позволяющих использовать средства офисной автоматиза-

109

ции. Например, в настоящее время разработан интегрированный пакет

программ «MS Office Project 2003 – 1С Предприятие», рассматриваемых

по отдельности в [36].

Коллективная работа в сети

Типовыми программными продуктами для компьютерных техниче-

ских средств, обеспечивающих технологию коллективной работы в сети,

являются: электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компь-

ютерные и телеконференции и т. п.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напо-

минает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сооб-

щения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также

по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в се-

бя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой

код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифро-

вой форме.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться

для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение дол-

жен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение пред-

назначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных со-

трудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной

является то, что она проще, при ее использовании не нужно вводить дан-

ные с клавиатуры.

Электронный календарь. Он предоставляет еще одну возможность

использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирова-

ния рабочим расписанием управленцев и других работников организации.

Менеджер (или его секретарь) устанавливает дату и время встречи или

другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, вносит

изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспе-

чение электронного календаря полностью соответствует аналогичным

компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение

календаря часто является составной частью программного обеспечения

электронной почты.

Система дополнительно дает возможность получить доступ также и к

календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать

время встречи с их собственными расписаниями.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффек-

тивным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни кото-

рых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные

конференции используют компьютерные сети для обмена информацией

между участниками группы, решающей определенную проблему. Естест-

110

венно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количе-

ство участников компьютерной конференции может быть во много раз

больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Теле-

конференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и ком-

пьютерную.

Аудиоконференции. Они используют аудиосвязь для поддержания

коммуникаций между территориально удаленными работниками или под-

разделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализа-

ции аудиоконференции является телефонная связь, оснащенная дополни-

тельными устройствами, дающими возможность участия в разговоре более

чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия

компьютера, а лишь предполагает использование двухсторонней аудиосвя-

зи между ее участниками.

Использование аудиоконференции облегчает принятие решений, оно

дешево и удобно. Эффективность аудиоконференции повышается при вы-

полнении следующих условий:

– работник, организующий аудиоконференцию, должен предвари-

тельно обеспечить возможность участия в ней всех заинтересованных лиц;

– количество участников конференции не должно быть слишком

большим (обычно не более шести), чтобы удержать дискуссию в рамках

обсуждаемой проблемы;

– программа конференции должна быть сообщена ее участникам за-

благовременно, например с использованием факсимильной связи;

– перед тем как начать говорить, каждый участник должен представ-

ляться;

– должны быть организованы запись конференции и ее хранение;

– запись конференции должна быть распечатана и отправлена всем ее

участникам.

Видеоконференции. Они предназначены для тех же целей, что и ау-

дио-конференции, но с применением видеоаппаратуры. Их проведение

также не требует компьютера. В процессе видеоконференции ее участни-

ки, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на

телевизионном экране себя и других участников. Одновременно с телеви-

зионным изображением передается звуковое сопровождение.

Хотя видеоконференции позволяют сократить транспортные и коман-

дировочные расходы, большинство фирм применяет их не только по этой

причине – они видят в них возможность привлечь к решению проблем

максимальное количество менеджеров и других работников, территори-

ально удаленных от главного офиса.

Наиболее популярны три конфигурации построения видеоконференций:

– односторонняя видео- и аудиосвязь. Здесь видео- и аудиосигналы

идут только в одном направлении, например от руководителя проекта к

исполнителям;