Симонович С.В. (ред.) Информатика для юристов и экономистов

Подождите немного. Документ загружается.

(стандартных и нестандартных) типов.

14.Закройте диалоговое окно Тип диаграммы. Сохраните документ Word

в папке \Мои документы.

В этом упражнении мы освоили один из двух основных методов создания диаграмм — ме-

тод, основанный на использовании базовой таблицы, содержащейся в документе.

Упражнение 12.3. Изучение эффективных приемов

работы с графическими объектами

15 мин

1.Запустите текстовый процессор.

2.Создайте новый документ на базе шаблона Обычный.

3.В качестве режима представления документа включите Режим разметки

(Вид > Разметка страницы), чтобы четко видеть границы полосы набора.

4.Введите несколько строк произвольного текста.

5.Командой Вставка > Рисунок > Из файла вставьте ниже текста рисунок

из произвольного файла, например из файла C:\Windows\Леc.bmp.

6.Выделите рисунок щелчком левой кнопки мыши — откроется панель

инструментов Настройка изображения. Используя кнопку Формат рисунка,

откройте одноименное диалоговое окно.

7.На вкладке Положение выберите вариант размещения В тексте. Пере-

двиньте изображение методом перетаскивания, оценивая происходящее взаи-

модействие с текстом.

8.На вкладке Положение диалогового окна Формат рисунка выберите ва-

риант размещения По контуру. Проверьте, как происходит взаимодействие с

текстом при перемещении изображения.

9.Выделите изображение, скопируйте его в буфер обмена (CTRL+C) и со-

здайте рядом его копию (CTRL+V).

10.Перемещая оба изображения, добейтесь их положения рядом с вырав-

ниванием по верхнему краю.

11.Повторите перемещение изображений с выравниванием при нажатой

клавише ALT. Убедитесь в том, что перемещение изображений происходит

дискретно, с привязкой к узлам невидимой сетки, что позволяет выполнить вы-

равнивание абсолютно точно.

12.Выделите одно из изображений. Используя угловой маркер, измените

его размер методом перетаскивания.

13.Восстановите прежний размер изображения.

14.Повторите перетаскивание углового маркера, но при нажатой клавише

CTRL. Обратите внимание на то, что характер изменения размера изображения

изменился. В данном случае оно перемасштабируется «от центра».

15.Сохраните итоговый документ Word в папке \Мои документы.

Мы освоили два основных приема вставки изображения в текст: с внедрением в строку и со

свободным размещением. Мы убедились, что использование клавиш CTRL и ALT при работе

с изображениями в документе открывает дополнительные возможности оформления.

471

Упражнение 12.4. Создание графических заголовков

15 мин

Для создания художественных графических надписей, например заголов-

ков, текстовый процессор Microsoft Word 2000 имеет специальное программное

средство WordArt. Доступ к нему осуществляется двумя способами: либо через

панель инструментов WordArt (Вид > Панели инструментов > WordArt), либо с

помощью кнопки Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование.

Графические объекты, вставленные в текстовый документ средством

WordArt, могут распечатываться вместе с документом на выводном печатаю-

щем устройстве, могут отображаться в составе электронного документа, рас-

пространяемого в формате Microsoft Word, и могут отображаться на Web-стра-

ницах. Однако при экспорте документа в форматы других программ, предназна-

ченных для обработки документов, объекты WordArt не всегда воспроизводятся

правильно, то есть при создании документов, в которых содержание играет бо-

лее высокую роль, чем оформление, использовать художественные заголовки,

выполненные средствами WordArt, не рекомендуется.

1.Запустите текстовый процессор.

2.Создайте новый документ на базе шаблона Обычный.

3.В качестве режима представления документа включите Режим разметки

(Вид > Разметка страницы), чтобы четко видеть границы полосы набора.

4.Введите несколько строк произвольного текста.

5.Командой Вид > Панели инструментов > WordArt включите отображе-

ние панели инструментов WordArt.

6.Щелкните на кнопке Добавить объект WordArt — произойдет запуск

Мастера создания объекта WordArt.

7.В окне Коллекция WordArt выберите желаемый стиль оформления над-

писи.

8.В диалоговом окне Изменение текста WordArt выберите желаемый

шрифт, его размер, начертание и введите текст создаваемого заголовка (надпи-

си).

9.После щелчка на кнопке ОК произойдет вставка созданного объекта в

текущий документ Microsoft Word.

10.Дальнейшее управление формой и расположением созданного объекта

выполняют элементами управления панели инструментов WordArt. Проверьте,

как протекают следующие операции (после каждой команды возвращайтесь к

исходному состоянию комбинацией CTRL+Z):

• изменение содержания надписи (Изменить текст);

• изменение стиля оформления (Коллекция WordArt);

• изменение характера взаимодействия с основным текстом (Формат

объекта WordArt > Положение);

• изменение формы надписи (Форма WordArt);

• вращение надписи за один из угловых маркеров (Свободное вращение);

• выравнивание букв надписи по высоте (Выровнять буквы WordArt по

472

высоте);

• расположение текста надписи по вертикали (Вертикальный текст

WordArt);

• управление интервалом между символами (Межсимвольный интервал

WordArt).

11.Закончив эксперименты, создайте заголовок по своему вкусу и сохра-

ните документ Word в папке \Мои документы.

Мы научились создавать художественные заголовки, внедрять их в документы и редак тиро-

вать «по месту». В то же время мы узнали, что для документов, передаваемых на последую-

щую обработку, пользоваться этим средством не рекомендуется.

473

ГЛАВА 13 ОБРАБОТКА ДАННЫХ

СРЕДСТВАМИ ЭЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

Для представления данных в удобном виде используют таблицы.

Компьютер расширяет возможности использования таблиц за счет того, что

позволяет не только представлять их в электронной форме, но и обрабатывать

входящие в них данные. Класс программ, используемых для этой цели, называ-

ется табличными процессорами, или, проще, электронными таблицами.

Особенность табличных процессоров заключается в том, что с их помо-

щью можно не только вводить данные в ячейки таблиц, редактировать и форма-

тировать их, но и применять формулы для описания связи между значениями,

хранящимися в различных ячейках. Расчет по заданным формулам выполняется

автоматически. Изменение содержимого какой-либо одной ячейки приводит к

пересчету значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отноше-

ниями, и, тем самым, при обновлении каких-либо частных данных, обновление

всей таблицы происходит автоматически (рис. 13.1).

Рис. 13.1. При изменении содержания одной из ячеек талицы все

формулы пересчитываются, и значения в ячейках, которые

прямо или косвенно зависят от измененных, автоматически

обновляются

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволя-

ет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального

474

программирования. Электронные таблицы нашли широчайшее применение в

экономических и бухгалтерских расчетах. Их можно эффективно использовать,

например, для:

• автоматической обработки зависящих друг от друга данных;

• автоматизации итоговых вычислений;

• создания сводных таблиц;

• ведения простых баз данных;

• обработки записей баз данных;

• совместной работы с экономическими или бухгалтерскими документа-

ми;

• подготовки табличных документов;

• построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами,

имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel. Она

предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых.

При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирова-

ние текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автомати-

зации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на пе-

чать. В этой главе мы рассмотрим основные понятия и приемы работы с по-

следней версией программы — Microsoft Excel 2000, входящей наряду с други-

ми программами в пакет Microsoft Office 2000.

13.1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

Рабочая книга и рабочий лист. Строки и столбцы

Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет

собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и

может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе

Excel отображается только текущий рабочий лист активной рабочей книги, с

которым и ведется работа (рис. 12.2). Каждый рабочий лист имеет название, ко-

торое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С по-

мощью ярлычков можно переключаться между рабочими листами, входящими

в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелк-

нуть на его ярлычке.

Табличное пространство рабочего листа состоит из строк и столбцов.

Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквен-

ными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов,

пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются числами, от

1 до 65536 (максимально допустимый номер строки).

Ячейки и их адресация

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они яв-

ляются минимальными элементами хранения данных. Обозначение отдельной

ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересече-

нии которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки

475

(ее номер) выполняет адресную функцию. Адреса ячеек используются при за-

писи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными

в разных ячейках.

Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной

ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль табличного курсора. Опера-

ции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переме-

стить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указа-

теля мыши.

Диапазон ячеек

На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в фор-

мулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наибо-

476

лее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересече-

нии группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих

столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек,

расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1 :С15.

Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сде-

лать про-тягиваниемуказателя от одной угловой ячейки до противоположной

по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь вы-

бранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, достаточно

щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголов-

кам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

13.2. ВВОД, РЕДАКТИРОВАНИЕ И

ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ

Три типа данных

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из

трех типов: текст, число или формула, — а также оставаться пустой. Программа

Excel при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную

область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и

содержащую все заполненные ячейки.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при

вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Excel

так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод фор-

мулы всегда начинается с символа «=» (знака равенства).

Ввод текста и чисел

Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в

строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосред-

ственно под панелями инструментов (см. рис. 12.2). Содержимое строки фор-

мул всегда соответствует содержимому текущей ячейки, так что оба метода

ввода равноправны. Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать

ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заме-

няются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на те-

кущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возмож-

ность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как

в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку

Enter в строке формул или клавишу ENTER на клавиатуре. Чтобы отменить

внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют

кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей ячей-

ки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE.

Форматирование содержимого ячеек

Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки,

477

а числа — по правому. Способ выполнения вычислений не зависит от того, ка-

ким способом данные отформатированы, но для человека внешний вид данных

позволяет быстро определить их назначение.

Числовые форматы. Для экономических расчетов применяют три прин-

ципиально разных формата записи'чисел: обычный числовой, финансовый и

формат даты.

Обычный числовой формат используют для записи различных отвлечен-

ных чисел, например: количества какой-либо продукции, процентной ставки,

возраста и т. п.

Для записи денежных сумм используются финансовые форматы, отлича-

ющиеся указанием денежной единицы (например, р.) и фиксированным числом

знаков после десятичного разделителя (обычно две цифры, обозначающие ко-

пейки). Разумеется, можно денежные суммы записывать и обычными числами,

но при работе с финансовым форматом программа иначе подходит к округле-

нию чисел и контролирует, чтобы в результате многочисленных операций с

очень большими суммами не потерялось ни единой копейки.

Для записи даты можно применять разные варианты форматирования, но

надо отдавать себе отчет в том, что, например, запись 12 Октябрь, 1938 также

означает некоторое число. Его можно представить как количество миллисе-

кунд, прошедших начиная с некоторой известной программе точки отсчета.

Обратите также внимание на то, что хотя даты — это тоже числа, с ними воз-

можны не все числовые операции. Так, например, разность дат имеет физиче-

ский смысл, а сумма дат никакого смысла не имеет.

Текстовые форматы. Текстовые форматы используют для записи тек-

стовых строк и цифровых нечисловых данных. К таким данным относятся,

например: почтовые индексы, номера телефонов, регистрационные номера и

другие цифровые обозначения. Несмотря на то что номера телефонов записыва-

ют цифрами, арифметические операции с ними не имеют никакого смысла.

Изменение формата данных в ячейке. Чтобы изменить формат отображе-

ния данных в текущей ячейке или в выбранном диапазоне ячеек, используют

команду Формат > Ячейки. Вкладки открывающегося диалогового окна позво-

ляют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указа-

ние денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление

текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов,

управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

13.3. ВЫЧИСЛЕНИЯ В ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦАХ

Формулы

Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи

формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и

функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позво-

ляют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содер-

жит формулу, то в рабочем листе отображается только текущий результат вы-

478

числения этой формулы. Чтобы увидеть саму формулу, а не результат ее рабо-

ты, надо выделить ячейку (сделать ее текущей) и посмотреть на запись, которая

отображается в строке формул (рис. 13.3).

Рис. 13.3. В ячейке отображается только результат работы

формулы, а сама формула видна в строке формул

Основное правило использования формул в программе Excel состоит в

том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы,

всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко выполнить «в

уме»! Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит

ее,целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Ссылки на ячейки

Взгляните на формулу, представленную на рис. 13.3. В ней записана опе-

рация над содержимым двух ячеек. Вместо чисел в формуле использованы име-

на ячеек — принято говорить, ссылки на ячейки. Ссылки выполняют роль адре-

сов ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что

результат расчета зависит от того, какие числа находятся в ячейках, участвую-

щих в вычислении. Таким образом, ячейка, содержащая формулу, является за-

висимой. Значение в зависимой ячейке подлежит пересчету всякий раз, когда

изменяются значения в ячейках, на которые указывают ссылки, входящие в

формулу.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами:

• во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную;

• другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазо-

на, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются

пунктирной рамкой.

Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номе-

479

ров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствую-

щим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до ми-

нимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазо-

на) с помощью щелчка или протягивания (рис. 13.4).

Рис. 13.4. Диалоговое окно в развернутом и свернутом виде

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответству-

ющей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение фор-

мулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отобра-

жаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирова-

ние и проверку правильности формул.

Ссылки абсолютные и относительные

Относительная адресация. От метода адресации ссылок зависит, что

будет с ними происходить при копировании формулы из одной ячейки в дру-

гую. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как отно-

сительные. Это означает, что адреса в ссылках при копировании формулы из

одной ячейки в другую автоматически изменяются. Они приводятся в соответ-

ствие с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Поясним это обстоятельство на примере. Пусть, например, в ячейке В2

имеется ссылка на ячейку A3, которая располагается на один столбец левее и на

одну строку ниже. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое

относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании фор-

мулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располага-

480