Сиганова Т.В. Документационное обеспечение управления
Подождите немного. Документ загружается.
– резолюция;
– передача на исполнение.
8.2. Прием входящей корреспонденции
Входящая корреспонденция поступает от почтовых отделений, курьеров и
работников, которые привезли документы из служебных командировок.
Почтовые отделения и курьеры осуществляют передачу корреспонденции по
описи, а работники передают документы для регистрации в службу ДОУ в
первый день возвращения на работу.
Документы, поступившие в конвертах, пакетах, бандеролях,
освобождаются от них. После исключения ошибки вложения – сверяется адрес
на конверте с адресом, указанным в реквизите адресат, – упаковка, как
правило, выбрасывается. Не уничтожается только в том случае, если по ней
определяется дата отправки или получения. Это характерно для писем,
связанных с конкурсными делами, арбитражными исками, обращениями
граждан, наложенными отправлениями.
Не вскрываются конверты с пометкой «Лично» или с грифами
ограничения доступа к документу «Секретно», «Для служебного
пользования», «Коммерческая тайна» и т. п. Письма с пометкой «Лично»
передаются напрямую тому, кому они адресованы. При этом регистрационный
номер проставляется на самом конверте, а в журнале входящей
корреспонденции делается запись с соответствующей пометкой в разделе
примечание – «личное». Конфиденциальные документы передаются в
специальный отдел или ответственному должностному лицу.
Второй этап обработки входящей документации – регистрация. Входящая
регистрация заключается в фиксировании сведений о поступившем документе в
журнале и проставлении особой отметки, состоящей из порядкового номера и
даты поступления в самом документе. Она оформляется в соответствии с ГОСТ
Р 6.30-2003 и выглядит следующим образом: Вх. № 156 26.12.2008. В
регистрационный журнал входящих документов вносят следующую
информацию:
– порядковый входящий номер;
– дату поступления;
– наименование документа;
– сведения об авторе;
– дату и номер самого документа;
– количество листов и экземпляров поступившего документа;
– количество листов и экземпляров прилагаемых к нему документов;
– краткое содержание документа;
– кому передан документ на рассмотрение.
51
Последняя запись в журнале регистрации связана с процедурой размётки:
распределения документов между руководителями по направлениям для
рассмотрения и вынесения резолюции. При этом часть документов может
передаваться непосредственно напрямую в структурные подразделения.
Разметку поручают опытному специалисту, знающему структуру предприятия,
который может соотнести содержание документа с компетенцией должностных
лиц. Эта процедура одна из самых сложных на этапе обработки входящей
корреспонденции, т. к. неправильная адресация документов ведет к задержке
принятия административного решения.
На этапе вынесения резолюции руководитель в письменной форме дает
указание конкретному исполнителю.
Резолюция оформляется в следующей последовательности:
– адресат (Ф. И., должность и Ф. И., структурное подразделение);
– поручение;
– сроки выполнения;
– личная подпись должностного лица;
– расшифровка подписи;
– дата выдачи поручения.
Далее документы передаются через службу ДОУ или секретаря
исполнителям.
8.3. Технологический процесс обработки
исходящих документов
Может быть представлен в следующей последовательности:
– создание и печать исходящего документа;
– подписание на уровне структурного подразделения, создавшего
документ;
– согласование, визирование на уровне административных служб
(экономисты, бухгалтерия, руководители по направлениям и т.д.);
– подписание исходящей корреспонденции у руководителя;
– регистрация;
– отправка.
Инициация документа в большинстве случаев исходит от структурных
подразделений и специалистов, которые отвечают за конечный результат, т.е.
за содержание документа, правильность его оформления и полное соблюдение
всех бюрократических операций, которые обеспечивают юридическую силу
отправляемой корреспонденции.
Согласие руководителя организации с содержанием письма и готовность
взять за него ответственность выражается в его личной подписи, которая может
удостоверяться в отдельных случаях печатью предприятия. Удостоверяются
52
печатью документы, содержащие важные финансово-юридические вопросы,
например, гарантийное письмо.
Письма оформляются на фирменных бланках предприятия. Их печатают в
двух экземплярах: первый за подписью руководителя организации отправляют
стороннему адресату, а второй с визами на уровне структурного подразделения,
руководителей по направлениям и служб остается в отделе автора для
информационно-справочных целей, что определяет соответствующие правила
регистрации.
Особенности регистрации заключаются в следующем:
– индексацию производят как в первом, так и во втором экземплярах
отправляемого документа. При этом в журнал регистрации исходящих
документов вносятся сведения об отправляемом документе:
– дата и номер документа проставляется в зоне адресанта;
– информация об адресате;
– краткое содержание;
– количество листов и экземпляров письма;
– количество листов и экземпляров прилагаемых к нему документов;
– дату фактической отправки.
Отправка включает в себя:
– упаковку корреспонденции в конверты, пакеты, бандероли;
– написание адреса;
– составление описи отправки;
– отправка через почтовые отделения, курьерские службы или работников.
8.4. Организация работы с внутренними документами
Организация работы с документами зависит от вида документа, но в целом
может быть представлена так:
– инициация, создание и печать;
– согласование, визирование;
– подписание;
– утверждение;
– регистрация;
– передача по назначению;
– текущее хранение в информационно-справочных целях;
– передача на архивное хранение;
– уничтожение документа.
Основные виды работ можно представить в виде таблицы:
3
3
3
Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И.. Справочник по делопроизводству, архивному
делу и основам работы на компьютере. – СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 1999.
С. 10
53
Документирование
Операции
делопроизводства
Внутренние
документы
Исходящие
документы
Входящие
документы
Составление проекта
документа
обязательно обязательно не используется
Согласование проекта
документа со
специалистами
возможно возможно не используется
Печать и проверка
правильности
оформления документа
обязательно обязательно не используется
Подписание,
утверждение документа
руководителем
обязательно обязательно не используется
Регистрация возможно возможно
отправка
возможна
разметка
Организация работы с документами
Прием, сортировка,
обработка
поступающих
документов
обязательно возможно обязательно
Рассмотрение
документов
руководителем
(резолюция)
возможно не
используется
возможно
Контроль исполнения возможно возможно возможно
Исполнение документов обязательно возможно обязательно
Текущее хранение и
использование
обязательно обязательно обязательно
Формирование дел обязательно обязательно обязательно
Передача на архивное
хранение или
уничтожение
документов
возможно возможно возможно
Таким образом, организация работы с документами или управление
документацией – это, прежде всего, создание условий, обеспечивающих
сохранение необходимой информации, своевременное снабжение ею
потребителей с наименьшими временными и материальными затратами.
Контрольные вопросы
54
1. Какие делопроизводственные процедуры производят с входящими
документами?
2. Какова технология работы с исходящими документами?
3. В чем особенность работы с внутренними документами?
4. Что предполагает организация работы с документами?
Лекция 9
ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ
9.1. Регистрация документов
Для учета, поиска, хранения документов и содержащейся в них
информации в организациях создаются информационно-поисковые системы
(ИПС). Создание ИПС обеспечивает оперативный доступ к информации и
рациональную организацию работы с документами.
Информационно-поисковые системы (ИПС) включают в себя: регис-
трацию и индексирование документов; информационно-поисковые массивы и
базы данных; классификационные справочники; систему оперативного
хранения документов.
В соответствии с ГСДОУ «регистрация документов – это фиксация факта
создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с
последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных
формах».
Главное назначение регистрации – придание документу юридической
силы, подтверждение факта его появления в организации. Пока
распорядительный документ, например приказ, не зарегистрирован, он
фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, за
него организация как бы не берет на себя ответственность, так как не
подтверждается сам факт поступления документа.
Регистрации в обязательном порядке подлежат все документы, требующие
исполнения, учета и использования в справочных целях (распорядительные,
отчетные, нотариальные, учебные, учетно-статистические, бухгалтерские и
другие).
Документы в оптимальном варианте должны регистрироваться один раз в
день поступления, подписания или утверждении (создания). При возможности
оперативного доступа к регистрационным массивам дополнительные
регистрации в пределах организации становятся ненужными.
Регистрация документов в организациях (предприятиях, учреждениях)
производится структурными подразделениями по группам документов в
зависимости от названия (вида), автора и содержания в местах создания этих
55
документов или (и) их исполнения. Несмотря на это регистрация основывается
на единой системе и единых обязательных правилах регистрации и доступности
регистрационных данных.
Независимо от способа регистрации и структуры регистрационных форм
(карточки, журналы, экранные форматы), в выборе которых организации не
регламентированы, необходимым условием является использование в
регистрационной форме обязательных реквизитов: автор документа
(корреспондент); название документа, состоящее из наименования вида и
заголовка; дата документа; присваиваемый индекс; срок исполнения; номер
дела, в котором хранится документ; а также при необходимости: индекс
поступившего документа; резолюция с указанием исполнителя, содержания
поручения, автора и даты; отметка об исполнении; расписка исполнителя в
получении (доведении до сведения) документа, дата промежуточного
контроля и другие. При регистрации документов ограниченного доступа
указываются также номера и число экземпляров.
Регистрационный индекс проставляется на документе и в регистрационной
форме и служит в совокупности с датой и названием целям идентификации
документа и его учета. Обязательным элементом индекса является порядковый,
как правило, в пределах делопроизводственного года, номер. Конкретный
состав индекса зависит от принятого для каждого массива документов
принципа последующего хранения и, следовательно, принципа поиска. Если
документы формируются в дела по критерию автора и названия (протоколы
совещаний, приказы, удостоверения, дипломы и т. д.), то их индекс может быть
ограничен только порядковым номером.
Для выделения части документов из единого регистрационного массива
используются дополнительные буквенные индексы. При едином массиве
приказов приказы по вопросам управления кадрами (прием, перевод и т.д.)
порядковый номер дополняется буквой «К» (28-К), решения президиумов
коллегиальных органов дополняются по этому же принципу буквой «П» (74-П).
Индекс документа, коллективным автором которого являются несколько
юридических лиц, образуется из порядковых номеров, присвоенных каждому
из авторов. Индексом документов, формируемых в дела (переписка,
заключения, отзывы, докладные записки и т. д.), служит порядковый номер,
дополняемый индексом дела, в которое подшивается данный документ.
Информационные элементы индекса отделяются друг он друга косой чер-
той. Основной обязательный индекс может дополняться другими индексами:
корреспондентов, ответственных исполнителей, названий документов,
вопросов (направлений) деятельности, служащими целям более быстрого и
точного поиска документной информации, но при этом каждый проставляемый
на документе индекс должен быть закреплен в соответствующем
56
классификаторе. Классификаторы в обязательном порядке утверждаются
самостоятельно или в качестве приложений к инструкциям по
делопроизводству.
9.2. Виды информационно-поисковых систем.
Номенклатура дел
Различаются несколько самостоятельных видов ИПС, среди них
справочные или контрольно-справочные, по которым отслеживается ход
выполнения документов или их использование. Основой систематизации в этих
массивах является, как правило, дата (срок) исполнения
Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень
заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения,
который является обязательным элементом информационно-поисковой
системы организации. В номенклатуру дел включаются документы, картотеки,
регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных
подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от
вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной
информации. В номенклатуру включаются также дела временно действующих
органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения
полномочий организации или прекращения ее деятельности, например
ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела,
которые поступают правопреемникам из других организаций для их
продолжения.
Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку исполненных
документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
служит основным учетным документом в текущей работе с документами, а
также учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками
хранения до 10 лет включительно.
В иерархических системах управления для достижения единого подхода к
классификации документов и обеспечения их необходимой сохранности в
качестве нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел,
обязательные для подведомственных структур и устанавливающие
унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации.
Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной
номенклатурой дел.
Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна
составляться в последнем квартале текущего года, в соответствии с
требованиями Государственной архивной службы в лице ее территориального
органа или архива вышестоящей организации (в зависимости от адреса сдачи
документов на постоянное хранение). После согласования номенклатура дел
57
утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного
акта.
Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет.
Она подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению в случае
коренного изменения функций и структуры организации. При отсутствии таких
изменений в конце каждого года после соответствующей корректировки
номенклатуру вводят в действие автоматически. Первый экземпляр является
документом постоянного хранения организации.
Единая форма номенклатуры дел установлена Государственной архивной
службой и является обязательной для всех учреждений, организаций и
предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм
собственности. После окончания делопроизводственного года составляется по
установленной форме итоговая запись, заверяемая руководителем
делопроизводственной службы.
Контрольные вопросы
1. Для чего необходима регистрация документов?
2. Что такое информационно-поисковые системы?
3. Какую роль играет номенклатура дел в формировании ИПС?
58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В конспекте лекций рассмотрены вопросы документирования и
организации работы с документами в соответствии с требованиями ГОСТ и
сложившимися традициями.
Правила работы с документами по личному составу, современные аспекты
делопроизводства, управление документацией, организация документооборота
будут изучаться в дисциплинах «Делопроизводство кадровых служб»,
«Современные технологии в ДОУ» и «Управление документацией».
Контрольные вопросы, задания и практические рекомендации
представлены в планах и методических указаниях к лабораторным работам по
дисциплине «Документационное обеспечение управления».
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
1. Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ.
пособие для вузов / В. И. Андреева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС,
2007. – 247 с.
2. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие для
вузов по специальности «Менеджмент организации» / А. А. Раздорожный. –
М. : ИНФРА-М, 2007. – 303 с.
3. Ёлкина, В. Н. Делопроизводство и корреспонденция: консп. лекций /
В. Н. Елкина. – Омск : Изд-во ОмГТУ, 2008. – 49 с.
4. Ёлкина, В. Н. Документационное обеспечение управления: учеб.
пособие / В. Н. Елкина. – Омск : Изд-во ОмГТУ, 2008. – 86 с.
5.KОрганизация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. –
М.:ИНФРА-М, 2002. – 591 с.
6. Стенюков, М. В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. – 5-е
изд., доп. и перераб.– М.: ПРИОР, 2000. – 144 с.
7. Колесник, Е. Н. Документирование управленческой деятельности в
органах государственной власти и местного самоуправления / Е. Н. Колесник.
В 3-х кн. Кн.1. Управленческое документоведение. – УрАГС: Екатеринбург,
2002. – 176 с.
8. ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительных документов.
Требование к оформлению документов. – М. : ИПК Изд-во стандартов, 2003.
9. ГОСТ 6.10.4.84 Унифицированные системы документации. Придание
юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме,
создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.:
Изд-во стандартов, 1984.
10. ГОСТ 6.10.5 – 87 Унифицированные системы документации.
Требования к построению формуляра-образца. – М.: Изд-во стандартов, 1987.
59
11. ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения». - М.: Изд-во стандартов, 1998.
12. Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. – М.: ВНИИДАД, 1991.
13. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января
2002 г. № 1-ФЗ
14. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ Об обязательном
экземпляре документов (с изменениями на 3 июня 2005 г.).
15. Правила организации, хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук от 18 января 2007 г. №
19.
60