Шпоры по делопроизводству
Подождите немного. Документ загружается.
1) Какие этапы прошло развитие отечественное делопроизводство?
Со временем работа с документами включает:
Создание;
Контроль;
Хранение.
Все это вылилось в определенный вид деятельности – делопроизводство.
Перечень носителей:
Глинописные таблички;
Берестяные грамоты;
Папирус;
Пергамент;
Бумага;
Магнитная лента;
Накопитель на магнитных дисках;
Лазерные диски;
Флэш-карты.
На Руси деловые документы появились в X веке (в основном договоры с греками). 1-ый свод
законов «Русская правда» - XI век. В «Русской правде» появились термины
свидетельствующие о развитии правовых отношений Др. Руси (послух – свидетель; вира –
штраф; куна - деньги).
Централизация гос-ва приводит к развитию гос. делопроизводства. Создаются приказные
избы. Высшим правительственным учреждением становится Боярская Дума. При Петре
Первом от свитков перешли к тетрадям, свернутые вдвое листы, которые сшивались в
книги. Появились так называемые Генеральные формуляры, то есть форма документов, где
предусматривались нормы оформления.
1773г. – Екатерина Вторая издает «Общие учреждения для управления губернией», согласно
которым документы делились на внутренние и внешние предназначенные для других
учреждений.
Создаются министерства в XIX веке. Все поступающие документы разделяют на:
Чрезвычайные;
Срочные;
Текущие.
1918г. – введена единая форма бланков делового письма.
В 70-е – 80-е сложился блок ГОСТов на управленческие документы.
2) В чем особенности приказного делопроизводства?
После создания приказных изб, появляются соответствующие документы. Существовало
ограниченное число видов документов приказного делопроизводства:
Грамоты (царские указы);
Наказы (указания царя воеводам);
Челобитные (обращения граждан);
Отписки (доклады поступившие к приказам с мест).
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие
основные этапы:
1. Поступление документа на рассмотрение;
2. Подготовка дела к "докладу";
3. Рассмотрение и решение дела;
4. Оформление документа, содержащего решение.
Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, известу,
челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа
или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По
указу царя либо сразу готовилось решение ("отпуск"), если приказ располагал для этого
нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор
1
необходимых материалов.
Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или
давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась
переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей
короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.
3) В чем особенности коллежского делопроизводства ( XVIII в.)?
В 1720г. был утвержден Генеральный регламент, ставший основой для работы всех
коллегий, а система делопроизводства стала называться коллежской. Делопроизводство
получило законодательную основу.
В Генеральном регламенте была определена законченная система норм документирования.
Появились так называемые Генеральные формуляры, то есть форма документов, где
предусматривались нормы оформления, этикетные формы обращения к адресату с
указанием титула, чина, звания, единой нормы наименований.
4) В чем особенности организации делопроизводства в XIX в.?
В начале XIX века появились министерства. В 1811г. было издано общее учреждение
министерств, с появления которых оформление документов стало более единообразным.
Все поступающие документы разделяют на:
Чрезвычайные;
Срочные (принимались незамедлительно);
Текущие.
Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или
непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали указы и повеления
верховной власти, переписка министра с другими министрами и главноуправляющими,
губернаторами и вообще лицами равного звания. Представления от подчиненных органов
направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали
отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела.
Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами,
равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений,
предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.
5) Какими путями шло регулирование делопроизводства в 1-е годы советской власти?
В XX веке унификация (единообразие) документов принимает необратимый характер,
разрабатываются особые правила ведения служебной документации.
В 1918г. – вышло постановление «О точном и быстром исполнении распоряжения
центральной власти и устранение канцелярской волокиты».
В 1918г. – введена единая форма бланков делового письма.
В 1931г. – вышли общие правила документации и документооборота.
В 1963г. вышли «основные правила постановки документальной части делопроизводства и
работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР».
В 1973г. – «Основные правила ЕГСД» (единая гос. система ДП). ЕГСД – комплекс правил и
рекомендаций по ведению документационного обеспечения управления от момента
создания документа до сдачи его в архив.
В 70-е – 80-е сложился блок ГОСТов на управленческие документы.
6) Какие основные признаки и свойства документа?
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств).
Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются
соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным
порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена
установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е.
обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора
документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и
др.
2
Признаком оригинала является его уникальность.
Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.
Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам;
материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности;
бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и
внешнеторговым вопросам и т.д.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это
документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько
вопросов.По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы
с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени
секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования
(ДСП), с грифом "конфиденциально".По юридической силе документы подразделяют на
подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и
недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока
действия или отмены его другим документом.По срокам исполнения документы
классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками
исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также
телеграммы и другие документы с грифом "срочно".По происхождению документы
классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и
личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).По срокам хранения
документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы
временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до
10 лет и свыше 10 лет.По степени обязательности документы бывают информационные,
содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и
директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или
технической нормы.По степени унификации различают документы индивидуальные,
типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для
внутреннего пользования.Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими
органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный
характер.Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые
заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной
ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.Примерные
документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления
документов по аналогии.Анкета - способ представления унифицированного текста, при
котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится
в документ в процессе его составления в правую часть листа. Таблица - документ, в котором
постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а
переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих
граф и строк.
7) Какие функции документа?
Любой документ документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе
различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная,
коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция
исторического источника, функция учета.
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью
сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления
любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях,
явлениях, практической и мыслительной деятельности.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для
удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и
пространстве, информационной связи между членами общества.
3
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки
зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на
архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его
возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в
архив.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации,
связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с
целью их анализа и контроля.
8) Что понимается под юридической силой документа?
Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые
отражены в документе.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему
действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным
порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена
установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е.
обязательных элементов оформления документов: наименование организации - автора
документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и
др.
9) Какие требования к документам изложены в законодательных актах?
Правила оформления ОРД основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30 - 97 «Унифицированные
системы документации. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4
(210x297), формат А5 (210x148), формат A3 (420x210), формат А6 (148x105).
Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля: левое - 35 мм
(минимум 20 мм), правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее -10 мм.
При подготовке и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит -
обязательный элемент (составная часть) оформления официального документа.
10) Какие виды бланков применяются в учреждениях?
Документы федерального органа исполнительной власти должны, как правило, оформляться
на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их
расположения (приложения 1 - 5).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297
мм), А5 (148 х 210 мм).
Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма федерального органа
исполнительной власти оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р.6.30-97
"Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно -
распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются
на стандартных листах бумаги без бланка.
5.1.2. В федеральных органах исполнительной власти применяются следующие бланки:
бланки с указанием наименования федерального органа исполнительной власти;
бланки с указанием должности руководителя федерального органа исполнительной
власти и его заместителей;
бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать
распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними
организациями.
Состав видов бланков, применяемых в федеральном органе исполнительной власти,
утверждается его руководителем по представлению службы ДОУ.
5.1.3.RRRR Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими выданные Министерством
Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых
коммуникаций лицензии на соответствующий вид деятельности по заказам федеральных
4
органов исполнительной власти.
5.1.4.RRRR Бланки документов федерального органа исполнительной власти подлежат учету.
Изготовление бланков без изображения Государственного герба Российской Федерации на
компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только
с разрешения руководителя службы ДОУ.
5.1.5.RRRR Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без
соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
5.1.6.RRRR Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов
осуществляется по разрешению (поручению) руководителя федерального органа
исполнительной власти.
Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами
предлагаемых бланков.
11) Что такое реквизиты бланков?
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные
документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным
образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры,
характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические
модели или схемы построения документов имеют название "формуляробразец". Всего
существует 5-ть групп реквизитов, в которые входит 31 реквизит. Образец размещения
реквизитов на листе бумаги формата А4.
I группа:
«Реквизиты названия документов»
1. «Государственный герб»
2. «Эмблема организации или предприятия»
3. «Изображение наград»
4. «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»
5. «Код формы документа по УКУД»
6. «Название министерства или ведомства»
7. «Название учреждения»
8. «Названия структурного подразделения»
9. «Адрес отправителя»
10. «Название вида документа»
15. «Гриф секретности»
II группа:
«Реквизиты датирования и индексации документов»
11. «Дата»
12. «Индекс документа»
13. «Ссылка на документ»
14. «Место составления или издания документа»
III группа:
«Реквизиты оформления текста»
16. «Адресат»
19. «Заглавие к тексту»
21. «Текст документа»
IV группа
«Реквизиты утверждения документа»
17. «Гриф утверждения»
23. «Подпись»
24. «Гриф согласования»
25. «Виза»
26. «Печать»
V группа
5
«Реквизиты о получении и исполнении документов»
18. «Резолюция»
20. «Постановление документа на контроль»
22. «Отметка о приложении»
27. «Отметка о копиях»
28. «Отметка об исполнителе данного документа»
29. «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело»
30. «Отметка о перенесении информации на ЭВМ»
31. «Пометка о получение документа»
12) Какой порядок датирования документа? Виды дат.
Реквизит № 11 «Дата» Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты
документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой
документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или
инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как
протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений,
поступков. Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его
принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения
адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя
парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному
датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их
происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и
направление его в дело).
Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне
вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен
не на бланке, его дата проставляется ниже левее.
13) Какой порядок адресования документов?
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным
лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без
указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном
падеже.
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование
организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность
и фамилия в дательном.
При адресовании документа руководителю организации ее наименование
входит в состав наименования должности адресата.
При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и
фамилию получателя, затем почтовый адрес.
14) Какими способами оформляется утверждение документа?
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом
верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
R УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
архивной службы России
________________
_____________________
(личная подпись) (инициалы,
фамилия)
16.10.2000
RПри необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может
утверждаться приказом федерального органа исполнительной власти.
15) Какие требования предъявляются к резолюции, какой порядок ее оформления?
Реквизит № 18 «Резолюция» Написание – надпись на документе сделаная управляющим
6
учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа.
Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения,
срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками
исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения,
отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата. Расположение –
ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид
документа).
16) Какой порядок оформления приложений к документу?
Реквизит № 22 «Отметка о приложении» Написание – приложения дополняют, объясняют
отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений,
дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения
должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного
вида документа реквизиты. Расположение – в нижнем правом поле документа над двадцать
третьим реквизитом.
17) Какой порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметка о заверении
копии».
Реквизит № 23 «Подпись» Написание – обязательный реквизит служебного документа. В
учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает
одна служебная особа – ее руководитель, его заместитель или управляющий структурного
подразделения. Право подписи устанавливается приказом управляющего учреждения или
инструкцией по делопроизводству.
Документы, которые отправляются в высшие организации, а также распорядительные и
наиважнейшие внутренние, подписывает управляющий учреждения, или его заместитель. В
состав подписи входит: определение должности (полная, если документ напечатан не на
бланке), личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая подписала документ.
Расположение – подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на
двенадцатой строке.
Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении) Написание – реквизит
содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они
были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для
документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью.
Расположение – ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго
реквизита.
18) Как оформляется согласование документа?
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности
документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и
руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие
поручения работникам федерального органа исполнительной власти, ими должны быть
завизированы.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку
подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника
распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем
документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне
документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном
листе.
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями,
интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф
согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с
7
которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись,
расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего
согласование, его дату и индекс.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу
документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если
содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе
делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей
последовательности:
с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых
затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы которых
затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный
надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический,
пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством
предусматривается возможность совершения управленческих действий только
с согласия этих органов.
19) Какой порядок проставления на документах печатей? Виды печатей.
Реквизит № 26 «Печать» Написание – подпись ответственной особы утверждается печатью
на документах, которые требуют утверждения прав граждан и юридических особ, фиксации
факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами
(трудовые книги, титульные списки). Кроме того, печать проставляется на уставах
(положениях) учреждений, договорах, поручениях. Печати ставятся на копиях документов,
которые отсылаются в другое учреждение. Отпечаток печати надо ставить так, чтобы он
накрывал часть наименования должности особы, которая подписала документ.
Расположение – проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать
третьего реквизита.
20) Какие общие требования предъявляются к тексту документа?
Реквизит № 21 «Текст документа» Написание – главный реквизит документа ради которого
создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо
определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного
учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения.
Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета,
которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной
информации. Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом
номер шестнадцать.
21) Назвать виды организационных документов и указать особенности их
составления и оформления.
Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции
предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей
и специалистов предприятия, называется организационными документами.
Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о
структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.
Формуляр организационного документа:
постоянные реквизиты "единого" бланка:
эмблема (03);
наименование организации (06);
наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или
ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);
переменные реквизиты "единого" бланка:
8
дата (09);
регистрационный номер (10);
место составления или издания документа (12);
заголовок (17)1;
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)2;
подпись (21);
гриф согласования (22) или визы (23);
гриф утверждения (15);
печать (24).
Устав
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и
граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности
в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.
Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами
(министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица
утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в
установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при
создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его
составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса
Российской Федерации.
Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации
включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление,
реорганизация и ликвидация.
Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал,
порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли,
прочие накопления, прекращение деятельности.
Положение
Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение,
права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения
(службы).
Положение об организации включает разделы: общие положения; основные задачи;
функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; контроль, проверка
и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.
Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не
определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют
положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные
задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.
Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность
организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.
Инструкция
Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-
технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности
учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.
Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.
Начинается инструкция, как правило, разделом «Общие положения», в котором
указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие
сведения общего характера.
Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами
типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается»,
«рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица
(«исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на
основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов
определяется по Перечню»).
9
На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция.
22) Назвать виды распорядительных документов и указать особенности их
составления и оформления.
Приказ - основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике
управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе
единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо,
исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы
издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.
В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности
и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным
документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-
хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования,
реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры
и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности,
ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений,
инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).
Готовит проект приказа структурное подразделение или должностное лицо, к работе
которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.
Формуляр приказа:
постоянные реквизиты "единого" бланка:
эмблема (03);
наименование организации (06);
наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);
переменные реквизиты "единого" бланка:
дата (09);
регистрационный номер (10);
место составления или издания документа (12);
заголовок (17);
текст (19);
отметка о наличии приложения (20)1;
подпись (21);
визы (23).
Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?».
Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагают факты, соображения, т.е. основание (мотивы) издания
приказа. В констатирующей части приказа могут быть перечислены факты, события,
послужившие основанием для его издания, дана оценка ситуации. Констатирующую часть
приказа можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.
В распорядительной части перечисляют предписываемые действия. Распорядительная часть
начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на
отдельной строке от границы левого поля.
Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр.
Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается
несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения;
поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.
В последнем пункте распорядительной части указывают должности (в родительном падеже),
фамилии (в родительном падеже), инициалы конкретных лиц, на которых возлагается
контроль за исполнением распорядительных документов.
Составление и оформление указаний
Указание - правовой акт, издаваемый по следующим вопросам:
информационно-методические;
организация исполнения приказов, инструкций;
оформление решения оперативных вопросов.
Указания оформляются аналогично приказам. Распорядительная часть указания начинается
10