Шпоры по делопроизводству

Подождите немного. Документ загружается.

со слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.

Круг лиц, имеющих право подписать указание, определяется Положением о

документационном обеспечении управления или приказом ее руководителя.

Составление и оформление распоряжений

Распоряжение - правовой акт, издаваемый для решения оперативных вопросов.

Распоряжения оформляются аналогично приказам. В распоряжении может отсутствовать

констатирующая часть и слова ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ или СЧИТАЮ

НЕОБХОДИМЫМ:.

Круг лиц, имеющих право подписать распоряжение, определяется Положением о

документационном обеспечении управления или приказом ее руководителя.

23) В чем особенности составления и оформления протокола?

Протокол - справочно-информационный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов

и решения (постановления), принятые коллегиальным органом. Коллегиальность - принцип

управления, при котором руководство осуществляется не единолично, а группой лиц,

обладающих равными правами при решении вопросов; форма принятия решений, при

которой учитывается коллективное мнение, используется метод обсуждения. Формуляр

протокола:

постоянные реквизиты "единого" бланка:

 эмблема (03);

 наименование организации (06);

 наименование вида документа (08) (ПРОТОКОЛ);

 переменные реквизиты "единого" бланка:

 дата (09);

 регистрационный номер (10);

 место составления или издания документа (место; где состоялось заседание) (12);

 заголовок (17);

 текст (19);

 отметка о наличии приложения (20)1;

 подписи (21).

На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления или

подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько дней,

указывается дата начала заседания и через тире - окончания.

Заголовок протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание вида коллегиальной

деятельности (заседания, собрания, совещания) и названия коллегиального органа в

родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального

органа. Начинается заголовок с прописной буквы.

Текст протокола делится на две части: вводную, где указаны фамилии и инициалы

председателя, секретаря, присутствующих, должности, фамилии и инициалы приглашенных

и повестка дня, и основную, фиксирующую ход заседания.

Если на заседании присутствовали более 15 человек, указывается общее количество

присутствовавших и дается ссылка на список участников.

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные

на обсуждение коллегиального органа (пункты повестки дня). Каждый пункт нумеруется

арабскими цифрами и отвечает на вопрос «о чем?».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки

дня.

Последовательность записи выступлений определяется порядком обсуждения.

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в

протокол, а через тире после инициалов докладчика или выступившего указывается; текст

(тезисы) доклада (выступления) прилагается (прилагаются).

Вопросы и ответы фиксируются только в том случае, если, отвечая на вопрос, докладчик

или выступавший затронули темы, не нашедшие отражения в докладе (выступлении).

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по

обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решение нумеруется арабскими цифрами

с указанием пунктов и подпунктов. Номер пункта соответствует номеру обсуждаемого

вопроса.

Подписывают протокол председатель и секретарь собрания.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов протоколы делятся на полные, краткие и

сокращенные. В краткой форме протокола не фиксируется процесс обсуждения вопросов,

т.е. в основной части отсутствуют позиции СЛУШАЛИ и ВЫСТУПИЛИ. В сокращенной

форме протокола отсутствуют слова «Повестка дня». Указывается порядковый номер

вопроса, его формулировка и (на отдельной строке) перечисляются в соответствии с

порядком обсуждения фамилии и инициалы лиц, выступивших с докладами или

сообщениями. Содержание выступлений не раскрывается.

24) В чем особенности составления и оформления акта?

Акт — справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при

необходимости, рекомендации комиссии.

Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений,

организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел,

материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и

исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний;

уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации;

несчастных случаев; проверок и др.

Все разновидности актов составляются по единой схеме. Формуляр акта:

 постоянные реквизиты "единого бланка":

 эмблема (03);

 наименование организации (06);

 наименование вида документа (08) (АКТ);

 переменные реквизиты "единого" бланка:

 дата (09);

 регистрационный номер (10);

 место составления или издания документа (12);

 заголовок (17);

 текст (19);

 отметка о наличии приложения (20)1;

 подписи членов комиссии (21);

 гриф утверждения (15)2.

 Дата (09) и место составления (12), проставляемые в бланке акта должны

соответствовать дате и месту актируемого события.

 Заголовок (17) акта отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О»

(«Об») и формулируется с помощью отглагольных существительных. Текст акта

делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. Текст введения

во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта,

перечисляются члены комиссии и (при необходимости) присутствующие лица.

Фамилии членов комиссии располагаются по убыванию должностных рангов или по

алфавиту (если должностные ранги равны).

В качестве присутствующих указывают лиц, чью работу проверяет комиссия.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо

работы, проделанной комиссией, и ее результаты (когда работала комиссия, что она делала,

как, какие факты были выявлены).

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Заключительная

часть может отсутствовать, если члены комиссии примут решение ограничиться

констатацией фактов.

Если необходимо, оформляют отметку о наличии приложения (20). Если необходимо,

оформляют рассылку акта, т.е. указывают количество составленных экземпляров и место их

нахождения.

Следует обратить особое внимание на то, что под экземпляром акта понимают его

подлинник. Рассылка акта оформляется только в тех случаях, если экземпляры акта

направляются в сторонние организации, а не сотрудникам своей фирмы.

Акт подписывают все члены комиссии. При оформлении подписей не указываются

должности, не ставятся тире или двоеточие.

Некоторые разновидности актов (ликвидации учреждения, проверок, ревизий, о выделении

документов к уничтожению) обязательно подлежат утверждению, что оформляется

соответствующим грифом (15).

25) Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебных

писем? Какие разновидности писем?

Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по

признакам содержания и целевого назначения.

Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами.

Письмо - основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо

обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять

отдельное письмо по каждому из них.

Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной

страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

 постоянные реквизиты бланка письма:

 эмблема (03);

 наименование организации (06);

 справочные данные (07);

 код ОКПО (04);

 переменные реквизиты бланка письма:

 дата (09);

 регистрационный номер (10);

 ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)1;

 адресат (14);

 заголовок (17);

 текст (19);

 отметка о наличии приложения (20)2;

 подпись (21);

 отметка об исполнителе (26).

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах.

Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо

что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения,

объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень

необходимых реквизитов) сопроводительного письма:

Постоянные реквизиты бланка письма:

 эмблема (03);

 наименование организации (06);

 справочные данные (07);

 код ОКПО (04);

 переменные реквизиты бланка письма:

 дата (09);

 регистрационный номер (10);

 ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 )3;

 адресат (14);

 заголовок (17);

 текст (19);

 отметка о наличии приложения (20)4;

 подпись (21);

 отметка об исполнителе (2б)5.

 Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?».

 Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:

Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а,

например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом

случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем

обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо

(места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую

функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр

гарантийного письма:

 постоянные реквизиты бланка письма:

 эмблема (03);

 наименование организации (06);

 справочные данные (07);

 код ОКПО (04);

 переменные реквизиты бланка письма:

 дата (09);

 регистрационный номер (10);

 ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 )6;

 адресат (14)7;

 заголовок (17);

 текст (19);

 отметка о наличии приложения (20)8;

 подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций

(21);

 печать (24)9;

 отметка об исполнителе (26)10.

 Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?».

 Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас....

 Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это

обусловлено содержанием гарантийного письма.

Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-

хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная

особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются

оттиском печати организации.

Стиль переписки государственных организаций

Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных

структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными

инстанциями.

Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа

(просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее

письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего

лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме

(министерством принято решение).

Структура текста

Текст письма состоит из вступления, изложения или доказательства и заключения.

Во вступлении обосновываются причины возникновения вопроса или дается его краткая

история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается

ссылка на него.

В изложении или доказательстве приводится аргументирующая информация: изложение

фактов, описание ситуаций и т.д.

В заключении формулируется основная цель письма, приводятся выводы, предложения,

просьбы, распоряжения, т.е. излагается позиция автора.

Особенности стиля переписки коммерческих организаций

Появление стиля переписки коммерческих организаций обусловлено изменениями

характера и этики взаимоотношений между ними. Партнерские отношения возможны

только при условии равноправия и взаимного уважения сторон. Характерной особенностью

стиля является подчеркнутая вежливость и тактичность. По этой причине активно

используется сослагательное (условное) наклонение глаголов. Повелительное наклонение

недопустимо. Рекомендуется избегать категоричных выражений, что достигается вводными

словами: по-видимому..., если возможно... и т.п.

Необходимо также отметить, что особенности стиля переписки негосударственных

организаций диктуют необходимость избегать фиксации отметки о наличии приложения

(20). Прилагаемые документы целесообразно упоминать в тексте письма.

Нормы делового этикета при ведении переписки

Ответное письмо должно быть адресовано лицу, подписавшему инициативное письмо,

направленное в ваш адрес. Должностной ранг адресата должен соответствовать

должностному рангу лица, подписавшего письмо (21). Необходимо отвечать на каждое

поступившее письмо. Срок ответа - неделя.

Если письмо содержит в себе отказ от предложений вашего корреспондента, то необходимо

указать и обосновать его причину.

Отказ не должен выглядеть окончательным. Необходимо наметить варианты дальнейшего

сотрудничества: определить срок, когда стороны могут вернуться к продолжению диалога;

выдвинуть альтернативные предложения; запросить дополнительную (конкретную)

информацию и т.д.

26) Что входит в понятие документооборота?

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до

завершения исполнения или отправки.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций),

исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих

в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их

заверенные копии.