Шпоры по архивоведению

Подождите немного. Документ загружается.

1. Предмет архивоведения.

Основные понятия и

определения.

Архивоведение – это наука,

изучающая историю, теорию и

практику архивного дела.

Предмет архивоведения

включает следующие вопросы:

 принципы и методы отбора

документов, подлежащих

архивному хранению;

 способы хранения,

обеспечивающие полную

сохранность документов;

 создание системы информации

о содержании документов;

 организация всестороннего

использования документальной

информации;

 организация работы архивных

учреждений.

Главная цель изучения

дисциплины «архивоведение» -

обучение первичным навыкам

архивной работы специалистов-

документоведов.

Задачи изучения курса:

1. Дать первичные понятия о

развитии архивного дела в России.

2. Дать первичные навыки

современных архивных технологий.

3. Подготовить к работе в

ведомственном или

государственном архиве.

Предмет архивоведения

включает следующие вопросы:

 принципы и методы отбора

документов, подлежащих

архивному хранению;

 способы хранения,

обеспечивающие полную

сохранность документов;

 создание системы

информации о содержании

документов,

 организацию всестороннего

использования документальной

информации;

 организацию работы

архивных учреждений.

2. Архивная терминология.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской

Федерации» вводит следующие понятия:

1) архивное дело в Российской Федерации - деятельность

государственных органов, органов местного самоуправления,

организаций и граждан в сфере организации хранения,

комплектования, учета и использования документов Архивного

фонда Российской Федерации и других архивных документов;

2) архивный документ - материальный носитель с

зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты,

позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу

значимости указанных носителя и информации для граждан,

общества и государства;

3) документы по личному составу - архивные документы,

отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

4) документ Архивного фонда Российской Федерации -

архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов,

поставленный на государственный учет и подлежащий

постоянному хранению;

5) особо ценный документ - документ Архивного фонда

Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-

историческую и научную ценность, особую важность для общества

и государства и в отношении которого установлен особый режим

учета, хранения и использования;

6) уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий

себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его

внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его

значения и (или) автографичности;

7) архивный фонд - совокупность архивных документов,

исторически или логически связанных между собой;

8) Архивный фонд Российской Федерации - исторически

сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных

документов, отражающих материальную и духовную жизнь

общества, имеющих историческое, научное, социальное,

экономическое, политическое и культурное значение, являющихся

неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов

Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам

и подлежащих постоянному хранению;

9) архив - учреждение или структурное подразделение

организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и

использование архивных документов;

10) государственный архив - федеральное государственное

учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации

(далее - федеральный государственный архив), или

государственное учреждение субъекта Российской Федерации,

создаваемое органом государственной власти субъекта Российской

Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской

Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование,

учет и использование документов Архивного фонда Российской

Федерации, а также других архивных документов;

11) муниципальный архив - структурное подразделение органа

местного самоуправления муниципального района, городского

округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом,

которые осуществляют хранение, комплектование, учет и

использование документов Архивного фонда Российской

Федерации, а также других архивных документов;

12) постоянное хранение документов Архивного фонда

Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда

Российской Федерации без определения срока (бессрочное);

13) временное хранение архивных документов - хранение

архивных документов до их уничтожения в течение сроков,

установленных нормативными правовыми актами;

14) временное хранение документов Архивного фонда

Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда

Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в

порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального

закона;

15) депозитарное хранение документов Архивного фонда

Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда

Российской Федерации федеральными органами исполнительной

власти и организациями (в том числе академиями наук Российской

Федерации, имеющими государственный статус, за исключением

Российской академии наук) в течение сроков и на условиях,

определенных соответствующими договорами между ними и

специально уполномоченным Правительством Российской

Федерации федеральным органом исполнительной власти;

16) экспертиза ценности документов - изучение документов на

основании критериев их ценности в целях определения сроков

хранения документов и отбора их для включения в состав

Архивного фонда Российской Федерации;

17) упорядочение архивных документов - комплекс работ по

формированию архивных документов в единицы хранения (дела),

описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в

соответствии с правилами, установленными специально

уполномоченным Правительством Российской Федерации

федеральным органом исполнительной власти;

18) владелец архивных документов - государственный орган,

орган местного самоуправления либо юридическое или физическое

лицо, осуществляющие владение и пользование архивными

документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в

пределах, установленных законом или договором;

19) пользователь архивными документами - государственный

орган, орган местного самоуправления либо юридическое или

физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к

архивным документам для получения и использования

необходимой информации.

3. Архивы в России до начала ХХ в.

Первые архивы Киевской Руси

В Киевской Руси зарождается единая система документохранения в

архивах.

Первыми архивами Киевской Руси были:

 Казна Княжьего двора — центральный общегосударственный

архив;

 местные архивы (хранили посадники);

 архивы храмов и монастырей (хранились особо важные доку-

менты).

Архивные документы использовались в юридической, хозяйст-

венной, идеологической жизни, во внешних сношениях Киевской Руси

с соседними странами, прежде всего с Византией. Документы являлись

основой летописей, благодаря чему многие из них дошли до нас в

списках.

Становление архивного дела в Московской Руси

Возвышение в XIV в. Москвы, формирование Московской Руси,

Центральным архивом Московской Руси стала Государева казна,

Государственный архив России

Во главе архивов находился Государев (царский) архив — главный

государственный архив России.

В конце XVI в., после Ивана Грозного, большинство дел Госу-

дарева архива было передано в Посольский приказ.

Создание в XVI в. системы приказов — учреждений, ведавших

отраслями государственного управления или отдельными регионами

России, — привело к формированию сети центральных, приказных,

архивов. В приказном делопроизводстве и соответственно

архивохранении выделяются следующие разновидности документов:

 столп, список — подлинный документ, текст которого полностью

умещается на одном листе и не требует продолжения на других листах;

 столбец — склейка из ряда столпов, продолжающих по содержа-

нию друг друга, возможная ширина 15—17 см, длина до конца

документа (Соборное Уложение 1649 года) — 309 м, на лицевой

стороне — текст документа, на оборотной — рукоприкладство всех

помянутых в документе лиц, относящиеся к документу пометы и

надписи, скрепы составов столбца;

 тетрадь — несколько столпов, сшитых в единый корешок:

 книга — несколько тетрадей, сшитых в единый корешок;

 грамота — особо важный правительственный или частный доку-

мент, преимущественно на одном листе.

Первоначально архивные дела хранились в приказах вместе с

текущим делопроизводством, затем перешли к отдельному хранению

архивов.

На местах архивы вели земские дьяки. В уездных губных избах

откладывались судебные дела.

Реформы Петра I, проводившиеся в первой четверти XVIII в.,

которые привели к реорганизации органов власти и местного

управления, модернизации жизни общества, затронули и архивное

дело. Задачи создания новых ведомственных архивов и

систематизации архивов ликвидированных учреждений предо-

пределили направление развития архивного дела в петровский и

постпетровский периоды.

 В 1704 г. был образован Кабинет Петра I — канцелярия и архив

при ней

 сейчас находится в РГАДА.

В 1712 г. после образования Сената были сформированы Сенатские

архивы: в Москве - исторический, в Петербурге — текущий.

В 1718 г. началось формирование коллегий вместо приказов. При

коллегиях были созданы собственные архивы, важнейшими из

которых были: финансовый — при Ревизион-коллегии; судебный —

при Юстиц-коллегии; хозяйственный — при Вотчинной коллегии и

Эконом-коллегии.

В 1720 г. был создан архив Коллегии иностранных дел, который

включил документы Посольского приказа и текущего делопро-

изводства. В 1724 г. на его основе сформировался Московский архив

Коллегии иностранных дел — Генеральный архив старых

государственных дел - первый исторический архив России.

В XVIII в. изменяется организация архивного дела. Архивы

отделяются от делопроизводства, становятся самостоятельны-

ми. Изменяется сам подход к документам и архивному делу.

В 1720 г. был принят Генеральный регламент, установивший

правила делопроизводства:

 архивное дело было окончательно отделено от делопроизводства;

 архив стал структурной частью учреждения и был определен как

особое учреждение для приемки и хранения законченных де-

лопроизводством дел;

 архив принимал дела через три года после завершения их

делопроизводством;

 впервые введены термины "архив" и "архивариус".

Также были изданы указы о переходе от столбцового делопро-

изводства к тетрадям и книгам (1700 г.), о создании копийного

фонда документов до XVIII в. (1710 г.).

В 1737 г. произошел пожар Москвы, равный но значимости по-

жару 1626 года. Это стало второй разделительной датой в развитии

архивного дела.

Были изданы указы: о запрете выноса архивных дел из архивов

(1763 г.); о хранении дел в шкафах под присмотром архивариуса; о

передаче дел из учреждений в архивы в упорядоченном состоянии по

описям и реестрам - по происхождению, тематике, хронологии (1781

г.).

Хранение осуществлялось: в сухом, охраняемом, противопожарном

месте под присмотром архивариуса; в шкафах: документы были

расположены по происхождению, тематике, хронологии; с указанием

номера дела, года, названия, места хранения.

4. Архивы в первые годы советской власти

(1917-1921).

В связи с преобразованиями, начавшимися

после прихода к власти большевиков в октябре

(ноябре) 1917 г., возникла проблема сохранения

дореволюционных архивов, которые стихийно

уничтожались в массовом порядке, особенно на

местах. Архивное дело включало в себя охрану уже

существовавших архивов, собирание документов

ликвидировавшихся учреждений, организаций,

предприятий, собирание частных и церковных

архивных коллекций, формирование архивов новой

власти. Можно выделить следующие основные

мероприятия в области архивного дела,

проведенные в первые месяцы после прихода к

власти большевиков:

 Декрет СНК РСФСР от 01.04.1918 о

реорганизации и централизации архивного дела в

РСФСР (основные принципами которого были

национализация, централизация, демократизация);

 создание Центрального комитета по

управлению архивами (02.04.1918), на который были

возложены задачи по управлению архивным делом в

РСФСР;

 создание Единого Государственного

Архивного Фонда, в который вошли все

ведомственные и государственные архивы, находя-

щиеся в РСФСР, национализированные исторические

архивы, архивы учреждений царского и временного

правительств, документы вновь образующихся

советских учреждений;

 создание Главного Управления Архивным

Делом при СНК РСФСР, задачами которого были

руководство ЕГАФ, обеспечение сохранности

документов, находящихся в национализированных

архивохранилищах (все архивы до 1917 года),

контроль и учет документов текущего

делопроизводства, собирание их в архивы, разборка,

систематизация, описание, использование архивных

дел; на местах эту работу проводили инспекторские

группы ГУАД при ГубОНО;

 запрет бесконтрольного уничтожения

документов (только с ведома и под контролем ГУАД и

его инспекторских групп).

31.01.1919 был издан Декрет СНК РСФСР о

губернских архивных фондах, которым было

предусмотрено:

 создание губернских архивов во главе с

назначаемым ГУАД заведующим и советом при нем;

 в губернских архивных фондах в составе

ЕГАФ введено разделение на документы до 1917 года

и после него;

 губисполкомам поручено принимать меры к

охране архивных документов.

30.01.1922 Декретом ВЦИК РСФСР

утверждено Положение о Центрархиве РСФСР.

Данным Положением:

 все архивные учреждения РСФСР

объединены в Центрархив РСФСР в ведении ВЦИК

РСФСР;

 все находящиеся в нем документы

объединены в ЕГАФ РСФСР;

 вводится единая система Центрархива —

Управление Центрархивом в Москве и губотделы

Центрархива на местах;

 вводится двойное подчинение местных

архивов — губисполкомам и Центрархиву;

 Центрархив руководит архивной частью

текущего делопроизводства в учреждениях.

20.11.1922 было принято Временное

положение о губернских (областных) архивных бюро,

которое регламентировало деятельность губархбюро

исходя из Положения о Центрархиве РСФСР.

Таким образом, в 1917—1922 гг. была создана

правовая основа для развития советского архивного

дела.

5. Процесс централизации управления архивами

(1922-1929).

20 декабря 1921 года Президиум ВЦИК

утвердил Положение ом Центральном архиве

РСФСР. Главное управление архивным делом

передавалось из наркомата просвящения в

ведение ВЦИК, Главархив переименовывался

в Центральный архив РСФСР. Все архивные

учреждения объединялись в Центрархив

РСФСР, им заведывало Управление

Центрархива. На Центрархив возлагалось

общее руководство постановкой архивной

части текущего делопроизводства в

правительственных учреждениях РСФСР.

Создавалась новая структура Архивного

управления. Оно состояло из общего и

научно-методического отделов.

Реорганизация Главархива в Центрархив

вызвала необходимость преобразования

местных архивных органов. 20 ноября 1922

года ВЦИК утвердил новое временное

«Положение о местных архивных органах».

Они получили название архивных бюро.

Губернские или областные архивные бюро

состояли при секретариатах президиумов

исполкомов. Заведующий архивным бюро

назначался исполкомом по согласованию с

Центрархивом.

21 апреля 1924 года ВЦИК и СНК РСФСР

принял постановление, распространившее

право Центрархива на включение в ЕГАФ

архивных фондов и предприятий,

преобразованных и переименованных после

Октябрьской революции. Однако 13 марта

1926 года пришлось дополнительно в новом

постановлении указать на обязанности всех

государственных и общественных

учреждений и предприятий сдавать в архивы

имеющиеся у них материалы. Постановление

более подробно давало перечень видов

документов, которые включались в ЕГАФ и

подлежали хранению в государственных

архивах. Для обеспечения деятельности

учреждений, музеев и библиотек им

разрешалось оставлять у себя на время

некоторые комплексы документов.

Первый съезд архивных работников

РСФСР.

Съезд поставил большие задачи перед

архивными учреждениями по концентрации

материалов советского периода, укреплению

центральных и местных государственных

архивов, установлению тесных связей с

государственными и, научными и другими

учреждениями, обеспечению научного

исследования и публикации документов.

Вторая конференция архивных

работников РСФСР. Конференция

состоялась 11-15 января 1927 года.

В 1929 постановление ВЦИК и СНК РСФСР

было утверждено «Положение об архивном

управлении РСФСР». Положение определяло

состав Государственного архивного фонда

(ГАФ) РСФСР, отношение архивных органов к

архивам учреждений, организаций,

предприятий, систему центральных и

местных государственных архивов, формы и

методы проведения экспертизы

документальных источников, их

практического и научного использования.

Положение предусматривало создание

Центрального архивного управления (ЦАУ)

при ВЦИК. На ЦАУ возлагалось заведывание

ГАФ и руководство архивным делом в

республике.

В Положении были определены новые

сроки хранения документов в учреждениях –

10 лет. Органы ЗАГС имели право хранить

документы 75 лет. От учреждений и

организаций требовалось составление

перечней дел, подлежащих постоянному и

временному хранению. Для проведения

экспертизы дел в учреждениях создавались

разборочные комиссии. В Положении

оговаривались категории лиц, которые

допускались к занятиям в архивах.

Второй съезд архивных работников.

Съезд состоялся 25 мая-1 июня 1929 года. На

съезде говорилось о важности правильной

постановки делопроизводства в

государственных учреждениях Много

внимание было уделено пятилетнему плану

работы архивных учреждений. Среди

первоочередных задач съезд признал

необходимым усилить связи с учреждениями

по использованию документов,

6. Архивное дело в СССР в 1930-1980-е гг.

С возникновением ЦАУ СССР была

сделана попытка перестроить всю

систему государственных архивов. В

основу разработанного в 1930 году

проекта реорганизации был положен

принцип распределения документов

государственных архивов по

общественно-экономическим

направлениям.. Произошли изменения и

в Архиве народного хозяйства, культуры

и быта – распределение его материалов

по другим архивам привело к его

упразднению в 1934 году. ИЗ

центрального архива октябрьской

революции выбыл отдел падения старого

режима, архив профсоюзов

преобразован в самостоятельный

Центральный архив профдвижения,

фото- фонодокументы составили

самостоятельный Центральный фото-

киноархив СССР.

В результате изменений к 1938 году

под руководством ЦАУ РСФСР

находились: Государственный архив

феодально-крепостнической эпохи,

Особый отдел Центрального

исторического архива, Межевой архив,

Государственный архив внешней

политики, Центральный архив

революции и Центральный архив

Октябрьской революции.

С расширением выпуска звукозаписей

возникла необходимость создания

специального архива. Позднее он был

слит с Центральным архивом

кинофотодокументов.

Подготовка архивных кадров. В

1928 году в Московском

государственном университете на

историко-археологическом отделении

этнологического факультета был

основан «архивный цикл», который

предусматривал четырехлетний срок

обучения архивных специалистов.

Статус архивов и архивистов

претерпел серьезные изменения после

принятия Конституции 1936 г. и

упразднения ВЦИКа. В 1938 г. Архивные

учреждения были переданы в систему

Народного комиссариата внутренних

дел(НКВД) СССР. ЦАУ СССР

преобразовали в Главное архивное

управление НКВД СССР.

Накануне войны— 29 марта 1941 г. было

принято Положение о государственном

архивном фонде и сети государственных

архивов. Втсоответствии с ним создавался

единый в масштабах СССР государственный

архивный фонд, соответственно повышался и

статус ГАУ как главкатобщесоюзного

значения.

В годы войны главной задачей архивистов

стали спасение документов,тих эвакуация,

реэвакуация, использование материалов для

решениятнароднохозяйственных задач в

интересах победы.

В августе 1942 года архивным органам

было данотуказание о запрещении

уничтожения документов, отложившихся

в учреждениях в период войны.

Архивы в 1945-1980 – е годы. В 1946

году в связи с преобразованием

народных комиссариатов в министерства

ГАУ НКВД СССР стало называться ГАУ

Министерства внутренних дел СССР.

13 августа 1958 г. Совет Министров СССР

утвердил «Положение о государственном

архивном фонде СССР». По «Положению…»

ГАФ СССР представляет собой совокупность

принадлежащих государству

документальных материалов, имеющих

научное, политическое и практическое

значение. Было подчеркнуто, что документы

ГАФ хранятся не только в государственных

архивах, но и в архивах учреждений и

предприятий.

Создавалась следующая сеть центральных

государственных архивов СССР:

Центральный государственный архив

Октябрьской революции, высших органов

государственной власти и органов

государственного управления СССР;

Центральный государственный

архив(ЦГА) народного хозяйства СССР;

ЦГА Советской армии;

активизировать работу по созданию научно-

справочного аппарата, укрепит местные

государственные архивы, привести в порядок

ведомственные архивохранилища. Съезд

одобрил тезисы пятилетнего плана.

ЦГА Военно-морского флота СССР;

ЦГА литературы и искусства СССР;

ЦГА древних актов;

ЦГА кинофотофонодокументов;

Центральный государственный

исторический архив СССР;

Центральный государственный

военно-исторический архив СССР.

7. Архивное дело в России на современном

этапе.

Принципиально новый этап в архивном

деле в России наступил в годы

горбачевской перестройки и особенно

после провала августовского путча 1991

года. небывалый рост интереса к

отечественной истории XX века

способствовали повышению престижа

архивистов. Уже 24 августа 1991 г.

Президент Российской

Федерациииподписал указы «Об архивах

Комитета государственной безопасности»

и «О партийных архивах». Если первый

документ фактически так и остался на

бумаге, то передача партийных архивов в

ведение Главархива в большей своей части

была реализована В июне 1992 г.

Президент РФ санкционировал своим

указом рассекречивание всех документов,

связанных с массовыми репрессиями и

посягательствами на права человека.

В 1994 году создана Государственная

архивная служба России (Росархив). В 1998

г Правительством РФ было принято

постановление «Об утверждении

Положения о Федеральной архивной

службе России»

Современная система архивов России

представлена четырьмя типами:

государственные архивы, ведомственные

архивы, негосударственные архивы,

муниципальные архивы.

Ведомственные архивы оформились в

три вида: текущие архивы собственно

ведомств, текущие архивы учреждений,

организаций, предприятий, входящих в

состав ведомственных систем, и

специализированные отраслевые

ведомственные фонды с централизованной

организацией хранения исторических и

оперативных документальных комплексов.

Государственные архивы — это

специализированные государственные

учреждения, основное звено системы

учреждений архивной службы России.

Негосударственные архивы включают

не менее шести видов: архивы

приватизированных предприятий, архивы

банков и других коммерческих структур,

архивы партий, профсоюзов и

общественных движений, архивы

официально зарегистрированных частных

фондов, архивы творческих объединений,

архивы религиозных конфессий.

Муниципальные (районные и

городские) архивы представлены

архивами органов местного

самоуправления и кооперированными

архивами, в основном концентрирующими

документы местных учреждений,

организаций, предприятий по личному

составу.

Все четыре названных типа архивов в той

или иной степени в настоящее время

испытывают воздействие нескольких

факторов.

Первый фактор – это законодательное

регулирование их деятельности. В

наибольшей мере он коснулся

государственных и ведомственных

архивов.

Второй фактор - это

организационная перестройка

экономической, политической,

социальной и интеллектуальной сфер

жизнедеятельности российского

общества.

Третий фактор - изменение

ценностных ориентиров

жизнедеятельности общества, подчас

противоречивое, что особенно

характерно для переходных периодов,

- привел к снижению общественного

статуса государственных, местных и

8. Государственная архивная служба

Российской Федерации и ее задачи.

Федеральная архивная служба РФ — Росархив

Ведение архивного дела возлагается на

центральный орган исполнительной власти РФ в

области архивного дела — Федеральную

архивную службу России (Росархив), ее органы и

учреждения.

В систему Росархива входят:

 государственные органы управления

архивным делом республик в составе РФ, краев,

областей, автономной области, автономных

округов, городов, районов;

 архивные учреждения - федеральные

госархивы и центры хранения документации,

центральные госархивы и центры хранения

документации республик в составе РФ, госархивы

и центры хранения документации краев, областей,

автономной области, автономных округов,

городов, районов;

 научно-исследовательские учреждения и

другие организации и предприятия,

обеспечивающие ее деятельность.

Росархив является федеральным органом

исполнительной власти, осуществляющим

государственное регулирование в области

архивного дела и контроль за сохранностью,

комплектованием, использованием Архивного

фонда РФ. На местах функции Росархива

выполняют архивные органы местной исполни-

тельной власти.

Задачи Росархива:

 организация и обеспечение формирования,

сохранности, использования Архивного фонда

РФ;

 анализ состояния архивного дела, изучение

тенденций и закономерностей, определение

концепции и стратегии его развития с учетом

региональных особенностей;

 разработка единых принципов организации

хранения, комплектования, учета, использования

документов Архивного фонда РФ;

 развитие и совершенствование совместно с

федеральными органами государственной власти

и органами государственной власти субъектов РФ

архивного дела и делопроизводства, в том числе

государственной системы делопроизводства и

унифицированных систем документации;

 координация деятельности подчиненных

федеральных государственных архивов, научных

и других организаций, обеспечение их

функционирования;

 контроль за соблюдением законодательства

РФ в области архивного дела;

 ведение централизованного госучета

документов Архивного фонда РФ и обеспечение

информацией о его составе и содержании органов

государственной власти, физических и

юридических лиц;

 осуществление международных связей в

области архивного дела и делопроизводства.

Росархив организует и контролирует работу

государственных архивных учреждений.

Архив — учреждение или структурное

подразделение учреждения, организации,

предприятия, осуществляющее прием и хранение

архивных документов в интересах пользователей.

В зависимости от сроков хранения архивных

документов архивы подразделяются на

постоянные и временные.

Постоянное хранение документов

государственной части Архивного фонда РФ

осуществляют федеральные государственные

архивы, центры хранения документации и их

филиалы, центральные государственные архивы,

государственные архивы, центры хранения

документации республик, краев, областей,

городов федерального значения, автономной

области, автономных округов и их филиалы,

районные и городские архивы. Районные и

городские архивы могут осуществлять временное

хранение документов государственной части

Архивного фонда РФ до передачи их на

постоянное хранение в соответствующие

учреждения Росархива.

9. Полномочия Российской Федерации в

области архивного дела.

К полномочиям Российской Федерации в

области архивного дела относятся:

1) разработка и проведение единой

государственной политики в области архивного

дела;

2) установление единых правил организации

хранения, комплектования, учета и использования

документов Архивного фонда Российской

Федерации и других архивных документов и

контроль за соблюдением указанных правил;

3) хранение, комплектование, учет и

использование архивных документов и архивных

фондов:

а) федеральных государственных архивов,

федеральных музеев и библиотек;

б) федеральных органов государственной

власти, иных государственных органов

Российской Федерации, в том числе органов

прокуратуры Российской Федерации,

Центральной избирательной комиссии Российской

Федерации, Счетной палаты Российской

Федерации, Центрального банка Российской

Федерации (Банка России);

в) государственных внебюджетных фондов;

г) академий наук Российской Федерации,

имеющих государственный статус, и входящих в

них организаций;

д) федеральных государственных унитарных

предприятий, включая казенные предприятия, и

федеральных государственных учреждений (далее

- федеральные организации), в том числе

расположенных за пределами Российской

Федерации;

4) решение вопросов о передаче архивных

документов, находящихся в федеральной

собственности, в собственность субъектов

Российской Федерации и (или) муниципальных

образований;

5) решение вопросов о временном вывозе

документов Архивного фонда Российской

Федерации за пределы Российской Федерации.

отчасти ведомственных архивов и

одновременно способствовал

повышению престижа отдельных

подвидов негосударственных архивов.

Четвертый фактор - финансовый –

болезненно отразился на управлении

прежде всего государственных

архивов.

Пятый фактор - концептуальная

неготовность архивистов к пересмотру

сложившихся, имевших давние традиции

профессиональных представлений в новых

политических и социально-экономических

условиях.

10. Полномочия субъектов Российской

Федерации в области архивного дела.

К полномочиям субъекта Российской Федерации в

области архивного дела относятся:

1) проведение государственной политики в области

архивного дела на территории субъекта Российской

Федерации;

2) хранение, комплектование, учет и использование

архивных документов и архивных фондов:

а) государственных архивов субъекта Российской

Федерации, музеев, библиотек субъекта Российской

Федерации;

б) органов государственной власти и иных

государственных органов субъекта Российской

Федерации;

в) государственных унитарных предприятий,

включая казенные предприятия, и государственных

учреждений субъекта Российской Федерации (далее -

организации субъекта Российской Федерации);

3) решение вопросов о передаче архивных

документов, находящихся в собственности субъекта

Российской Федерации, в собственность Российской

Федерации, иных субъектов Российской Федерации и

(или) муниципальных образований.

11. Полномочия муниципальных образований

в области архивного дела.

К полномочиям муниципального образования в

области архивного дела относятся:

1) хранение, комплектование (формирование),

учет и использование архивных документов и

архивных фондов:

а) органов местного самоуправления,

муниципальных архивов, музеев, библиотек;

б) муниципальных унитарных предприятий,

включая казенные предприятия, и муниципальных

учреждений (далее - муниципальные

организации);

2) решение вопросов о передаче архивных

документов, находящихся в муниципальной

собственности, в собственность Российской

Федерации, субъектов Российской Федерации,

иных муниципальных образований.

Органы местного самоуправления поселений,

муниципальных районов и городских округов

осуществляют деятельность в области архивного

дела согласно полномочиям по решению вопросов

местного значения, установленным Федеральным

законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об

общих принципах организации местного

самоуправления в Российской Федерации».

Законом орган местного самоуправления

муниципального района, городского округа может

наделяться отдельными государственными

полномочиями по хранению, комплектованию,

учету и использованию архивных документов,

относящихся к государственной собственности и

находящихся на территории муниципального

образования, с передачей необходимых для

осуществления данных полномочий материально-

технических и финансовых средств.

12. Состав Архивного фонда Российской

Федерации.

В состав Архивного фонда Российской

Федерации входят находящиеся на территории

Российской Федерации архивные документы

независимо от источника их происхождения,

времени и способа создания, вида носителя, форм

собственности и места хранения, в том числе

юридические акты, управленческая документация,

документы, содержащие результаты научно-

исследовательских, опытно-конструкторских и

технологических работ, градостроительная

документация, кино-, фото-, видео- и

фонодокументы, электронные и телеметрические

документы, рукописи, рисунки, чертежи,

дневники, переписка, мемуары, копии архивных

документов на правах подлинников, а также

архивные документы государственных

организаций, находящихся в иностранных

государствах.

Архивные документы включаются в состав

Архивного фонда Российской Федерации на

основании экспертизы ценности документов.

Решение научно-методических вопросов,

связанных с экспертизой ценности документов и

включением их в состав Архивного фонда

Российской Федерации, а также с определением в

его составе особо ценных документов, в том числе

уникальных документов, осуществляется

центральной экспертно-проверочной комиссией

специально уполномоченного Правительством

Российской Федерации федерального органа

исполнительной власти.

Специально уполномоченный Правительством

Российской Федерации федеральный орган

исполнительной власти утверждает перечни

типовых архивных документов с указанием сроков

их хранения.

Решение вопросов о включении в состав

Архивного фонда Российской Федерации

конкретных документов осуществляется

экспертно-проверочными комиссиями

федеральных государственных архивов и

уполномоченных органов исполнительной власти

субъектов Российской Федерации в области

архивного дела в пределах их компетенции.

Экспертиза ценности документов

осуществляется уполномоченным органом

исполнительной власти субъекта Российской

Федерации в области архивного дела,

государственным, муниципальным архивом

совместно с собственником или владельцем

архивных документов.

Экспертизе ценности документов подлежат все

документы на носителях любого вида,

находящиеся в федеральной собственности,

собственности субъекта Российской Федерации

или муниципальной собственности. До

проведения в установленном порядке экспертизы

ценности документов уничтожение документов

запрещается.

Включение документов, находящихся в частной

собственности, в состав Архивного фонда

Российской Федерации осуществляется на

основании экспертизы ценности документов и

оформляется договором между собственником

или владельцем архивных документов и

государственным или муниципальным архивом

(органом местного самоуправления

муниципального района, городского округа),

музеем, библиотекой либо организацией

Российской академии наук. В данном договоре

указываются обязанности собственника или

владельца архивных документов по хранению,

учету и использованию документов Архивного

фонда Российской Федерации.

13. Архивные документы, относящиеся к

государственной собственности.

К федеральной собственности относятся архивные

документы:

1) хранящиеся в федеральных государственных

архивах, федеральных музеях и библиотеках,

организациях Российской академии наук (за

исключением архивных документов, переданных в эти

архивы, музеи, библиотеки, организации Российской

академии наук на основании договора хранения без

передачи их в собственность);

2) государственных органов и организаций,

указанных в подпункте "б" пункта 3 части 1 статьи 4

настоящего Федерального закона;

3) бывших неприятельских государств,

перемещенные в Союз ССР в результате Второй

мировой войны и находящиеся на территории

Российской Федерации, если иное не предусмотрено

законодательством Российской Федерации о

перемещенных культурных ценностях;

4) отнесенные к федеральной собственности

федеральными законами.

К собственности субъекта Российской Федерации

относятся архивные документы:

1) хранящиеся в государственных архивах субъекта

Российской Федерации, музеях и библиотеках

субъекта Российской Федерации (за исключением

архивных документов, переданных в эти архивы,

музеи и библиотеки на основании договора хранения

без передачи их в собственность);

2) государственных органов и организаций субъекта

Российской Федерации.

14. Архивные документы, относящиеся к

муниципальной собственности.

К муниципальной собственности относятся

архивные документы:

1) органов местного самоуправления и

муниципальных организаций;

2) хранящиеся в муниципальных архивах,

музеях и библиотеках (за исключением архивных

документов, переданных в эти архивы, музеи и

библиотеки на основании договора хранения без

передачи их в собственность).

Разграничение собственности между

муниципальными образованиями,

муниципальным образованием и субъектом

Российской Федерации на архивные документы,

созданные до образования, объединения,

разделения или изменения статуса

муниципальных образований и хранящиеся в

муниципальных архивах, осуществляется в

соответствии с законодательством субъекта

Российской Федерации.

15. Архивные документы, относящиеся к

частной собственности.

К частной собственности относятся архивные

документы:

1) организаций, действующих на территории

Российской Федерации и не являющихся

государственными или муниципальными, в том

числе общественных объединений со дня их

регистрации в соответствии с законодательством

Российской Федерации об общественных

объединениях и религиозных объединений после

отделения церкви от государства (далее -

негосударственные организации);

2) созданные гражданами или законно

приобретенные ими.

16. Управление государственным архивом.

Государственный архив - государственное

учреждение, выполняющее социально-культурные и

другие функции некоммерческого характера,

входящее в единую систему Росархива и взаимодейст-

вующее с органами власти, государственными,

общественными, научными, культурными и иными

организациями, а также гражданами. Он осуществляет

правомочия по владению, пользованию и

распоряжению частью документов Архивного фонда

РФ, осуществляет их постоянное хранение,

обеспечивающее целостность исторически

сложившихся документальных комплексов, их

доступность для пользователей.

Задачи госархива:

 комплектование и учет документов;

 обеспечение их сохранности;

 обеспечение систематизации документов,

формирования научно-справочного аппарата к ним;

 обеспечение использования документов в

научных и практических целях;

 ведение научно-исследовательской и

методической работы в области архивоведения,

документоведения, археографии;

 контроль и руководство ведомственными

архивами.

Государственные архивы по своему профилю

подразделяются на общие и специализированные,

комплектующиеся и некомплектующиеся.

Общие архивы хранят документы,

относящиеся к определенной территории, вне

зависимости от времени их создания, способа и

техники закрепления информации.

Специализированные архивы хранят

документы, ограниченные историческим периодом,

тематикой содержания или способом и техникой

закрепления информации.

Архивы делятся на комплектующиеся и

некомплектующиеся (исторические) в зависимости

от того, пополняют они или нет свои фонды

документами, создающимися в их источниках

комплектования.

Временное хранение документов

государственной части Архивного фонда РФ

осуществляют органы государственной власти,

госучреждения, организации и предприятия в

создаваемых ими ведомственных архивах до передачи

их на постоянное хранение в госархивы.

17. Управление ведомственным архивом.

Ведомственный архив — архив, находящийся

в непосредственном подчинении ведомства,

хранящий до передачи в госархив ведомственные

архивные документы. В зависимости от объема

хранящихся документов он создается как

самостоятельное структурное подразделение

ведомства или как подразделение в составе

службы документационного обеспечения

управления ведомства.

Задачи ведомственного архива:

 комплектование документами,

законченными делопроизводством;

 учет и обеспечение сохранности

документов;

 создание к ним научно-справочного

аппарата;

 использование хранящихся в архиве

документов;

 оказание методической и практической

помощи структурным подразделениям ведомства

в работе с документами;

 подготовка и передача в госархивы

документов по истечении срока их хранения в

ведомственном архиве.

В зависимости от компетенций организации,

ведомства могут создаваться следующие

ведомственные архивы:

 центральный архив федерального органа

власти или органа власти субъекта РФ, хранящий

документы аппарата органа власти, документы

организаций непосредственного подчинения и

других организаций, включенных в список

источников комплектования архива,

утвержденный руководством органа власти;

 центральный отраслевой архив, хранящий

документы всех организаций, отнесенных к

определенной отрасли, всех уровней

подчиненности независимо от их

территориального расположения;

 объединенный архив, осуществляющий

хранение документы нескольких организаций

отрасли, связанных системой соподчиненности

или однотипных по профилю деятельности;

 архив организации, хранящий документы

только данной организации и ее

предшественников.

В зависимости от состава хранящейся

документации ведомственные архивы могут быть

общими, хранящими документы на бумажной

основе, научно-техническими, аудиовизуальными,

электронными. Преобладают общие

ведомственные архивы.

Ведомственные архивы являются первой

ступенью хранения архивных документов,

передавая их по истечении срока хранения в

государственные архивы.

Входящие в систему Росархива научно-

исследовательские и другие организации и

предприятия обеспечивают разработку

научно-теоретических проблем архивного

дела и внедрение их в жизнь. Ведущей

организацией является Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД), чьи разработки применяются на

практике в архивах России.

18. Порядок оформления и прием дел на архивное

хранение.

Подготовка дела к передаче в архив - оформление и

описание дела для передачи в архив.

Дело - совокупность документов или документ,

относящихся(йся) к одному вопросу или участку

деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в

соответствии с установленными правилами.

Формирование дела - группирование исполненных

документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и

систематизацией документов внутри дела.

Порядок формирования дел:

 дела формируются в соответствии с номенклатурой

дел;

 в дела помещаются только исполненные

документы в соответствии с заголовками дел по

номенклатуре;

 в дела помещаются документы одного

календарного года, за исключением переходящих дел;

 документы разных сроков хранения группируются

в дела раздельно;

 в дела не должны помещаться документы,

подлежащие возврату, дублетные экземпляры

документов, черновики;

 документы в деле располагаются по их

хронологии;

 дело не должно превышать 250листов при толщине

не более 4 см;

 приложения к документам независимо от их

датировки, присоединяются к тем, к которым они

относятся;

 каждый помещенный в дело документ должен быть

правильно оформлен;

 документы личного состава формируются в дела

отдельно от документов по основной деятельности.

Полному архивному оформлению дел подлежат

дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков

хранения и личного состава.

Для полного архивного оформления дела обязательно

соблюдение следующих основных требований:

 подшивка или переплет дела;

 нумерация листов дела;

 составление листа-заверителя дела;

 составление внутренней описи документов;

 внесение уточнений в реквизиты обложки дела,

касающихся названия организации, регистрационного

индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат

частичному оформлению, в них допускается не

проводить систематизацию документов, не нумеровать

листы дела, не составлять заверительную надпись.

Порядок оформления архивных дел следующий:

 дела подшиваются в твердую картонную обложку

или переплетаются, при этом из них изымаются все

металлические скрепления;

 особо ценные документы вкладываются в

подшиваемые в дело конверты;

 в конце дела подшивается бланк для заверительной

надписи; при необходимости в начале дела подшивается

бланк внутренней описи;

 нумерация листов дела производится черным

карандашом в правом верхнем углу листа арабскими

цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по

каждому тому отдельно;

 листы внутренней описи нумеруются

самостоятельно; (фотографии, чертежи и другие

иллюстративные материалы, представляющие

самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной

стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы

разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела;

 подшитые в дело конверты нумеруются

самостоятельно, сначала конверт, затем вложения;

 при наличии ошибок в нумерации листов возможно

введение литерных номеров листов;

 помешенный в дело лист-заверитель служит для

фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых

ссылкой на соответствующие акты;

 внутренняя опись дела служит для учета и

раскрытия содержания документов дела.

Основными реквизитами обложки дела являются:

 наименование организации и ее подчиненность;

 наименование структурного подразделения;

 индекс дела;

 номер дела по описи;

 заголовок дела;

 аннотация (при особо ценных документах);

 дата дела;

 количество листов в деле;

 срок хранения дела;

 архивный шифр дела;

 наличие места для нанесения архивных атрибутов.

Передача дел в архив производится при полной

архивной обработке дел по их описи.

Существует следующий порядок передачи дел в

ведомственный архив:

 передаются дела постоянного, временного (свыше

10 лет) хранения и личного состава;

 передача производится через год после завершения

дел делопроизводством;

 прием дел в архив производится зав. архивом

поединично по описи в присутствии представителя того

структурного подразделения, чьи дела передаются в

архив;

 при передаче особо ценных дел производится их

полистный просмотр;

 при отсутствии дел на них составляется справка,

объясняющая это отсутствие;

 передача фиксируется в описи сдатчика и описи

приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра

делается отметка о наличии дел, указываются их

фактическое количество, номера отсутствующих дел,

дата сдачи дел в архив;

 по окончании приема дел зав. архивом

расписывается на трех экземплярах описи дел

постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел

долговременного хранения, при этом вторые экземпляры

описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в

архиве.

По истечении сроков ведомственного хранения

дела передаются в госархив на постоянное хранение.

При этом:

 передача дел в госархив производится ежегодно

или раз в 3—5 лет;

 документы передаются по описям и оформляются

актом приема-передачи дел на госхранение в двух

экземплярах, один из которых передается сдатчику, а

второй остается в архиве;

 документы принимаются в госархив в

упорядоченном состоянии с соответствующим научно-

справочным аппаратом и страховыми копиями на особо

ценные документы;

 при приеме документов производится проверка их

физического, санитарно-гигиенического и технического

состояния;

 прием документов производится поединично, а

особо ценных документов полистно, при этом в описях

делаются отметки об их передаче в архив;

 в архив с документами передаются три экземпляра

описи, один экземпляр описи возвращается в

организацию-сдатчицу;

 при первом приеме документов организации в

архив вместе с ними передается историческая справка

организации;

 документы негосударственных организаций

принимаются в госархив в соответствии с заключаемым

между ними договором;

 документы физических лиц поступают в госархив в

результате дарения, завещания, купли-продажи.

19. Обеспечение сохранности документов

Архивного фонда Российской Федерации.

Основной функцией всех архивов является

обеспечение сохранности документов, т.е.

"обеспечение физической сохранности документов и

их учет". Комплекс взаимосвязанных работ,

проводящийся в архивах, включает: создание

оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в хранилищах и их

топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из

архивов; учет документов, проверка их наличия и

состояния; выявление уникальных и особо ценных

документов и создание на них страхового фонда.

Учет архивных документов способствует их

сохранности, помогает осуществлять контроль за

наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет

документов, хранящихся в ведомственных архивах,

позволяет госархивам проводить планомерное

комплектование в соответствии с их профилем и

является основой планирования работы госархива .

Учету подлежатPВСЕPдокументы, хранящиеся в

архиве.

Основными единицами учета в архивах

являются: архивный фонд (или архивная коллекция),

единица хранения. Кроме основных единиц учета в

архивах, хранящих традиционные документы на

бумажной основе, могут учитываться документы

отдельных категорий дел (личные, следственные и др.)

и особо ценные документы; обязательному учету

подлежат также все листы дел постоянного хранения.

Особо ценные документы учитываются в соответствии

с правилами. Учет листов дел постоянного хранения

закрепляется листом-заверителем и указанием

количества листов в описи дел. Неописанные

документы учитываются по количеству листов.

20. Организация и обработка документов архивного

фонда.

В пределах архивного фонда учетно-

классификационной единицей является единица

хранения документов. Единицы хранения должны быть

описаны, систематизированы, внесены в описи и

оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и

использование.P

Единицы хранения (дела) систематизируются в

пределах фонда согласно схеме систематизации.

Систематизация документов проводится в

делопроизводстве и в архиве организации при подготовке

документов передаче в государственные архивы.P

Распределение дел внутри фонда по делениям

систематизации проводится с учетом следующих

признаков:P- структурного;P - хронологическогоP -

функционального, отраслевого, тематического,

предметно-вопросногоP, - номинальногоP, -

корреспондентскогоP,- географическогоP,- авторского.P

Сочетание структурного и хронологического признаков

дает два варианта схемы систематизации:

хронологически-структурный и структурно-

хронологический.P

Хронологически-структурная схема систематизации

применяется по отношению к фондам действующих

организаций и ликвидированных организаций с часто

менявшейся структурой. По этой схеме дела

группируются прежде всего по времени их создания, а в

пределах каждой хронологической группы – по

структурным подразделениям организации.P

Архивная обработка документовP– это комплекс

архивных работ по созданию и наполнению архивного

фонда организации. Работы по архивной обработке

документов проводятся в соответствии с требованиями

федерального российского законодательства и по

правилам архивной обработки.

комплекс мероприятий:

 комплексное обследование состояния архивного

и документального фондов предприятияP- определение

количества архивных фондов, состава документов, схемы

систематизации дел, уровня систематизации дел, уровня

оформления дел, наличия внутренних организационных

документов по делопроизводству и архивному делу;

наличия учетной и справочной документации

(номенклатуры дел, актов приема-передачи дел

(документов), актов выделения дел (документов) к

уничтожению и пр.);

 проведение экспертизы научной, исторической и

практической ценностиP– изучение и распределение

документов по группам: 1) документы, имеющие

научную или практическую ценность (требующие

архивной обработки): постоянного, долговременного

(более 10 лет) срока хранения, временного срока

хранения (до 10 лет включительно), по личному составу;

2) документы, не имеющие научную или практическую

ценность (подлежащие уничтожению);

- выделение и формирование дел постоянного,

временного и долговременного сроков хранения, а так

же документов по личному составуP(в т.ч. из россыпи

документов)- распределение документов по делам в

соответствии с выбранной схемой систематизации.

- оформление дел в соответствии со стандартами: в

зависимости от сроков хранения проводится - полное

оформление (дела постоянного, временного - свыше 10

лет хранения и по личному составу): подшивка или

переплет дела, нумерация листов в деле, составление

заверительной надписи, составление, в необходимых

случаях, внутренней описи документов дела, оформление

обложки дела; или частичное оформление дела (для дел

временного – до 10 лет включительно срока хранения);

- составление описей дел и исторической справки к

фондуP– этапы составления описи: изучение истории

фондобразователя и истории фонда, разработка схемы

систематизации единиц хранения в фонде, формирование

и оформление описи

- переплетные и реставрационные работыP– по

требованию заказчика выполнение переплетных работ;

- выделение к уничтожению дел с истекшим сроком

хранения– выполняется по результатам экспертизы

ценности документов;

- составление акта о выделении дел к уничтожениюP-

выполняется одновременно с составлением описей. Акт

составляется на дела всей организации;

- утилизация (уничтожение) документовP– после

утверждения руководителем организации акта о

выделении документов (дел) на уничтожение,

отобранные на уничтожение документы (дела)

увязываются в связки, передаются на утилизацию по

приемо-сдаточной накладной;

- передача документов на государственное хранение;

помощь в разработке номенклатуры делP– разработка

проекта номенклатуры в соответствии с Типовыми и

Примерными номенклатурами с последующей

корректировкой с учетом специфики организации

21. Классификация, описание документов и дел.

Под классификацией документов в пределах

архивного фонда понимается их группировка и

расположение в фонде. За единицу классификации

документов и учётную единицу в пределах архивного

фонда принимается единица хранения (дело),

представляющая собой физически обособленный

отдельный документ или совокупность письменных

документов, заключённых в отдельную обложку.

Практическое осуществление классификации

документов (дел) в пределах архивного фонда называется

их систематизацией, которая проводится:

 в делопроизводстве учреждений при

составлении номенклатуры и формировании дел в

соответствии с нею, при подготовке дел к последующему

хранению и использованию;

 в ведомственных архивах при подготовке

документов к передаче в государственные архивы;

 в государственных архивах при составлении

и переработкеописей архивных фондовP(см. подраздел

4.1. настоящих Правил).

Систематизация дел в пределах фонда складывается из

двух процессов:

 разработки схемы систематизации дел фонда;

 распределения дел в соответствии со схемой

систематизации.

Схема систематизации

Схема систематизации фонда является основанием для

внутренней организации архивного фонда и закрепляется

описью дел фонда.

Разработке схемы предшествует изучение истории

фондообразователя и истории его фонда. Основные

деления схемы намечаются в процессе составления

исторической справки о фондообразователе, когда

выясняются его структура, компетенция и функции.

Схема систематизации архивного фонда учреждения в

зависимости от признака группировки дел может

отражать исторически сложившуюся структуру

фондообразователя, функции его деятельности, состав

его фонда (виды и разновидности документов) или

важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах

фонда.

Под описанием документов и дел понимается:

 процесс создания вторичной документной

информации путем переработки первичной,

содержащейся в документах, информации;

 раскрытие состава и содержания документов

каждого дела для обеспечения поиска и использования

документов.

 Описание производится на уровне фонда, единицы

хранения, документа.

К элементам описания относятся:

 информация по идентификации — название фонда,

заголовок единицы хранения, документа, поисковые

данные, объем единицы описания (фонд, единица

хранения, документ), крайние даты, вид носителя

информации;

 информация по истории образования и хранения —

история фондообразователя и история фонда;

 информация о составе и содержании — сведения о

составе и содержании документов фонда, сведения о

содержании единицы хранения и документа;

 информация об условиях доступа и использования

— условия доступа, авторские права, условия

репродуцирования и использования, язык документа,

физические характеристики, наличие научно-справочного

аппарата, подлинность/копийность документа, внешние

особенности;

 дополнительная информация — местонахождение

оригиналов и копий, библиография.

Описание на уровне фонда, единицы измерения

документа

Описание на уровне единицы хранения

предполагает:

 название фонда;

 название структурной части фондообразователя;

 справочные данные;

 вид носителя информации;

 условия доступа и использования;

 заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.

Описание на уровне документа включает:

 заголовок — вид документа, автор, адресат, вопрос

или предмет, событие, факт, имя, определяющее

содержание документа, местность, дата;

 справочные данные — поисковые данные;

 вид носителя информации;

 условия доступа и использования.

Заголовок, название фонда, единицы хранения,

документа должны быть краткими, точными,

грамотными.