Шпоры по архивоведению
Подождите немного. Документ загружается.
22. Основы учета документов.
Учет документов - это определение их количества и
состава в установленных единицах учета и отражение
этого количества и состава в учетных документах. На
основе фиксации в учетных документах
принадлежности каждой единицы учета к
определенному комплексу документов учет
обеспечивает организационную упорядоченность и
возможность адресного поиска документов, контроля
за их наличием и состоянием на основе единого
методического обеспечения.
Учет документов строится на принципах
централизации, унификации, динамичности, полноты
и достоверности. Указанные принципы реализуются
на основе:
установления общих для всех хранилищ
документов Архивного фонда Российской Федерации
единиц учета;
единства организации хранения и учета
документов;
сопоставимости учетных показателей;
строгой регламентации и стабильности
форм учетных документов и требований к их
заполнению;
оперативного внесения в установленные
сроки во все учетные документы изменений об объеме
и составе документов Архивного фонда Российской
Федерации, отражающих их фактическое количество и
состав.
Архив в соответствии с Регламентом
государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации осуществляет
государственный учет документов и представляет в
порядке, определенном Регламентом, учетные
сведения в вышестоящий орган управления архивным
делом для централизованного государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации.
Учету подлежат все хранящиеся в архиве
документы, в том числе неописанные и непрофильные
для данного архива, а также страховые копии
документов и копии фонда пользования, описи дел и
документов.
Учет производится путем присвоения документам
(единицам учета, единицам хранения) учетных
номеров, являющихся составной частью архивных
шифров.
Архивный шифр - обозначение, наносимое на
каждую единицу хранения с целью обеспечения ее
учета и идентификации. Архивный шифр состоит из
номеров: архивного фонда, архивной коллекции,
описи, единицы хранения, единицы учета, которые
указываются вслед за сокращенным названием архива
(его официальной аббревиатурой).
В состав архивного шифра единицы хранения
аудиовизуальных документов включаются также
обозначения (буквенные и цифровые) элемента
комплекта, размера негатива, носителя звуковой
информации.
23. Единицы учета документов.
Основными единицами учета документов
независимо от вида носителя, способа и техники
закрепления информации являются:
архивный фонд, архивная коллекция;
единица хранения.
Аудиовизуальные и машиночитаемые
(электронные) документы учитываются также по
единицам учета.
Документы личного происхождения,
прошедшие только первичную обработку,
учитываются, как правило, по документам или
листам.
Необработанные документы (россыпь)
учитываются из расчета 150 листов в одной
условной единице хранения.
Единица хранения - физически обособленные
документ или совокупность документов.
Единица хранения документов на бумажной
основе – дело - совокупность документов,
отдельный документ, заключенные в
обособленную обложку, папку.
Единица хранения кинодокументов - физически
обособленный рулон кинопленки или магнитной
ленты с записью изобразительной и/или звуковой
информации.
Единица хранения фотодокументов - физически
обособленный кадр (негатив, дубль-негатив,
позитив, слайд (диапозитив)), несколько кадров
панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон
диафильма, фотоальбом.
Единица хранения фонодокументов -
физически обособленные рулон кинопленки,
магнитной или бумажной ленты, кассета,
восковой валик, диск с записью звуковой
информации.
Единица хранения видеодокументов -
физически обособленные рулон магнитной ленты,
кассета, диск с записью изобразительной и
звуковой информации.
Единица хранения машиночитаемых
(электронных) документов - физически
обособленные рулон магнитной ленты, дискета,
жесткий диск, компакт-диск.
24. Единицы учета электронных
документов.
Единица учета кинодокументов — одна или
несколько единиц хранения, относящихся к
определенным фильму, журналу, спецвыпуску,
сюжету и др.
Единица учета фотодокументов — одна или
несколько единиц хранения, относящихся к
определенному диафильму.
Единица учета фонодокументов - одна или
несколько единиц хранения с записью
определенного события, произведения литературы
и искусства (нескольких произведений
литературы и искусства, объединенных по
авторскому, тематическому или другим
признакам) и др.
Единица учета видеодокументов - одна или
несколько единиц хранения с записью
определенного сюжета, произведения литературы
и искусства (нескольких произведений
литературы и искусства, объединенных по
авторскому, тематическому или другим
признакам) и др.
Единица учета машиночитаемых (электронных)
документов - комплект единиц хранения с
записью файла или нескольких файлов,
составляющих единый программно-
информационный объект (текст, гипертекст,
мультимедийный объект, база данных, банк
данных, база знаний).
25. Единицы учета аудиовизуальных
документов.
Единица учета кинодокументов — одна или
несколько единиц хранения, относящихся к
определенным фильму, журналу, спецвыпуску,
сюжету и др.
Единица учета фотодокументов — одна или
несколько единиц хранения, относящихся к
определенному диафильму.
Единица учета фонодокументов - одна или
несколько единиц хранения с записью определенного
события, произведения литературы и искусства
(нескольких произведений литературы и искусства,
объединенных по авторскому, тематическому или
другим признакам) и др.
Единица учета видеодокументов - одна или
несколько единиц хранения с записью определенного
сюжета, произведения литературы и искусства
(нескольких произведений литературы и искусства,
объединенных по авторскому, тематическому или
другим признакам) и др.
Единица учета машиночитаемых (электронных)
документов - комплект единиц хранения с записью
файла или нескольких файлов, составляющих единый
программно-информационный объект (текст,
гипертекст, мультимедийный объект, база данных,
банк данных, база знаний).
26. Основные учетные документы архива.
Учёт документов в государственном архиве
ведётся по основным и вспомогательным учётным
документам. Ведение основных учётных
документов обязательно для каждого
государственного архива. Необходимость ведения
вспомогательных учётных документов
определяется в каждом государственном архиве
руководством архива.
Основными учётными документами в
государственном архиве являются:
книга учёта поступлений документов P– для
учёта каждого поступления документов в архив;
книга учёта поступлений страхового фонда
и фонда пользованияP– для учёта каждого
поступления страхового фонда и фонда
пользования;
список фондов P– для пофондового и
количественного учёта фондов (объединённых
архивных фондов) – и архивных коллекций,
присвоения им номеров по мере поступления в
архив;
список фондов, содержащих особо ценные
делаP– для учёта фондов, содержащих особо
ценные документы;
лист фонда P– для фиксации изменений в
названии фонда, учёта состава и объёма фонда в
целом и по каждой описи, учёта и нумерации
описей данного фонда, учёта документов,
отражающих изменения в составе и объёме фонда;
архивная опись P– для поединичного и
суммарного учёта дел;
опись особо ценных дел P – для
поединичного и суммарного учёта особо ценных
дел и дел, содержащих отдельные особо ценные
документы;
опись страхового фонда P– для поединичного
и суммарного учёта единиц хранения страхового
фонда копий особо ценных документов;
реестр описей особо ценных дел P– для учёта
количества описей особо ценных дел;
инвентарная книга учёта дел, имеющих во
внешнем оформлении или в приложении к ним
материальные ценностиP, – для поединичного и
суммарного учёта таких дел;
паспорт архива – для отражения состояния
архива на 01.01. каждого года;
паспорт хранилища (произвольной формы) –
для суммарного учёта фондов, единиц хранения и
их состояния в данном хранилище (для хранилищ
I–III групп) на 01.01. каждого года;
сведения об изменении в составе и объёме
фондовна 01.01. каждого года.
Кроме того, для учёта количества листов в деле
должен иметьсялист-заверитель делаP; для учёта
документов в деле может быть
составленаPвнутренняя опись документов дела
Для централизованного государственного учёта
документовPГАФСССР государственными
архивами составляетсяPкарточка
фонда(Приложение 25 илиP25-а).
На каждый фонд ведётся дело фонда.
27. Вспомогательные учетные документы
архива.
Учёт документов в государственном архиве
ведётся по основным и вспомогательным учётным
документам. Ведение основных учётных
документов обязательно для каждого
государственного архива. Необходимость ведения
вспомогательных учётных документов
определяется в каждом государственном архиве
руководством архива.
Вспомогательными учётными документами
являются реестры описей, карточки и книги учёта
движения фондов, описей, дел, книги учёта
документов, передаваемых в другие архивы, книги
учёта фондов и дел, выделенных к уничтожению,
паспорта фондов иPдр.
28. Правовые основы комплектования
архива.
Комплектование архива – это систематическое
пополнение архива документами Архивного фонда
Российской Федерации в соответствии с его
профилем.
Комплектование архива включает:
определение источников комплектования архива;
определение состава документов, подлежащих
приему в архив;
прием-передачу документов в архив.
Правовой и нормативной основой комплектования
архива являются законы и иные правовые акты
Российской Федерации и субъектов Российской
Федерации, распорядительные и нормативные
документы Федеральной архивной службы России,
органов управления архивным делом субъектов
Российской Федерации, в соответствии с которыми он
обязан принять, а соответствующие государственные
организации обязаны передать в архив документы
Архивного фонда Российской Федерации в
установленные законом и подзаконными актами сроки
и в соответствии с установленной процедурой. На
основе действующего законодательства архив
комплектуется документами, передаваемыми ему
негосударственными организациями и физическими
лицами безвозмездно или за плату. Архив может по
своей инициативе создавать документы, отражающие
исторически значимые явления и процессы.
29. Временное хранение документов архивного
фонда.
Функции архива в структуре организации.
Основное назначение архивов состоит в
обеспечении сохранности и использования документов.
Для осуществления функции обеспечения сохранности
документов архиву нужно прежде всего иметь объекты
хранения. Осуществление контроля за состоянием,
хранением и учетом документов в учр-ях, орг-ях,
предпр-ях возложено на гос. архивную службу.
Функции контроля за деятельностью ведомственных
архивов выполняют гос.архивы.
Основная функция гос.архивов с переменным
составом документов – временное хранение
документов, поступающих из учр-ий районного звена
и сельских учр-ий и орг-ий. Выполняя эту функцию,
гос.архивы контролируют состояние документов в учр-
ях районного звена, сельскохозяйственных предпр- ях.
Функция комплектования архива.
1. Прием документов из стр.подр-ий и фондов
личного происхождения. Для архивов,
комплектующихся документами нескольких учр-ий,
обязательно составление и постоянное уточнение
списков таких учр-ий.
2. Ежегодное проведение экспертизы ценности
документов, хранящихся в архиве, отбор дел и
оформление документов на дела, подлежащие
дальнейшему хранению или уничтожению. Оказание
методической помощи в проведении экспертизы
ценности стр-ым подр-ям.
Функция обеспечения сохранности документов.
1. Создание условий, обеспечивающих
сохранность документов, путем проведения широкого
комплекса работ по охране и оборудованию
хранилищ, улучшению температурно-влажностного
режима хранения, нормальных санитарно-
гигиенических условий.
2. Организация учета документов в соответствии
с установленными правилами, постоянное внесение
текущих изменений в учетные документы,
отражающие количественный состав фондов архива.
Представление гос.службе сведений о документах
архива по установленной форме. Соблюдение порядка
выдачи дел из хранилища. Периодические проверки
наличия и состояния дел.
3. Создание страхового фонда копий на наиболее
ценные документы. Учет этих документов и их
страхового фонда.
4. проведение при необходимости работ пот
улучшению физико-химического состояния документов
(дезинфекция и реставрация документов).
5. Топографирование документов архива,
обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище.
Функция подготовки документов к передаче на
гос.хранение.
1. Архив составляет и представляет на
утверждение экспертно-проверочной комиссии
соответствующего архивного учр-ия годовой раздел
сводной описи дел постоянного хранения.
2. Подготовка кпередаче и передача на
гос.хранение документов с истекшими предельными
сроками ведомственного хранения.
3. Составление научно-справочного аппарата
к документам, передаваемым на гос.хранение с учетом
его соответствия научно-справочному аппарату, к
документам, переданным в гос.архив. составление
первичной исторической справки по истории
фондообразования.
4. В архивах, хранящих документы нескольких
учр-ий, проводится фондирование принятых в архив дел
и документов.
Функция использования документов.
Основная цель использования документов –
дальнейшее развитие отрасли или отдельной орг-ции,
изучение опыта прошлого. С учетом этого архив
проводит:
-информирование руководителей и работников
орг-ции о составе и содержании документов,
выявление документов по заданию руководства,
-исполнение запросов учр-ния и заявлений
граждан социально-правового характера, выдачу копий
документов и архивных справок, а также документов во
временное пользование заинтересованным учр-ям и
исследователям, работающим в читальном зале,
-организацию учета использования документов
архива
30. Депозитарное хранение документов
архивного фонда.
депозитарное хранение документов
Архивного фонда Российской ФедерацииP-
хранение документов Архивного фонда
Российской Федерации федеральными органами
исполнительной власти и организациями (в том
числе академиями наук Российской Федерации,
имеющими государственный статус, за
исключением Российской академии наук) в
течение сроков и на условиях, определенных
соответствующими договорами между ними и
специально уполномоченным Правительством
Российской Федерации федеральным органом
исполнительной власти;
В процессе деятельности любой организации
образуются и накапливаются различные виды
документов, в которых содержится информация,
имеющая ценность для компании и необходимая
для ее стабильной работы.
31. Учет поступления документов в архив.
Документы поступают в архив на хранение на
основании:
акта приема-передачи документов на
хранение;
акта приема на хранение документов
личного происхождения.
Документы могут ставиться на учет также по
результатам проведения отдельных видов архивных
работ.
Все принятые в архив документы вносятся в книгу
учета поступлений документов. Каждый впервые
поступивший в архив фонд записывается в список
фондов, на него заполняются лист фонда и карточки
указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На
аудиовизуальные документы при их нефондовой
организации заполняются листы учета
кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая
впервые поступившая опись учитывается в реестре
описей.
Для централизованного государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации
на новый фонд составляется карточка фонда, данные о
поступлении частей фондов, ранее принятых на
хранение, включаются в «Сведения об изменениях в
составе и объеме фондов на 01.01.0000 г.».
В книгу учета поступлений документов
последовательно вносятся все первичные и повторные
поступления документов. Каждое поступление
получает один порядковый номер независимо от того,
состоит ли оно из документов одного или нескольких
фондов; одного или нескольких видов
кинофотофоновидеодокументов. Нумерация
поступлений ведется в валовом порядке.
Если поступление состоит из документов
нескольких фондов или нескольких видов
аудиовизуальных документов, то данные по каждому
фонду, виду записываются с новой строки.
Если фонд поступает впервые, то номер фонда
проставляется в книге учета поступлений документов
после его присвоения по списку фондов. Если
поступившие в архив документы являются частью
фонда, уже находящегося на хранении, то в
соответствующей графе книги указывается номер,
присвоенный этому фонду ранее.
На 1 января каждого года подводится итог
количества поступивших за год документов, отдельно
указывается объем документов, принятых на
депозитарное хранение.
32. Учет выбытия документов.
Документы выбывают из архива на основании:
акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению;
акта о неисправимых повреждениях
документов;
акта приема-передачи документов на
хранение;
акта о необнаружении документов,
пути розыска которых исчерпаны;
акта возврата документов
собственнику;
акта об изъятии подлинных единиц
хранения, документов.
Документы могут быть сняты с учета также в
результате проведения отдельных видов архивных
работ.
При выбытии описанных документов в
соответствующей описи в графе «Примечания»
против каждой выбывшей единицы хранения,
единицы учета ставится штамп «Выбыло. В конце
описи во всех ее экземплярах делается новая
итоговая запись в установленном порядке.
В листе фонда указывается:
в графе «Выбытие» - акт, на основании
которого выбыли документы, и количество
выбывших документов раздельно по каждой
описи;
в графе «Наличие (остаток)» -
количество документов, оставшихся после
выбытия по каждой описи и фонду в целом.
При выбытии всех документов описи номер
этой описи другим описям не присваивается и
остается свободным, в реестре описей делается
соответствующая отметка.
Порядок записи выбытия документов в листе
учета аудиовизуальных документов аналогичен
порядку записи поступления.
В случае выбытия всего фонда в списке фондов
в графе «Отметка о выбытии» указывается, куда
выбыл фонд, и акт, на основании которого он
выбыл.
При передаче фонда из одного архива в другой
передаются 3 экземпляра описи и дело фонда.
Один экземпляр описи остается в архиве-сдатчике
и в качестве приложения к акту приема-передачи
документов на хранение включается в
собственный архивный фонд архива-сдатчика.
При выделении к уничтожению всех
документов фонда его описи и лист фонда
помещаются в дело фонда. Дело фонда
включается в собственный архивный фонд архива.
Учет выбытия неописанных дел и документов
осуществляется, как правило, по результатам
проведения работ по их описанию и ведется по
листу фонда в установленном порядке.
33. Учет особо ценных документов.
Листы учета и описания уникальных
документов, включенных в Государственный
реестр, хранятся в архиве единым комплексом в
порядке номеров фондов и описей в папке с
клапанами. На них составляется внутренняя
опись.
Учет особо ценных документов ведется по:
списку фондов, содержащих особо
ценные документы;
описям особо ценных дел, документов
или перечням номеров особо ценных дел,
документов (номерникам).
В описи особо ценных дел, документов за ними
сохраняются их прежние учетные номера.
Опись особо ценных дел, документов
(номерник) составляется на документы одной или
нескольких описей фонда в зависимости от
количества особо ценных единиц хранения,
единиц учета в данной описи в необходимом для
архива количестве экземпляров. К описи
составляется титульный лист.
Если большинство документов по описи
являются особо ценными, отдельная опись особо
ценных дел, документов не составляется, а
копируется имеющаяся опись. В таком случае к
ней также составляется номерник, который
является переводной таблицей от номера единицы
хранения, единицы учета документов к номеру
единицы хранения страхового фонда.
Сведения о копировании особо ценных
документов в целях создания страхового фонда
вносятся в соответствующие описи или
номерники по мере проведения их страхового
копирования.
В итоговой записи указывается общее
количество особо ценных единиц хранения,
единиц учета, включенных в опись или номерник.
По завершении копирования всех единиц
хранения, единиц учета по данной описи или
номернику указывается: “Все единицы хранения,
единицы учета скопированы, дата, должность,
подпись”.
Описи особо ценных дел, документов,
номерники учитываются в реестре описей особо
ценных дел, документов, номерников.
При отнесении документов к особо ценным в
описях в графе «Примечания» напротив
заголовков соответствующих единиц хранения,
единиц учета проставляются отметки «ОЦ».
В других учетных документах отметка «ОЦ»
проставляется к номеру фонда, номеру описи; она
является служебной и не входит в архивный шифр
единиц хранения, единиц учета.
34. Учет уникальных
документов.
Уникальные документы
подлежат специальному
государственному учету в
Государственном реестре
уникальных документов Архивного
фонда Российской Федерации,
ведение которого осуществляет
Федеральная архивная служба
России.
На выявленные уникальные
документы составляются листы
учета и описания уникальных
документов; по-
рядок составления и представления
этих листов определяется
инструктивно-методическими
документами по ведению
Государственного реестра
уникальных документов Архивного
фонда Российской Федерации.
Опись особо ценных дел,
документов (номерник)
составляется на документы одной
или нескольких описей фонда в
зависимости от количества особо
ценных единиц хранения, единиц
учета в данной описи в
необходимом для архива
количестве экземпляров. К описи
составляется титульный лист.
Если большинство документов
по описи являются особо ценными,
отдельная опись особо ценных дел,
документов не составляется, а
копируется имеющаяся опись. В
таком случае к ней также
составляется номерник, который
является переводной таблицей от
номера единицы хранения,
единицы учета документов к
номеру единицы хранения
страхового фонда.
Сведения о копировании особо
ценных документов в целях
создания страхового фонда
вносятся в соответствующие описи
или номерники по мере проведения
их страхового копирования.
В итоговой записи указывается
общее количество особо ценных
единиц хранения, единиц учета,
включенных в опись или номерник.
По завершении копирования всех
единиц хранения, единиц учета по
данной описи или номернику
указывается: “Все единицы
хранения, единицы учета
скопированы, дата, должность,
подпись”.
Описи особо ценных дел,
документов, номерники
учитываются в реестре описей
особо ценных дел, документов,
номерников.
При отнесении документов к
особо ценным в описях в графе
«Примечания» напротив заголовков
соответствующих единиц хранения,
единиц учета проставляются
отметки «ОЦ».
В других учетных документах
отметка «ОЦ» проставляется к
номеру фонда, номеру описи; она
является служебной и не входит в
архивный шифр единиц хранения,
единиц учета.
35. Источники комплектования архива.
Комплектование архива - систематическое
пополнение архива документами в соответствии с его
профилем и действующим законодательством.
Профиль архива определяется Федеральной архивной
службой РФ.
Источниками комплектования государственных
архивов, хранящих документы постоянно, являются
организации и физические лица, в деятельности
которых образуются подлежащие передаче в
госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив
определяет категории государственных организаций,
документы которых передаются в госархивы.
Совместно с собственниками Росархив определяет,
какие документы негосударственных организаций и
физических лиц могут быть приняты на договорной
основе на госхранение.
Комплектование госархива осуществляется в
соответствии со списками юридических и физических
лиц - источников комплектования, составляемыми в
архиве на основе критериев источников
комплектования и утверждаемыми Росархивом.
Выделяются следующие группы источников
комплектования:
учреждения и организации, документы которых
полностью передаются в госархив;
учреждения и организации, частично
передающие документы в госархив, поскольку они
либо входят в состав документов вышестоящих
учреждений и организаций, либо не являются особо
ценными;
учреждения и организации, от которых
осуществляется групповой выборочный прием
документов, имеющих ценную или необычную
информацию, в совокупности отражающую их дея-
тельность;
учреждения и организации, от которых
осуществляется повидовой выборочный прием
документов, имеющих особое значение как типовых
для данного вида учреждений и организаций.
В реальной архивной практике создаются два списка
источников комплектования.
В первый список входят учреждения и организации,
в деятельности которых создаются документы,
имеющие государственное значение, поступающие в
госархив в полном объеме, а также учреждения и
организации, в деятельности которых документы
неравнозначны, а потому поступают в госархив
выборочно, как типовые для них; кроме того,
учреждения и организации, сдающие в госархив лишь
отдельные, особо значимые виды документов,
характеризующих их деятельность. Все эти
учреждения и организации сдают документы в
госархив. Их ведомственные архивы контролируются
госархивом.
Второй список составляют учреждения и
организации, не сдающие свои документы в госархив,
но находящиеся под контролем госархивов как
возможные источники комплектования.
Кроме списков учреждений и организаций, сдающих
в госархив документы на бумажной основе, ведутся
списки физических лиц — источников
комплектования, а также, при приеме этих
документов в архив, списки учреждений и
организаций, являющихся источниками
комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и
электронных документов. Дополнительно может
вестись список негосударственных источников
комплектования до заключения с ними договоров о
передаче ими своих документов в госархив.
При приеме документов в госархив возможно
поступление их полностью или выборочно. При
полном поступлении документов учреждения и
организации передают в архив все свои архивные
документы.
При выборочном приеме в архив поступают все
ценные документы от отдельных организаций
определенного вида (групповой выборочный прием),
или часть ценных документов из числа
неповторяющихся в фондах других организаций от
конкретной организации (видовой выборочный
прием).
Документы в ведомственный архив передаются из
структурных подразделений через год после их
завершения делопроизводством. В госархив дела из
ведомственных архивов поступают по мере истечения
их срока хранения в ведомственных архивах в соот-
ветствии с Положением об Архивном фонде
Российской Федерации.
Передача документов из ведомственных в
государственные архивы происходит по
согласованному между ними графику ежегодно.
Передача производится по утвержденным госархивом
описям с полистным просмотром каждого дела.
Вместе с делами в госархив сдаются их описи и
научно-справочный аппарат к ним.
36. Экспертиза ценности документов.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации
производится на основании экспертизы их ценности.
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании
критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и
отбора их на постоянное хранение.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации
осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности
путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и
внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся:
функционально-целевое назначение организации (с учетом как ее особой
роли так и типового характера);
значение лица в жизни общества;
время и место создания документа.
К критериям содержания относятся:
значимость информации документа (уникальность и типичность);
повторение информации документа в информации других документов;
вид документа;
подлинность документа.
К критериям внешних особенностей относятся:
форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и
оформления документа;
физическое состояние документа.
При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской
Федерации учитывается также фактор полноты сохранности фонда.
Экспертиза ценности документов проводится:
в делопроизводстве организации;
в архиве (архивной службе) организации;
в архиве.
Экспертиза ценности в архиве проводится: при поступлении документов в
неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество
дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; по
заявлениям негосударственных юридических и физических лиц —
собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного
фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за
рубеж; по решению суда.
Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории организации
(биографии физического лица) и архивного фонда, состава и содержания его
документов. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких
однородных фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные
перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению.
Каждая единица хранения просматривается визуально и полистно;
фонодокументы прослушиваются. Выделение к уничтожению документов с
повторяющейся информацией проводится только после сверки их с
документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться
на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты
документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста.
Расшивка и переформирование дела осуществляется, как правило,
при наличии в нем более половины документов временного хранения.
Документы, содержащие ординарную (повседневную), повторя-
ющуюся информацию, однородного происхождения и формы, создающиеся в
больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в
архив выборочно. Предварительно составляется рабочая инструкция по
проведению выборочного отбора, рассматриваемая на Экспертно-методической
комиссии (ЭМК) архива. Вид выборки и ее представительность
(репрезентативность) определяются в зависимости от вида документов,
однородности содержащейся в них информации, количества документов.
Применяются последовательно, как правило, несколько видов выборок, первой
из которых должен быть целевой отбор, т.е. отбор документов по заранее
определенному для данных документов признаку (например, среди обращений
граждан выбираются предложения граждан и письма творческого характера).
Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов,
определению видов выборки, ее представительности, методике отбора
отражаются в предисловии к соответствующей описи.
Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к
уничтожению не выделяются. Личные дела и докумен-
ты биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год
включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов,
отложившихся в период с 1922 по 1945 год вклю-
чительно, осуществляется в установленном порядке только с разрешения
Федеральной архивной службы России.
При определении сроков хранения документов организаций используются
типовые, примерные, ведомственные перечни документов с указанием сроков
хранения и перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение.
Сроки хранения отдельных категорий документов, не вошедших в перечни,
устанавливаются также в правовых и нормативных актах, согласованных с
Федеральной архивной службой России или на основании специальных решений
ЦЭПК при ней.
В результате экспертизы ценности документов архивом составляются: описи
дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет)
срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт и описи
представляются на рассмотрение, согласование и утверждение в установленном
порядке.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу
после утверждения описей дел, документов постоянного хранения и описей дел
по личному составу.
Документы, подлежащие уничтожению, передаются на переработку
(утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке. Сдача дел
оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата
передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и
вывоз на утилизацию документов осуществляется под контролем работника
архива.
37. Правовые аспекты использования
документов.
Использование документов - применение
пользователями и архивом архивных документов
и/или информации, в них содержащейся, в целях
удовлетворения информационных потребностей
граждан, общества, государства.
Порядок использования архивных документов
устанавливается Федеральной архивной службой
России в соответствии с Конституцией Российской
Федерации, Основами законодательства Российской
Федерации об Архивном фонде Российской
Федерации и архивах, другими федеральными
законами и нормативными правовыми актами
Президента Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации, относящимися к информации,
информационному обеспечению и обмену
информацией.
Основными принципами использования документов
Архивного фонда Российской Федерации являются
общедоступность и открытость документной
информации, законность ее поиска, получения и
использования.
Использование документов работниками архивов в
личных (неслужебных) целях производится на общих
основаниях во внеслужебное время.
38. Формы использования документов.
Основными формами использования
документов в архиве являются:
информационное обеспечение пользователей
(органов государ-
ственной власти, местного самоуправления,
государственных, негосу-
дарственных и общественных организаций,
объединений и граждан) в соответствии с их
запросами, а также в инициативном порядке;
представление документов пользователям
для исследований в читальном зале;
экспонирование документов на выставках;
использование документов в средствах
массовой информации;
проведение информационных мероприятий
(встреч с общественностью, экскурсий в архивы,
презентаций, «дней открытых дверей», лекций,
докладов, устных журналов, читательских
конференций, уроков для студентов и школьников
и др.) с использованием документов;
выдача документов во временное
пользование;
публикация документов в различных
формах.
39. Научное использование документов.
Использование документов, хранящихся в
архиве, - одна из основных задач, в какой-то мере
оправдывающая вложение средств в его
организацию. В зависимости от целей
использования (политические, управленческие,
научные, культурно-просветительские, учебные,
экономические, юридические и т.д.) состава
документов архива, его технической
оснащенности выбирается и форма использования
документов.
40. Археографическое оформление
документов.
Текст каждого документа в документальной
публикации сопровождается редакционным
заголовком и археографической легендой. В заголовке
указываются порядковый номер документа в данной
публикации, наименование (разновидность)
документа, автор, адресат, краткое содержание, дата,
место создания, делопроизводственный номер, грифы
(срочности, секретности и т.д.). В археографической
легенде обозначаются контрольно-справочные
сведения о документе: поисковые данные (архивный
шифр), подлинность, указание языка (для иноязычных
текстов), способ воспроизведения, сведения о внешних
особенностях и первой и/или наиболее полной
публикации документа.
Состав научно-справочного аппарата
документальной публикации определяется ее типом,
видом и формой. В него входят: примечания по
содержанию, указатели, хроника, список сокращений,
терминологический словарь, библиография, перечень
публикуемых и непубликуемых документов по теме,
содержание (оглавление), возможны и другие
приложения, иллюстрации, таблицы. Научно-
справочный аппарат к публикации документов в
периодических и продолжающихся изданиях состоит
из вступительной статьи и примечаний. В изданиях,
содержащих документы на разных языках, научно-
справочный аппарат или его отдельные части могут
быть составлены на одном или нескольких языках.
41. Подготовка научно-справочного аппарата
издания.
Текст каждого документа в документальной
публикации сопровождается редакционным
заголовком и археографической легендой. В
заголовке указываются порядковый номер
документа в данной публикации, наименование
(разновидность) документа, автор, адресат,
краткое содержание, дата, место создания,
делопроизводственный номер, грифы (срочности,
секретности и т.д.). В археографической легенде
обозначаются контрольно-справочные сведения о
документе: поисковые данные (архивный шифр),
подлинность, указание языка (для иноязычных
текстов), способ воспроизведения, сведения о
внешних особенностях и первой и/или наиболее
полной публикации документа.
Состав научно-справочного аппарата
документальной публикации определяется ее
типом, видом и формой. В него входят:
примечания по содержанию, указатели, хроника,
список сокращений, терминологический словарь,
библиография, перечень публикуемых и
непубликуемых документов по теме, содержание
(оглавление), возможны и другие приложения,
иллюстрации, таблицы. Научно-справочный
аппарат к публикации документов в
периодических и продолжающихся изданиях
состоит из вступительной статьи и примечаний. В
изданиях, содержащих документы на разных
языках, научно-справочный аппарат или его
отдельные части могут быть составлены на одном
или нескольких языках.
42. Порядок оформления запросов и
информации.
Информационное обеспечение
пользователей может быть либо
по их запросам, либо по инициативе архива. Оно
предусматривает выявление архивом информации
по документам, подготовку и представление
пользователям информационных документов.
Исполнение запросов осуществляется при наличии
в запросе названия организации или фамилии, имени,
отчества запрашивающего лица, их почтового адреса,
темы запроса, хронологических рамок запрашиваемой
информации. Чем полнее информация в запросе, тем
больше исходных данных для его выполнения.
Инициативное информирование предполагает
ознакомление потребителя с документами архива. Оно
может осуществляться в виде информационного письма,
сообщающего о составе и содержании хранящихся
документов и дающего рекомендации по их
использованию, или в виде тематического перечня доку-
ментов по какой-либо конкретной теме с указанием их
хронологии и поисковых данных.
Основным видом запросов являются социально-
правовые запросы, преимущественно касающиеся
пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа,
размера зарплаты.
Сроки исполнения ответа на запрос:
5 дней — для пересылки непрофильного запроса в
другой архив и извещения об этом запрашивающего;
15 дней — для исполнения запроса по научно-
справочному аппарату архива;
30 дней — при выполнении ответа по документам
архива, срок может быть удвоен при выполнении особо
сложных запросов.
Поиск данных для ответа на запрос идет по
документам архива. Ответом архива являются
архивная справка, архивная выписка, архивная копия.
Архивная справка — официальный документ,
имеющий юридическую силу и содержании)
архивную информацию о предмете запроса с
указанием поисковых данных документов.
Архивная выписка — копия части текста
архивного документа, оформленная юридически при
помощи подписи исполнителя и печати архива.
Архивная копия — официальный документ
архива, воспроизводящий архивный документ с
указанием его поисковых данных, заверенный подписью
исполнителя и печатью архива.
Составление архивной справки предполагает изучение
научно-справочного аппарата архива для выявления
необходимых документов, изучение выявленных
документов, составление справки.
Основными требованиями к тексту справки
являются точность, сжатость, доступность текста,
изложение материала в соответствии с
хронологией событий и поисковыми данными. В
конце архивной справки приводится сводный список
использованных документов с их поисковыми данными.
Справка печатается на бланке архива, подписывается его
руководителем, скрепляется печатью архива.
При выполнении ответов на запросы
возможны их следующие варианты:
справки, выписки, копии - бесплатно;
тематические перечни документов, тематические
подборки документов, тематические обзоры документов
— могут быть платными договорными услугами.
При отсутствии в архиве необходимых для
выполнения запроса документов составляется
отрицательный ответ на запрос с полным
обоснованием отказа и рекомендациями по дальнейшему
поиску документов.
Если архив предпринимает инициативное
информирование потребителей о наличии в нем тех или
иных документов, в этом случае составляются списки
потенциальных потребителей, тематики возможной
информации. Затем происходит выявление документов по
данной тематике и составление информационных писем,
в которых указываются перечень и стоимость
информационных услуг архива. Итогом работы должны
стать договор о сотрудничестве с потребителем или
его заказ на копирование информации.
43. Функционирование читального зала
архива.
Для работы исследователей с архивными документами в
архиве
создается читальный зал, оборудованный
необходимыми средствами для работы.
Исследователи допускаются в читальный зал на
основании личного заявления или отношения
организации, учреждения, предприятия, заинтересованных в
их работе. В них указываются фамилия, имя, отчество
исследователя, должность и место работы, ученое звание,
ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
Руководство архива дает разрешение на работу в читальном
зале на один год. При необходимости срок продлевается.
.Порядок работы в читальном зале
При первом посещении читального зала исследователи
знакомятся с правилами работы читального зала,
заполняют анкету пользователя. На них заводятся
карточка пользователя и личное дело, в котором
находятся заявления и отношения исследователя, анкета,
заказы на выдачу дел и описей, заказы на копирование
документов.
Исследователям предоставляется научно-справочный
аппарат архива, на основании которого они заказывают и
получают документы для работы с ними.
Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного
бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из
хранилища. Каждое выдаваемое дело должно иметь лист
использования, заполняемый исследователем в ходе работы с
делом.
Исследователь может получить под расписку в бланке
заказа единовременно не более 5 описей и 10—20 дел не более
чем на 5 дней с момента выдачи, максимально — на 10 дней со
дня выдачи.
При наличии фонда пользования подлинные документы в
читальный зал не выдаются.
При выдаче дел из хранилищ в читальный зал они
должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия
на их место помещается карта-заместитель дела. До выдачи
и после получения дело просматривается работником архива.
В случае дефектов в деле составляется дефектный акт,
предъявляемый исследователю для принятия мер.
При работе с делами исследователи должны выполнять
правила работы в читальном зале. Выносить дела из зала,
передавать их третьим лицам, вносить пометы в документы,
перекладывать листы в несброшюрованных делах, подвергать
их какому-либо физическому воздействию запрещается. В
случае порчи документов или их хищения исследователи
подвергаются мерам взыскания вплоть до уголовной
ответственности.
44. Архивы - субъекты информационных
процессов.
Формируя, храня и организуя использование
архивных документов, государственные архивы
тем самым участвуют в сборе, обработке,
накоплении, хранении, поиске и распространении
архивной информации. Они представляют собой
особую информационную систему, выступают в
качестве субъектов информационных процессов
ОсновныеPформы использованияPархивных
документов (предоставления архивом
безвозмездно или возмездно пользователю
информационных услуг и информационных
продуктов для удовлетворения его
информационных потребностей):
информационное обеспечение пользователей в
соответствии с их запросами, а также в
инициативном порядке;
предоставление архивных документов
пользователям в читальном зале архива;
экспонирование архивных документов на
выставках;
использование архивных документов в средствах
массовой информации;
проведение информационных мероприятий
(встреч с общественностью, экскурсий в архивы,
презентаций, дней открытых дверей, лекций,
докладов, устных журналов, конференций, уроков
для студентов и школьников и др.) с
использованием архивных документов;
публикация архивных документов.
45. Архивные фонды как
общенациональное историко-культурное
достояние.
Архивный фонд РФ — совокупность
документов, отражающих
материальную и духовную жизнь ее народов,
имеющих историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое, культурное
значение, являющихся неотъемлемой частью
историко-культурного наследия народов РФ.
Обеспечивая вечное хранение и использование
Архивного фонда Российской Федерации -
общенационального историко-культурного
достояния, - государственные архивы вносят свой
вклад в развитие федерализма в России, создание
гражданского общества, укрепление правового
государства, в формирование демократического
облика страны на международной арене
документы церковных и религиозных обществ,
которые в соответствии с Декретом об отделении
церкви от государства и школы от церкви в 1918 г.
были признаны государственным достоянием
46. Порядок распространения архивной
информации.
Использование документов архива в
средствах массовой информации
представляет собой подготовку
информационных материалов для
периодической печати, радио и
телевизионных передач, кинофильмов.
Для периодической печати архив готовит
статьи о составе и содержании
документов, архивных находках и т.п.,
статьи и подборки документов по
определенной тематике.
Использование документной информации
в радио и телепередачах проводится в
форме бесед, хроник, информаций,
интервью, репортажей, рекламы и др.
Объемы, сроки подготовки, тематика
информационных материалов для средств
массовой информации согласовываются с
редакциями газет, журналов, радио и
телепрограмм.
Документы могут быть предоставлены
архивом кино-, теле-,видеостудиям,
информационным и рекламным агентствам,
редакциям печатных изданий,
издательствам и т.п. для подготовки
сценарных планов, создания
художественных, документальных,
художественно-публицистических, научно-
популярных и учебных программ и
фильмов, издания печатной продукции.
47. Архивы в сети Интернет на примере сайта
«Мемориал».
Главная цель проекта - дать возможность
миллионам граждан установить судьбу или найти
информацию о своих погибших или пропавших
без вести родных и близких, определить место их
захоронения.
Выполнение технической части проекта -
создание и наполнение сайта ОБД Мемориал
(www.obd-memorial.ru) было поручено
специализированной организации - корпорации
"Электронный Архив".
Данные для наполнения Обобщенного банка
данных взяты из официальных архивных
документов, хранящихся в Центральном архиве
Минобороны РФ и в Военно-мемориальном
центре ВС РФ. Основной массив документов - это
донесения боевых частей о безвозвратных
потерях, другие архивные документы,
уточняющие потери (похоронки, документы
госпиталей и медсанбатов, трофейные карточки
советских военнопленных и т.д.), а также
паспорта захоронений советских солдат и
офицеров.
На сайте Вы можете найти информацию о
звании погибшего, части, в которой он служил,
дате и причине смерти (убит, умер от ран, пропал
без вести) и месте захоронения. Более того, на
сайте выложены отсканированные копии всех
обработанных документов-первоисточников,
содержащих информацию о персоналиях. Эти
документы позволяют с большой точностью
идентифицировать павших, поскольку в них часто
содержится дополнительная информация, в
частности имена и адреса родственников,
которым отсылались похоронки.
В рамках проекта отсканировано и
предоставлено в Интернет-доступ около 12
миллионов листов архивных документов и свыше
30 тыс. паспортов воинских захоронений.
Впервые Вы сможете ознакомиться с реальными
документами, самостоятельно провести поиск и
исследование.
На сегодняшний день ни в одной стране мира
нет подобного банка данных. Осуществление
такого проекта требует построения многоэтапной
цепочки по сбору, проверке, оцифровке бумажных
массивов, исчисляющихся миллионами листов,
загрузке данных в мощную поисковую систему,
обеспечение глобального многопользовательского
доступа к документам. При этом все участвующие
в его создании люди чувствуют особую
ответственность за то, что каждая допущенная в
работе ошибка может в корне изменить судьбу
того или иного воина. Все это делает еще более
ценным тот факт, что именно в современной
России объединенные действия государства,
общественных организаций и научно-технических
фирм привели к созданию ОБД "Мемориал".
ОБД Мемориал является достойным памятником
всем воинам, погибшим и пропавшим без вести
при защите нашей Родины и ее интересов, на
практике реализуя лозунг "Никто не забыт, ничто
не забыто
48. Деятельность архивов и патриотическое
воспитание молодежи.
Встречи с общественностью — могут быть
тематические, предполагающие выступления
работников архива и других участников на
определенную тему с характеристикой
документов, и информационные, на которых
участники информируются о составе документов
одного или нескольких архивов, фонда или
группы фондов, о новых поступлениях в архивы,
рассекреченных документах. Для организации
встречи составляется программа, в которой
определяется тематика выступлений, состав
документов, предназначенных для демонстрации,
продолжительность встречи.
Экскурсии в архив — могут быть обзорными
(о составе и содержании документов, основных
направлениях деятельности архива) и
тематическими (с демонстрацией комплекса
документов архива по определенной тематике).
Презентации, «Дни открытых дверей» —
проводятся для популяризации работы архива,
состава и содержания его фондов. В программу
мероприятия включаются обзорные экскурсии,
методические консультации по актуальным
вопросам работы архива.
Лекции, доклады — готовятся по
определенной тематике на основе информации,
содержащейся в документах.
Устные журналы — как правило, имеют
определенное название и постоянные
тематические рубрики; проводятся регулярно. При
их проведении аудитории сообщаются сведения о
документах, архивных поисках и находках.
Читательские конференции — организуются
для пользователей, работающих или
намеревающихся работать в читальном зале
архива, в целях информации о составе и
содержании архивных фондов и НСА к ним, о
новых поступлениях, рассекреченных документах,
об информационной деятельности архива, а также
в целях улучшения качества обслуживания в
читальном зале. Во время читательских
конференций изучаются потребности
пользователей, их оценки работы архива по
информационному обслуживанию.
Уроки для студентов и школьников —
организуются на основе договоров архива с
высшими и средними учебными заведениями в
соответствии с согласованными с ними планами.
Уроки носят тематический характер, проводятся в
форме лекций, семинаров, практических и
факультативных занятий.