Шпоры организация секретарского обслуживания

Подождите немного. Документ загружается.

1. История становления и развития

секретарских служб в России.

Секретарская служба получила свое развитие в

приказах XVI-XVII вв.

Глубокие преобразования государственного

аппарата проводил Петр I.

Основным законодательным актом,

регулирующим деятельность государственного

аппарата Российской Империи стал Генеральный

регламент 1720 г., закрепивший единые принципы

работы и организации делопроизводства,

распределение должностей внутри учреждения,

функции чиновников, в том числе секретарей.

Секретарь приходил на работу раньше других

членов коллегии,

В 1722 году был принят "Табели о рангах" - закон,

по которому служба была разделена на гражданскую

и военную. "Табель" состоял из 14 классов или рангов

чиновников. Секретари относились по должности к

четвертому классу, и, следовательно, занимали

высокое место в служилой бюрократии.

С 1763 года была введена должность статс-

секретарей, основная обязанность которых

заключалась в "приеме прошений на высочайшее

имя". На эту должность назначались на основе

рекомендательных писем и высокого

покровительства.

В местных органах управления секретарям

принадлежала главная роль в присутствии. Секретари

по каждому поступившему делу составляли

докладные записки, по которым принимались

решения.

В конце XVIII века существовали пособия по

составлению документов, которыми пользовались

секретари. Наряду с уставными правилами они

включали элементы правоотношений служащего и

государства, деловой и "паркетный" этикет.

Значение секретаря в начале XIX века несколько

изменяется.

Работа секретарей регламентировалась

инструкциями, содержащими перечень обязанностей

по работе с документами. Составление документов

XIX века проходило этап жесткого

регламентирования: состав информации,

последовательность изложения вопросов, резюме, что

облегчало работу секретарей..

Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть

огромного делопроизводства, они обслуживали

табельное чиновничество за маленькую зарплату.

В период расцвета российской империи

должность секретаря при дворе или при высоких

особах имели право занимать лица дворянского

происхождения. были созданы специальные курсы

подготовки секретарей. Появляется техника,

упрощающая работу: множительные аппараты,

пишущие машинки, стенография. С 1884 года стали

выходить специальные журналы - "Вестник контор и

канцелярий", "Бюллетень конторщика" и другие.

После 1917 года значение секретарей -

помощников руководителей стало постепенно

снижаться, и количество их сократилось.. В 1932 г.

секретарей разделили на две группы. В первую,

весьма малочисленную, группу вошли помощники и

референты, во вторую - машинистки-секретари I и II

категории.

В начале 1960-х гг. в перечне профессий и

должностей значились лишь секретари-машинистки и

секретари-стенографистки. В 70-е годы профессия

секретаря вместе со всей страной переживает период

"застоя".

35. Организация приема посетителей

Обязанности секретаря различны в зависимости от

того, какой вид приема проводится руководителем.

Прием посетителй можно разделить на три вида: 1)

прием сотрудников своего учреждения по текущим

делам 2) прием представителей других организаций

3) прием по личным вопросам Секретарь должен

помнить, что посетитель любого ранга, без

исключения, может войти в кабинет руководителя

только после доклада секретаря. Если посетитель

пришел без предварительной договоренности, то

секретарь может самостоятельно решить: доложить о

нем немедленно или записать на прием. Особое

внимание секретарь должен проявлять к организации

приема руководителем посетителей по личным

вопросам.

2. Необходимость и значение секретарской

деятельности на современном этапе.

Секретарь - одна из самых распространенных

профессий на современном рынке труда. Без

секретаря не обходится ни одна организация.

Секретарь - это правая рука руководителя,

сотрудник, владеющий оперативной информацией

и находящийся в курсе текущих дел компании,

фирмы, организации, предприятия или учреждения.

За последние годы профессия секретаря

претерпела существенные изменения. Если недавно

секретаря принято было называть "лицом фирмы",

то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой

руководителя, регулирующей различные

производственные процессы. В нашей стране резко

возрос спрос на квалифицированных секретарей.

Это связано в первую очередь с возникновением

большого количества структур.

Секретарь XXI века берет на себя

организационное и информационное обслуживание

остальных сотрудников, освобождая тем самым

своего начальника от нерациональной траты

времени. Секретарь@ XXI века@ - это лицо фирмы,

которое всегда поддержит на высоком уровне

авторитет руководителя и компании в целом.

Именно секретарь встретит нас в каждой фирме и

вежливо ответит на наши вопросы по телефону.

Можно сказать, что компания начинается с

секретаря.

Труд секретаря весьма разнообразен,

необычайно сложен и интересен. Он формируется

из многообразных творческих, логических и

технических операций.

Работа секретаря – это творчество, без

которого, как это не странно звучит. Не

продержится бизнес руководителя

Опытный секретарь обеспечивает устойчивую

связь между руководителем и внешним миром, и

прочими сотрудниками фирмы, организует прием

будущих партнеров и посетителей, ведет

телефонные переговоры и принимает звонки,

организует совещания, оформляет и хранит

необходимые документы, организует сбор и

обработку информации, необходимой для

руководителя.

3. Роль и место секретаря в структуре

службы ДОУ.

За последние годы профессия секретаря-

референта претерпела существенные изменения. И

не зря секретаря принято называть «лицом

фирмы», «правой рукой руководителя».

Действительно, на секретаре сходятся все

внутренние и внешние связи предприятия. Именно

секретарь должен быть безупречным связующим

звеном между руководителем и сотрудниками,

между руководителем и его деловыми партнерами,

отвечая по телефону, организуя приемы,

совещания, презентации, обмениваясь деловыми

бумагами.

Важнейшая роль в создании благожелательной,

комфортной атмосферы в фирме принадлежит

секретарю. Секретарь ежедневно общается с

руководством и сотрудниками фирмы, встречает и

провожает посетителей. Естественно, что

настроение и поведение секретаря отражаются и на

настроении всех, с кем ему приходится общаться.

8. Зарубежный опыт секретарского

обслуживания.

Помимо основных обязанностей секретаря по

документному и бездокументногому обсуживанию

в США и ряде стран Западной Европы секретари

представляют своих руководителей на юбилейных

и траурных церемониях, поздравляют сотрудников

от имени фирмы, вручают подарки. Этот

зарубежный опыт достаточно активно

воспринимается и в российских фирмах, в

особенности столичных. Секретарь-референт

отвечает (письменно или по телефону) на все

приглашения (руководитель отвечает лично только

в том случае, если не может присутствовать на

мероприятии или церемонии). Секретарь-референт

заботится о цветах, подарках, поздравлениях

сотрудникам фирмы. А в трагических ситуациях

(болезни, автомобильные аварии и@т.@п.) организует

и необходимую помощь (по поручению

руководителя, а в его отсутствие — и по

собственной инициативе)

9. Деловые качества секретаря

В сложившейся практике оценки труда

секретарей выделяют основные деловые качества:

1.+Профессиональные навыки. То есть

высокий уровень базового образования, умение

стенографировать, работать на компьютере, знание

основ работы с документами, хорошее знание

русского и иностранного языка.

2.+Организаторские качества. Умение

организовать свою работу и работу офиса,

рациональное ведение делопроизводства, умение

организовать приемы, презентации, поездки

руководителя.

3.+Ответственность и надежность. Умение

нести ответственность за задачи, поставленные

руководителем. Секретарь должен уметь работать

самостоятельно, грамотно решать вопросы по

оформлению и составлению документов.

4.+Инициативность. Секретарь должен

самостоятельно принимать решения в рамках своих

полномочий, не дожидаясь указаний руководителя

по каждому поводу. Принятое решение не должно

быть ошибочным или преждевременным.

5.+Пунктуальность и исполнительность.

Своевременное и точное исполнение поручений и

документов. Своевременная информация о

встречах, переговорах, совещаниях. Недопустимы

опоздания секретаря как на работу, так и на

деловые встречи, заседания, совещания.

6.+Преданность фирме, умение хранить

конфиденциальные сведения. Чувство

сопричастности ко всем делам фирмы.

Направленность всей работы на процветание

фирмы. Уметь проявлять такт и осторожность с

собеседником, независимо от личного отношения к

нему. Не разглашать сведения, имеющие секретный

характер. Нужно правильно хранить документы, не

допуская свободного доступа к ним других

сотрудников.

7.+Хорошая память. Это качество зависит не

только от личных способностей запоминания

информации, но и от умения рационального

использования современной оргтехники и

справочно-информационного аппарата. Помогают

секретарю в развитие памяти такие методы, как

подчеркивание ключевых слов текста, выделение

главной мысли текста, запоминание путем

неоднократного повторения.

4. Категории секретарей; профессиональные

требования к различным категориям секретарей.

Оператор на телефоне в крупных организациях

принимает все телефонные звонки и соединяет с

нужными абонентами. Секретарь на телефоне

принимает телефонные заказы и сообщения, дает по

телефону необходимые справки о номенклатуре

товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по

поручению руководителя связывается по телефону с

собственными сотрудниками и представителями

сторонних организаций. Технический секретарь

работает с оргтехникой. Секретарь приемной

принимает письма, факсы, сообщения по электронной

почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует

их по назначению, принимает посетителей. Секретарь

офиса принимает и анализирует корреспонденцию,

готовит проекты документов, организует работу с

документами, выполняет поручения руководителя и

его заместителей, является координатором и

диспетчером работы офиса.

Секретарь-машинистка выполняет две основные

функции: работает с документами и осуществляет

бездокументное обслуживание сотрудников

управленческого аппарата и посетителей. К

операциям по бездокументному обслуживанию

относятся такие, как выполнение технических

функций по обеспечению работы руководителя,

подготовка заседаний и совещаний, организация

приема посетителей, телефонное обслуживание,

подготовка командировок, планирование своей

работы.

Секретарь-референт - это профессия, которая

включает в себя множество функций.

Многочисленные и многообразные обязанности

современного секретаря-референта можно (с

достаточной степенью условности) подразделить на

две большие группы:

- функции по документационному обеспечению

управления;

- функции по так называемому бездокументному

обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному

обеспечению управления, секретарь-референт

занимается подготовкой и оформлением служебных

документов, организацией документооборота,

хранением и использованием документов в текущей

деятельности организации. Следует отметить, что в

негосударственных структурах, где трудятся

секретари-референты, выделенное

делопроизводственное подразделение, как правило, не

создается, функции по делопроизводственному

обслуживанию сосредоточиваются в секретариате.

Вместе с тем рабочее место секретаря-референта

обычно оснащается современными техническими

средствами и поддерживается программным

обеспечением. Это позволяет оптимально, с

наименьшими затратами рабочего времени

организовать делопроизводственное обслуживание,

сочетая его с выполнением прочих многочисленных

обязанностей.

36. Правила ведения телефонных переговоров

При телефонном разговоре существует

определенная последовательность действий и навыки,

необходимые при работе с клиентами.

1. Приветствие. Необходимо следовать заранее

выработанной форме приветствия, а также

контролировать звук и тембр голоса, и размеренность

речи.

2. Прояснение причины обращения клиента.

Следует применять технику «активного слушания»,

т.е. задавать уточняющие вопросы, контролировать

тему разговора и перефразировать услышанное. Этим

вы даете понять собеседнику, что он услышан и

понят.

3. Предоставление информации или решения.

Говорите на понятном клиенту языке, без

использования специфических терминов.

Предоставьте ему полную, исчерпывающую

информацию, контролируйте время разговора. Если

данный вариант решения не подходит клиенту,

предложите альтернативу.

4. Разработка и согласование совместного плана

действий. Вовлеките клиента в решение его вопроса,

добейтесь того, что он с вами согласится.

5. Завершение разговора. Подведите итог беседы и

выйдите из разговора.

5. Должностная инструкция секретаря.

ДИ разрабатывается на основе

квалификационного справочника должностей

руководителей, специалистов и других служащих

или типовой ДИ секретаря.

Основой для будущей инструкции может

служить также личностная спецификация, в

которой перечисляются требования к работнику,

его знаниям, опыту, навыкам. Требования

составляются на основе анализа процессов,

выполняемых работником. Исходные «типовые»

данные берутся из квалификационных

характеристик, состоящих из трех разделов:

«Должностные обязанности», «Должен знать»,

«Квалификационные требования».

Сама должностная инструкция секретаря

включает в себя:

общие положения;

функции работника;

должностные обязанности;

права секретаря;

ответственность;

взаимоотношения;

оценка работы.

В разделе «Общие положения» устанавливается

область деятельности секретаря, порядок его

назначения и освобождения от должности,

замещения во время его отсутствия, требования к

квалификации по разрядам оплаты (уровень

образования, стаж и др.), подчиненность секретаря,

должностные лица, которыми он руководит. В

данном разделе перечисляются нормативно-

методические документы, которыми должен

руководствоваться секретарь в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется

предмет ведения или участок работы,

закрепленный за секретарем, перечень видов работ

(операций), образующих отдельные функции,

например регистрация документов может слагаться

из таких работ, как заполнение карточек, ведение

картотеки, выдача справок и т.д.

В разделе «Должностные обязанности»

указываются особенности, связанные с

подготовкой секретарем документов, получением,

обработкой и выдачей информации,

предполагающие обязательное использование

определенных форм и методов работы (например,

периодический контроль за исполнением

документов), могут также указываться этические

нормы, которые необходимо соблюдать в

коллективе.

В разделе «Права секретаря» закрепляются

полномочия, которые предоставляются секретарю

для самостоятельного решения всех вопросов,

относящихся к его компетенции. При разработке

данного раздела необходимо сформулировать такие

полномочия, как право давать указания по

конкретным вопросам, например по

предоставлению секретарю данных о ходе

выполнения контролируемых заданий.

Раздел «Ответственность» регламентирует

персональную ответственность секретаря за

правильное и своевременное использование

предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения» указываются

подразделения и работники, от которых секретарь

получает и которым передает информацию, ее

структура, сроки передачи, с кем они

согласовываются и т.д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются

критерии, позволяющие оценить степень

выполнения секретарем своих функций и

обязанностей, использования прав.

6. Анализ должностной инструкции технического

секретаря

1. Секретарь руководителя относится к категории

технических исполнителей.

2. На должность секретаря руководителя назначается

лицо, имеющее высшее профессионально образование без

предъявления требований к стажу работы или среднее

профессиональное образование и стаж работы по

специальности не менее 2 лет.

3. Назначение на должность секретаря и

освобождение от нее производится приказом директора п

4. Секретарь руководителя должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие

руководящие и нормативные документы вышестоящих и

других органов, касающиеся деятельности предприятия.

4.2. Положения, инструкции, иные нормативные

документы по ведению делопроизводства.

4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и

его подразделений.

4.4. Организацию делопроизводства.

4.5. Методы оформления и обработки документов.

4.6. Архивное дело.

4.7. Машинопись.

4.8. Правила пользования приемно-переговорными

устройствами.

4.9. Стандарты унифицированной системы

организационно-распорядительной документации.

4.10 и др.

5. Секретарь подчиняется непосредственно

руководителю@

6. На время отсутствия секретаря руководителя

(болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо,

назначенное в установленном порядке, которое

приобретает соответствующие права и несет

ответственность за надлежащее исполнение возложенных

на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Осуществляет работу по организационно-

техническому обеспечению административно-

распорядительной деятельности руководителя.

2. Принимает поступающую на рассмотрение

руководителя корреспонденцию, передает ее в

соответствии с принятым решением в структурные

подразделения или конкретным исполнителем для

использования в процессе работы либо подготовки

ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные

операции с применением компьютерной техники,

предназначенной для сбора, обработки и представления

информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на

подпись руководителя.

5. Подготавливает документы и материалы,

необходимые для работы руководителя.

6. Следит за своевременным рассмотрением и

представлением структурными подразделениями и

конкретными исполнителями документов, передаваемых

руководителю на подпись, обеспечивает их качественное

их редактирование.

7. Организует проведение телефонных переговоров

руководителя, записывает в его отсутствие полученную

информацию и доводит до его сведения ее содержание,

передает и принимает информацию по приемно-

переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а

также телефонограммы, своевременно доводит до его

сведения информацию, полученную по каналам связи.

8. По поручению руководителя составляет письма,

запросы, другие документы, готовит ответы авторам

писем.

9. и др.

Секретарь имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства

предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию

работы, связанной с предусмотренными настоящей

инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать

непосредственному руководителю о всех недостатках,

выявленных в процессе исполнения своих должностных

обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение

своих должностных обязанностей, предусмотренных

настоящей должностной инструкцией, - в пределах,

определенных действующим трудовым

законодательством@РФ.

2. За правонарушения, совершенные в процессе

осуществления своей деятельности, - в пределах,

определенных действующим административным,

уголовным и гражданским законодательством@РФ.

3. За причинение материального ущерба - в пределах,

определенных действующим трудовым и гражданским

законодательством@РФ.

10. Личностные качества секретаря

Деловые и личные качества при выполнении

определенной работы проявляются в тесном

взаимодействии и дополняют друг друга. Выделим

наиболее существенные качества, необходимые

секретарю.

Коммуникабельность.@Умение легко

устанавливать контакты с самыми разными по

характеру людьми. Уметь быстро переключатся с

одного вида деятельности на другой, правильно

рассчитывать время, особенно в период больших

нагрузок.

Внешний вид. Гармоничное сочетание

привлекательности и строго элегантного стиля в

одежде. Следует помнить, что «секретарь – лицо

учреждения», а лицом самого секретаря является

качество выполняемой им работы, культура рабочего

места и внешнего вида.

Доброжелательность.@Вежливость и любезность.

Создание психологического комфорта в офисе.

Обращаясь к секретарю за помощью, любой человек,

посетитель, сотрудник или руководитель, должны

быть уверены, что все возможное будет сделано и

оказано максимальное воздействие.

Любознательность. Желание повышать свой

уровень знаний, интересоваться новинками

специальной литературы, осваивать смежные области

работы, расширение кругозора.

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную

для дела работу своевременно, качественно.

Трудолюбие – необходимое качество секретаря, как и

любого другого работника организации.

Добросовестность. Секретарь должен

обязательно, качественно и своевременно выполнять

работу, которую обещал выполнить, отпечатать

документ, выяснить какой-либо вопрос, навести

справку. Специфика труда секретаря требует от него

готовности оказать помощь другим, особенно в

сложных и напряженных ситуациях. Нужно уметь

быстро переключаться с одного вида работы на

другой, правильно рассчитывать время, в частности в

период больших нагрузок в дни приема посетителей,

подготовки совещаний и т. п.

Аккуратность. Небрежность в работе с

документами, в одежде, в организации рабочего места

создает неблагоприятное впечатление о секретаре,

даже если он и обладает необходимыми деловыми и

личными качествами. Следует помнить, что секретарь

– лицо организации, а «лицом» самого секретаря

являются качество выполняемой им работы, культура

рабочего места, внешний вид.

40. Составить программу командировки

руководителя

Секретарь печатает программу командировки с

указанием организаций и лиц, с которыми должен

встретиться руководитель или специалист, а также

времени, на которое назначены встречи или

мероприятия. Копию такой программы секретарь

обязательно должен оставить у себя, иначе он не

сможет при необходимости оперативно связаться с

руководителем. Предварительная программа

готовится секретарем совместно с руководителем и

может содержать следующую информацию:

@@@а) дату отправления, прибытия,

продолжительность поездки;

@@@б) способ передвижения;

@@@в) бронирование мест в гостиницах;

@@@г) места посещения и проезд к ним;

@@@д) отдельные лица или компании, с которыми

нужно установить связь (наименования, адреса,

телефон).,

@@@3. Секретарь продумывает подарки и сувениры

для принимающей стороны.

@@@4. Секретарь снабжает руководителя

канцелярскими принадлежностями (блокноты, ручки,

папки и т. п.).

@@@Перечень документов необходимых

руководителю в командировке:

@@@1) паспорт (при необходимости загранпаспорт);

@@@2) авиабилеты или железнодорожные билеты;

@@@3) командировочное удостоверение;

@@@4) служебное задание.

11. Знания, умения и личностные качества

секретаря

Должен знать: постановления, распоряжения,

приказы, другие руководящие и нормативные

документы вышестоящих и других органов,

касающиеся ведения делопроизводства;

руководящий состав организации и ее

подразделений; правила эксплуатации диктофонов,

магнитофонов; правила пользования приемно-

переговорными устройствами; стандарты

унифицированной системы организационно-

распорядительной документации; основы

организации труда; законодательство о труде и

охране труда Российской Федерации; правила

внутреннего трудового распорядка; правила и

нормы охраны труда, техники безопасности,

производственной санитарии и противопожарной

зашиты.

На основе этих знаний секретарь должен

уметь:

Обеспечивать эффективную работу

руководителя оказать помощь в планировании

рабочего дня; организовать рабочее место

руководителя; вести сроковый контроль за

поручениями руководства; организовывать

информационное обслуживание руководителя

(фирмы); документное; бездокументное - уметь

работать с периодикой (подготавливать обзоры

печати), организовывать прием посетителей;

устанавливать контакты; организовывать и

обеспечить работу совещания; составлять и

оформлять документы с помощью ПЭВМ;

использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами

данных, в т.ч. удаленными (с использованием

ПЭВМ); оперативно размножать документы;

обеспечивать быструю передачу информации с

помощью средств связи (в т.ч. -факс, электронная

почта); вести работу с документами: прием,

отправка, первичная обработка документов,

распределение, регистрация, контроль,

информационно-справочная работа по документам,

текущее хранение, уничтожение; вести архив.

Коммуникабельность.@Умение легко

устанавливать контакты с самыми разными по

характеру людьми. Уметь быстро переключатся с

одного вида деятельности на другой, правильно

рассчитывать время, особенно в период больших

нагрузок.

Внешний вид. Гармоничное сочетание

привлекательности и строго элегантного стиля в

одежде

Доброжелательность.@Вежливость и

любезность. Создание психологического комфорта

в офисе.

Любознательность. Желание повышать свой

уровень знаний, интересоваться новинками

специальной литературы, осваивать смежные

области работы, расширение кругозора.

Трудолюбие. Приучать себя выполнять

нужную для дела работу своевременно,

качественно. Трудолюбие – необходимое качество

секретаря, как и любого другого работника

организации.

Добросовестность. Секретарь должен

обязательно, качественно и своевременно

выполнять работу, которую обещал выполнить,

отпечатать документ, выяснить какой-либо вопрос,

навести справку.

Аккуратность. Небрежность в работе с

документами, в одежде, в организации рабочего

места создает неблагоприятное впечатление о

секретаре, даже если он и обладает необходимыми

деловыми и личными качествами.

12. Вопросы трудоустройства секретаря.

Перед каждым человеком, в силу разных причин,

может встать вопрос о поиске нового рабочего места.

Может быть, вы закончили учебное заведение и получили

специальность, повысили свою квалификацию, а, может,

рамки ваших служебных обязанностей стали узки для вас.

Часто нас не устраивает заработная плата, а бывает, что и с

руководством отношения складываются не самые лучшие.

Самый простой способ трудоустройства - поиск

работы через знакомых. Преимуществом этого способа

является то, что претендента представляет человек,

хорошо знающий его личные достоинства и уровень

квалификации.

Помимо личного поиска места работы и привлечения к

нему родственников и друзей обращаются, если они есть в

вашем городе, в кадровые (рекрутинговые) агентства,

занимающиеся подбором персонала по заказам различных

компаний и организаций.

Следует учитывать, что стандартная практика работы

рекрутинговых агентств - оплата услуг фирмами -

работодателями. Как правило, работодатель платит такому

агентству вознаграждение за подбор персонала, чаще всего

- в размере двухмесячной зарплаты по данной вакансии.

Однако есть определенная категория агентств, собирающая

деньги с соискателей. Чаще всего такая фирма, взяв с вас

деньги, просто помещает вашу карточку в свою картотеку.

В период поиска работы надо постоянно

просматривать городские периодические издания типа

газеты "Работа для Вас", в которых организации

публикуют свои вакансии.

И, наконец, вы непременно должны воспользоваться

возможностями Internet. В Интернете можно найти не

только сайты рекруторских компаний (организации,

специализирующиеся на поиске и отборе кадров), но и

сайты организаций с вакантными должностями.

Не менее важно подготовить себя к собеседованию и

тестированию.

Перед собеседованием, как правило, просят прислать

резюме. Резюме (от французского Resume - краткое

изложение) - краткая форма изложения основных личных и

профессиональных данных соискателя.

Резюме удобно тем, что в отличие от автобиографии,

которая пишется по хронологии и достаточно суха, оно

позволяет в первую очередь подчеркнуть выгодные для вас

моменты - знания, интересы, опыт работы и т. д.

Собеседование с работодателем - это главный этап

получения желаемой должности, результаты которого

определят ваши обязанности, зарплату и перспективы

профессионального роста.

Собеседование является наиболее широко

применяемым методом подбора кадров. Подбор секретаря

или офис-менеджера, на которых возлагаются

управленческие функции, может потребовать несколько

собеседований с разными специалистами организации

Готовясь к собеседованию, уделить необходимо

особое внимание своей внешности, манере поведения и

речи. Сюда входит: здоровый внешний вид, деловая

одежда, обувь, прическа, косметика, стройная осанка и

уверенная походка, приветливое и умное выражение лица

и глаз, спокойный и доброжелательный тон голоса.

Тщательно продумайте костюм. Конечно, следует жестко

придерживаться делового стиля. Костюм должен

выглядеть качественным, добротным. Помните что костюм

- это инвестирование в вашу успешную карьеру. Для вас

крайне важно не затеряться среди других кандидатов,

поэтому постарайтесь в рамках делового стиля придать

своему имиджу индивидуальность. Используйте

выразительные аксессуары, например, нарядную

шелковую косынку, завязанную оригинальным способом.

Обязательно обратите внимание на обувь (она должна

быть чисто вычищена) и на сумку. Слишком объемная

большая сумка может оставить впечатление

неорганизованности, а маленькая - смотрится не по-

деловому.

Приходить на собеседование следует за 5 - 10 минут до

назначенного времени, чтобы вы могли прийти в себя,

привести себя в порядок

В том случае, если стороны пришли к взаимному

согласию, подписывается трудовой контракт. Хорошо и

грамотно составленный контракт должен содержать

описание должностных обязанностей или ссылку на

должностную инструкцию, сведения о размере заработной

платы, ее индексации, премиях, испытательном сроке,

который не может превышать трех месяцев, отпуске и т. п.

Прежде чем подписать контракт, следует вдумчиво его

прочитать и решить, насколько его условия вам подходят.

После подписания обеими сторонами трудового контракта,

администрация предприятия не вправе требовать от

работника выполнения работы, не оговоренной этим

контрактом.

Если вы не прошли собеседование - не огорчайтесь.

Перед вами могли быть другие претенденты, имевшие

опыт работы или какие - либо другие преимущества,

например, более свободное владение иностранным языком.

13. Составить резюме

1. Фамилия, Имя и Отчество

2. Контактная информация

3. Цель

4. Образование

5. Опыт работы

6. Профессиональные навыки и знания

7. Профессиональные сертификаты

8. Личные данные

1-й+ Блок

Личные данные соискателя. @Фамилия, имя, отчество.

Контактная информация (адрес, телефон, электронная почта).

Город проживания. @При желании можно указать дату

рождения или просто свой@ возраст.

2-й Блок

Пожелания к будущей работе. @Здесь следует указать

название должности, на которую претендуете @(не отличное

от указанного у работодателя). Желаемый размер заработной

платы и график работы@ также можно указать.

3-й Блок

Опыт работы. @В резюме следует описать только тот опыт

работы, который соответствует вакансии.@ @Места работы

перечислите в обратном хронологическом порядке, то есть

последнее место работы окажется в начале списка. Укажите

период работы, название компании, сферу ее деятельности,

вашу должность и должностные обязанности.@ Следует

указать ваши профессиональные@ достижения, если таковые

имели место быть, например вы успешно вели очень крупный

проект или увеличили объемы продаж в несколько раз,

заключили очень выгодный контракт для фирмы и тому

подобное.

4-й Блок

@Образование. Если у вас несколько высших образований,

то@ в первую очередь назовите образование, которое

позволяет вам претендовать на конкретную должность.

Информация о повышении квалификации будет уместна, если

знания которые вы получили в ее процессе,@ дают вам

дополнительные преимущества на замещение данной

конкретной вакансии.

5-й+ Блок

@Профессиональные навыки. Укажите здесь ваши знания

и умения, которые @будут необходимы на @новой@ должности.

Ваши навыки – это@ итог того, чему вы научились за время

работы и учебы. Также в этом блоке следует указать вашу

степень владения компьютером и компьютерными

программами. Знания и степень владения иностранными

языками. Более подробно читайте здесь

6-й Блок

Дополнительные сведения. Необязательная часть резюме.

Но при желании, можете указать сведения о себе, которые

уместны@ и могут быть интересны работодателю. Например:

семейное положение, наличие детей, наличие водительского

удостоверения, собственного автомобиля; готовность к

командировкам; наличие загранпаспорта; готовность к

ненормированному рабочему дню; отношение к переезду в

другой город; наличие вредных привычек - лучше указывать,

если они отсутствуют: вредных привычек не имею; личные

качества - например: стрессоустойчивость, желание

обучаться, лидерство, способность к анализу,

самостоятельность, умение работать в команде,

амбициозность, коммуникабельность, креативность; ваши

увлечения.

Смотрите@ также примеры резюме, составленные с

учетом вышеперечисленных правил и приведшие своих

создателей@ к успешному трудоустройству.

14. Составить рекомендательное письмо

Рекомендательное письмо@включает в себя те

же сведения, что и характеристика. В ряде случае

при поступлении на работу претендента просят

представить рекомендации с прежнего места,

поэтому многие работники предпочитают получать

такие документы заранее и в резюме сообщать об их

наличии.@

Заручиться рекомендациями вы можете у

человека, который хорошо вас знает, поскольку вы у

него учились или работали: преподаватель,

руководитель курсовой или дипломной работы,

заведующий кафедрой, декан факультета, начальник

на рабочем месте.

Если вы участвовали в проекте, возьмите

рекомендательное письмо у руководителей проекта.

Так же можете попросить благодарственное письмо

у клиента, для которого вы делали проект.

Подход к составлению рекомендательных писем,

так же как и резюме и сопроводительных писем,

индивидуален.

Структура рекомендательного письма:

1. Заголовок.

2. Как долго и в каком качестве вас знает

рекомендатель.

3. Подтверждение факта работы в компании -

что, где, когда вы делали (например: «работал с

такого-то по такое-то там-то», или «участвовал в

таком-то проекте в качестве такого-то»).

4. Краткая характеристика (Какие ваши основные

достижения может отметить рекомендатель. Какие

ваши сильные стороны может отметить

рекомендатель).

5. Письмо должно быть на бланке компании,

заверено печатью и подписью (печатью

необязательно, но желательно).

6. Контактные координаты: должность, фамилия,

имя, отчество того, кто подписывает

рекомендательное письмо, и его контактный

телефон.

15. Нормативно-методическая база работы

секретаря.

Нормативно—методическая база

делопроизводства@– это совокупность законов,

нормативных правовых актов и методических

документов, регламентирующих технологию

создания документов, их обработки, хранения и

использования в текущей деятельности

организации, а также деятельность службы

делопроизводства: ее структуру, функции, штаты,

техническое обеспечение и некоторые другие

аспекты.

Весь комплекс нормативно-методических

документов обеспечения деятельности секретаря

состоит из двух групп.

1. Документы, составляющие правовую основу

деятельности секретаря и определяющие его

должностной статус

 Конституция РФ

 Гражданский кодекс РФ

 трудовое законодательство,

 Кодекс РФ об административных

нарушениях,

 основы законодательства об охране труда;

 законы РФ об организациях с различной

формой собственности и др.

2. Внутренние документы организации:

 Устав,

 Положение,

 структура и штатная численность,

 штатное расписание,

 программа развития персонала и Положение

о персонале,

 Коллективный договор,

 Положения о структурных подразделениях,

 Трудовой договор (контракт),

 должностная инструкция и др.

Нормативно – методическую базу

делопроизводства составляют:

1)@законодательные акты Российской

Федерации в сфере информации и документации;

2)@указы и распоряжения Президента РФ,

постановления Правительства РФ;

3)@нормативные правовые акты федеральных

органов исполнительной власти,

регламентирующие правовые вопросы

документационного обеспечения управленческой

деятельности;

4)@государственные стандарты на документы;

5)@общероссийские классификаторы технико–

экономической и социальной информации;

6)@унифицированные системы документации;

7)@нормативно – правовые акты, а также

методические документы по делопроизводству,

издаваемые руководством организаций и

предприятий.

16. Общегосударственные нормативно-методические

документы по организации делопроизводства.

Действующие сегодня общегосударственные

нормативно-методические документы по организации

делопроизводства должны быть в каждой организации. К

ним относятся:

1. ГСДУ. В нормативной части, как и в существующем

сегодня документе, определяются основные задачи и

функции, правовое регулирование деятельности службы

документационного обеспечения в организации, ее примерная

структура; порядок подготовки и оформления документов;

все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка,

учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-

справочная работа, оперативное хранение документов, поиск

документов и информации; защита информационно-

поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок

проведения экспертизы ценности документов; организация

хранения документов.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в

министерствах и ведомствах Российской Федерации.

В ней расписаны процедура регистрации документов,

построение поисковых систем для справочной работы,

организация контроля исполнения документов, порядок

составления и работы с номенклатурой дел, формирование

дел, проведение экспертизы ценности документов,

оформление дел, составление описей, оперативное хранение

дел и передача их на архивное хранение.

3. ГОСТ Р 6.30—2003

Стандарт распространяется на «организационно-

распорядительные документы, относящиеся к

Унифицированной системе организационно-

распорядительной документации (УСОРД), —

постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы,

акты, письма и др….,@ используемые в деятельности:

4. Основные правила работы ведомственных

архивов:

Правила условно можно разделить на две части. В

первой (разд. 2—4) детально освещены

делопроизводственные вопросы:

· требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их

составления, заполнения, ведения;

· порядок формирования дел в делопроизводстве;

· организация и порядок проведения экспертизы

ценности документов в делопроизводстве;

· порядок выделения документов к уничтожению;

· подготовка дел к передаче в архив: оформление дел

(нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.),

составление описей, передача в архив.

5. Перечни документов с указанием сроков хранения

(Типовой или ведомственный)*.

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по

предложениям, заявлениям и жалобам граждан в

государственных органах, на предприятиях, в

учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по

организации работы с этой категорией документов:

особенности регистрации, сроки исполнения, ведение

справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения

дел, ведение аналитической справки по обращениям.

Методика, изложенная в Положении, может быть

использована для организации работы с любыми

документами частных лиц.

Пакет общегосударственных нормативно-методических

документов необходимо иметь каждой делопроизводственной

службе как справочный материал. Он используется при

разработке таких индивидуальных организационных

документов, как Положение о службе ДОУ, должностные

инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству

конкретной организации.

17. Организационные и нормативно-методические

документы по ДОУ конкретных организаций.

В состав организационных документов входят

учредительные документы, в частности:

1. устав;

2. положения (об организации, о структурном

подразделении, о коллегиальном органе, об определенной

сфере деятельности);

3. инструкции (должностные инструкции, инструкции по

отдельным видам деятельности);

4. ряд других видов документов.

1. ГСДУ

2.@Типовая инструкция по делопроизводству в

министерствах и ведомствах Российской Федерации.

3.@ГОСТ Р 6.30—2003

4.@Основные правила работы ведомственных архивов:

6.@Типовое положение о ведении делопроизводства по

предложениям, заявлениям и жалобам граждан в

государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и

организациях.

Пакет общегосударственных нормативно-методических

документов необходимо иметь каждой делопроизводственной

службе как справочный материал. Он используется при

разработке таких индивидуальных организационных

документов, как Положение о службе ДОУ, должностные

инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству

конкретной организации.

7. Анализ должностной инструкции секретаря-

референта

Обязанности Секретаря-референта намного шире, чем

обычного технического секретаря

1.1. Секретарь-референт назначается на должность и

освобождается от занимаемой должности приказом

Генерального директора организации.

1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется

Генеральному директору.

Секретарь-референт в своей деятельности

руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- локальными нормативными актами организации;

- приказами и распоряжениями руководства

организации;

- нормативно-методическими материалами по

ведению делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.3. Секретарь-референт, выполняя свои обязанности,

должен владеть вопросами:

- текущей финансово-хозяйственной деятельности

организации и перспектив ее развития;

- знания структуры организации, распределение

функциональных обязанностей между подразделениями и

работниками;

должен знать:

- требования, предъявляемые к документационному

обеспечению деятельности организации,

- правила организации управленческого труда;

- требования к оформлению машинописных работ;

- правила русской орфографии и пунктуации;

- основы делового этикета, служебной этики,

психологии общения;

- правила охраны труда, техники безопасности;

должен уметь:

- составлять и оформлять документы всех видов,

редактировать содержание и делать стилистическую

правку;

- наладить эффективную работу с документацией,

совершенствовать существующие методы и формы такой

деятельности; и т.д.

К основным обязанностям секретаря-референта

относятся следующие:

3.1. Выполнять распоряжения, приказы руководства

фирмы, осуществлять свою деятельность в строгом

соответствии с ними.

3.2. Разрабатывать проекты документов по всем

вопросам управленческой деятельности организации.

3.3. Редактировать, контролировать качество

подготовки, грамотность, правильность составления,

согласования документов, представляемых на подпись

руководству организации.

3.4. Вести прием, учет и хранение корреспонденции,

осуществлять обработку входящих документов, оформлять

и соблюдать порядок работы с внутренними документами,

рассылать исходящую документы.

3.5. Систематизировать документацию текущего

архива, проводить ежегодный отбор документов на

архивное хранение или выделять к уничтожению.

3.6. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность

коммерческой информации.

3.7. В соответствии с резолюцией руководства

организации передавать документы непосредственным

исполнителям в структурные подразделения.

3.8. Осуществлять документирование деятельности

совещательных и коллегиальных органов предприятия.

3.9. Фиксировать, обрабатывать и своевременно

доводить до сведения руководства и работников принятую

информацию, касающуюся различных сторон

деятельности организации.

3.10. Планировать рабочий день руководства,

назначать встречи клиентам, партнерам и работникам

организации как по производственным, так и личным

вопросам.

3.11. Заниматься организационными и техническими

вопросами проведения совещаний, деловых встреч и

переговоров; обеспечивать прием посетителей.

3.12. Контролировать исполнение документов,

поручений и заданий руководства, принимать оперативные

меры, направленные на своевременное и качественное их

выполнение.

3.13. Способствовать оперативному принятию

решений со стороны руководства и своевременно доводить

их до сведения работников.

3.14. Осуществлять оперативную связь со сторонними

предприятиями и гражданами по вопросам текущей

деятельности предприятия.

Осуществляя свою деятельность, секретарь-референт

имеет право:

5.1. Взаимодействовать со всеми службами

организации по вопросам, касающимся его деятельности.

5.2. Запрашивать из структурных подразделений

организации и у работников необходимые документы и

материалы для представления руководству,

контролировать исполнение документов работниками, а

также требовать объяснений о причинах задержки

выполнения заданий и поручений руководства.

18. Нормирование труда работников служб

ДОУ.

Последовательность работ с шифром,

представляет собой определённую

последовательность элементов труда проц. по

работе с документами. Это такие операции как:

приём корреспонденции, вскрытие конвертов

определения ценности вложения, сортировка по

направлениям использования документов,

регистрируемых исполнение по существу вопроса,

подшивка в дела, оформление документов на

пишущей машинке, поиск документов, внесение на

документ служ. отметок, перевод на

машиноносителе.

При нормировании документационных

операций используются нормативы времени на

выполнение операций, норматив численности

персонала, норматив управляемости и соотношений

численности.

Нормирование времени – это величина затрат

времени на выполнение определённого вида работ

при определённых организациях технических и

санитарно гигиенических условиях труда.

Измерение и нормирование трудовых затрат

служат для:

1. Определения расходов на работу всего

учреждения.

Совершенствование методов труда

Поощрения служащ. к труду.

4. Равномерное распределение рабочей

нагрузки во времени.

5. Улучшения планирования работы

учреждения.6. Обеспечения рационального

использования технических средств.

37. Подготовка, обслуживание и

документирование переговоров, совещаний

Для успешного проведения, плодотворной

работы его участников и оперативного обсуждения

вопросов большое значение имеют своевременная

подготовка, размножение и рассылка участникам

документов. Все предполагаемые к совещанию

документы должны быть собраны не менее чем за

48 часов и размножены о разосланы за 24 часа до

совещания. В подготовительный этап также входит

и забота о транспортном обеспечении участников.

Заканчивается этот этап подготовкой помещения

для проведения совещания и его техническим

оснащением. При проведении совещания с

ограниченным числом участников секретарь

встречает их перед входом в помещение, где будет

проходить совещание, приветствует каждого и

приглашает пройти на совещание. Участники

совещания регистрируются. Одновременно с

регистрацией желательно проводить и

проставление отметок на командировочных

удостоверениях. При регистрации участникам

выдаются, если не были ранее разосланы,

размноженные для них документы. Также могут

выдаваться канцелярские принадлежности. В

перерыве могут быть организованы кофе-паузы,

когда участникам предлагаются чай, кофе.

Переговоры — это средство, взаимосвязь

между людьми, предназначены для достижения

соглашения, когда обе стороны имеют

совпадающие либо противоположные интересы.

Во время подготовки к деловой встрече со всей

тщательностью необходимо определить ее

программу, очередность вопросов, выносимых на

обсуждение, определить, какие из них должны

решаться на стадии предварительного обсуждения,

какие за столом переговоров. На завершающем

этапе переговоров необходимо помнить о всех

обговоренных деталях и не упустить существенные

из них, во время согласования проекта соглашения.

В ходе подготовки окончательного текста договора

нужно стремиться предотвратить возможное

внесение в него другой стороной тех или иных

деталей и дополнений, которые не обсуждались в

ходе переговоров.

19. Обязанности секретаря по работе с документами.

- прием и первичная обработка поступающих в

организацию документов;

- предварительное рассмотрение и распределение

документов;

- регистрация документов ;

- контроль за исполнением ;

- информационно-справочная работа ;

- исполнение документов, их составление, согласование,

оформление;

- отправка или направление в дело.

Первичная обработка входящих документов

заключаются в проверке правильности адресования,

количества листов поступившего документа, наличия

приложений. При отсутствии приложений или листов

документа ставится в известность отправитель и делается

отметка на самом документе и в журнале регистрации

входящих документов в графе "Примечание". Если

полученный факс полностью или частично не читаем, об этом

также ставиться в известность отправитель.

Предварительное рассмотрение входящих документов

проводится с целью распределения документов на

регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется

автоматическим нумератором реквизит "отметка о

поступлении документа в организацию", содержащий

входящий номер документа и дату поступления, при

необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не

проставляется на приложениях к документу, а также

проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих

регистрации.

После регистрации документы передаются для

ознакомления и принятию решения руководителю

предприятия. Принятие управленческого решения по

конкретному документу - одна из основных функций

руководителя, центральное, решающее звено в технологии

управления. Руководитель, рассматривая входящий документ,

должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные

указания по исполнению документа и установить реальные

сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции

на самом документе. Некоторые офисные программные

продукты имеют шаблоны стандартных резолюций, в

которых необходимо проставить только исполнителя и срок

исполнения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель,

срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-

референтом в регистрационный журнал. Резолюция может

явиться основанием взятия документа на контроль. Если в

резолюции указано несколько исполнителей, то лицо,

указанное первым в списке, считается ответственным

исполнителем.

При рассмотрении документов руководитель должен

придерживаться рекомендаций по организации работы с

документами, соблюдение которых позволяет ускорить

прохождение документов, избежать сбоев в обработке

документов, создать условия для их своевременного и

качественного исполнения. Руководитель должен

рассматривать документы в день их поступления и в тот же

день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать

секретарю-референту.

Стремление отдельных руководителей иметь

собственный "архив", состоящий из копий полученных или

подписанных документов, свидетельствует о невысокой

управленческой подготовке руководителя или о недоверии

секретарю-референту. Документы в этом случае хранятся

неупорядочено, поиск их затруднен. Таких "архивов" быть не

должно, это противоречит правилам организации работы с

документами.

С резолюцией руководителя документ передается

ответственному исполнителю под расписку в журнале

регистрации входящих документов с проставлением

исполнителем даты получения. Перемещение документов

между исполнителями может осуществляться без расписок, за

исключением документов, имеющих гриф ограничение

доступа.

Для обеспечения оперативного исполнения документа

несколькими исполнителями одновременно секретарь-

референт размножает входящий документ и передает копии

исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя

до окончательного решения вопроса. Когда работа над

документом завершена (составлен ответный документ,

выполнено конкретное действие, задание), на документе

исполнителем проставляется реквизит "отметка об

исполнении документа и направлении его в дело"

20. Методика референтской деятельности

секретаря.

Особую группу функций секретаря-референта

составляют референтские функции, которые сложно

однозначно определить как документные или

бездокументные. С некоторой долей условности эти

функции иногда определяют как функции по

информационному обеспечению деятельности

руководителя. К референтской составляющей прежде

всего относятся:

- просмотр специальной литературы и периодической

печати по профилю деятельности фирмы,

- поиск и обработка необходимой руководителю

информации,

- знание книг, справочников и других источников, в

которых содержится необходимая в повседневной

деятельности руководителя информация.

Объем референтских функций в различных

организациях весьма различен, но грамотно организовать

работу с информацией должен уметь каждый секретарь-

референт. Секретарь-референт должен иметь

всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы

(телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого

руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в

свободное от работы время, знать о важнейших событиях в

личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

Кроме традиционных обязанностей помощника и

референта руководителя, сегодня секретарю-референту

делегируются разнообразные функции, которые никогда

ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг

этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в

различных фирмах.

Часто секретарю-референту передаются отдельные

административные функции, мелкие бухгалтерские

операции. В обязанности секретаря-референта входит

прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках

паблик рилейшнз (связи с общественностью),

формирование архивов и т. д. Секретарь-референт

просматривает корреспонденцию руководителя, направляя

часть документов непосредственно специалистам и

менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение

всех поручений руководителя, как письменных, так и

устных. В его ежедневнике фиксируются все факты,

документы, поручения, связанные с деятельностью

руководителя.

В небольших коммерческих организациях секретарь-

референт, как правило, взаимодействует со службой

безопасности, кадровой и хозяйственными службами. При

отсутствии должностей руководителей этих служб он

иногда непосредственно координирует деятельность этих

подразделений. Часто секретарям-референтам передаются

отдельные функции сотрудников, занимающихся работой

с персоналом (например, документирование трудовых

правоотношений). В отдельных малых фирмах

обязанности секретаря-референта сближаются с

обязанностями заместителя руководителя по общим

вопросам.

Часто в подчинении у секретаря-референта находится

сотрудник, выполняющий обязанности младшего

секретаря.

Любой секретарь-референт должен уметь принимать

решения, давать указания и представлять своего

руководителя в деловых ситуациях.

Значение секретарей-референтов в структуре

управления неуклонно повышается. По данным журнала

"Профиль" сегодня секретарь-референт входит в число

двадцати самых популярных профессий. Причем по

степени престижности и перспективам на ближайшие пять

лет эта профессия получила максимальную оценку. Живая

и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в

крупных городах) делают эту профессию достаточно

привлекательной. Спрос на профессиональных секретарей-

референтов держится независимо от кризисов, колебаний

политического курса и курса валюты.

23. Использование методов персонального

менеджмента в организации труда секретаря.

Персональный менеджмент - это последовательное и

целенаправленное использование испытанных методов

работы в повседневной практике, для того, чтобы

оптимально и со смыслом использовать@свое@время.

Отличие этого вида менеджмента как раз в том, что он

нацелен на улучшение качества работы в первую очередь

не группы людей, а конкретного человека.

Основная цель персонального менеджмента или

самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально

использовать собственные возможности, сознательно

управлять течением своей жизни (самоопределяться) и

преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так в

личной жизни.

Ежедневное решение разного рода задач и проблем

можно представить в виде ряда различных функций,

которые находятся в определенной взаимозависимости

между собой и, как правило, осуществляются в

определенной последовательности. Процесс

самоменеджмента в аспекте последовательности

выполнения конкретных функций может охватывать шесть

фаз:

- постановка цели - анализ и формирование личных

целей;

- планирование - разработка планов и

альтернативных вариантов своей деятельности;

- принятие решений по конкретных делам;

- организация и реализация - составление распорядка

дня и организация личного трудового процесса с целью

реализации поставленных задач;

- контроль - самоконтроль и контроль итогов (в

случае необходимости - корректировка целей);

- информация и коммуникации - фаза, свойственная

в определенной степени всем функциям, так как и

коммуникации, и обмен информацией необходимы на всех

фазах самоменеджмента.

Метод “Альпы”+включает в себя пять стадий:

Составление заданий дня. Оценка длительности акций.

Резервирование времени «про запас» (60:40). Принятие

решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению

(делегирование). Последующий контроль - перенос

несделанного. [5] Ведение дневника времени, который

представляет собой одновременно календарь-памятку,

личный дневник, записную книжку, инструмент

планирования, справочник, абонементную книжку,

картотеку идей и инструмент контроля.

Применение принципа Парето (соотношение

80:20) состоит в том, что если все рабочие функции

рассматривать с точки зрения их эффективности, то

окажется, что 80 % конечных результатов достигается

только за 20 % затраченного времени, тогда как остальные

20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени. [3, стр.

145].

Установление приоритетов с помощью анализа

АБВ включает в себя три закономерности: важнейшие

задачи (категория А) составляют примерно 15 %

количества всех задач и дел, которыми занят руководитель.

Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в

достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %; на

важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 %

общего числа и также 20 % значимости задач и дел

руководителя; менее важные и несущественные задачи

(категория В) составляет, напротив, 65 % общего числа

задач, но имеют незначительную долю - около 15 % в

общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить.

Анализ по принципу Эйзенхауэра Срочные/важные

дела. За них следует приниматься немедленно и самому их

выполнять. Срочные/менее важные дела. Менее

срочные/важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но

нужно проконтролировать, чтобы они не перешли в разряд

срочных дел. Менее срочные/менее важные задачи.

Рассмотренные аспекты персонального менеджмента по

своему характеру носят рационалистический подход или

так называемый западный, развивающий способности и

силу ума.

22. Составить список справочных изданий

необходимых секретарю

«Толковый словарь русского языка» под

редакцией Д. Н. Ушакова - является нормативным: в

нем отражено современное литературное

словоупотребление. В «Словаре русского языка» С.И.

Ожегова отмечаются по преимуществу основные

значения слов. Толкования формулируются очень

кратко. Предельно сокращен иллюстративный

материал. В. Даль «Толковый словарь живого

великорусского языка» (в 4 томах). Наряду с лексикой

литературного языка первой пол. 19@в. здесь

представлены областные слова, терминология разных

профессий и ремесел, около 30 тысяч пословиц и

поговорок. Словарь иностранных слов содержит

иностранные слова и терминологические сочетания,

вошедшие в разное время в русский язык. Словари-

справочники правильности современ

словоупотребления. Орфоэпич и орфографич

словари. В словарях-справочниках правильного

словоупотребления рассматриваются различные

трудности, связанные с выбором слов. Словарь-

справочник «Правильность русской речи» Л. П.

Крысина и Л.И. Скворцова. Основным материалом

для этой книги явились наблюдения над

словоупотреблением в периодической печати,

художественной литературе, в научно-популярных

изданиях и в разговорной речи последних десятилетий.

«Трудности русского языка. Словарь-справочник

журналиста» под ред. Л.И. Рахмановой - содержит

слова, при употреблении кот возникают различные

трудности. Словарь-справочник «Трудные случаи

употребления однокоренных слов русского языка»

Ю.А. Бельчикова и М.С. Панюшевой. Это

справочник нормативного употребления тех

однокоренных слов, кот в письменной и устной речи

вызывает трудности в силу сходства этих слов:

воинственный – воинствующий, выплата – оплата –

плата. В словаре представлены по преимуществу

распространенные слова; слова специальные, а также

диалектные, просторечные и устарелые, как правило, не

рассматриваются. «Словарь грамматич трудностей

русского языка» Т.Ф. Ефремовой и В.Г. Костомарова

состоит из двух частей. В первой систематизированы

грамматич категории существительного,

прилагательного и глагола. Вторая часть содержит

статьи, посвященные словам, в употреблении кот есть

трудности.

25. Перечислить оборудование приемной

Примерный перечень оргтехники и компьютерных

средств, применяемых в работе секретаря: 1) средства

малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки,

бумага, карандаши, ластики и т. п.); 2) средства

составления и изготовления текстовых документов

(компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе –

портативная пишущая машинка); 3) средства обработки

бумажных документов (склеивающие и скрепляющие

машины, конвертовскрывающее и резательное

оборудование, адресовальное и штемпелевальное

оборудование, машина для уничтожения документов);

4) средства хранения и поиска документов (картотеки

различного типа, шкафы и полки, сейф); 5) средства

связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс,

сетевая плата для локальной сети, средства оперативной

диспетчерской связи, электронная почта, модем); 6)

копировальные средства и аппараты; 7) шредер для

оперативного уничтожения конфиденциальной

информации;

8) офисная мебель и оборудование.

24. Организация и оборудование рабочего

места секретаря

Успех работы секретаря в значительной мере

зависит от правильной организации рабочего

места, оборудования его необходимым

инвентарем, соблюдения условий гигиены труда.

Рабочее место секретаря должно обеспечить

максимальные удобства для выполнения

возложенных на него обязанностей и быть

образцом правильной организации. В

помещении должны находиться только

предметы, требующиеся секретарю и др

сотрудникам, непосредственно в процессе

работы. Мебель для посетителей должна стоять

в зале, хорошо просматриваемом секретарем.

Большую часть рабочего времени секретарь

работает сидя, а это утомляет, поэтому он

должен иметь возможность свободно вставать и

свободно вытянуть ноги. Насыщенность

рабочего места секретаря средствами оргтехники

требует ее размещения с учетом максимальной

эффективности. Они должны быть доступны для

подхода и кратковременного пользования, и

быть под постоянным наблюдением секретаря.

Пользоваться оргтехникой др сотрудникам

разрешать не следует, т.к. это может привести к

поломке аппаратуры, а также к размножению

посторонней информации. Важным элементом

организации рабочего места секретаря является

внутренняя организация отделений стола.

Ящики должны легко, плавно и бесшумно

выдвигаться. Большой ящик лучше всего

приспособить для вертикального хранения

материалов, в остальных ящиках должны быть

различные специальные приспособления - для

картотек, малой организационной техники,

канцелярских принадлежностей. Необходимо

постоянно следить за порядком на рабочем месте

и в ящиках стола. При работе необходимо

соблюдать правила внутреннего распорядка,

техники безопастности и электробезопастности.

26. Технические функции секретаря

Обеспечивает своевременную обработку

поступающей и отправляемой корреспонденции,

её доставку по назначению.

• Осуществляет контроль за сроками

исполнения документов и их правильным

оформлением.

• Организует работу по регистрации, учёту,

хранению и передаче в соответствующее

структурное подразделение документов

текущего делопроизводства, в том числе

приказов и распоряжений руководства.

• Организует работу по формированию дел и

их сдаче на хранение.

• Разрабатывает инструкции по ведению

делопроизводства на предприятии, в

учреждении, организации и организует их

внедрение.

• Принимает меры по обеспечению

работников необходимыми инструктивными и

справочными материалами, а также инвентарём,

оборудованием, средствами механизации и

автоматизации управленческого труда.

• Осуществляет методическое руководство за

организацией делопроизводства в

подразделениях, контроль за правильным

формированием, хранением и своевременной

сдачей дел в архив, подготовку справок о

соблюдении сроков исполнения документов.

• Обеспечивает печатание и размножение

служебных документов.

• Участвует в подготовке созываемых

руководством совещаний и организует их

техническое обслуживание.

• Организует оформление командировочных

документов, регистрацию работников,

прибывающих в командировку в организацию

21. Работа секретаря по

совершенствованию профессионального

уровня знаний

Профессия секретаря требует от человека,

избравшего ее, высокого уровня

подготовленности, ряда комплекса дел и

личностных качеств. задача подразумевает

выполнять:1.@Работа с документами -

оформление докум, направление докум в

структурные подразделения, контроль за

сроками исполнения докум, прием докум на

подпись руководителю и контроль за

правильностью их оформления, организация

хранения докум; 2.@Работа со средствами

связи - ведение тел переговоров, прием и

отправка факсов, сообщений по электрон

почте. 3.@Работа с посетителями - прием и

помощь, как обратившихся к секретарю

сотрудников предприятия, так и помощь

командированным, организует прием

сотрудников и др посетителей;

4.@Подготовка и проведение совещаний -

должен проинформировать приглашенных

на совещание, подготовить список

участников, оформить доклад руководителя.

Во время проведения совещания секретарь

ведет протокол; 5.@Работа хозяйственного

характера - проверка качества уборки

кабинета руководителя, а также обеспечение

исправности всех технич средств,

находящихся в кабинете. ДЕЛОВЫЕ

КАЧЕСТВА::1.+Проф навыки – уметь

работать на компьютере, знание основ

работы с докум, хорошее знание рус и

иностран языка.2.+Организаторские

качества - мение организовать свою работу

и работу офиса, рациональное ведение

делопроизводства, умение организовать

приемы, презентации, поездки

руководителя.3.+Ответственность и

надежность - уметь работать

самостоятельно, грамотно решать вопросы

по оформлению и составлению докум.

4.+Инициативность - должен

самостоятельно принимать решения в

рамках своих полномочий.

5.+Пунктуальность и исполнительность. -

своевременное и точное исполнение

поручений и докум. 6.+Преданность фирме,

умение хранить конфиденциальные

сведения - уметь проявлять такт и

осторожность с собеседником, независимо

от личного отношения к нему. Не

разглашать сведения, имеющие секретный

характер. 7.+Хорошая память.

28. Функции секретаря по

бездокументному обслуживанию

К функциям секретаря по

бездокументному обслуживанию относятся:@

- организация приема посетителей;

- телефонное обслуживание;

- обеспечение рабочего покоя шефа;@

- контакты с персоналом фирмы и забота о

ее клиентах и деловых партнерах;@

- организация встреч и переговоров,

подготовка командировок руководителя;@

- организация и участие в работе

совещаний,@

- контроль исполнения поручений

руководства;

- организация и резервирование рабочего

времени руководителя;

- контроль за исправностью и правильной

эксплуатацией оргтехники.@

27. Планирование рабочего времени

секретаря

Начало рабочего дня:

- прийти на работу не менее чем за 20 — 25

мин. до прибытия руководителя или до начала

работы офиса (в зависимости от того, что

происходит раньше);

- проверить состояние рабочего места

руководителя и своего рабочего места;

- уточнить дату на календарях, время на часах;

- включить или переключить на дневной режим

работы офисную технику;

- просмотреть план работы на предстоящий

день, подобрать в соответствии с планом

необходимые документы и дела;

- по прибытии руководителя уточнить план

работы на текущий день, содержание намечаемых

мероприятий.

- записать поручения и указания руководителя.

Конец рабочего дня:

- наметить (желательно совместно с

руководителем) план работы на следующий день;

- напомнить соответствующим службам и

должностным лицам о мероприятиях, намеченных

на следующий день (прием делегации, проведение

совещания и т. д.);

- записать поручения и указания руководителя;

- если руководитель отбыл из офиса, привести в

порядок его и собственное рабочие места;

- убрать документы в шкафы и сейфы;

- выключить или переключить на ночной режим

работы технические средства;

- если руководитель остался работать после

окончания рабочего дня, в зависимости от

важности проблемы или остаться и продолжать ему

помогать, или, получив разрешение руководителя,

покинуть офис, обеспечив руководителя

необходимыми документами и информацией.

34. Правила ведения деловой беседы

1. Рациональность. В ходе беседы необходимо

вести себя сдержанно, даже в том случае, если

партнер проявляет эмоции. Во-первых,

неконтролируемые эмоции всегда отрицательно

сказываются на решении. Во-вторых, существует

психологическое правило, которое гласит: «В

дискуссии побеждает тот, кто более спокоен».

2. Понимание. Постарайтесь понять

собеседника. Ведь он(а) пытается объяснить вам

свою позицию, довести до вас свое мнение. Но из-

за вашего невнимания к его точке зрения не может

достичь цели. А это вызывает раздражение и может

привести к тому, что собеседник не поймет вашу

позицию. Помните: прежде чем влиять на позицию

партнера по общению, следует ее понять.

3. Внимание. Установлено, что в процессе

беседы уровень концентрации внимания

колеблется. И это происходит даже тогда, когда

отсутствуют отвлекающие факторы. Концентрация

и внимание на протяжении беседы неодинаковы.

Психика человека устроена таким образом, что в

процессе получения информации ему время от

времени требуются перерывы. Следует вербально

или невербально привлечь его внимание,

восстановить разорванный контакт.

4. Достоверность. В беседе не следует давать

ложную информацию даже тогда, когда это делает

собеседник. Иначе тактический выигрыш может

обернуться стратегическим поражением.

5. Разграничение. Установление границы

между собеседником и предметом разговора —

очень важный психологический принцип. В

процессе общения мы зачастую отождествляем то,

что говорит партнер, с ним самим или даже с

нашим отношением к нему. Приятная информация,

сообщенная неприятным собеседником, теряет

половину своей привлекательности. Наше личное

отношение к человеку, кот недолюбливаем, часто

затрудняет объективную оценку информации, им

сообщаемой. Чтобы этого избежать, обращайте

внимание прежде всего на то, что именно вам

сообщается, а не на то, кто и как сообщает.

29. Профессиональная этика секретарского труда

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем

сталкивается пришедший в учреждение посетитель,

первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день

руководитель, первый, кто отвечает на телефонные

звонки. От поведения секретаря во многом зависит не

только престиж фирмы, в которой он трудится, но

подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. Важную

роль играет профессиональная базовая подготовка,

включающая как высокий уровень общего образования,

так и специфич знания, кот могут быть определены в

соответствии с основными функциями секретаря:

· знания, необходимые для эффективного участия в

информационно-документарном обеспечении фирмы и

непосредственно руководителя (владение такими

техническими средствами, как персональный

компьютер, телефон, факс, ксерокс);

· знания, связанные с основными направлениями

деятельности фирмы, ее внутренней структурой и

внешними связями ; заниями правовых актов и

приложений, регламентирующих работу фирмы и ее

сотрудников;

· знания, требующиеся для коммуникативного

обеспечения работы фирмы и ее администрации; они

необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и

приеме посетителей, при деловой переписке и деловых

переговорах, при планировании своего рабочего дня и

обслуживании сотрудников фирмы.

Чтобы отвечать современным требованиям этики,

секретарь должен обладать следующими качествами:

1. иметь профессиональный имидж;

2. хорошо владеть речью и письмом;

3. обладать хорошей памятью;

4. хорошо ориентироваться во времени;

5. содержать в порядке документацию, быстро находить

необходимые бумаги;

6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую

переписку руководителя;

7. осваивать разработки новейших компьютерных

программ для офиса;

8. быть энергичным, проявлять инициативу;

9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и

клиентами;

10. поддерживать эффективную работу офиса в

отсутствии шефа;

11. контролировать финансы офиса;

12. быть осмотрительным в конфиденциальных,

щекотливых вопросах фирмы.

39. Подготовка служебных командировок

На секретаря часто ложится обязанность подготовки

служебных командировок сотрудников и руководителя.

Он готовит проекты приказов о командировках,

выписывает командировочные удостоверения,

регистрирует их в журнале. Для секретаря подготовка

руководителя к командировке является обязательной

функцией. Помимо приказа о командировке и выписки

командировочного удостоверения секретарь

руководителя составляет вместе с ним и печатает

программу командировки. В программе указываются

организации, отделы, лица (с указанием должности,

фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними

руководителя, мероприятия, на кот он будет

присутствовать. Название организации должно быть

точно выверено, указываются ее адрес и телефоны.

Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с

кот предстоит встреча. Копия программы остается у

секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится

руководитель и в случае необходимости может с ним

связаться.

Секретарь должен детально проработать маршрут

руководителя, заказывает билеты, гостиницу, выясняет,

как к ней проехать. Руководитель должен быть снабжен

необходимыми канцелярскими принадлежностями

(блокнотами, ручками, папками). После возвращения

руководителя секретарь обрабатывает материалы

командировки: перепечатывает документы, размножает

их, передает соответствующим структурным

подразделениям и сотрудникам. В обязанности

секретаря входит и оформление отчета о командировке.

30. Деловые контакты секретаря

Одним из важных дел контактов является

взаимоотношение руководитель-секретарь.

Поскольку секретарь является первым

помощником руководителя, он должен

выполнять работу в его стиле. Фактически

секретарь является личным организатором

руководителя, помогает ему в планировании

рабочего времени, а также в выполнении

намеченных мероприятий, освобождая от

выполнения вспомогательных тех операций,

фильтрует потоки корреспонденции,

телефонных вызовов и посетителей. К

сожалению, на практике секретарь часто

встречается с такой трудностью, как

необязательность руководителя в отношении

информации о его местоприбывании, что

создает большие трудности. В таких случаях

секретарь имеет право прямо спросить, куда

уходит руководитель и когда вернется.

Следует учесть, что не все руководители

умеют рационально планировать свое рабочее

время. Помочь руководителю в этом - задача

секретаря. Необходимо последовательно, но

не навязчиво воспитывать потребность в

планировании времени. Желательно вместе с

руководителем ежедневно уточнять

намеченные мероприятия на следующий день.

Делать это можно во время утреннего доклада

о текущих делах и корреспонденции или во

время вечернего доклада. Секретарь должен в

учетных формах отметить и сообщить

посетителю время посещения. Время

обеденного перерыва у секретаря и

руководителя не должно совпадать. Одна из

главных задач секретаря - быть чутким

посредником между руководителем и

подчиненными. Он должен приложить

максимум усилий для создания

благоприятной обстановки и дел отношений с

др сотрудниками. Зная режим и характер

работы руководителя, секретарь может в

случае необходимости оказать помощь

сотрудникам в организации приема их

руководителем; помочь составить документ,

удовлетворяющий личную просьбу и т.п.

Секретарю важно установить деловые

контакты с сотрудниками различных

подразделений своего предприятия. В

некоторых случаях секретарю приходится

выступать от имени руководителя. Очень

важно уметь вежливо и четко давать нужные

указания, контролировать их выполнение.

31. Поведение секретаря в конфликтных

ситуациях

В практике секретарской работы нередки

случаи, когда секретарю приходится сглаживать

конфликты, возникающие между руководителями и

сотрудниками. Здесь многое зависит от

профессионализма и гибкости поведения секретаря

в сложных ситуациях, умения владеть своими

эмоциями, от искусства ведения деловой беседы.

Иногда возмущенный или обиженный

сотрудник выплескивает весь негатив не на

руководителя, а на секретаря, настаивает наличном

разговоре с начальником, и немедленно. Нужно

быть к этому готовым и уметь сказать «нет», но

вполне корректно: «К сожалению, сейчас трудно

что-либо изменить…», «Возможно, в чем-то вы

правы, но…», «Очень жаль, но время упущено…».

Если коллеги по работе приходят к вам за

советом по личным вопросам, значит, у вас очень

хорошие отношения с ними, более того, они ценят

ваше мнение и доверяют вам. Когда вам говорят о

своих бедах, имейте терпение и выслушивайте

коллег до конца, даже если проблема вам кажется

нелепой и смешной. Ведь для того, кто к вам

пришел с ней, она очень важна.

При развитии конфликта секретарь обязан

соблюдать строжайший нейтралитет, чтобы своими

неосторожными действиями (которые могут быть

истолкованы как инициатива руководителя) не

нанести ущерб его имиджу. При этом публичный

комментарий действий руководителя и

принимаемых им решений совершенно исключен.

38. План действий секретаря в случае

срочного совещания у руководителя

При подготовке небольшого оперативного

совещания, которое проводится обычно в

определенный день недели или ежедневно в начале

рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение

участников, контроль за их своевременной явкой,

выяснение и доклад руководителю о причинах

отсутствия некоторых сотрудников, а также вызов

(в случае необходимости) работников на

совещание по требованию руководителя. Во время

работы совещания секретарь принимает все

телефонные звонки и посетителей.

Важно создать обстановку нормального хода

совещания, не допуская его срывов. Если же

возникает экстремальная ситуация, требующая

немедленных действий руководителя, то секретарю

следует записать поступившую информацию,

войти в кабинет, стараясь не привлекать внимания

выступающих и присутствующих, подать записку

руководителю и дождаться его указаний. Во время

совещания секретарь ни в коем случае не должен

отлучаться из приемной, так как в любой момент

участникам совещания может понадобиться его

помощь.

Совещания оперативного характера проводят

обычно в кабинете руководителя, и секретарь

должен позаботиться об обеспечении участников

совещания бумагой для записей. После совещания

следует привести кабинет в порядок.

За час до начала совещания секретарь готовит

для председательствующего папку с материалами

совещания, чистую бумагу, ручки, простые и

цветные карандаши, скрепки, линейки,

минеральную воду, стаканы и т.п.

Во время торжественных собраний на столе

президиума ставят цветы.

Если на совещании присутствуют гости, их

следует проводить в зал и усадить в первых рядах.

Перед совещанием секретарь раздает его

участникам необходимые документы.

На небольших совещаниях в обязанности

секретаря может входить сервировка рабочего

стола прохладительными напитками и стаканами.

Бутылки с минеральной водой устанавливают на

бумажные салфетки, группами в центре стола.

Бутылок должно быть не меньше, а стаканов - на

один больше количества участников совещания,

сидящих за столом.

32. Этические основы взаимоотношений между

секретарем и сотрудниками

Взаимоотношения секретарь-руководитель –

это один из важнейших и наиболее частых деловых

контактов в системе межличностного общения

секретаря. Секретарь является первым

помощником руководителя, он оказывает помощь в

своевременном выполнении намеченных на тот или

иной период мероприятий, выполняет

вспомогательно-технические операции, готовит

необходимую корреспонденцию и информацию,

регулирует телефонные звонки и потоки

посетителей, по просьбе руководителя подает ему и

его гостям чай или кофе.

Специалисты для создания идеальных

отношений между руководителем и его секретарем

рекомендуют обладать следующими качествами:

[1]

1.@Секретарь не должен допускать ошибок в

любом документе, тем самым освобождая своего

руководителя от необходимости проверять каждый

документ.

2.@Секретарь должен четко представлять свои

обязанности и уровень компетенции при

самостоятельном решении вопросов в отсутствии

руководителя. Руководителю, в свою очередь,

необходимо постоянно информировать секретаря о

всех делах, чтобы он мог максимально помочь ему.

3.@Секретарь должен следить за событиями в

личной жизни руководителя, например

позаботиться о цветах для специальных случаев, о

поздравительных открытках и т.@д.

4.@Хороший секретарь считает непреложной

обязанностью проявлять тактичное внимание к

руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда

взаимопонимание достигнуто, руководитель может

передать секретарю право решения некоторых

вопросов.

Для помощи руководителю секретарь не может

довольствоваться сугубо служебной, деловой

информацией о своем шефе. Для выполнения задач,

которые ставит перед ней профессия, требуется

изучение, знание его личности, циклов его

настроений, подъема и спада энергии, рабочие и

иные привычки. В своем понимании его характера

и его дел секретарь может преуспеть настолько, что

оказывается способным предвосхищать многое из

того, что ему еще только будет поручено.

Никогда не критикуйте шефа на людях и не

обсуждайте его с сотрудниками.

Для успеха в работе важно уметь держать

определенную дистанцию в отношениях с

руководителем.

С первых рабочих дней выберите правильную

манеру общения с руководителем. Обращение на

«вы» и по имени-отчеству поможет вам держать

дистанцию и в критической ситуации достойно

выйти из положения.

33. Этические основы взаимоотношений между

секретарем и руководителем

Вежливым и внимательным следует быть со

всеми сотрудниками, даже теми, кто сегодня в

немилости. Именно секретарю приходится

сообщать сотрудникам «волеизъявление»

начальника, далеко не всегда приятное. В таких

ситуациях нужно быть деликатным и сохранять

нейтральную позицию, доводя до сотрудников

негативную информацию. Вам помогут фразы:

«Мне очень жаль, но….», «К сожалению, я должна

вам сообщить…»

В практике секретарской работы нередки

случаи, когда секретарю приходится сглаживать

конфликты, возникающие между руководителями и

сотрудниками. Здесь многое зависит от

профессионализма и гибкости поведения секретаря

в сложных ситуациях, умения владеть своими

эмоциями, от искусства ведения деловой беседы.

Иногда возмущенный или обиженный

сотрудник выплескивает весь негатив не на

руководителя, а на секретаря, настаивает наличном

разговоре с начальником, и немедленно. Нужно

быть к этому готовым и уметь сказать «нет», но

вполне корректно: «К сожалению, сейчас трудно

что-либо изменить…», «Возможно, в чем-то вы

правы, но…», «Очень жаль, но время упущено…».

Коллектив объединяет людей@– сослуживцев

разного возраста, пола, уровня образования и

культуры, интеллигентности.

При этом очень важно не забывать, что у

каждого сослуживца свой характер, привычки,

убеждения, вкусы и потребности. Придерживаясь

следующих правил, секретарь может поддерживать

нормальные деловые отношения с сослуживцами:

1)@искренне интересуйтесь другими людьми;

2)@если вы хотите воздействовать на них, не

вызывая чувство обиды, начинайте с похвалы и

искреннего признания их достоинств;

3)@указывайте на ошибки других не прямо, а

косвенно;

4)@помните, что имя человека – самая лучшая

музыка для него, и чем чаще (в разумных пределах)

оно упоминается, тем лучше. При этом

устанавливается контакт на подсознательном

уровне.

5)@говорите о том, что интересует ваших

собеседников, умейте внимательно слушать;

6)@внушайте своим собеседникам сознание их

значимости, создайте людям хорошую репутацию,

которую они будут стараться поддерживать;

7)@добивайтесь, чтобы люди были готовы

сделать то, что вы предложите. При этом нужно

руководствоваться «золотым правилом» делового

человека – будте пунктуальны и не забывайте о

своих обязательствах и обещаниях сослуживцам;

8)@научитесь помогать людям, делая это

ненавязчиво и естественно, и в тоже время, чтобы

люди понимали, что вы оказываете им любезность.

В каждой профессии рано или поздно

наступает период, когда сотрудник должен

приложить все усилия для своего самоутверждения,

как мастера своего дела. Этот этап преодолевает

лишь тот, у кого есть воля, заинтересованность в

достижении цели.

Взаимное уважение между товарищами по

службе – залог нормальной работы любого

учреждения. Вот почему говорят – простейший

способ понять мотивы поведения человека –

поставить себя на его место.

В любой фирме можно встретить сотрудников,

имеющих сложный характер, неуживчивых, с

плохими манерами, общаться с которыми крайне

сложно. Обязанность секретаря – проявить к ним

такое же вежливое и доброжелательное отношение,

как и к сослуживцам, которые нравятся. Следует

помнить, что основа подлинного этикета является

аксиома, что любой человек заслуживает уважения

уже за то, что он принадлежит вместе с вами к

одной общечеловеческой расе. Помните, что вы на

работе и должны быть со всеми одинаково

вежливы, тактичны, заботится о хорошей

репутации своего учреждения.