На прояв гостинності потрібен час, оскільки гість, як правило, має свої власні уявлення про
те, де і коли службовці повинні виявляти його.
Розуміючи з першого слова або навіть натяку, коли необхідно надати якусь додаткову
послугу, працівник повинний мати достатньо професіоналізму і наданих йому прав, щоб
самостійно змінювати традиційний хід подій, тобто бути здатним відреагувати на створену
ситуацію таким чином, щоб це було розцінено гостем як гостинність.
Чіткий розподіл обов'язків між службовцями нормальний і необхідний. Без чіткого поділу
праці нормальне функціонування готелю буде неможливим. Проте, керівництву і
службовцям варто розуміти, що розумне прохання гостя є законом, який необхідно
неухильно виконувати. Обов'язок і уміння передчувати, розпізнавати і задовольняти законні
потреби гостей настільки фундаментальні для індустрії гостинності, що не можуть
розглядатися лише як службовий обов'язок будь-кого з працівників. Гостинність має
забезпечуватися в усьому готелі цілодобово і обов'язково кожним працівником без винятку.
Будь-яка спроба обмежити прояв привітності або покласти його як постійний обов'язок на
одного службовця, свідомо приречена на провал. Гостинність вимагає загальної турботи
щодо гостя з боку всіх службовців. В умовах протидії важко організувати навіть елементарне
обслуговування, не кажучи вже про гостинний прийом. Слід зазначити, що механічне,
електричне та інше обладнання, що створює зручності без участі людини, також може
впливати на створення в готелі атмосфери гостинності. Погано працююче обладнання, будь
це підтікаючий водопровідний кран і скрипливе ліжко, тріщина на шибці, помилки у
виставленому рахунку або брудні фіранки – усе є видимим і очевидним проявом байдужного
ставлення до гостя. Гірше того, подібні умови руйнують здатність персоналу до проявлення
гостинності. Працівник, який знає, що наступний ранок не принесе йому нічого крім нових
скарг гостей, не в змозі працювати з повною віддачею.
Вимагає уваги з погляду прояву гостинності і різна продукція, що розповсюджується в
готелі. Гості досить схвально відносяться до будь-якої настільної інформації, брошур, різних
покажчиків. Атмосфера гостинності піддається серйозному випробуванню, якщо гість
змушений запитувати про те, де знаходиться туалет у працівника, обличчя якого явно
виражає, що йому вже набридло кожній людині багато разів відповідати на подібні
запитання. Аналогічно цьому, атмосфера гостинності може виявитися цілком зруйнованою,
якщо гості, проходячи коридором, бачитимуть на двері одного з номерів розпорядження
супервайзера: «Покоївка, негайно приберіть цей номер». Фальш і лицемірство
адміністратора, що не жалкує посмішок для гостей, але спілкується з персоналом в
нестриманій формі, відразу будуть побачені.
Отже, роль керівництва також є важливою у створенні атмосфери гостинності. Будь-яка дія
керівництва, від ухвалення рішення про звільнення того або іншого співробітника до