Реферат - Система министерского делопроизвоства
Подождите немного. Документ загружается.
1
Министерство образования и науки РФ
Федеральное агентство по образованию
Государственное образовательное учреждение
Высшего профессионального образования
Северо-Кавказский государственный технический университет
Кафедра «Финансы и кредит»
РЕФЕРАТ
по дисциплине «Делопроизводство»
на тему: «Система министерского делопроизвоства»
Работу выполнила:
Гердзиевская Е. Д.
Работу проверила:
Рощупкина В.В.
Ставрополь 2009
2
СОДЕРЖАНИЕ
Введение …………………………………………………………………………..3
1. Сущность министерской системы………………………………………...4
2. Система делопроизводства министерств ХIХ века………………………7
3. Министерское делопроизводство начала ХХ
века……………………...11
Заключение ………………………………………………………………………14
Список использованных источников……………………………………15
3
ВВЕДЕНИЕ
До начала XIX века существовала система коллегий, однако она имела
ряд недостатков. Для более гибкого и оперативного управления была создана
система министерств с единолично управляющими министрами. «Общее
учреждение министерства» стало основным законодательным актом,
определившим организацию и порядок работы центральных учреждений
более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных
дел» министерств. Им были определены единообразная структура
министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.
Начало XIX века ознаменовалось мощным ростом производства и новой
реформой в сфере управления: коллегии были заменены министерствами.
Отличие министерского делопроизводства от коллежского было
обусловлено, прежде всего, изменением принципа принятия управленческих
решений. Он стал единоначальным: каждое должностное лицо отвечало за
конкретный участок управленческой деятельности и в соответствии со
своими обязанностями принимало участие в подготовке проекта документа.
В министерском, или исполнительном, делопроизводстве сложился и
определенный порядок составления документов, который устанавливался
законодательно
В конце XIX века в учреждениях появились пишущие машинки. Это
привело к революционным преобразованиям в системе делопроизводства.
Скорость печати, компактный вид документа, возможность получения сразу
нескольких копий - все это упростило процесс документирования и
сократило объем документов. Появление телеграфа привело к
распространению новых видов документов - телеграмм и телефонограмм. В
некоторых учреждениях значительно ускорили обработку документов путем
применения механических нумераторов и штампов. К этому времени
появляется первая делопроизводственная литература.
4
1. СУЩНОСТЬ СИСТЕМЫ МИНИСТЕРСТВ
Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного
управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний
уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с
реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила
формирование системы центральных и местных учреждений. С начала XIX
века в России вводится министерское делопроизводство вместо коллегий.
Новая система управления основана на принципе единоначалия,
зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в.
Создание министерств с единолично управляющими министрами было
необходимо для более гибкой и оперативной системы управления.
Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой
системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств;
позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального
совещательного органа. Тем не менее отношение к министрам как к
единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство
министерств как "исполнительное".
8 сентября 1802 года манифестом Александра I было учреждено 8
министерств – Военно-сухопутных сил, Военно-морских сил, Иностранных
дел, Внутренних дел, Коммерции, Финансов, Народного просвещения и
Юстиции. Создание министерств и объединяющего их высшего
административного органа – Комитета министров, формирование системы
ведомств означало решительный шаг по пути модернизации государственной
машины Российской империи и выстраивания достаточно эффективной
вертикали исполнительной власти. Но в 1802 году было лишь провозглашено
создание министерств и назначены первые министры. Аппарат новых
центральных учреждений и систему их взаимодействия с местными
учреждениями еще предстояло создать. Несколько позже - 1 января 1810 г.
5
создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение.
Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей
судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за
правительственным аппаратом.
Решающую роль в формировании министерской системы сыграл
М.М.Сперанский, по плану которого 17 августа 1810 года был принят закон
«О разделении государственных дел по министерствам», а 25 нюня 1811 года
утверждено «Общее учреждение министерств», ставшее законодательной
основой для регламентации внутреннего устройства и порядка деятельности
министерств на многие десятилетия вперёд.
Рисунок 1- Структура министерств.
Каждое министерство получило следующую структуру (рис. 1): во
главе министерства стоял министр с товарищем (т.е. заместителем), при
министре имелись канцелярия и совет. Рабочий аппарат министерств состоял
из департаментов, которые делились на отделения, а отделения на столы. В
основу организации каждого министерства был положен принцип
единоначалия. Одновременно были провозглашены подчинение министров
6
действующим законам и их ответственность за успешность деятельность
вверенного им ведомства.
Министры назначались самим императором и были ответственны
только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей
организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты,
подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам
департаментов, столоначальники - начальникам отделений. Совет министра
состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа
"для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения". В
департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов.
Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на
правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое
внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели
штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их
должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел.
Канцелярия министерства занимала в этой иерархической лестнице
значительное и уважаемое место:
«Обязанности канцелярии министра и ее директора:
Главная обязанность канцелярии министра состоит в правильном
распределении дел по департаментам и в исполнении приказаний министра
по тем делам, кои не принадлежат ни к одному департаменту или кои
министр предоставил собственному своему усмотрению и решению.
Исключая сии дела, канцелярия ни в какое производство сама собою не
входит.
Канцелярия министра состоит в управлении ее директора. Директор
канцелярии имеет те же права и обязанности по сему управлению, какие
принадлежат каждому директору по департаменту. Канцелярия сносится о
всех нужных ей сведениях с департаментами, одно министерство
составляющими, посредством ее директора. Канцелярии разных министров
7
сносятся между собою также посредством их директоров, но не иначе, как с
ведома и по точному приказанию министров».
2. СИСТЕМА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА МИНИСТЕРСТВ ХIХ ВЕКА
«Общим учреждением министерств» (1811 год) вводилось
единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания
документа до его хранения в архиве. Впервые делопроизводство было
выделено в отдельное понятие и даже сформулировано его определение:
«Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления
деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным
законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг» (1857 год
Воронцов).
Содержание "Общего учреждения министерств" свидетельствует о том,
что его авторы достаточно четко различали два аспекта
делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым
совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в.
широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение
документов и дел, понимая вместе с тем, что в практической деятельности
канцелярии они тесно взаимодействуют.
«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный
порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных
подразделениях. Весь процесс делопроизводства делился на следующие
этапы:
Порядок вступления дел;
Движение их, или собственно «производство дел»;
Отправление дел;
Ревизия;
Отчеты.
8
Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию
министра или непосредственно в департаменты.
К министру поступали:
1. Высочайшие указы, повеления, постановления и
учреждения.
2. Взаимные сношения министров, генерал-губернаторов и
других лиц, равные звания носящих.
3. Представления от лиц подчиненных по делам особенной
важности, требующим скорого разрешения или нового постановления,
так как и повторительные представления, чинимые в тех случаях, когда
места подчиненные на первые их 99 представления в департамент не
получают в свое время разрешения.
4. Отзывы, последовавшие на предписания министра.
5. Жалобы на департаменты, подчиненные ему.
6. Секретные дела.
Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими
учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными,
представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из
его канцелярии с резолюцией министра.
Все поступающие в министерство дела делились на три категории:
текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с
установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка
и др.; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых
постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, "не
терпящие времени", или срочные. Дела чрезвычайные и срочные
рассматривались в первую очередь.
О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии,
директору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта
стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекла
9
за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в
министерстве.
Общий порядок движения дел в министерствах строго
регламентировался. Каждый документ проходил весь путь его подготовки и
рассмотрения - от отдельного стола в составе того или иного отделения,
через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента
или объединенного присутствия нескольких департаментов (в случае
крайней сложности дела) до министра, а иногда и совета министра, смотря по
сложности дела.
Документы, создававшиеся в процессе "производства дела" можно
разделить на две группы: документы, составлявшие внутреннее
делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы
заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.), и
документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и
отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные
бумаги".
Отправка дел включала регистрацию отправляемых документов в
журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание
адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые
конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги
должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта
и запечатывался сургучной печатью.
Ревизия дел - проверка ведения дел - по "Общему учреждению
министерств" составляла самостоятельный участок делопроизводства.
Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров
департаментов; в губерниях - начальников присутственных мест и самого
губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по
столам и сообщали сведения директору департамента, которому
предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и
неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным
10
реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих
ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая
ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел
предусматривала проверку порядка хранения документов и дел,
правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин
задержки в рассмотрении дел
Последняя стадия "производства дел" по "Общему учреждению
министерств" - отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в
суммах, отчеты в делах и отчеты в "видах и предположениях". Отчеты в
суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о
деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на
следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему
направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов
департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по
министерству.
Очень строго регламентировалась вся деятельность канцелярских
чиновников. Впервые для них были разработаны специальные должностные
инструкции.
До 60-х годов XIX века по-прежнему был распространен коллежский
порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и
соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок
документирования заключается в том, что в начале документа повторялась
вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением
отдельной справки, в которой давались краткие извлечения изо всех
документов.
Употребление наименования разновидностей документов стало
обязательным и строго регламентировалось. Разновидность документов
определялась положением корреспондентов на иерархической лестнице.
Изложение содержания документа стало полностью зависеть от его формы, а