Реферат - Регистрация документов

Подождите немного. Документ загружается.

справочных картотек

Основу справочного аппарата в делопроизводстве составляет

справочная картотека, в которой регистрационные карточки расположены в

определенном порядке (по определенной схеме)

Справочный аппарат в делопроизводстве призван разносторонне

раскрывать состав и содержание документов, циркулирующих в сфере

делопроизводства; обеспечивать оперативный поиск документов и получение

информации, необходимой для контроля за исполнением документов.

Количество и вид картотек в делопроизводстве определяются степенью

централизации регистрационных и поисковых операций, а также

конкретными условиями деятельности учреждения. При централизации

регистрационно-справочных операций все или большинство картотек

располагают в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном

осуществлении указанных операций картотеки сосредоточивают в

структурных подразделениях и службах.

В учреждениях I, II и III категорий справочные картотеки могут

вестись как в канцелярии, так и в структурных подразделениях; в

учреждениях IV категории ведется единая справочная картотека или

журналы регистрации па все регистрируемые документы.

Карточки помещают в картотеки немедленно после внесения в них

учетно-справочных данных и при необходимости перемещают из одной

части картотеки в другую, не извлекая из нее.

Карточки группируют (систематизируют) в картотеке по алфавитному,

географическому, корреспондентскому, номинальному, предметно-

вопросному, структурному, хронологическому и другим признакам. Выбор

признака классификации карточек в картотеке полностью определяется

содержанием информационных запросов, которые должны удовлетворяться с

ее помощью.

По алфавитному признаку располагают карты, которые с целью

оперативного поиска можно систематизировать в алфавитном порядке

Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000.

№3. С. 35

фамилий, наименований объектов или предметов. Алфавитный признак

наиболее формализован и используется при построении картотек писем и

заявлений граждан, рационализаторских предложений и т. д.

При систематизации по географическому признаку карточки распола-

гают в соответствии с отнесением зафиксированных в них событий или явле-

ний к какому-либо географическому пункту.

Использование корреспондентского признака предполагает системати-

зацию карт в соответствии с порядком расположения организаций, с

которыми ведется документооборот (например, министерства, заводы,

институты и т. д.). По этому признаку карты систематизируют тогда, когда

по запросу извне необходимо установить, кому направлен поступивший в

аппарат документ

Номинальный признак предполагает расположение карт в картотеке в

соответствии с видами документов, к которым они относятся. Рубрики

картотеки при этом могут быть следующими: уставы, положения,

постановления, распоряжения, приказы, протоколы и т. д.

Предметно-вопросный признак является важнейшим при организации

картотек. Карты в этом случае располагают в соответствии с содержанием

документов или сферой народного хозяйства (деятельности), к которой

относятся документы. Рубриками картотеки могут быть: названия отраслей

народного хозяйства (промышленность, строительство, сельское хозяйство),

отраслей промышленности (машиностроение, легкая, пищевая и т. д.), виды

деятельности (снабжение, сбыт, финансирование и т. п.), наименование

мероприятий (посевная кампания, борьба с весенним паводком, участие

школьников в сельскохозяйственных работах).

При необходимости используют более глубокое деление понятий:

народное образование:

- строительство школ;

- организация учебного процесса;

Картов В.В. «Система документооборота на предприятии», М., «Има-прес», 2000, 148 с

- организация воспитательной работы.

При организация картотек по структурному признаку карточки

размещают в соответствии с принадлежностью документов к структурным

подразделениям учреждения, т. е. к управлениям, отделам, секторам.

Разделами и рубриками такой картотеки являются наименования

структурных подразделений.

Согласно хронологическому принципу документы располагают в

картотеке по датам их поступления, исполнения и т. п.

В большинстве случаев алфавитный и хронологический признаки

используют в сочетании с другими для более глубокого деления массива

карточек и ускорения их поиска.

Справочная картотека учреждения делится на две части:

неисполненных и исполненных документов.

Картотека неисполненных документов нужна для поиска документов в

процессе их исполнения и в большинстве случаев ведется централизованно.

Карточки в ней располагают по группам документов (входящие, исходящие,

внутренние), по корреспондентам (адресатам и адресантам), по срокам

исполнения, структурным подразделениям, хронологии (по датам

поступления, отправления или подписания).

Картотеку входящих неисполненных документов целесообразно

построить по корреспондентскому признаку в хронологическом порядке.

Картотеки входящих документов, построенные по корреспондентскому

признаку, часто используются в аппаратах центральных и республиканских

учреждений.

Картотеку исходящих неисполненных документов можно построить по

структурным подразделениям (исполнителям) или корреспондентам. В

первом случае документ находят по индексу (фамилии исполнителя) и дате

документа, но втором — по адресату и дате документа.

В картотеках входящих, исходящих и внутренних документов карточки

можно располагать соответственно по датам их поступления, отправки и

подписания.

Контрольные картотеки в основном формируются по срокам

исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки из картотеки неисполненных

перемещают в картотеку исполненных документов, которая строится по

производственно-отраслевому, вопросному или предметному признаку.

Дополнительными поисковыми признаками здесь являются

хронологический и структурный.

Рубриками картотеки исполненных документов могут быть разделы и

рубрики классификатора вопросов деятельности учреждения, разделы и

статьи номенклатуры дел, объекты или явления, понятие о которых является

собирательным по отношению к какой-либо группе документов.

Если рубриками картотеки являются разделы сводной номенклатуры

дел, то последовательность расположения рубрик соответствует

последовательности разделов номенклатуры. Последовательность

расположения рубрик в картотеке подразделения соответствует статьям

номенклатуры его дел. Если в номенклатуре дела перечислены, например, в

таком порядке: приказы министерства, генерального директора объединения,

положения о производственных единицах и структурных подразделениях, то

и комплекты регистрационных карточек располагают в картотеке в той же

очередности. На разделителях разделов картотеки указывают наименования

подразделений, а на разделителях рубрик — заголовки дел.

Картотеку писем и заявлений граждан, поступающих в учреждение,

выделяют в самостоятельную часть, а карточки систематизируют по

алфавиту фамилий и имен заявителей. При большом количестве карточек

картотеку можно построить по географическому (наименования

административно-территориальных единиц) признаку в сочетании с

алфавитным.

Картотеки специального назначения в структурных подразделениях

(кодификационные, нормативные и т. д.) организуют по предметно-

тематическому, хронологическому или алфавитному признакам.

Делопроизводственные картотеки передают в архив вместе с

соответствующими делами и документами

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Основным принципом регистрации документов организации, ее

структурных подразделений является однократность. Поступающие

документы регистрируются в день доставки, отправляемые — в день

подписания.

Самостоятельно регистрируется только инициативный документ,

присланный извне или созданный в организациях. Данные об ответном

документе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям

на инициативный документ.

Обязательной регистрации подлежат документы, которые по своему

содержанию требуют рассмотрения, решения или ответа.

При регистрации документов используются: список структурных

подразделений; сводная номенклатура дел; перечень документов, не

подлежащих регистрации; приказы о распределении обязанностей между

руководителями; классификатор видов документов; классификатор

Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в

делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4, с.17-20

исполнителей и контролеров; классификатор организаций; книга-нумератор.

На каждое поручение, обозначенное в документе и имеющее срок

исполнения и ответственного исполнителя, заводится регистрационно-

контрольная карточка (РКК). Она обеспечивает цели учета, регистрации,

контроля и поиска всех документов.

РКК изготавливается на листах карточной или обложечной бумаги

(плотностью 160 г/м2) формата А5, бланки карточек должны печататься на

бумаге светлых тонов, допускается цветовое различие карточек (и

зависимости от группы или видов документов).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Государственная система документационного обеспечения

управления. Основные положения. Общие требования к документам и

службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 28-

31.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти. М., 2000. С. 16.

3. Государственная система документационного обеспечения

управления. Основные положения. Общие требования к документам и

службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 27.

4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и

определения. М., Издательство стандартов, 1998. П.67.

5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах

исполнительной власти. М., 2000. П. 5.1.

6. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А.

Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация

документов и дел в пределах архива // Секретарское дело 2000. №4,

250 с.

7. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство 2001.

№1, с. 25-26.

8. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства

// Секретарское дело 2000. №4. С.40;

9. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А Документ коммуникации и восприятия.

Лекции по курсу «документоведение». Краснодар: 95г., 125 с

10.Картов В.В. «Система докуметооборота на предприятии», М., «Има-

прес», 2000, 458 с

11.Кирсанова М.В Современное делопроизводство М: Инфра – М 2000,

358 с.

12.Короткий С. Современные технологии корпоративного

документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра"

2000. № 3. с. 15.

13.Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. //

Делопроизводство 2000. №1. 45 с.

14.Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных

системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 35.

15.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение

управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002, 258 с.

16. Кузнецова Т.В Делопроизводство. М:2003г., 658 с

17.Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы

секретаря с документами // Секретарское дело 2000. № 1.

18.Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел-

Синтез», 2001, 354 с.

19.Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы

истории и методологии). Диссертационная работа доктора

исторических наук. Автореферат / М., 2000, 412 с.

Приложение 1

Утверждаю

Директор завода «Прогресс»

А. Б. Климов

25. 12. 76

Примерный перечень документов,

не подлежащих регистрации канцелярией завода

1.Письма, присланные в копии для сведения

1.Извещения о заседаниях, собраниях, конференциях и т. д.,

пригласительные билеты, программы и сообщения о повестке дня

2.Графики, наряды, заявки, разнарядки, фондовые извещения (подлежат

учету в отделе снабжения)

3.Объяснительные записки по вопросам нарушения трудовой дисциплины,

адресованные руководителям структурных подразделений

2.Сводки, справки, информации, доклады, присланные для сведения

3.Рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок и смотров, плакаты

4.Учебные планы и программы занятий (подлежат учету в отделе

подготовки кадров)

4.Прейскуранты (копии)

5.Нормы расхода материалов

6. Бухгалтерские документы (подлежат учету в бухгалтерии)

7. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т. д.

(учитываются в библиотеке)

12. Месячные, квартальные и полугодовые отчеты (подлежат учету в

бухгалтерии)

13. Проекты внутренних документов

14. Формы статистической отчетности (учитываются в плановом отделе)

15 Переписка по мелким административно-хозяйственным вопросам

16.Арбитражные и исковые документы (учитываются в юридическом

отделе).

Приложение 2

Единая регистрационная карточка