Реферат - Регистрация документов
Подождите немного. Документ загружается.
использовать журналы (приложения 3).
Основные положения ЕГСД предусматривают применение
индивидуальной карточной формы регистрации документов, при которой
каждый документ регистрируется па отдельной карточке (исключение
составляет парная регистрация типа «запрос-ответ»).
Кроме индивидуальной в делопроизводстве ряда учреждений до
последнего времени использовалась групповая карточная система
регистрации, при которой на одной карточке регистрируется несколько
документов одной группы, объединяемых общностью содержания,
авторством корреспондентов, принадлежностью к одному виду и т. д. Па ней
указывается наименование корреспондента или вопроса, по которому идет
переписка. На одной карточке могут регистрировать только поступающие
или отправляемые документы, или те и другие вместе. Групповая карточная
система регистрации документов позволяет создавать компактные картотеки,
оперативно осуществлять поиск документов при небольшом числе и
достаточно стабильном перечне корреспондентов, в ряде случаев содействует
правильной систематизации документов внутри дела [6, с. 58]. В настоящее
время используется редко.
Эффективность использования карточной формы регистрации
документов определяется следующим:
- карточки можно располагать в любом порядке, что обеспечивает
возможность поиска по одному из признаков, положенных в основу их
систематизации;
- одним регистрационным актом можно создать несколько карточек,
организовать несколько картотек, что создаст условия для централизации
регистрационных операций;
- карточки можно использовать для создания каталогов в период
архивного хранения документов; заполнять карточки (в отличие от
журналов) можно на пишущей машинке;
- регистрационные работы можно ускорить за счет одновременного
заполнения карточек несколькими работниками (вносить данные в журнал
11
может только один человек).
С применением карточек для регистрации резко повышается
возможность оперативного нахождения документа или группы документов и
одновременно сокращается трудоемкость регистрационных операций.
Эффективность использования картотек снижается, потому что
карточки систематизируют по второстепенным поисковым признакам,
например, по порядку регистрационных номеров; сведения о реквизитах,
прохождении и исполнении документов фиксируют неполно и нечетко. На
эти моменты следует обратить внимание при использовании карточной
формы регистрации.
Эффективность карточной формы регистрации документов
проявляется в следующих условиях:
частая необходимость быстрого нахождения одного или группы
документов, объединенных общим признаком;
соблюдение должностными лицами правил работы с карточками,
картотеками и порядка выполнения соответствующих операций;
техническое обеспечение эксплуатации картотек.
Бланки регистрационной карточки изготовляются типографским
способом или методом оперативной полиграфии на бумаге повышенной
плотности формата А5 (148 X 210) и А6 (105 X 148 мм).
Для визуального различия карт и картотек карты разрешается
изготовлять из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему
полю. Цветовые различия карт можно использовать следующим образом:
входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются
соответственно на белых, желтых и голубых картах; письма, жалобы и
заявления трудящихся на карточках с красной полосой.
Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукопис-
ным способом. Состав и содержание заполняемых граф зависят от того, па
какой инициативный документ заполняется карточка — входящий,
исходящий или внутренний.
Количество экземпляров регистрационной карточки определяется
12
числом справочных, контрольных и других картотек во всех структурных
подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.
В учреждениях I и II категорий карты заполняют в 3—5 экземплярах:
два помещают в справочные картотеки, построенные чаще всего по
корреспондентскому, предметно-тематическому или структурно-
хронологическому принципу, третий направляют в контрольную картотеку,
четвертый — исполнителю, а пятый — в подразделения, где ведутся
специализированные картотеки (например, кодификационная картотека в
юридическом отделе, картотека писем, жалоб и заявлений граждан в бюро
жалоб или контрольной группе, картотека нормативных документов по труду
в управлении (отделе) организации труда и заработной платы).
В учреждениях III и IV категорий при регистрации заполняют 2—3
экземпляра карточек, которые используются для создания справочной и
контрольной картотек, а также в ряде случаев направляются вместе с доку-
ментом исполнителю. В некоторых из этих учреждений при регистрации
документов заполняют одну карту.
Число экземпляров карт, заполняемых при регистрации в учреждении,
не всегда постоянно: на каждый документ создается одно и то же количество
экземпляров карт, однако при регистрации тех документов, для учета
которых в структурных подразделениях создаются специализированные
картотеки, оно может возрастать.
Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками
исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому
документ должен быть исполнен.
В графе «Корреспондент» указывается название учреждения либо
фамилия, имя и отчество, место работы или домашний адрес лица, от
которого поступил или которому документ направлен. Название учреждения
можно указывать в официально принятом сокращенном виде. При наличии
утвержденного перечня постоянных корреспондентов с их условными
обозначениями, они могут быть проставлены вместо названий учреждений.
При поступлении коллективного письма указывают фамилию, имя и отчество
13
лица, первым подписавшего документ, а затем добавляют слова «и другие».
Если документ составлен одним лицом, а прислан из другого учреждения,
первым указывается автор документа, а затем после слов «поступил из» —
название корреспондента, передавшего документ. Например, «поступил из
редакции газеты «Известия».
Если исходящий документ направляется (в копиях) нескольким
адресатам, указывается не более 3. При массовой рассылке пишут
обобщенное наименование корреспондентов (например, всем трестам и
СМУ; секретарям исполкомов районных и городских Советов и т. д.) и номер
списка рассылки, например, «Всем предприятиям. Список рассылки № 6».
При регистрации внутренних документов в этой графе указывают на-
именование структурного подразделения, которому адресуется документ
(приказ, распоряжение), или же наименование структурного подразделения,
где он подготовлен (справка, сводка, докладная или объяснительная записка,
протокол).
В графе «Дата поступления и индекс документа», которую заполняют
только при регистрации входящего документа, отмечают дату поступления
и индекс документа, присвоенный ему организацией, в которую он поступил.
Дата поступления документа является одновременно и датой его
регистрации. Дата включает число, месяц и год, обозначаемые шестью
арабскими цифрами, например 06.04.07. Индекс, присвоенный документу
при регистрации, отчетливо указывается при рукописном заполнении
карточек буквами и цифрами несколько крупнее обычных, при
машинописном, компьютерном — заглавными.
В графе «Дата и индекс документа» при регистрации входящего
документа указываются дата и индекс, присвоенные ему учреждением —
автором документа. Если регистрируется документ, который составлен в
одном учреждении, а прислан другим, следует указать даты этих документов
и индексы, присвоенные им учреждениями-отправителями:
03.02.07 274 ООО «Таверна» 25.02.07 56/1892 газета «Известия».
При регистрации исходящего или внутреннего документа в настоящей
14
графе указывают дату его подписания и индекс документа.
В графе «Краткое содержание» указывают вид документа (письмо,
приказ, справка), заголовок к его тексту или краткое содержание. Вид
документа (кроме письма) указан на регистрируемом документе. Заголовок к
тексту точно воспроизводится на карточке.
При отсутствии заголовка лицо, регистрирующее документ,
знакомится с текстом документа и формулирует его краткое содержание
одной обобщающей фразой. Чаще всего она строится на основе
заключительной части документа, в которой содержатся выводы,
предложения, просьбы, заключения и т. и. При этом целесообразно начинать
изложение заголовка отглагольным существительным с предлогом О или Об
(О изыскании, О проведении, Об изменении и т. д.).
В отдельных случаях при регистрации входящего документа в данной
графе отмечают должность, звание, инициалы и фамилию лица,
подписавшего его. Например, зам. министра связи В.Л. Саванчук, директор
завода, депутат Верховного Совета А. В. Костенко, академик С. Максимов.
При регистрации исходящих и внутренних документов должность, инициалы
и фамилию лица, подписавшего документ, указывают обязательно.
В графе «Резолюция или кому направлен документ» записывается
резолюция руководителя, которая переносится на карточку без изменений
и сокращений. При этом указывают инициалы и фамилию руководителя, а в
некоторых случаях и его должность. На карточку переносят все резолюции,
содержащиеся в документе. При отсутствии резолюции в данной графе
записывают название подразделения или инициалы и фамилию
должностного лица, которому направляется документ. Вместо названия
подразделения можно записать его индекс (номер) или сокращенное
обозначение (СКВ. БТИ, ОТЗ).
В графе «Отметка об исполнении» в карточке, составленной на
инициативный входящий документ, фиксируют краткое содержание, дату и
индекс ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его.
При отсутствии письменного ответа указывают кем, когда и как решен
15
вопрос, изложенный в инициативном документе, и, если необходимо, кем,
когда и как об этом решении уведомлен автор этого документа. Приведенная
запись удостоверяется подписью непосредственного исполнителя документа
с указанием его должности, инициалов и фамилии. Например:
Дано указание о дополнительной отгрузке бутового камня в третьем
квартале 2006 г. Письмо зам. министра Р. Л. Веселова от 03.04.06 № 16/184.
Ст. инженер А. Васильев 04.04.06
Министром разрешена немедленная командировка в Красноярск и
Иркутск.
Передано директору завода по телефону 12.10.06 в 12 ч. 20 м.
Ст. инженер Л. Ковалев. 12.10.06
В карточке, составленной на инициативный исходящий документ, в
данной графе проставляют дату получения ответа на него, дату и индекс
ответного письма автора, указывают краткое содержание, в ряде случаев —
должность и фамилию подписавшего его лица. Если ответный документ
отсутствует, записывают, когда и какое решение принято по существу
рассматриваемых вопросов. Приведенная запись удостоверяется подписью
непосредственного исполнителя документа с указанием его должности,
инициалов и фамилии.
В карточке, составленной на внутренний документ, в данной графе
указывают конкретные действия по выполнению документа и достигнутые
результаты. Если в процессе выполнения составлялся новый документ,
указывают его дату и индекс, должность и фамилию лица, подписавшего
его.
Непосредственный исполнитель удостоверяет эту запись подписью с
указанием своей должности, инициалов и фамилии. Например:
10, 14 и 28 января произведены контрольные обмеры работ,
выполненных бригадами штукатуров СМУ-3. Докладная записка от
05.01.08 № 4/25 представлена управляющему. Подготовлен проект приказа.
16
Ст. инженер (подпись) С. А. Сидоров
08.05.08
Проведено совещание со старшими инженерами по технике
безопасности, Подготовлено и разослано инструктивное письмо от 18.01.08
№ 8/214
Начальник отдела (подпись) А.Р. Андреев
В графе «Контрольные отметки» фиксируют отметку о контроле за
сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и
конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают
записи, отражающие движение документов. На карточке входящего
документа сведения о его движении могут располагать в следующем
порядке. Как правило, документы передаются и принимаются без расписки
(расписки ставятся на карточке только в том случае, если в учреждении
установлен такой порядок).
На карточках регистрации исходящих и внутренних документов в
данной графе указывают должность и фамилию сотрудника, подготовившего
документ, а также лиц, завизировавших его.
Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве.
В регистрационную карточку можно вносить дополнительные
реквизиты, которые размещают произвольно, например, «Количество
листов», «Расписка в получении документа» и т. д.
Графы журналов заполняют также, как и соответствующие графы
картотеки.
3. Индексация документов
Индексация документов в делопроизводстве — эго проставление при
регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых
условных обозначений, указывающих место их исполнения (составления) и
хранения [12,с.31].
17
Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов.
При индексации входящих, исходящих и внутренних документов
следует использовать однообразную систему обозначений (индексов), в
основе которой лежат следующие правила: для всех индексов применяются
только арабские цифры, индексы буквенные и смешанные (цифровые и
буквенные) не используются (исключение из этого правила оговариваются);
расположение составных частей индексов должно быть постоянным;
система индексов, применяемая в учреждении, остается неизменной на
протяжении достаточно длительного промежутка времени и может быть
изменена в связи с реорганизацией делопроизводства.
В делопроизводстве индексируются регистрируемые и
нерегистрируемые документы, группируемые в дела по номенклатуре. Как
правило, документ получает только один индекс, проставляемый в карточке
и на документе одновременно с регистрацией последнего. Основой
делопроизводственной индексации является сводная номенклатура дел
учреждения.
Регистрационные индексы проставляются на таких документах:
- входящих (приложения к ним не индексируются);
- исходящих и их копиях, остающихся в делах учреждения
(приложения к ним не индексируются);
- внутренних и всех приложениях к ним.
На ответном документе проставляют индекс инициативного документа.
Регистрационный индекс входящего, исходящего и внутреннего
документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного
номера документа.
Индекс документа включает условное обозначение подразделения,
куда он направлен или где был составлен, и номер дела по номенклатуре, в
которое он будет помещен. Например, 05—12 (05 — обозначение
подразделения, 12 — порядковый номер дела по номенклатуре). Индексы
такой структуры используют для индексации любой категории дел в
различных учреждениях, организациях или предприятиях.
18
При ведении в учреждении индивидуального учета документов к
указанному индексу добавляют порядковый номер исходящего или
входящего документа. Тогда индекс имеет вид: 05-12/536 (536 —
индивидуальный порядковый номер данного документа). Порядковые номера
присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам и
возрастают в пределах года.
При индексации предложений, заявлений и жалоб граждан индекс
документа включает обозначение дела в структурном подразделении, где
будет рассматриваться документ, его порядковый номер в пределах своей
группы документов и первую букву фамилии автора. Например, заявление
В.С. Боброва о недостатках в нормировании и оплате труда может иметь
индекс 14-25/3186 (14 — условное обозначение отдела труда и заработной
платы, 25 — порядковый помер дела по номенклатуре, 318 — порядковый
помер заявления В.С. Боброва, б — первая буква фамилии заявителя).
В учреждениях с большим объемом заявлений граждан можно
использовать другую систему индексации, в которой порядковый номер
обозначает не место данного документа во всей группе заявлений и жалоб, а
в группе документов, фамилии авторов которых начинаются на букву,
например, 0, т. е. 14-25/6-318 (б — первая буква фамилии заявителей,
отнесенных к данной группе).
Для большей информационности индекс можно усложнять. Например,
индекс рационализаторского предложения Р. Алексеева может иметь вид:
18/20А-530-8/18 (20А — индекс дела с заявлениями изобретателей, фамилии
которых начинаются с буквы Л, 530 — порядковый помер заявления
Р. Алексеева, 8 — условное обозначение цеха, в котором работает
изобретатель).
Индекс инициативного документа является индексом ответного
документа
Правила индексации некоторых видов внутренних документов
отличны от правил индексации входящих, исходящих и ряда внутренних
документов. Индексация постановлений, распоряжений, приказов, указаний
19
и других распорядительных документов, а также протоколов производится
раздельно по каждому виду и подвиду. Индексом является регистрационный
номер документа в своей группе. Порядковые номера возрастают в течение
года (в учебных заведениях в течение учебного года). Протоколы заседаний
исполкомов Советов и других выборочных органов нумеруют в пределах
срока их полномочий.
В индексе документа обозначение подразделения и порядковый номер
дела по номенклатуре отделяют дефисом, а порядковый номер документа и
порядковый номер по номенклатуре — наклонной чертой. Также возможны
индексы типа 05/12-536 или 05-12-530.
Следует отличать делопроизводственный индекс документа от индекса
дела по номенклатуре и классификационного индекса.
Присваивать документу очередной индивидуальный номер можно с
помощью нумерационных бланков. Нумерационные бланки оформляют
отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов и по мере
присвоения документам номеров последние вычеркиваются на бланке. Если
для регистрации этих документов применяют карточки разного цвета,
нумерационные бланки оформляют на бумаге соответствующего цвета.
Кроме того, документу можно присваивать номер, следующий за номером,
указанным на регистрационной карточке предыдущего документа.
Индексы проставляют на документах при регистрации. В учреждениях
I и II категорий номер дела в индексе проставляют в подразделении, где
документ исполняется или был подготовлен, независимо от того, где его
зарегистрировали. Если в этих учреждениях входящие и исходящие
документы регистрируют несколько человек, то осуществлять индексацию
целесообразно одному работнику
4
.
4. Систематизация регистрационных карточек и организация
4
Кузнецова Т.В Делопроизводство. М:2003г., 458 с
20