Реферат - Распорядительные документы. Их виды, особенности текста и оформления
Подождите немного. Документ загружается.
командирования, наложении взыскания и т. д. Право издания указания имеют
руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их
компетенции.
Наиболее распространенный вариант оформления указаний –
распечатка их на ПК на чистом листе бумаги с угловым расположением
постоянных реквизитов. Указание может оформляться на общем бланке
организации подобно приказу по основной деятельности.
Макет указания с угловым расположением постоянных реквизитов
приведен на Рис. 11. (См. Приложение Рис. 11. «Макет указания»).
3.4.6. Протокол, правила составления.
Протокол занимает особое место в системе организационно-
распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к
информационным документам (так как он содержит информацию о ходе
обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой стороны,
протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут
рассматриваться как распорядительные документы. Рассмотрим данный
документ в группе распорядительных документов.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и
принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих
коллегиальных органов, таких, как коллегии комитетов и министерств,
муниципальных органов управления, а также ученых, технических,
методических советов. Обязательному протоколированию подлежат
собрания акционеров, заседания советов директоров. Протоколы
представляются в органы государственной власти для регистрации
(например, при регистрации коммерческих банков, торгово-
промышленных палат и др.).
Распространено составление протоколов для документирования
деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний,
семинаров, совещаний, проводимых руководителем, и т. д.).
Протокол оформляется на основе записей, которые пелись на
заседании секретарем вручную или с использованием диктофона, тезисов
докладов и выступлений, справок, проектов решений. Сбор указанных
материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального
органа, а также должностные лица, которые готовили текст к обсуждению.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после дня
создания.
21
Протокол оформляется на общем бланке формата А4, который
включает следующие реквизиты: наименование организации, вид документа,
дату заседания, индекс документа, место заседания, гриф утверждения,
заголовок к тексту, текст, подписи. Макет протокола представлен на Рис. 12.
(См. Приложение Рис. 12. «Макет протокола»).
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило,
оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько
дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Пример. 21-24.01.2006 Номером (индексом) протокола является
порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах
календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или
коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа.
Пример. Протокол (чего?) заседания коллегии; (чего?) собрания
трудового коллектива; (чего?) совещания начальников структурных
подразделений.
Текст протокола включает вводную и основную части. В вводной
части протокола после заголовка приводят фамилии и инициалы
председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова
«Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов
коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и
должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола
расширенного заседания, конференции с большим количеством участников
фамилии не перечисляют, а указывают цифрой общее количество
участников. В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию
участников, по итогам которой проводят подсчет присутствующих. Списки
передают секретарю собрания, они будут одним из приложений к протоколу.
Повестку дня включают во вводную часть протокола. Она состоит
из перечисления вопросов, которые обсуждают на заседании, и закрепляет
последовательность их обсуждения, фамилии выступающих (докладчиков).
Повестку дня заседания, как правило, составляют заранее, она должна
включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть
и обсудить на заседании. Каждый вопрос повестки дня нумеруют арабской
цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об».
По каждому пункту указывают докладчика (должностное лицо,
готовившее данный вопрос).
Текст основной части протокола составляется в соответствии с
последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.
22
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько
пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,
«ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Названия частей печатают от левого поля
прописными буквами (для выделения в тексте протокола записи речи
основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей
части, формулирующей решение собрания).
В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. Каждую
фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в
именительном падеже.
Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно
излагается от третьего лица единственного числа. Существует практика
включения в текст протокола содержания докладов (сообщений,
выступлений), но допускается использование ссылки «Текст доклада
прилагается». В последнем случае доклады становятся приложением к
протоколу.
В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, если в ходе
выступления они задавались докладчику, которые оформляются в протоколе
с указанием фамилии, вопроса и ответа на него.
В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое
решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается
полностью в любой форме протокола. Если решение содержит несколько
вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из
пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании
документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем
оформляется ссылка на номер и дату протокола.
В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа
выбирают форму протокола: краткая, полная или стенографическая.
Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы,
фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол следует вести
только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты
выступлений будут представлены секретарю или в тех случаях, когда
заседание носит оперативный характер.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы,
принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные
записи, передающие содержание докладов и выступлений участников
заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики,
замечания, позиции. Полный протокол позволяет отразить подробную
картину заседания.
23
Стенографический протокол составляется на основе
стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает
процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.
Полный и стенографический протоколы составляют на основе
рукописных стенографических или магнитофонных записей, которые ведутся
во время заседания.
Текст протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.
Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель
и секретарь. Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами.
Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя
буква в фамилии ограничивается правым полем.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста
подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по
которому готовят выписку. Принятые на заседании решения часто доводятся
до исполнителей в виде выписки из протокола.
Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста,
вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший
обсуждение вопроса и принятое решение.
Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее
заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно»,
указания должности лица, завершающего копию (выписку), личной подписи,
фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в
другую организацию, то она заверяется печатью службы делопроизводства.
24
Библиографический список
Басаков М.И. Приказ и деловое письмо. Требования к оформлению и
образцы документов согласно ГОСТ Р6.30-2003 . — М.: Феникс, 2009. – 256
с.
Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник /
Под общ. ред. Т.В.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:
Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 2-е изд. —
М.: ИНФРА-М, 1999. - 272 с.
Стенюков М.В. Документы по персоналу предприятия. – М.: 2005. –
176 с.
25
ПРИЛОЖЕНИЕ
Рис. 1. Классификация распорядительных документов.
Рис. 2. Стадии процедуры издания распорядительных документов в
условиях единоличного принятия решений.
Документы, издаваемые
в условиях коллегиальности
Документы, издаваемые в условиях
единоличного принятия решений
Распорядительные
документы
26
Подготовка проекта
распорядительного
документа
Доведение
распорядительного
документа
до исполнителей
Инициирование
решения
Принятие решенияСбор и анализ
информации
по вопросу
Доработка проекта
распорядительного
документа
по замечаниям
Согласование
проекта
документа
Рис. 3. Стадии согласования проекта документа.
Рис. 4. Стадии процедуры издания распорядительных документов в
условиях коллегиальности.
27
Внутреннее
согласование
Визирование
Проекта документа
Внешнее
согласование
Лист
согласования
Подготовка материалов
к заседанию
коллегиального органа
Внесение материалов
на рассмотрение
коллегиального органа
Обсуждение вопроса
на заседании
коллегиального органа
Принятие решения
по рассмотренным
материалам
Оформление
протокола заседания
Издание
распорядительного
документа
Доведение решения
до исполнителей
Рис. 5. Макет постановления.
НАИМЕНОВАНИЕ ВЫСШЕГО ОРГАНА
Наименование комиссии
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
00.00.0000 №00
место издания
О...
Текст постановления начинается с констатирующей
части: В связи с ... комиссия по ...
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Предложить (указывается исполнительный орган).
1.1 Приводится суть решения комиссии.
1.2...
2. ...
2.1. ...
Председатель комиссии (подпись) И. О. Фамилия
Секретарь (подпись) И. О. Фамилия
Рис. 6. Основные реквизиты приказа на угловом бланке.
28
КРАСНОЯРСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
ИНСТИТУТ
ПРИКАЗ
10.04.2007 № 22
О научно-исследовательской
работе на 2006/2007 уч. год.
Рис. 7. Макет приказа по основной деятельности.
29
НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
справочные данные об организации
ПРИКАЗ
00.00.0000 № 00
место составления
Заголовок к тексту начинается
с предлога «о», отвечает на вопрос
В констатирующей части излагают основания, цели, побудившие
руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания
очевидны, констатирующая часть опускается.
Распорядительная часть начинается со слова:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его
Ф.И.О., или наименование структурного подразделения (в дательном падеже),
затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола
неопределенной формы) и указывается срок исполнения.
2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться
на подпункты (1.1,2.3 и т. д.). В отдельных случаях текст может представляться в
виде таблицы.
3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за
исполнением приказа: Контроль за исполнением приказа возложить на...
(указывается должность, Ф.И.О. или наименование структурного подразделения).
Наименование должности
руководителя (подпись) И. О. Фамилия
Визы заинтересованных лиц
Должность
Подпись И. О. Фамилия
00.00.00
Исполнитель (Фамилия, Имя, Отчество)
телефон (000 00 00)
В дело 00-00 идентификатор
(подпись) электронной
00.00.0000 копии документа
Рис. 8. Образец оформления выписки из приказа.
30