Реферат - Распорядительные документы. Их виды, особенности текста и оформления
Подождите немного. Документ загружается.
3.2. Процедура издания распорядительных документов
в условиях единоличного принятия решений.
Процедура документирования является организующим началом в
подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить
его соответствие действующему законодательству. Процедура издания
распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений
(приказов, указаний, распоряжений) включает несколько стадий (См.
Приложение Рис. 2. «Стадии процедуры издания распорядительных
документов в условиях единоличного принятия решений»).
Проекты распорядительных документов готовят на плановой основе,
по поручению руководства организации, по инициативе руководителей
структурных подразделений или подведомственных организаций, а также
отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания
распорядительного документа может излагаться в докладной записке,
справке аналитического или информационного содержания предложении,
заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве
инициирующих решение.
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами
структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы
различных подразделений, по решению руководства организации создается
временная комиссия или назначается группа работников для подготовки
проекта распорядительного документа.
Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения
предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной
информации. Для этого необходимо определить источники такой
информации – это могут быть законодательные акты и нормативная
документация; текущая документация организации; архивные документы;
публикации в периодической печати; научные материалы и др.
Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка
управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа
информации прорабатываются различные варианты решений и после
всесторонних оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Оформление выработанного решения в виде проекта
распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на
стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный
документ. На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст
11
документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант
документа.
Согласование проекта документа подразумевает визирование и
внешнее согласование (См. Приложение Рис. 3. «Стадии согласования
проекта документа»).
Обычно внешнее согласование проводится при подготовке
распорядительных документов высшими и федеральными органами
исполнительной власти. Внешнее согласование проекта распорядительного
документа проводится на отдельном листе – «Листе согласования».
Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями
заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими
специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их
деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа
затрагиваются вопросы организации труда и кадров) главным бухгалтером
(если речь идет о финансовых вопросах), с юридической службой (на
предмет соответствия проекта документа действующему
законодательству), а также с заместителями руководителя организации.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и
дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно
в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как
особое мнение или замечания. В последнем случае при цитировании на
проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется
отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».
Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывают
к проекту документа и возвращают разработчикам проекта для доработки
документа.
Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям
предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам
согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа
на бланке организации и представление его руководителю на подписание.
Если проект распорядительного документа готовили по поручению
вышестоящей организации, проект документа оформляют не на бланке
организации, а на стандартных листах бумаги и направляют в вышестоящую
организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Принятие решения (подписание распорядительного документа
руководителем) – решающая стадия подготовки распорядительного
документа. Подпись руководителя превращает проект документа в
полноценный документ, обладающий юридической силой.
12
3.3. Процедура издания распорядительных документов
в условиях коллегиальности.
Подготовка распорядительных документов при коллегиальном
принятии решений включает несколько стадий.
1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа.
7. Доведение решения до исполнителей.
Схема подготовки распорядительных документов представлена на Рис. 4
(См. Приложение Рис.4. «Стадии процедуры издания распорядительных
документов в условиях коллегиальности»).
Первая стадия предусматривает сбор информации по вопросу, ее
анализ, а завершается оформлением аналитической справки. Эту работу
проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист
или группа специалистов соответствующего структурного подразделения.
Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений,
подведомственных и иных организаций Справка должна содержать
исчерпывающую, всестороннюю информацию и конкретные предложения по
решению проблемы.
На второй стадии подготовленные материалы (справка и проект
решения) передают секретарю коллегиального органа (как правило, за 10-15
дней до заседания). Это время необходимо для размножения представленных
материалов и их рассылки членам коллегиального органа для
предварительного изучения.
Третья стадия состоит из двух этапов: вспомогательного (подготовка
заседания) и основного (заседание). На первом этапе председатель
коллегиального органа знакомится с представленными материалами,
проходят организационные мероприятия по подготовке заседания: членам
коллегиального органа рассылают приглашение, повестка дня, материалы к
заседанию. На втором этапе обсуждают представленные материалы,
высказывают мнения по проекту решения и предложения по его изменению и
дополнению.
13
Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных
органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведут
черновые рукописные записи хода заседания, стенографическую запись или
звукозапись на магнитофонную ленту
Шестая стадия – издание распорядительного документа по решению
коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляют
постановлениями или решениями. Постановления издают высшими органами
государственной власти и управления (например, Правительством
Российской Федерации), представительными и коллегиальными
исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации
(например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т. п.).
Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например,
общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров
открытого акционерного общества) издают решения.
Седьмая стадия осуществляется таким же образом, как и при издании
распорядительных документов при единоличном принятии решений.
3.4. Составление и оформление распорядительных документов.
Распорядительная документация – одна из наиболее многочисленных
групп документов, к которой относят постановления, решения,
распоряжения, приказы, указания. Распорядительные документы являются
средством передачи письменных указаний подчиненным организациям или
конкретным исполнителям. В них оформляют распорядительную
деятельность коллегиальных органов и единоначальников.
В организациях распорядительными документами являются приказы
по основной деятельности и личному составу, инструкции, указания. В
приказах по основной деятельности решаются вопросы производственно-
хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования
и т. п. В приказах по личному составу рассматривают вопросы, связанные
с прохождением службы сотрудниками организации, в указаниях –
оперативные административно-хозяйственные вопросы.
Выбор вида документа, предназначенного для документирования
распорядительной деятельности, определяется уровнем органа управления
или власти, компетенцией должностного лица, порядком принятия
управленческого решения (единоначально или коллегиально).
Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда
необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным
вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издают по
14
оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений,
решений и приказов.
3.4.1. Постановление, правила оформления.
Постановление – правовой распорядительный документ, издаваемый
высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями,
образуемыми при органах власти (административные, наблюдательные,
по делам несовершеннолетних и др.).
Постановление и решение оформляется на общем бланке и имеет
следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб
субъекта Федерации или муниципального образования), если организация
имеет право на гербовой бланк, наименование вышестоящего органа,
наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер
документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя
коллегиального органа (См. Приложение Рис.5. «Макет постановления»).
Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и
распорядительной, разделенных словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», которое
печатается прописными буквами. Распорядительная часть излагается
пунктами, имеющими нумерацию. При необходимости
констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные
постановления и другие нормативные акты. Пункты распорядительной части
содержат нормативные положения или поручения.
Постановления могут содержать приложения, ссылка на которые
дается в соответствующих пунктах распорядительной части: «(приложение
1)». На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к постановлению Правительства
Российской Федерации
от 27 января 2006 г. № 18
Проект постановления должен быть согласован со всеми
заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями.
Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений.
Постановления подписывает руководитель органа управления.
Постановления правительства Российской Федерации и федеральных
15
органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и
официального опубликования.
3.4.2 Приказ, требования к составлению и оформлению.
Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия
руководителем организации для решения основных и оперативных задач,
стоящих перед данной организацией. Это самый распространенный вид
распорядительных документов.
В организациях приказ может издаваться в соответствии с указаниями
вышестоящих органов, по инициативе структурных подразделений
организации или отдельных работников.
В приказах по основной деятельности решаются вопросы, связанные
с производственно-хозяйственной деятельностью, планированием и
отчетностью, финансированием и кредитованием, реализацией продукции,
совершенствованием структуры и организацией работы организации,
изменением штатов и т. д.
Реквизиты приказа: наименование организации; наименование вида
документа; дата; регистрационный номер; место составления; заголовок
к тексту; текст; подпись. Датой приказа является дата его подписания.
Нумерация приказов по основной деятельности производится
отдельно от приказов по личному составу порядковым номером в пределах
календарного года.
Заголовок к тексту должен кратко отражать содержание приказа
и начинаться с предлога «О» или «Об». Он должен быть максимально
кратким и точным. Формулировать заголовок приказа можно с помощью
отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «о чем?»: «О
введении…», «О реорганизации…», «О подведении итогов…» и т. п.
Текст приказа по основной деятельности делится на две части:
констатирующую и распорядительную.
В констатирующей части указывают причины издания приказа, цели
и задачи предписываемых действий. Цели и задачи предписываемых
действий излагают в форме предложений с отлагательными
существительными и сложными предлогами. Обычно используются
существительные в творительном или родительном падежах: «в связи с
переходом на новую систему планирования…».
16
Если основанием к изданию приказа является законодательный акт,
нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части
указывается его название, дата, номер и заголовок, а в некоторых случаях
передается содержание той его части, которая непосредственно касается
данной организации: «...на основании приказа…от 00.00.00 № 00 «О…».
Констатирующая часть может отсутствовать, если распорядительная
часть не нуждается в разъяснении. Например, приказ о распределении
обязанностей между руководством может начинаться со слова
«ПРИКАЗЫВАЮ».
Распорядительная часть текста приказа начинается со слова
«ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатают на отдельной строке прописными
буквами от границы левого поля. После этого слова ставится двоеточие.
В распорядительной части излагают предписания, указывают
исполнители и сроки исполнения. Если исполнение приказа предполагает
выполнение различных по характеру действий, то текст распорядительной
части делится на пункты, которые печатают с красной строки и нумеруют
арабскими цифрами.
Пункты, которые включают управленческие действия, носящие
распорядительный характер, начинаются с глагола неопределенной формы:
«Провести инвентаризацию основных фондов, оборотных средств, счетов
баланса и других материальных ценностей в следующие сроки…».
Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения
в приказе не указывают.
Часто в последнем пункте приказа по основной деятельности
указывают должностное лицо, которое будет отвечать за исполнение приказа
в целом.
Приказы подписывают руководители организации или замещающие
их должностные лица.
При оформлении приказов и других ОРД внутреннего хождения
на чистом листе бумаги с помощью ПК широко применяют угловое
расположение постоянных реквизитов. При этом используют минимальное
их число: наименование организации, вид документа, дата, регистрационный
номер и заголовок к тексту. Оформление реквизитов производят флаговым
методом (от линии левого поля) (См. Приложение Рис. 6. «Основные
реквизиты приказа на угловом бланке»). Остальные реквизиты оформляют
идентично приказу на бланке с продольным их расположением.
Образец приказа по основной деятельности на продольном бланке
приведен на Рис. 7. (См. Приложение Рис. 7. «Макет приказа по основной
деятельности»).
17
Выписка из приказа. Зачастую ответственному исполнителю для
работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делают выписку.
По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от
самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо
слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного
текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно
конкретного исполнителя. Выписка оформляется на чистом листе бумаги
с помощью ПК в угловом варианте расположения постоянных реквизитов.
Выписка заверяется секретарем. Образец выписки из приказа представлен на
Рис. 8. (См. Приложение Рис. 8. «Образец оформления выписки из приказа»).
3.4.3. Распоряжение, требования к оформлению.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем для
разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения организации составляют в основном по вопросам:
– информационно-методического характера;
– повседневной административной, производственно-хозяйственной
деятельности;
– связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и
других документов, например:
– о распределении обязанностей между заместителями руководителя
компании;
– о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;
– о применении правил работы с конфиденциальными документами;
– о сроках предоставления авансовой отчетности;
– о порядке использования служебного автотранспорта;
– о проведении ежегодной диспансеризации работников и т. п.
Распоряжение государственного или муниципального органа
управления – правовой акт, обязательный для исполнения организациями и
гражданами, которым распоряжение адресовано.
Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны
быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.
Образец распоряжения приведен на Рис. 9 (См. Приложение Рис. 9.
«Макет распоряжения»).
Распоряжения составляют и оформляют аналогично приказам.
Распоряжение должно иметь:
– наименование вида документа;
– дату;
18
– номер;
– заголовок к тексту;
– текст;
– подпись.
Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и
распорядительной.
В констатирующей части указывают основания издания
распоряжения. В распорядительной части указывают:
– «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»;
– «кому» (исполнителю или структурному подразделению);
– «что сделать» (указывают конкретную работу);
– «до какого числа» (сроки ее окончания).
Часто в тексте распоряжения слова «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»
опускают, указывая только действие, например:
– всем сотрудникам пройти инструктаж;
– работникам отдела кадров провести аттестацию;
– сотрудникам охраны пройти медкомиссию и т. п.
Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным,
т. е. там указывают должностное лицо или структурное подразделение,
осуществляющее контроль исполнения этого распоряжения. Распоряжения
подписывают руководитель предприятия или его заместители.
3.4.4. Решение, правила составления и оформления.
Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях
разрешения производственных задач, вопросов. Решения принимают по
вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания
акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.):
– о приоритетных направлениях развития фирмы;
– о разработке программы электронного документооборота;
– о реорганизации системы повышения квалификации работников;
– об организации сайта в Интернете;
– об участии в международной выставке;
– о внедрении рацпредложения и т. п.
Подготовка решения включает следующие стадии:
– изучение существа вопроса ответственным исполнителем;
– сбор необходимых сведений;
– обсуждение проекта коллегиальным органом на собрании (заседании);
– подготовка проекта решения;
19
– подписание руководителем и секретарем коллегиального органа (в ряде
случаев всеми участниками обсуждения).
Проекты решений готовятся ответственными исполнителями по
поручению коллегиального органа.
Решение должно иметь:
– наименование вида документа;
– дату;
– номер;
– наименование коллегиального органа;
– заголовок (если решение касается одного вопроса);
– текст;
– подписи.
Образцы решений приведены на Рис. 10 (См. Приложение Рис. 10.
«Макет решения).
Датой решения является дата проведения собрания (заседания).
Нумерация решений производится в валовом порядке с января по декабрь в
пределах года (№ 1, № 2 и т. д.) отдельно от других видов документов.
Текст решения состоит, как правило, из двух частей: констатирующей
и распорядительной. В констатирующей части указывают состояние вопроса,
цели, задачи или основание решения. Если основанием к изданию решения
является нормативный документ, то в констатирующей части указывают
наименование, дата, номер и заголовок этого документа. Констатирующую
часть опускают, если причина издания решения очевидна и не нуждается
в разъяснении. В распорядительной части указывают:
– «РЕШИЛ (РЕШИЛИ)»;
– «что сделать» (указывают конкретную работу, перечень мероприятий или
действий, предписываемых решением);
– «до какого числа» (срок окончания работ);
– исполнителя (структурные подразделения предприятия или должностные
лица).
Текст решения может делиться на пункты. Если решение вводит в
действие какие-либо документы, то они оформляются как приложение.
3.4.5. Указание, правила оформления.
Указание – организационно-правовая форма управленческого
решения, оформляемая в виде распорядительного документа по вопросам
методического характера, связанным с организацией исполнения приказов,
инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении
20