Просницкий А., Иванов В. Управление проектами в Microsoft Project Server 2010
Подождите немного. Документ загружается.
Управление проектами в Microsoft Project 2010 и Microsoft Project Server 2010
181
Олексій Просніцький, MVP, PMP Владимир Иванов, MVP
После этого, на странице настройки конкретной библиотеки, вам нужно указать
параметры оповещения и нажать «ОК», Рисунок 9.58.
Рисунок 9.58 Создание оповещения на документы проекта
Управление проектами в Microsoft Project 2010 и Microsoft Project Server 2010
182
Олексій Просніцький, MVP, PMP Владимир Иванов, MVP
9.14 НАСТРОЙКА ЛИЧНЫХ ПАРАМЕТРОВ
В зависимости от настройки параметров сервера, вы можете настроить свои
личные параметры, Рисунок 9.59.
Рисунок 9.59 Личные параметры
9.14.1 Управление моими оповещениями и напоминаниями
Если вы хотите по электронной почте получать уведомления об изменении
ваших задач или отчетов о состоянии, воспользуйтесь настройками данной
страницы, Рисунок 9.60.
Рисунок 9.60 Настройка личных оповещений и напоминаний
9.14.2 Управление оповещениями и напоминаниями моего ресурса
Если вы хотите получать по электронной почте уведомления об изменении в
задачах ваших ресурсов, воспользуйтесь настройками данной страницы,
Рисунок 9.61.
Рисунок 9.61 Настройка оповещений и напоминаний ваших ресурсов
Управление проектами в Microsoft Project 2010 и Microsoft Project Server 2010
183
Олексій Просніцький, MVP, PMP Владимир Иванов, MVP
9.14.3 Мои задания в очереди
Для того чтобы ознакомиться со всеми вашими заданиями, находящимися в
очереди на исполнении в Microsoft Project Server 2010, вам нужно перейти на
страницу «Мои задания в очереди», Рисунок 9.62.
В случае если на странице очереди есть застрявшие события, вы можете в
колонке «Ошибка» щелкнуть на «Просмотреть подробные сведения об
ошибке».
Рисунок 9.62 Задания в очереди
Управление представителями рассмотрено в п. 9.4.
Если подчиненный вам ресурс не настроил систему оповещений или
напоминаний по своим задача, и вы настроили систему оповещений и
напоминаний вашими ресурсами, то ваш подчиненный ресурс будет получать
уведомления
Управление проектами в Microsoft Project 2010 и Microsoft Project Server 2010
184
Олексій Просніцький, MVP, PMP Владимир Иванов, MVP
10 ОТСЛЕЖИВАНИЕ ХОДА ВЫПОЛНЕНИЯ ЗАДАЧ И ПРОЕКТА
10.1 ОБНОВЛЕНИЕ ПРОЕКТА И ЗАДАЧ В MICROSOFT PROJECT PRO 2010
10.1.1 Введение в обновление информации по проекту
Большинство компаний, которые рисуют планы проектов в системах
управления проектами, не отслеживают процент исполнения работ. Самый
распространённый способ определения текущего состояния проекта — зная,
например сегодняшнее число, тыкнуть ручкой в соответствующую дату на
графике, висящем на стене менеджера проекта, и сказать «Вот здесь мы
находимся!». Есть еще распространенный вариант. Это позвонить подрядчику и
спросить «Как дела? Где вы сейчас находитесь?»
Т.е. график работ, священная корова, но на нем невозможно понять, что
сделано, а что нет. А если что-то сделано, то сколько его сделано и сколько
средств потрачено.
Минимальное число клиентов пользуются специальными отведенными полями
для отслеживания отклонений «Отклонение по срокам» и «Отклонение по
стоимости», специально созданные в программном продукте Microsoft Project,
Рисунок 10.1 и Рисунок 10.2
Рисунок 10.1 Сигнализация отклонений в Microsoft Project 2010
Рисунок 10.2 Сигнализация отклонений в Microsoft Project Server 2010
Собирая отчетность от подрядчиков и исполнителей о выполненных работах,
запланированных с достаточными уровнем детализации:
1. Каковы отставания по срокам с точностью до одного дня?
2. Каков перерасход бюджета с точностью до гривны, рубля?
10.1.2 Сбор отчетности об исполнении работ в Microsoft Project Pro
2010
Управление проектами в Microsoft Project 2010 и Microsoft Project Server 2010
185
Олексій Просніцький, MVP, PMP Владимир Иванов, MVP
Для того чтобы обновить ход проекта или задач в Microsoft Project Pro 2010, вам
нужно открыть проект и или:
1. Вывести колонку «% завершения» или «Физический % завершения» и
ввести показатель выполненного процента, Рисунок 10.3.
Рисунок 10.3 Обновление хода исполнения проекта на диаграмме Ганта в Microsoft Project Pro
2010
2. На закладке «Задача» в области «Планирование» выделить задачу и
выбрать один из четырех вариантов процента завершения задачи или
проекта .
3. На закладке «Проект» в области «Состояние» нажать «Обновить проект»,
чтобы система автоматически рассчитала процент завершения согласно
плану окончания работ к выбранной дате, Рисунок 10.4.
Рисунок 10.4 Обновление проекта
4. Нажать кнопку «Обновление задачи» и ввести:
a. Фактическое начало, если оно отличается от планового;
Управление проектами в Microsoft Project 2010 и Microsoft Project Server 2010
186
Олексій Просніцький, MVP, PMP Владимир Иванов, MVP
b. % завершения и если задача не окончена, а требуется времени
больше чем планировалось, ввести «Оставшуюся длительность»;
c. Дату фактического окончания, если она отличается от
запланированной, Рисунок 10.5.
Рисунок 10.5 Обновление задач
Обязательно нужно перепланировать незавершенные трудозатраты, Рисунок
10.4, и если вы сделали все действия с обновлением проекта, сохранить и
опубликовать его.
Управление проектами в Microsoft Project 2010 и Microsoft Project Server 2010
187
Олексій Просніцький, MVP, PMP Владимир Иванов, MVP
10.2 ОБНОВЛЕНИЕ ПРОЕКТА И ЗАДАЧ В PROJECT WEB ACCESS
10.2.1 Введение в отчетность через Project Web Access
В Project Web Access существует четыре способа отчетности по проектам:
Процент завершения по трудозатратам (Ресурсы отчитываются о
проценте завершения по трудозатратам, сообщая значение в диапазоне
от 0% до 100%).
Фактические трудозатраты и оставшиеся трудозатраты (Ресурсы
отчитываются о фактических трудозатратах и об оставшихся
трудозатратах для каждой задачи).
Часы трудозатрат за период (Ресурсы отчитываются о часах трудозатрат
по каждой задаче за период).
Свободная форма (Ресурсы отчитываются об израсходованном времени
любым способом).
Для того чтобы начать отчитываться о задачах, назначенных вам в проектах,
вам нужно перейти на главную страницу узла Project Server, Рисунок 10.6, и
нажать или:
Ссылку «Задачи» в «Моих трудозатратах»;
Ссылку о новых задача;
Ссылку «Задачи» в «Напоминаниях».
Рисунок 10.6 Информация о задачах на узле Project Server
Процент завершения по трудозатратам метод сбора отчетности по
умолчанию
Управление проектами в Microsoft Project 2010 и Microsoft Project Server 2010
188
Олексій Просніцький, MVP, PMP Владимир Иванов, MVP
После того, как вы выбрали один из трех вариантов, вы попадете в раздел
«Мои трудозатраты – Задачи», Рисунок 10.7.
Рисунок 10.7 Отчетность по задачам в Project Web Access
В представлении «Задачи» вы можете:
1. Выводить или прятать опции по задачам («Запланированные»,
«Сверхурочные» и «Примечания к отправке»);
2. Выбирать тот или иной макет представления («Диаграмма Ганта»,
«Повременные данные» и «Лист»), Рисунок 10.8;
Рисунок 10.8 Представление «Диаграмма Ганта» в задачах
3. Выбрать необходимые единицы измерения в столбцах, Рисунок 10.9
Рисунок 10.9 Настройка единиц измерения в столбцах
4. Выбрать необходимый период отчетности, Рисунок 10.10, (только для
макета «Повременные данные»);
Управление проектами в Microsoft Project 2010 и Microsoft Project Server 2010
189
Олексій Просніцький, MVP, PMP Владимир Иванов, MVP
5. Фильтровать и группировать представление;
6. Скрывать, сортировать информацию в столбцах.
Рисунок 10.10 Выбор необходимого периода
10.2.2 Способы отчетности в Project Web Access
10.2.2.1 Отчетность «Процент завершения по трудозатратам»
В случае если в вашей компании выбран способ отчетности «Процент
завершения по трудозатратам» возможен ввод только процента исполнения по
трудозатратам, так как система блокирует ввод фактических трудозатрат.
Рисунок 10.11 Представление для отчетности по % завершения по трудозатратам
При данном способе отчетности, необходимо, чтобы администратор настроил
вам представление по задачам со следующими столбцами, Рисунок 10.11:
Название задачи;
Иерархия задачи;
Состояние процесса;
Фактическое начало;
Периодичность отчетности должна быть утверждена в каждой компании.
Все участники проекта должны отчитываться о своих задачах согласно
утвержденной периодичности
Управление проектами в Microsoft Project 2010 и Microsoft Project Server 2010
190
Олексій Просніцький, MVP, PMP Владимир Иванов, MVP
% трудозатрат исполнения;
Оставшиеся трудозатраты;
Фактическое окончание;
Название ресурса.
При отчетности по проценту завершения по трудозатратам, информация об
исполнении по задаче собирается следующим образом:
1. Вводится фактическое начало задачи;
2. Вводится оценочный процент завершения по трудозатратам;
3. Если задача не окончена, вводится значение оставшихся трудозатрат;
4. Если задача окончена, вводится фактическая дата окончания задачи;
5. Вводится комментарий к задаче:
a. В колонке «Заметки», если такая выведена;
b. В представлении «Назначение ресурсов для…», Рисунок 10.12. Для
этого вам нужно щелкнуть на задаче.
Рисунок 10.12 Ввод заметок в представление назначения ресурсов
6. Напротив задачи, по которой было обновление информации исполнения,
и которую вы еще не готовы отправлять на утверждение менеджеру
проекта, нужно поставить галочку и нажать «Сохранить»;
7. В случае если вы готовы отправить задачу на утверждение менеджеру
проекта, неважно, выполнена она на 100% или нет, нужно поставить
галочку у готовой задачи и выбрать «Отправить состояние – Выбранные
задачи», Рисунок 10.13.